CC BY
16
УДК 005.92:004.63
ВПРОВАДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБ1ГУ В ОРГАЖЗАЦП: ПРОБЛЕМИ ТА ШЛЯХИ IX ВИР1ШЕННЯ
®2018 МОРГАЧОВ I. В.
УДК 005.92:004.63
Моргачов I. В. Впровадження електронного документобку в оргашзаци: проблеми та шляхи |'х виршення
У роботi розглянуто ряд проблем впровадження електронного документооб'гу в оргаюзацИ та шляхи ix виршення. Уточнено тсний взаемозв'язок органiзацii електронного документооб'гу з основними завданнями iнформацiйного менеджменту. Розглянуто так завдання та запропоновано засоби ix виршення завдяки використанню широко поширених засоб'в програмного та апаратного забезпечення iнформацiйниx систем. Доведено необxiднiсть електрон'ваци документооб'гу лише за окремими опера^ями, де це е оптимальним. Уточнено тенденцИ штен-сифшацп впровадження електронного документооб'гу на державному та регональному р'внях.
Ключов'! слова: документ, документопот'ш, електронний документооб'г, iнформацiйний менеджмент, iнформацiйнi системи. Табл.: 2. Ббл.: 8.
Моргачов 1лля Вкторович - кандидат економiчниx наук, доцент кафедри менеджменту та маркетингу, Сxiдноукраiнський нацональний ушвер-ситет iм. В. Даля (просп. Центральний, 59a, Северодонецьк, Луганська обл., 93400, Украна) E-mail: morgachov. ilya@gmail. com
УДК 005.92:004.63 Моргачёв И. В. Внедрение электронного документооборота в организации: проблемы и пути их решения
В работе рассмотрен ряд проблем внедрения электронного докумен-тооброта в организации и пути ux решения. Уточнена тесная связь организации электронного документооборота с основными задачами информационного менеджмента. Рассмотрены такие задачи и предложены средства ux решения благодаря использованию широко рас-пространенньix средств программного и аппаратного обеспечения информационные систем. Доказана необxодимость электронизации документооборота только по отдельным операциям, где это является оптимальным. Уточнены тенденции интенсификации внедрения электронного документооборота на государственном и региональном уровняx.
Ключевые слова: документ, документопоток, электронный документооборот, информационный менеджмент, информационные системы. Табл.: 2. Библ.: 8.
Моргачёв Илья Викторович - кандидат экономичеси наук, доцент кафедры менеджмента и маркетинга, Восточноукраинский национальный университет им. В. Даля (просп. Центральный, 59a, Северо-донецк, Луганская обл., 93400, Украина) E-mail: morgachov. ilya@gmail. com
UDC 005.92:004.63 Morhachov I. V. The Implementation of Electronic Documentation in Organization: Problems and Ways of Solution
The publication considers a number of problems of implementation of electronic document management in organization and ways of their solution. The close relationship between the organization of electronic document management and the main objectives of information management has been specified. Such tasks was considered and the means of solution of them are offered due to the use of widespread software and hardware of information systems. The necessity of electronization of document circulation is proved only in case of separate operations where it is optimal. The tendencies of intensification of introduction of electronic document circulation on the State and regional levels are specified.
Keywords: document, document flow, electronic document management, information management, information systems. Tbl.: 2. Bibl.: 8.
Morhachov Ilya V. - PhD (Economics), Associate Professor of the Department of Management and Marketing, East-Ukrainian National University named after V. Dahl (59a Tsentralnyi Ave., Sievierodonetsk, Luhansk region, 93400, Ukraine)
E-mail: morgachov.ilya@gmail.com
Останшм часом оргашзащя електронного до-кументообиу на шдприемствах, оргашзащ-ях та установах стала поширеним i модним явищем. I якщо десь вже електронний документоо-би впроваджено шляхом закупiвлi коштовного програмного забезпечення, то кушвля i використання аналопчно! програми для власного шдприемства стае нав'язливою метою для менеджерiв останнього. Одночасно виникають проблеми та в^дсутшсть точного розумшня основних завдань сл^дування модним тенденщям. Отже, детальний розгляд таких проблем i шляхiв 1х виршення, уточнення цкей оргашзаци електронного документообиу та засобiв оптимального 1х досягнення - набувають актуального значення.
В умовах штенсифшаци науково-техшчного прогресу популярними е питання штеграци використання новишх програмних та апаратних засобiв шформацшних систем при робот з документопото-ками в оргашзаци.
Аналiз останшх досл^жень за напрямом [1-8] дозволяе визнати наявшсть глибоких напрацювань тематики: вичизняними науковцями визначеш основш принципи та шдходи до оргашзаци систем електронного документообиу на шдприемств^ запропоновано схеми документопотошв тощо. Проте низка проблем впровадження електронного доку-ментообиу в сучасних умовах потребуе подальшого досл^ження.
У наведених та шших роботах часто документи та документопотоки розглядаються як об'екти управ-лшня, у той час як проблема е ширшою та стосуеться процеав шформацшного менеджменту. Наприклад, як важливий ефект впровадження електронного документообиу в оргашзаци розглядаеться економiя часу пращвнишв на створення докуменпв, але це лише окрема частина позитиву, який можна досягти впровадженням окремих елеменпв електронного документообиу. Тобто проблема електрошзаци доку-
О
LU СП
О ^
О =п X
Q_
О
е
<
о
ш
ментообку е питанням iнформацiйного менеджменту, а не пльки шляхом оптимiзащí документообiгу.
Крiм видiлення проблем електрошзаци до-кументообiгу та визначення шляхiв 1х вирiшення, важливо уточнити основш завдання та мету тако1 оптимiзащí, щоб вiдповiдна електронiзацiя не здш-снювалася за будь-яку цiну, як дань сучасност чи слiпе копшвання дiй конкурентiв. Необхiдно розгля-нути питання оцшки доцiльностi електронiзацiI або за окремими операщями, або намагатися перевести весь документооби в електронну форму шляхом ку-пiвлi й використання в^ддов^дного програмного за-безпечення. Важливо також оцшити i спрогнозувати тенденци поширення електронного документообiгу на бкьшост пiдприемств i органiзацiй на регюналь-ному та державному рiвнях.
Метою статтi е розгляд сучасних проблем впровадження електронного документообiгу в орга-нiзацiях, розробка пропозицiй з 1х вирiшення; уточ-нення основних завдань в^дпов^дного впровадження та засобiв 1х досягнення.
У сучасних умовах на бкьшосп пiдприемствах, органiзацiях i установах шнуе змiшана форма документообиу, коли його частина iснуе в електронному вигляд^ а iнша - на паперовому. Ро-зумiючи переваги електронного документообиу, ке-рiвництво часто прагне остаточно виршити питання в частиш його органiзацiI в повшстю електроннiй формi. Однак, на жаль, виникають об'ективш пробле-ми, яю заважають реалiзацiI цiеI мети.
Оргашзаци, пiдприемства та установи е склад-ними системами, основними елементами яких е люди (посадовi особи) та шдроздки зi сво!ми цiлями й штересами, неузгодженiсть мiж якими i е одшею з проблем упровадження електронного документоо-бiгу. Тому важливо прояснити основш цш, завдання i необх^шсть електронiзацiI документообiгу для визначення прюритетш. Iнодi лунають пропозици щодо купiвлi яко'кь невiдомоI але коштовно! програми, завдяки якiй весь документооби буде електронним, при цьому мало хто розумiе, навiщо, чому i для чого. Як правило, у бкьшосп органiзацiй певнi докумен-топотоки все ще iснують у паперовш формi, а окре-мi стади документообiгу вже безболiсно перейшли та кнують в електроннiй формi навиъ без суттевого управлiнського впливу.
Як проблему в остаточнш електронiзацiI доку-ментообiгу можна було би вказати супротив персоналу нововведенням. Однак якщо частину досл^жува-ного явища на пiдприемствi вже безболiсно, i навiть без впливу керiвникiв, переведено в електрону форму, то супротив персоналу здшснюеться не в щлому концепци електронiзацiI потокiв документш, а лише 11 певним елементам, тому слк уточнити - чому саме.
На нашу думку, складне завдання впроваджен-ня електронного документообиу слк роздiлити на
OKpeMi складовi, що е бiльш простими для аналiзу, «спуститися» з гори до окремих виконавщв, якi чо-мусь оформлюють документи в паперовому BapiaHTi, та визначити в^ддов^дш причини. А, отже, i впровадження електронного документообиу слiд робити поетапно, окремо за конкретними мкцями та стадш-ми при ясному розумшш, для кого це i для чого.
Уа розумiють, що ефектом вiд впровадження електронно! форми документообiгу е економiя па-перу, однак це далеко не единий ефект на додаток до скорочення часу оформлення документш.
Ми розглядаемо документ як носш шформа-ци, а документообiг - як зааб органiзацГi iнформацiйних потокш, тому на першi мк-ця слГд ставити завдання iнформацiйного менеджменту в частиш реалiзацГi функцш збору, аналiзу, збереження, переробки, передачi iнформацii тощо. Ii (iнформацii) обсяги з кожним роком, як правило, збкьшуються, тому необх^ш засоби полегшення й оптимiзацii рутинно'1 роботи з шформацшними потоками. Необхiдними е засоби нейтралiзацii так званого людського чинника, коли людина щось забувае або не може знайти швидко тощо.
Рутинною роботою з шформацшними потоками, яй, у тому числГ, кнують на основГ документiв та документообиу, в 6ГльшостГ органiзацiй займаються менеджери низово'1 та середньо'1 ланок. Тому осно-вним завданням подальшого впровадження елек-тронного документообиу в оргашзаци е скорочення часу 1'х роботи на виконання рутинних операцш та нейтралiзацii помилок, що притаманнi «людському чиннику».
У нашому дослiдженнi вживаеться термш «по-дальшого впровадження» саме тому, що в сучасних умовах певш операци з документами вже можливГ тГльки в електроннiй формГ. Наприклад, оприлюд-нення певного документа на сайт органiзацii.
Впровадження електронного документообку в органiзацiях у сучасних умовах стало можливим завдяки розвитку засобш шформацшних технологiй i шформацшних систем. Майже ва користуються електронно'1 поштою при пересиланнi скан-копiй до-кументiв, такi копи розмГщуються на веб-порталах (сайтах) завдяки 1нтернет; в^пов^но активно ви-користовуються сканери, сервери, локальш мережi, програми перекладу документш з формату Word до .pdf тощо. Як правило, на стади формування документш за умов необх^носп узгодження використовуеть-ся паперова форма, а в подальшому - при розповсю-дженнi та зберианш - електронна, що е об'ективно зрозумким. Однак й ГншГ певш операци з документами чомусь виконуються в паперовш формь
Виконуючи пораду «спуститися» до рГвня окремих виконавщв, розглянемо окремi приклади на-явносп проблем впровадження електронно'1 форми документiв. На жаль, у нашш статтi не вдасться роз-
глянути абсолютно Bci приклади виконання операцш з документами в паперовому варiантi.
Як вiдомо, кожен документ мае номер i дату, тобто необх^дно ведення журналу реестрацЦ корес-понденцЦ, наказiв та iнших документiв. У деяких оргашзащях цi журнали все ще формуються в паперовому виглядь Виникае питання: «Чому?». Можли-вими вiдповiдями е такi: для звггносп перед керiвни-цтвом; для уникнення можливосп внесення правок; пращвнику так зручнiше; це е основною роботою пращвника, тобто посадова особа видае шшим номер документа, i на цьому його робота з документами за-кiнчуеться, що робить недощльним питання оптимь зацЦ; супротив персоналу нововведенням (так було ранше, тому не сл1д це змшювати); працiвник вва-жае, що створення такого журналу в паперовш формi i е сутнiстю його роботи, а все шше - другорядне.
Яш переваги можна досягти для цього прикладу, впровадивши журнал реестрацЦ докумен-тiв в електроннш формi? Наприклад, викорис-товуючи вам в^домий Excel, можна працювати з таким журналом як з базою даних, що значно полегшуе пошук необхiдного документа. Це дае можливосп подальшо! iнтеграцii таких журналiв з iншими базами даних для полегшення аналiтичноi, пошуково! та контрольноi роботи. Однак проблема полягае в тому, що в^дпов^ш функци: аналiтика, пошук, контроль -виконують iншi працiвники, якi до журналу реестраци вкношення не мають. Таи пращвники також не мають вплив на !х колегу, що рееструе документи в паперовому журналi реестрацЦ, i не можуть донести ^дею переваг переведення в^пов^дного журналу в електронну форму.
Коли ккьюсть документiв вiдносно велика, у менеджерiв усiх ланок часто виникае проблема щодо швидкого пошуку необх^ного документа. Як вiдомо, швидкий пошук досягаеться завдяки використанню баз даних. Чи е таи бази даних в оргашзащях? Чому особа, яка рееструе в журналi реестрацЦ певний документ, не створюе в^дпов^дну базу даних? Навряд на всх оргашзацшх е таи бази даних. В1дпов^дна база даних необх1дна для роботи окремому менеджеру, у той час, як документи мають в^дношення до ваш оргашзаци', i особа, яка здшснюе реестращю такого документа, шяк не зацiкавлена в штересах окремого менеджера. Отже, багато проблем на шляху впрова-дження електронного документообиу в органiзацii
полягають у внутршн1х невирiшених питаннях роз-подГлу функцiональних о6ов'язкГв мГж пiдроздiлами й окремими посадовими особами.
Документооби в органiзацЦ можна умовно по-рГвняти з конвеером, коли з певним документом пословно виконуються операцЦ, до того ж, на окремих операщях окремими виконавцями. При цьому важ-ливо, щоб на попереднiх етапах робота була виконана таким чином, щоб це було допустимо для ефективно1 роботи на подальших етапах шшими виконавцями. Коли така умова не виконуеться, неефектившсть поширюеться на подальшi операцЦ, у той час як у цГлому документообiг функцiонуе. Якщо професш-не зростання вiдбуваеться нерiвномiрно за виконавцями, коли хтось вже використовуе прогресивш й ефективш методи, а хтось працюе як i рашше, то умова неузгодженостi мГж виконавцями на операцГ-ях виконуеться. Проблема загострюеться також вГд-сутшстю механiзмiв автоматичного узгодження. При появГ прогресивних нововведень формальнi правила документообиу в оргашзацЦ, як правило, мштять вже застарiлi положення, i виконавщ, якГ працюють за «старими» методами, завжди апелюють до «застарГ-лих» у таких умовах формальних положень.
Повертаючись до бази даних документГв в орга-нiзацЦ, спробуемо окреслити i"i основнГ поля (табл. 1).
ВГдповГдна база даних документiв (див. табл. 1) призначена для швидкого 1'х пошуку. Вона безко-штовно може бути реалiзована за допомогою програ-ми Excel, в якш, використовуючи функцГю «Фильтр», можна здшснювати швидкий пошук. Останне поле -«Пперпосилання на документ» - необхГдно для мож-ливостГ отримання менеджером документа у формат .pdf на персональний комп'ютер Гз сервера чи сайту оргашзацЦ. Отже, для впровадження ii роботи необ-хГдним е сервер (власний сайт) або використання якогось дата-центру на умовах оренди, а також локальна мережа або шдключення до 1нтернет.
Така база даних може бути штегрована з елек-тронним журналом реестрацЦ документГв i адмШ-струватися працГвником (пГдроздГлом), що займаеть-ся органГзацГею документообГгу (наприклад, канцеля-рГя або вГддГл документообГгу).
Часто менеджерам необхГдно вГдстежувати виконання рГзних документГв (наказГв та розпоря-джень), тому для спрощення тако1 роботи вищенаве-дена база даних може бути доповнена додатковими полями (табл. 2).
Основы поля бази даних докуменлв в оргашзацп
Таблиця 1
№ з/п Дата Назва Тип документа Пперпосилання наорипнал
1 01.01.2018 р. Про святкування Нового року Наказ www.snu.edu.ua
Таблиця 2
Поля бази даних докуменлв, за якими необхщно вiдстежувати виконання
№ з/п Дата Назва Тип документа Гшерпоси- лання наорипнал Перюд вико-нання Викона-вець Статус виконання
100 31.12.2017 р. Про святкування Нового року Наказ www.snu.edu.ua Очень 2018 р. Петров 1. 1. Не виконано
У наведенш 6a3i даних (див. табл. 2) в^дразу при набутп чинностi дц певного документа йому надаеть-ся статус «Не виконано», а за умов виконання з часом цей статус змшюеться на «Виконано». За допомогою функци «Фильтр» у програмi Excel можна швидко здiйснювати пошук невиконаних наказiв. Така база даних також може бути штегрована з попередньою, вона призначена для виконання контрольних i аналь тичних функцiй, коли можна швидко побачити ккь-кiсть невиконаних наказiв та iнших документiв.
Якщо систематизацiя i пошук документiв краще робиться в електроннш формi за допомогою оргашзаци баз даних, то в деяких випадках паперова форма за-лишаеться бiльш оптимальною. Певш операци та про-цедури документообиу об'ективно краще здiйснювати в паперовш формi. Як правило, у бкьшост органiзацiй саме такi операци ще не переведено в електронний ви-гляд. Саме за такими операщями вiдбуваеться супротив персоналу в процеа тотального переведення документообиу в електронну форму. До них належить процедура узгодження документш мiж окремими шдроз-д1лами. Природа бкьшост людей е такою, що окремiй особi краще виявити помилки та недолiки в певному документа, коли вiн роздрукований на паперь До того ж, на паперовому проекта документа краще вказати сво'1 резолюци з метою подальшого його узгодження. Отже, можливо, що тотальна електрошзащя докумен-тообiгу в оргашзаци не е доц1льною. На даному при-кладi стае зрозум1лим, що впровадження електронно-го документообiгу в органiзацiях слiд здiйснювати за окремими операщями, не ставлячи за мету тотальну електрошзацш за будь-яку цшу.
ВИСНОВКИ
Впровадження електронного документообiгу в оргашзаци мае вкповкати основним завданням шформацшного менеджменту, оск1льки документ -це лише носш iнформацii. Ефект в1д такого впровадження полягае не ткьки в економii паперу та часу на створення документа, а також в економи часу мене-джерiв середньо!' та низово!' ланки на iншi види робо-ти з документами, у тому чи^ на !х пошук та в^дсте-ження виконання. До того ж, мае знижуватися рiвень помилок пращвниюв та вплив «людського чинника».
Проблемою впровадження електронного доку-ментообiгу в органiзацii часто е неузгоджешсть виконання функцiй мiж окремими пiдроздiлами та пращв-никами. Впроваджуючи концепцiю електронного до-
кументообиу в органiзацГi, слiд концентрувати увагу й управлшський вплив на окремих «вузьких мкцях», тобто операцiях, де документооби ще iснуе в паперовш формГ, оскiльки в сучасних умовах багато доку-ментопотокiв уже функцюнують в електроннiй формi.
Високого рiвня електронного документообiгу в оргашзаци можна досягти, використовуючи поши-реш та вiдносно дешевi програмнi та апаратш засоби iнформацiйних систем без залучення специфiчних. Тотальна електронiзацiя документообиу в оргашзаци, можливо, е зовам недоцкьною, осккьки певнi стади вiдповiдного обiгу варто залишити в паперовому варiантi.
Впровадження мехашзму автоматичного узгодження розбiжностей мгж виконавцями на окремих стадiях документообиу в оргашзаци дозволить ви-ключити проблему поширення неефективностi, ана-лопчно з лiмiтуючою стадiею на конвеерному вироб-ництвi.
Tенденцiя iнтенсифiкацГi впровадження електронного документообиу на шдприемствах приведе до збГльшення попиту на викорис-тання власних або орендних серверГв та дата-центрГв. ЗбГльшиться навантаження останнгх. Усе бГльше па-перових архГвГв будуть переводитися в електронш бази даних. За таких умов шфраструктура в регГонах мае передбачати можливГсть збГльшення вГдповГдно-го енергоспоживання. До того ж, шдтримка та спри-яння мГсцевими органами влади роботи дата-центрГв на умовах надання власних послуг за мШмальними щнами е додатковим чинником конкурентоспромож-ностГ пГдприемств вГдповГдного регГону.
ЯкГсне покращення роботи з документами за-вдяки ГнформацГйним технологГям вГдкривае ще одну можливГсть у процеа управлшня оргашзащею - по-кращуються можливостГ формалГзаци шформаци. Тобто та шформацш, яка рашше Гснувала в оргашзаци в неформальному виглядГ, згодом набувае статусу формально!, а, отже, стае доступншою для шших пращвнишв. ■
Л1ТЕРАТУРА
1. Асеев Г. Г. Электронный документооборот : учебник. Киев : Кондор, 2007. 500 с.
2. Боровиньска М. П. Системи електронного документообиу в дiяльностi промислових пщприемств. Всник Книжково! Палати. 2012. № 7. С. 1-4.
3. Гончаров В. M., Mоpгачов I. В., Рябоконь M. В.
Державна наyково-технiчна пол^ика розвитку проектних оргашзацм i монографiя. Донецьк i СПД Kyпрiянов В. С., 2010. 150 с.
4. Mатвi€нко О., Цивш M. Основи оргашзацй' елек-тронного докyментообiгy i навч. посiб. Кш'в i Центр навч. л-ри, 2008. 112 с.
5. Mоpгачёв И. В. Компьютеризация как фактор повышения эффективности фyнкционирования организации. Управлiння проектами та розвиток виробництва. 2005. № 1. С. 159-164.
6. Непогода А. В. Делопроизводство организации! подготовка, оформление и ведение документации. M. i Омега-Л, 2008. 480 с.
7. Новицький А. M. Електронний докyментообiг як елемент забезпечення правового регулювання становлен-ня шститунв шформацмного сyспiльства. Науковий всник Нацюнального yнiверcитетyДПС Украни. Серiя : Економiка, право. 2013. № 4. С. 11-20.
S. Рожелюк В. M., Денчук П. Н. Оргашза^я документообиу як основного шструмента забезпечення функ-цiонyвання ефективностi системи комушкацй' на перероб-ному пщприемствК Сталий розвиток економiки. 2014. № 2. С. 114-121.
REFERENCES
Aseyev, G. G. Elektronnyy dokumentooborot [Electronic document management]. Kyivi Kondor, 2007.
Borovynska, M. P. "Systemy elektronnoho dokumen-toobihu v diialnosti promyslovykh pidpryiemstv" [Systems of electronic document management in the activity of industrial enterprises]. VisnykKnyzhkovoiPalaty, no. 7 (2012)i 1-4.
Honcharov, V. M., Morhachov, I. V., and Riabokon, M. V. Derzhavna naukovo-tekhnichna polityka rozvytku proektnykh orhanizatsii [State scientific and technical policy of development of design organizations]. Donetsk: SPD Kupriianov V. S., 2010.
Matviienko, O., and Tsyvin, M. Osnovy orhanizatsii elektronnoho dokumentoobihu [Fundamentals of organization of electronic document circulation]. Kyiv: Tsentr navch. l-ry, 2008.
Morgachev, I. V. "Kompyuterizatsiya kak faktor povysh-eniya effektivnosti funktsionirovaniya organizatsii" [Computerization as a factor in improving the efficiency of the organization]. Upravlinnia proektamy ta rozvytok vyrobnytstva, no. 1 (2005): 159-164.
Nepogoda, A. V. Deloproizvodstvo organizatsii: podgoto-vka, oformleniye i vedeniye dokumentatsii [Record keeping organization: preparation, execution and maintenance of documentation]. Moscow: Omega-L, 2008.
Novytskyi, A. M. "Elektronnyi dokumentoobih yak element zabezpechennia pravovoho rehuliuvannia stanovlennia instytutiv informatsiinoho suspilstva" [Electronic document circulation as an element of provision of legal regulation of the formation of institutes of the information society]. Naukovyi visnyk Natsionalnoho universytetu DPS Ukrainy. Seriia : Ekonomika, pravo, no. 4 (2013): 11-20.
Rozheliuk, V. M., and Denchuk, P. N. "Orhanizatsiia dokumentoobihu yak osnovnoho instrumenta zabezpechennia funktsionuvannia efektyvnosti systemy komunikatsii na per-erobnomu pidpryiemstvi" [Organization of document circulation as the main tool for ensuring the functioning of the efficiency of the communication system at the processing enterprise]. Stalyi rozvytok ekonomiky, no. 2 (2014): 114-121.
О
LU
OQ
О ^
О =n X
CL
о ©
<
о
ш
