CC BY
32
УДК 651
Д1Л0В0ДСТВ0 як СКЛАДОВА 1НФРАСТРУКТУРИ ЕЛЕКТРОННОГО Б13НЕСУ
® 2014 П1ДДУВНА Л. В.
УДК 651
Пщдубна Л. В.
Дшоводство як складова шфраструктури електронного 6i3Hecy
Мета cmammi полягае у анал'>з'1 сучасних тенденцш розвитку д'ловодства як складово! шфраструктури електронного бвнесу, а також об(рун-туванн потреби у впровадженн iнформацiйних систем i технологш в оргашзацю документооб'гу суб'ектiв господарювання. Систематизуючи i узагальнюючи науков'> доробки вченихта фахiвцiв, були проанал'воват властивостiiнформацiйнихсистем, як!використовуються для автомати-зацидокументоор'кнтованих б'знес-потребсуб'ект'в господарювання;розглянут'> недол'ши чинноi нормативно-правовш бази, що регулюе процеси електронного д'ловодства в УкраЫ; висвтлет необхiднi i достатт умови впровадження електронних документ'в; детал'воват основт вимоги щодо електронних документ'в, призначених для довiчного збер'гання. Базуючись на нормативно-правовш базi, шляхом компаративного пор'вняння були опрацьованiпоняття «електронного д'ловодства» та «електронного документообгу»; визначен'> поняття «електронний цифровий тдпис» та «електронний документ». Запропоновано напрями для розбудови р'вномаштних сфер нфраструктури електронного б'внесу: e-Government, e-Health, e-Learning, e-Commerce тощо. Об(рунтовано доцмьнкть запровадження комплексу техн'тих регламент'в, якi гарантують створення 1Т-фундаменту для розбудови шфраструктури електронного б'знесу та забезпечення якост'> послуг.
Ключов'! слова: дшоводство, електронний документооб'г, електронний документ, електронний цифровий тдпис, нформацшна система, електронний бiзнес Ббл.: 16.
Шддубна Лдт Валерпвна - кандидат флософських наук, доцент, кафедра економко-математичних метод'в та iнформацiйних технолог'й, Хар-квський шститут фтнав Укранського державного унверситету фiнансiв та мiжнародноi торгiвлi (пров. Плетньовський, буд. 5., Харщ 61003, Украна)
Email: lidp@mail.ru
УДК 651
Поддубная Л. В. Делопроизводство как компонент инфраструктуры электронного бизнеса
Целью статьи является анализ современных тенденций развития делопроизводства как компонента инфраструктуры электронного бизнеса, а также обоснование потребности во внедрении информационных систем и технологий в организацию документооборота субъектов хозяйствования. Систематизируя и обобщая научные достижения ученых и специалистов, были проанализированы свойства информационных систем, использующихся для автоматизации до-кументоориентированных бизнес-потребностей субъектов хозяйствования; рассмотрены недостатки действующей нормативно-правовой базы, регулирующей процессы электронного делопроизводства на Украине; освещены необходимые и достаточные условия внедрения электронных документов; детализированы основные требования к электронным документам, предназначенным для пожизненного хранения. Основываясь на нормативно-правовой базе, путем компаративного сравнения были проработаны понятия «электронного делопроизводства» и «электронного документооборота»; определены понятия «электронная цифровая подпись» и «электронный документ». Предложены направления для развития различных сфер инфраструктуры электронного бизнеса: e-Government, e-Health, e-Learning, e-Commerce и др. Обоснована целесообразность внедрения комплекса технических регламентов, гарантирующих создание 1Т-фундамента для развития инфраструктуры электронного бизнеса и обеспечения качества услуг.
Ключевые слова: делопроизводство, электронный документооборот, электронный документ, электронная цифровая подпись, информационная система, электронный бизнес
Библ.: 16.
Поддубная Лидия Валерьевна - кандидат философских наук, доцент, кафедра экономико-математических методов и информационных технологий, Харьковский институт финансов Украинского государственного университета финансов и международной торговли (пер. Плетневский, д. 5, Харьков, 61003, Украина) Email: lidp@mail.ru
UDC 651
Piddubna L. V. Paperwork as a Component of E-business Infrastructure
The aim of the article is to analyze the current trends in records management as a component of e-business infrastructure, as well as justification for the need for the implementation of information systems and technology in the organization of documents of business entities. Systematizing and summarizing the scientific achievements of scientists and specialists the features of information systems that are used to automate document-business needs of business entities were analyzed; the shortcomings of the current regulatory framework which regulates the electronic records management processes in Ukraine; the necessary and sufficient conditions for the introduction of electronic documents were covered; the basic requirements for the electronic documents intended for the storage for life were detailed. Based on the regulatory and law framework, by relative comparisons the concepts of «electronic document management» and «electronic document» were elaborated; the concepts of «digital signature» and «electronic document» were defined. The directions for the development of various spheres of e-business infrastructure were suggested: e-Government, e-Health, e-Learning, e-Commerce, and others. Expediency of implementation of the technical regulations to ensure the establishment of IT-foundation for the development of e-business infrastructure was grounded and the quality of services was assured. Keywords: records management, electronic document management, electronic document, electronic signature, information system, e-business Bibl.: 16.
Piddubna Lida V. - Candidate of Sciences (Philosophy), Associate Professor, Department of Mathematical Methods and Information Technology, Kharkov Institute of Finance Ukrainian State University of Finance and International Trade (prov. Pletnovskyy, bud. 5, Kharkov, 61003, Ukraine) Email: lidp@mail.ru
Вступ. Трансформацiйнi змiни, якi вiдбуваються в шформацшному суспiльствi, призвели до того, що не за-лишилося жодно! галузТ знань та сфер дiяльностi, де б не використовувалась комп'ютерна, комунжацшна та орг-технiка. Активно використовуеться вони i у дiловодствi, сприяючи становленню електронних систем дiловодства й документообиу як вирiшальних чинникш успшно! дТяль-ностi суб'ектiв господарювання, факторш розбудови й iMn-лементованих бiзнес-процесiв. Формування повноцшно! нацюнально! системи дководства, що вiдбуваеться зараз в УкраШ, може стати одним iз перших кроив в оргашзаци iнфраструктури електронного бiзнесу.
У сучасних установах, тдприемствах, органiзацiях незалежно вiд форм власност процеси дководства стають вагомою складовою управлшсько! дiяльностi, пов'язано'1 з шформацшним обмiном мiж суб'ектами та об'ектами управлшня. СлТд зауважити, що 60 %, а в окремих випад-ках - до 80 % робочого часу, працшники управлшського апарату витрачають на складання, погодження, опра-цювання документов та шформаци, яка мютиться в них. Основний змiст роботи вагомо'1 частки працшниив сфери управлшня, таких як економюти, бухгалтери, секретаре оператори, кадровики, менеджери, складае саме робота з документами, '1х аналiз i опрацювання. Пiдвищення про-дуктивностi пращ цих працшниив досягаеться насамперед за рахунок впровадження у дководство засобiв автоматизацп i комп'ютеризаци, що у свою чергу потребуе однорТд-ност форм документiв i тако'1 розробки технологи опрацювання докуменпв, щоб подiбнi операци були зосереджеш в одному мiсцi. Постiйне зростання обсяпв шформаци, яка використовуеться для прийняття управлшських рь шень, призводить до необх^носп вживання iнтегрованих систем електронного документообиу. Традицiйнi методи роботи з документами стають нерезультативними, частка шформаци втрачаеться. Так, наприклад, за даними компа-rni Delphi, 15 % паперових документов губляться назавжди, i для '1х пошуку спiвробiтники витрачають до 30 % свого робочого часу. Використання технши у процесах дководства також потребуе суттевих змш системи документаци, фшсу-вання, архтваци, обробки та передачi шформаци.
Метою публiкацГi е аналiз сучасних тенденцш роз-витку дiловодства як складово! iнфраструктури електронного бТзнесу, а також обгрунтування потреби у впрова-дженнi iнформацiйних систем i технологiй в органiзацiю документообТгу суб'ектш господарювання.
Надзвичайно актуальними стають питання автома-тизаци дiловодства як невТд'емно! складово! електронного бiзнесу та впровадження в УкраМ електронного дковод-ства та документообиу, про що свТдчить значна ильисть публiкацiй вичизняних вчених i фахшцш, зокрема М. Ве-личкевич, Н. Мiтрофан i Н. Кунанець [7], О. Костюк [10],
A. Мелащенко i О. Скарлат [11], О. Перевозчикова [12],
B. Писаренко [13], Н. Пронь [14], С. Сельченкова [15], С. Те-леник i В. Хмелюк [16] та багато шших. Ц питання набува-ють вагомо1 полТтично! та економ1чно1 ваги у зв'язку з по-ширенням впливу шформацшно-комунжацшних техноло-гш на суспкьш вТдносини, розбудовою систем електронних платежТв, електронно1 торгшл1, управлшня, бТзнесу тощо.
Одним з перших дослТдив проблеми автоматизовано1 обробки i зберТгання шформаци у безпаперовому машин-
ному уявленш, пiдкресливши необх^шсть застосовування комп'ютерних мереж, корпоративних та розподкених баз даних, видатний укра!нський вчений, академiк В. Глушков у робот «Основы безбумажной информатики» [8].
В^криття радикального впливу витрат з дководства на розвиток бiзнес-процесiв належить Нобелшському лауреату 1991 р. Рональду Гаррi Коузу (США), який вважав, що «вартють укладання i виконання контрактiв та утримання оргашзацш» становить значну частину загальних ресурсш економiки [9]. На думку вченого, юнування фiрм, рiзних корпоративних об'еднань, варiантiв контрактов i навiть структура фшансово! системи залежить вiд урахування таких оргашзацшних витрат на укладання угод. Поеднуючи рiзнi типи витрат на оргашзацшну дiяльнiсть, Р. Коуз за-пропонував шлях до комплексного аналiзу iнститутiв еко-номiчно! системи, довiвши, що багато економiчних законiв не мають реального значення при нульових витратах з дь ловодства.
Виклад основного матерiалу дослiдження. 1нфор-мацiйнi технолог^ значно спрощують i прискорюють роботу з документами. Для автоматизаци документоорiентова-них бiзнес-процесiв на пiдприeмствi розробленi та пред-ставленi на ринку програмного забезпечення таи класи ш-формацiйних систем як системи автоматизацп дководства й документообну (САД); системи управлiння документами (СУД); системи електронного документообну (СЕД); системи автоматизацп дкових процесш (САДП).
Iнформацiйнi системи, якi використовуються для автоматизаци документоорieнтованих бiзнес-потреб тд-приемств, е розподiленими у комушкацшному середовищi, масштабоемними, вiдкритими, модульними, складними за архиектурою, iнформацiйною структурою та Грунтуються на вiдповiдних стандартах i специфiкацiях мов моделю-вання бiзнес-процесiв. Масштабоемнiсть дае можливiсть системi нарощувати кiлькiсть користувачiв. Складна ар-хиектура системи з можливiстю паралельного виконання рiзних операцiй сприяе пiдтримцi взаемоди розподкених платформ для роботи з документами в територiально розподкених структурних пiдроздiлах пiдприемства, а також зменшенню часу руху документiв i пiдвищенню оператив-ностi !х опрацювання. В системi для централiзованого збе-рiгання документов i виключення можливост дублювання шформацО! передбачена едина база документно! шформацО! з ефективною системою пошуку. Розвинена система звОг-ност за статусами та атрибутами докуменпв, що покра-щуе контроль за процесами документообОгу. Модульнiсть дозволяе користувачам системи впроваджувати не вкра-зу уа и компоненти, а ткьки тi, що потрiбнi для безпосе-редньо! роботи. Вiдкритий iнтерфейс е резервом системи для и можливо! подальшо! розробки та штеграцО! з шшими розподкеними системами. На нашу думку, у майбутньо-му навряд чи знайдеться компашя-розробник, яка зможе запропонувати системи, що задовольнять уйм вимогам до систем управлшня бiзнес-процесами розподкених шформацшно-комушкацшних систем. Хоча сьогодш вже е ефективнi рiшення, яи забезпечать основнi можливостi по запровадженню, реалiзацi!, пiдтримцi та оптимiзацi!, що можна застосовувати разом з такими технолопями як автоматизащя дiлових процесш i дiловодства, управлiння ресурсами тдприемства тощо.
У багатьох сферах дiяльностi - 6i3Hecy (вГд англ. «business» - справа, спецiальнiсть) розвиток шформацш-них систем дГловодства та документообиу базуеться на Закош Укра'1ни «Про електроннi документи та електро-нний докyментообiг». За 11 роив iснyвання цього Закону електронний документооби, як взаемодiя електронних до-кyментiв та самi цi документи, так i не yвiйшли у повсяк-денну практику взаемодГ! держави, бiзнесy та громадян. При наявност на ринку розробниюв програмного забезпе-чення велико! кiлькостi комплексних програмних ршень щодо систем електронного дГловодства та документоо-б1гу жоден центральний орган виконавчо'1 влади сьогоднi не мае 100 % електронного документообиу або пyблiчно доступного плану стосовно його впровадження. В Украш не мае единого «простору координат», в якому можливо створювати необхГдш для управлшня державою i бiзнесом iнформацiйно-аналiтичнi системи [11].
Подання шформацГ! та довiра до не'1 е базовими складовими електронного бiзнесy будь-яко'1 кра'1ни. У вГд-дзеркаленнi на чинне законодавство Украши цi складо-вi реалiзyються вiдповiдно як електронний документ та електронний цифровий тдпис. Оригшалом електронного документа вважаеться електронний примiрник з електро-нним цифровим тдписом автора.
У вiдповiдностi до Закону Украши «Про електронш документи та електронний документооби» «електронний документ - документ, шформащя в якому зафжсована у виглядi електронних даних, включаючи обов'язковi рек-вiзити документа». Електронний документ може бути ство-рений, переданий, збережений i перетворений електронни-ми засобами на вiзyальнy форму, що вГдображуе даннi, якi вiн мктить, електронними засобами або на паперi у формi, придатнiй для приймання його змкту людиною [1]. I хоча е чГтке визначення поняття, яке задеклароване у Закош, але доа не регламентованi пiдзаконними актами технолопчш та органiзацiйнi вимоги до нього. КрГм того, це визначення трактуеться розробниками систем автоматизацГ1 дГловод-ства та докyментообiгy або дуже розгорнуто, або занадто вузько, але, як правило, без урахування дшчих нацюналь-них стандартiв з дГловодства.
Зауважимо, що електроннi данi перебувають у «грyпi ризику» через легке фiзичне ушкодження та моральне ста-рiння апаратного забезпечення, старiння форматов файлш. Згiдно iз статтею 13 Закону Украши «Про електронш документи та електронний документооби» «мае бути забез-печена можливкть вГдновлення електронного документа у тому формату в якому вiн був створений, выправлений або одержаний» [1]. Саме тому в усГхх архшних установах для вГдтворення шформацГ! в майбутньому електронш документи приймаються разом iз програмним забезпечен-ням, що тягне за собою низку проблем, пов'язаних iз кон-фiгyрацiею вГдповГдних програмно-апаратних комплексов. 1накше кажучи, зберГгати потрiбно не тiльки електронний документ i програмне забезпечення, а й комп'ютер, оскГль-ки деякi операцшш системи й програмнi продукти розра-хованi на конкретне апаратне забезпечення разом з вГдпо-вiдною операцшною системою. Постiйно трансформують-ся i носГ1 шформаци. Сьогоднi документи збериаються на фiзичних носГях запам'ятовувальних пристрош, yправлiння якими вимагае спецiального апаратного забезпечення. За прогнозами фахiвцiв, через десятилГття фГзичнГ носГ1 при-
пинять юнування, як зникли перфокарти, гнучю диски 5й» i вГдповГднГ '1м дисководи. Вже важко знайти дискету 3,5», ZIP дискету, стример, CD компакт-диск. На жаль, сьогодш не розроблено правового шструментарш для довготрива-лого збериання електронних докуменпв, i тому електроннi документи в бiзнес-процесах держави, бiзнесy i громадян не мають повного життевого циклу.
Зпдно Гз Законом Укра'1ни «Про електронний цифровий тдпис» чГгко регламентоване поняття електронного цифрового пГдпису як «виду електронного тдпису, отри-маного за результатом криптографГчного перетворення набору електронних даних, що додаеться до цього набору або лопчно з ним поеднуеться i дае змогу пГдтвердити його цшсшсть та ГдентифГкувати пГдписувача. Електронний цифровий тдпис застосовуеться юридичними та (або) фГзичними особами для надання електронному документу юридично'1 сили як еквГвалент власноручного пГдпису; накладаеться за допомогою особистого ключа та перевГря-еться за допомогою вГдкритого ключа [2]». На жаль, сьогодш електронний цифровий тдпис фактично викорис-товуеться тГльки для ГмплементацГ! алгоритмов звГтностГ: податково'1, пенсГйного фонду, служби статистики, фонду соцГального страхування. Незважаючи на те, що з черв-ня 2012 року розпочав свою роботу акредитований центр сертифжацп ключГв МГнГстерства доходГв i зборГв Укра'1ни, який видГляе суб'ектам тдприемництва безкоштовнГ елек-троннГ цифровГ пГдписи, придбання додаткового програмного забезпечення для здачГ звГтностГ у шшГ фГскальнГ ор-гани в середньому складае 800 грн. Також слГд зауважити, що сторГччя «паперового дГловодства» сформували шфра-структуру, яка оперуе з фГзичними об'ектами, сповГльнюю-чи бЬ\ьшкть пов'язаних процесГв виробництва, прийняття ршень, надання послуг тощо. 1нформацГйне суспГльство потребуе побудови досконалшо'1 Гнфраструктури, що мь нГмГзуе, або i зовсГм лГквГдуе, недолГки «паперового дГловодства» та стае невГд'емною складовою бГзнес-процесГв. Укра'1нський уряд не проводить чГгко! послГдовно'1 державно'' полГтики технГчного регулювання, яка б започаткувала засади для розбудови рГзномаштних сфер Гнфраструктури електронного бГзнесу: e-Government, e-Health, e-Learning, e-Commerce тощо. На жаль, наявний вектор розвитку електронного бГзнесу визначаеться опрацюванням локальних завдань державних органГв i бГзнесу та вГдсутшстю системного тдходу. СьогоднГ всГ прошарки населення Украши охоплеш Гнфраструктурою електронного бГзнесу, яка об'еднуе бГльшють систем державних органГв. Така штегра-цГя характеризуе шфраструктуру як систему з найвищим рГвнем складностГ, досягти якого можна тГльки при повнГй стандартизацГ! всГх ll складових. У зв'язку з високою склад-нГстю, Гснуючими вимогами до швидкодГ! та стабГльностГ роботи всГхх компонентГв Гнфраструктури електронного бГзнесу дощльним е запровадження технГчних регламентов вГдповГдно до Закону Укра'1ни вГд «Про стандарти, технГчнГ регламенти та процедури оцшки вГдповГдностГ» [3].
Спираючись на дослГдження вчених НацГонально'1 академГ! наук Укра'1ни [11], можна стверджувати, що добро-вГльний характер виконання нацюнальних стандартГв спо-нукае потребу у розробщ комплексу технГчних регламен-тГв, якГ гарантують створення IT-фундаменту для розбудови Гнфраструктури електронного бГзнесу та забезпечення якостГ послуг. Комплекс поеднуе п'ять пов'язаних мГж
собою технiчних регламентiв: нацюнальну систему елек-тронних цифрових тдпийв, нацiональну систему елек-тронного дководства, нацiональну систему електронно! iдентифiкацi¿, якiсть програмних продуктiв та комплексну систему захисту шформацп. Розглянемо !х бiльш детально. Нащональна система електронних цифрових пiдписiв встановлюе обов'язковi вимоги до акредитованих центрiв сертифiкацГ¿ ключгв з надання послуг цифрового тдпису, обслуговування сертифiкатiв ключiв, декларування вимог до програмних продукпв, що формують визнанi в 6С ква-лiфiкованi пiдписи. Нацiональна система електронного дь ловодства визначае вимоги до формапв та функцiй роботи з електронними документами. Нащональна система електронно! ^ентифжащ! поеднуе питання шформацшно! без-пеки iз зручшстю для користувачш, якi проходять проце-дури iдентифiкацГ¿, аутентифiкацГ¿, авторизацп, тдписують за допомогою цифрового пiдпису електронш документи, iнiцiюють Extranet-з'еднання з узгодженням ключiв тощо. Якiсть програмних продукпв висувае обов'язковi вимоги до розробниив програмного забезпечення, якi гарантують дотримання повного життевого циклу розробки програм-ного забезпечення, тдвищують його якiсть та здешевлю-ють розробку. Комплексна система захисту шформацп приводить у в^пов^шсть до свiтових вимог сучасний стан вггчизняно! нормативно-правово! бази комплексно! систе-ми захисту iнформацi! [11].
Деяи дослiдники [15] помилково ототожнюють тер-мiни «дководство» та «документооби». Визначимо !х спо-рiдненiсть та в^мшность Зокрема документообiг - це рух документш в установi вiд створення до завершення робо-чих процейв редагування, транспортування, вiзування, за-твердження, виконання документш. Закон Укра!ни «Про електронш документи та електронний документооби» визначае електронний документооби як «сукупшсть про-цесш створення, оброблення, в^правлення, передавання, одержання, збернання, використання та знищення електронних документш, що виконуються iз застосуванням перевiрки цшсносй та у разi необхiдностi з тдтверджен-ням факту одержання таких докуменпв» [1]. Дководство включае повний життевий цикл документш вГд створення до знищення, або передачi !х на постiйне зберiгання у ар-хiв. Закон Укра!ни «Про Нащональний архiвний фонд та архiвнi установи» характеризуе дководство як «сукупнiсть процейв, що забезпечують документування управлiнсько'! шформацп i органiзацiю роботи iз службовими документами» [4]. Електронне дководство передбачае формалiзацiю вимог до повного життевого циклу електронного документа. Умовою впровадження електронних документш стае iмплементацiя електронного дководства технологiчними i органiзацiйними заходами, тобто забезпечення архiвного зберiгання електронних документов. Отже, термiн «домоводство» е ширшим за термiн «документооби» i охоплюе завершальну стадiю життевого циклу документу - архiв-не збериання. До архшного збериання висуваються пев-нi вимоги, якi «регламентують бiзнес-процеси, взаемодп сутнiсть-зв'язок, потоки даних в репозиторiях, умови над-ходження i надання iнформацГ! в установах, забезпечення штероперабельност мГж архшними оргашзащями рГзних кра'!н» [4]. Задача архшного збериання ускладнюеться вк-сутнГстю формату, ознаками якого е мобкьшсть, кросплат-форменiсть, самодостатнiсть. Проаналiзуемо цю дефшщш.
Термш зберiгання електронних документ на електронних ноаях iнформaцГi повинен дор1внюватися термiну, встанов-леному законодавством для паперових докуменпв, як правило - три роки. Також потрiбно забезпечити можливкть вiдновлення електронного документа у формат^ в якому «вш був створений, вiдправлений або одержаний» [1]. На нашу думку, це визначення Закону Укра'ши «Про електрон-ш документи та електронний документооби1» е не зовсiм коректним i ускладнюе органiзацiю обмiну електронними документами. Так, наприклад, при вккритт за допомогою офюного пакету з вккритим вихiдним кодом OpenOffice.org файлу з розширенням «*.doc», створеному у комерцшному офiсному пакетi Microsoft Office, здобуваемо викривлене вiдображення iнформацiI, що викликано вксутшстю закла-дених у цих форматах правил вкображення даних. При кон-вертуваннi з одного формату в шший неможливо зберегти вамдшсть електронного цифрового пiдпису, тобто гаранту-вати цiлiснiсть конвертованого електронного документа.
Головною ознакою документа е його самодостат-нiсть, автономнiсть i незалежшсть вiд систем обробки iнформацiI. Вкповкно до стандарту ДСТУ 4163-2003 документ мае 32 можливих ре^зити: 01 - зображення Державного герба Укра1ни, 02 - зображення емблеми оргашзацп або товарного знака, 03 - зображення нагород, 04 - код оргашзацп, 05 - код форми документа, 06 - на-зва оргашзацп вищого рiвня, 07 - назва оргашзацп, 08 -назва структурного шдроздку оргашзацп, 09 - довiдковi дат про оргашзащю, 10 - назва виду документа, 11 - дата документа, 12 - реестрацшний шдекс документа, 13 - по-силання на реестрацшний шдекс i дату документа, на який вкповкають, 14 - мкце видання документа, 15 - гриф об-меження доступу, 16 - адресат, 17 - гриф затвердження, 18 - резолющя, 19 - заголовок до тексту, 20 - вкмггка про контроль, 21 - текст документа, 22 - в^мггка про наяв-шсть додатив, 23 - шдпис, 24 - гриф погодження, 25 - вiзи документа, 26 - вкбиток печатки, 27 - вкмика про засвк-чення копп, 28 - прiзвище виконавця i номер його телефону, 29 - вкмггка про виконання документа i направлення його до справи, 30 - вкмггка про наявшсть документа в електроннiй форм^ 31 - вiдмiтка про надходження документа до оргашзацп, 32 - запис про державну реестра-щю [5]. ДСТУ 2732-2004 встановлюе, що «ре^зит - це за-фшсована в документi iнформацiя для його кентифшацп, органiзацiI обiгу i (або) наданнi йому юридично1 сили» [6]. Представленi на ринку програмного забезпечення системи електронного документообпу зберпають окремо ре^зи-ти i документи, тому що розробники систем зазвичай тд документом розумшть його текст, який насправдi визна-чено стандартом ДСТУ 4163-2003 лише як 21 ре^зит. Зараз електронний документ не е самодостатшм. У сучасних системах документообпу текст документа зазвичай зберь гаеться нарiзно вк ре^зипв у рiзних полях бази даних i при «зборцi» документа з контенту окремих полiв бази даних вкразу постае питання яке саме подання документа тдписано електронним цифровим тдписом. Зокрема, е можливють подання електронного документу в форматах doc, pdf, docx, rtf, html, а також потенцшна можливкть змiнювати атрибути пол1в бази даних.
Визначимо, що згiдно iз Законом Укра1ни «Про електронний цифровий шдпис» створення електронного документа завершуеться накладанням електронного тдпису
i будь-якi перетворення документа неможливi, навгть замг-на формату без замiни контенту документа. Електронний пгдпис е обов'язковим реквгзитом електронного документа, що гарантуе його цiлiснiсть i неспростовнгсть [2]. Бкь-шiсть iснуючих систем електронного документообггу не реалiзуе нацюнальнг стандарти за форматами цифрового пгдпису. Однак у роботi [11] аргументовано iснування незалежного, автономного, самодостатнього, кросплатфор-меного, придатного до довгострокового (архiвного) зберг-гання, оснащеного цифровим пiдписом формату pdf, якому властива можливгсть оргашзацп продуктивного пошуку.
Висновки. Розма!ття документацгйних поток1в, зна-чна ккьисть виконавц1в, джерел i користувач1в гнформацп св1дчать про визначальне значення питань автоматиза-цп дководства як невгдемно1 складово! гнфраструктури електронного б1знесу. Незважаючи на достатню ккьисть наукових праць, присвячених питанням сучасного дко-водства, та значну ккьисть шформацшних систем авто-матизацп документоор1ентованих бгзнес-процесГв, пред-ставлених на ринку програмного забезпечення, гснуе ц1ла низка проблем, що потребують негайного виргшення. Зокрема, залишаеться проблема гнтероперабельностг на-цгонально! системи електронних цифрових пгдписгв. Не-достатньо ч1ткою та посл1довною залишаеться державна пол1тика техн1чного регулювання розбудови фундаменту гнфраструктури електронного б1знесу. Стратег1чними на-прямами розвитку сучасного дководства е реформування архгвно! справи, гмплементацп нормативно-правово! бази електронного дководства, пгдвищення ефективност1 пошуку шформаци, автоматичне сортування та рубрикац1я документ1в, а також !х гнтеграцгя гз засобами опублгкуван-ня гнформацп у мережг 1нтернет.
Л1ТЕРАТУРА
1. Закон УкраГни № 851-IV. - Редащя в1д 19.04.2014, тд-става 1170-18. «Про електронш документи та електронний до-KyMeHT006ir» [Електронний ресурс]. - Режим доступу : http:// zakon4.rada.gov.ua/laws/show/851-15
2. Закон УкраГни № 852-15. - Редащя вщ 04.02.2009, тд-става 879-17. «Про електронний цифровий тдпис» [Електронний ресурс]. - Режим доступу : http://zakon3.rada.gov.ua/laws/ show/852-15
3. Закон УкраГни № 3164-15. - Редащя вщ 14.01.2012, пщстава 4224-17 «Про стандарти, технiчнi регламенти та про-цедури оцiнки вщповщносп» [Електронний ресурс]. - Режим доступу : http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/3164-15
4. Закон УкраГни № 3814-12. - Редащя вщ 17.08.2012, пщстава 5068-17 «Про Нацюнальний архiвний фонд та архiв-н установи» [Електронний ресурс]. - Режим доступу : http:// zakon2.rada.gov.ua/laws/show/3814-12
5. Ушфтована система оргашзацшно-розпорядчоТ до-кументацГГ : ДСТУ 4163-2003 - [Чинний вщ 2003-09-01] - К. : Держспоживстандарт УкраГни, 2003. - (Нацюнальний стандарт УкраГни).
6. Дтоводство й архiвна справа. Термши та визначення понять : ДСТУ 2732-2004 - [Чинний вщ 2005-07-01]. - К. : Держспоживстандарт УкраГни, 2005. - (Нацюнальний стандарт УкраГни).
7. Величкевич М. Б. Електронний документооб^, тенден-цГГ та перспективи / М. Б. Величкевич, Н. В. Мггрофан, Н. Е. Куна-нець [Електронний ресурс]. - Режим доступу : http://ena.lp.edu. ua:8080/bitstream/ntb/20146/1/7-44-53.pdf
8. Глушков В. М. Основы безбумажной информатики / В. М. Глушков. - 2-е изд. - М. : Наука, 1987. - 552 с.
9. Коуз Р. Заметки к «Проблеме социальных издержек» / Р. Коуз; [пер. с англ.] // Фирма, рынок и право. - М. : Новое издательство, 2007. - С. 150.
10. Костюк О. О. Вiртуальне пщприсмство: задачi побудо-ви системи електронного документооб^у / О. О. Костюк // На-у^ прац ДонНТУ. - 2010. - № 19 (171). - С. 153 - 160.
11. Мелащенко А. О. Електронне дтоводство: [моногра-фiя] / А. О. Мелащенко, О. С. Скарлат [Електронний ресурс]. -Режим доступу : http://dm.dep145.org.Ua/node/1
12. Перевозчикова О. Л. Складовi стенду валщацп архiв-них електронних докуменпв / О. Л. Перевозчикова, А. О. Мелащенко, О. С. Скарлат // Проблеми програмування. - 2012. -№ 1. - С. 52 - 58.
13. Писаренко В. П. Методичш пщходи до оргаызацп електронного документування в органах публiчноГ влади / В. П. Писаренко // Актуальш проблеми державного управлшня. - 2011. - № 1 (41). - С. 41 - 46.
14. Пронь Н. О. Вимоги до електронних докуменпв: мiж-народна практика та досвщ УкраГни / Н. О. Пронь // Збiрник НУДПСУ. Серiя «Економiчнi науки». - 2012. - № 1. - С. 356 - 366.
15. Сельченкова С. В. Документооб^: аналiз та вдо-сконалення / С. В. Сельченкова // Довщник секретаря та офк-менеджера: для державних i комерцшних пщприсмств. -2011. - № 3. - С. 12 - 19.
16. Теленик С. Ф. Технолопя генерацп електронних документ для систем електронного документооб^у / С. Ф. Теленик, В. С. Хмелюк // Вкник ХНАДУ. - 2009. - № 45. - С. 104 - 107.
REFERENCES
Glushkov, V. M. Osnovy bezbumazhnoy informatiki [Foundations of Computer Science paperless]. Moscow: Nauka, 1987.
Kouz, R. "Zametki k «Probleme sotsialnykh izderzhek»" [Notes to the "Problem of Social Cost"]. In Firma, rynok i pravo. Moscow: Novoe izdatelstvo, 2007.
Kostiuk, O. O. "Virtualne pidpryiemstvo: zadachi pobudovy systemy elektronnoho dokumentoobihu" [Virtual enterprise: the problem of constructing a system of electronic document]. Naukovi pratsi DonNTU, no. 19 (171) (2010): 153-160.
[Legal Act of Ukraine] (2012). http://zakon2.rada.gov.ua/laws/ show/3814-12
[Legal Act of Ukraine] (2003).
[Legal Act of Ukraine] (2005).
[Legal Act of Ukraine] (2014). http://zakon4.rada.gov.ua/laws/ show/851-15
[Legal Act of Ukraine] (2009). http://zakon3.rada.gov.ua/laws/ show/852-15
[Legal Act of Ukraine] (2012). http://zakon2.rada.gov.ua/laws/ show/3164-15
Melashchenko, A. O., and Skarlat, O. S."Elektronne dilovodstvo" [Electronic Paper]. http://dm.dep145.org.ua/node/1
Perevozchykova, O. L., Melashchenko, A. O., and Skarlat, O. S. "Skladovi stendu validatsii arkhivnykh elektronnykh dokumentiv. " [Components booth validation archival electronic records]. Problemy prohramuvannia, no. 1 (2012): 52-58.
Pysarenko, V. P. "Metodychni pidkhody do orhanizatsii elektronnoho dokumentuvannia v orhanakh publichnoi vlady" [Methodological approaches to electronic documentation in public authorities]. Aktualni problemy derzhavnoho upravlinnia, no. 1 (41) (2011): 41-46.
Pron, N. O. "Vymohy do elektronnykh dokumentiv: mizhnarodna praktyka ta dosvid Ukrainy" [Requirements for Electronic Records: international practice and experience of Ukraine]. Zbirnyk naukovykh prats NUDPSU. Seriia "Ekonomichni nauky", no. 1 (2012): 356-366.
Selchenkova, S. V."Dokumentoobih: analiz ta vdoskonalennia" [Document analysis and improvement]. Dovidnyk sekretaria ta ofis-menedzhera: dlia derzhavnykh i komertsiinykh pidpryiemstv, no. 3 (2011): 12-19.
Telenyk, S. F., and Khmeliuk, V. S. "Tekhnolohiia heneratsii elektronnykh dokumentiv dlia system elektronnoho dokumen-
toobihu" [Technology generation electronic documents to electronic document management systems]. Visnyk KhNADU, no. 45 (2009): 104-107.
Velychkevych, M. B., Mitrofan, N. V., and Kunanets, N. E. "Elektronnyi dokumentoobih, tendentsii ta perspektyvy" [Electronic document, trends and prospects]. http://ena.lp.edu.ua:8080/ bitstream/ntb/20146/1/7-44-53.pdf
УДК 658.7.01
подход к управлению сервисами информационной системы предприятия
на основе анализа оболочек данных
® 2014 П0ЛУЭКТ0ВА Н. р.
УДК 658.7.01
Полуэктова Н. Р.
Подход к управлению сервисами информационной системы предприятия на основе анализа оболочек данных
В статье рассматриваются проблемы повышения эффективности функционирования информационных систем управления в крупных и средних компаниях. Наиболее прогрессивные методики управления такими системами предполагают использование сервисного подхода, в рамках которого можно рассматривать эффективность системы как общую эффективность отдельных сервисов, предоставляемых другим подразделениям предприятия. Используя этот подход, предлагается оценивать эффективность сервисов методом анализа оболочек данных (DEA). Метод предполагает оценивать сравнительную техническую эффективность затрат на организацию информационных сервисов с точки зрения близости к плановым показателям качества сервисов. Несмотря на некоторые сложности практической реализации, предлагаемая методика оценки эффективности позволит выявить неэффективные сервисы и источники этой неэффективности. Ключевые слова: ERP, эффективность, сервисный подход, функционально-стоимостной анализ, метод DEA Рис.: 1. Табл.: 2. Формул: 10. Библ.: 9.
Полуэктова Наталья Робертовна - кандидат экономических наук, доцент, профессор, кафедра экономической кибернетики, Запорожский институт экономики и информационных технологий (ул. Кияшко, 16Б, Запорожье, 69015, Украина) Email: n-poluektova@yandex.ru
УДК 658.7.01
Полуектова Н. Р. nidxid до управлшня сервками тформацшноi' системи тдприемства на основi анал'>зу оболонок даних
У статтi розглядаються проблеми п/двищення ефективностi функ-ц/онування тформацшних систем управлшня у великих i середн/х компан/ях. Найб/льш прогресивн/ методики управлшня такими системами використовують серв/сний тдмд, в рамках якого можна роз-глядати ефективн/сть системи як загальну ефективнсть окремих серв/с/в, що надаються ншим п/дрозд/лам тдприемства. Використо-вуючи цей тдмд, пропонуеться оц/нювати ефективн/сть серв/с/в методом анал/зу оболонок даних. Метод передбачае оцнку пор'вняльно! техн/чно'i ефективност/ витрат на орган/зац/ю /нформац/йних серв/с/в з точки зору наближення до планових показник/в якост/ серв/с/в. Не-зважаючи на деяк/ складност/ практичноi реал/заци, пропонована методика оц/нки ефективност/ дозволить виявити неефективн/ серв/си / джерела ц/ei неефективностL
Ключов'1 слова: ERP, ефективн/сть, серв/сний тдюд, функц/онально-варт/сний анал/з, метод DEA Рис.: 1. Табл.: 2. Формул: 10. Б'бл.: 9.
Полуектова Наталiя Роберт'тна - кандидат економ/чних наук, доцент, професор, кафедра економ/чно'i к/бернетики, Запор/зький /нститут економ/ки та /нформац/йних технолог/й (вул. Кияшко, 16Б, Запор/жжя, 69015, Украна) Email: n-poluektova@yandex.ru
UDC 658.7.01
Poluektova N. R. Approach to the Management of the Services of an Enterprise Information System Based on the Data Envelopment Analysis
This article discusses the problems of increasing the efficiency of information management systems in large and medium-sized companies. The most progressive methods of management for such systems involve the service approach, within the framework of which the system's efficiency can be considered as the overall efficiency of different services provided by other units of the company. Using this approach, it is proposed to evaluate the efficiency of services with use of data envelopment analysis (DEAj. The method involves estimating of the relative technical efficiency costs for organizing the information services in terms of proximity to planned indicators of the quality of the services. Despite some difficulties of the implementation, the offered method of efficiency evaluation will help to identify poorly performing services and the origins of such inefficiency.
Keywords: ERP, efficiency, service approach, functional and cost analysis, method of DEA
Pic.: 1. Tabl.: 2. Formulae: 10. Bibl.: 9.
Poluektova Nataliya R. - Candidate of Sciences (Economicsj, Associate Professor, Professor, Department of Economic Cybernetics, Zaporizhzhya Institute of Economics and Information Technologies (vul. Kyyashko, 16B, 69015, Ukrainej Email: n-poluektova@yandex.ru
