CC BY
34SOCIAL COMMUNICATIONS
УДК [930.22+004.9]651
Плешакова-Боровинська М.Г. аспiрант, Харювська державна академiя кyльтyри DOI: 10.24411/2520-6990-2019-10279 ВОТОВАДЖЕННЯ СИСТЕМ ЕЛЕКТPОННОГО ДОКУМЕНТООБ1ГУ НА ВИPОБНИЧИХ ПЩОТИСМСТВАХ: ОPГAНIЗAЦIЙНI ПИТАННЯ
Pleshakova-Borovynska M.G.
postgraduate student, Kharkiv State Academy of Culture
IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS AT MANUFACTURING ENTERPRISES: ORGANIZATIONAL ISSUES
Aнотацiя
Проанал1зовано та охарактеризовано тенденци розвитщ/ та впровадження електронного док^мен-тообiгy (СЕД) на виробничих тдприемствах. Окреслено головш етапи та завдання впровадження СЕД в yмоваx виробничого тдприемства на органiзацiйномy рiвнi. Запропоновано перспективт напрями yдоско-налення фyнкцiонyвання СЕД через сyчаснi засоби iнформацiйно-комyнiкацiйниx теxнологiй.
Abstract
The tendencies of development and introduction of electronic document management systems (EDMS) are analyzed and characterized. The main stages and tasks of the introduction of the EDMS in the conditions of the manufacturing enterprise at the organizational level are outlined. Proposed directions of improvement of the functioning of the EDMS through modern means of information and communication technologies are offered.
Ключовi слова: системи електронного документообiгу, СЕД, виробниче тдприемство, електронний документ, органiзацiйнi питання впровадження СЕД, тформацтно-комункацшт технолога.
Key words: electronic document management systems, EDMS, manufacturing enterprise, electronic document, organizational issues of implementation of the EDMS, information and communication technologies.
Електронний документооби в Укрш'ш розпо-чав свою гсторгю з моменту закршлення правових основ щодо електронних документа, електронного документообиу, а також електронного цифрового щдпису. Завдяки цьому стало можливим повно-цшне функцюнування систем електронного документообиу на рiвнi з традицшними паперовими системами. У державному секторi спостернаються позитивш тенденци впровадження електронного документообиу. Наприклад, в сферi урядування, надання адмшютративних послуг, у медициш, в освт, в судочинст, у податковш дiяльностi, у ба-ншвськш сферi тощо.
Однак, розвиток економiки Украши не можли-вий без розвитку виробничих пiдприeмств, до яких належать промисловi пiдприeмства, будiвельнi, сiльськогосподарськi, побутового забезпечення населения тощо. Щдкреслимо, що виробниче тдпри-емство - це таке тдприемство, що забезпечуе виго-товлення конкретного продукту, товару або на-дання послуг та шформацд. Вiдзначаеться, що частина виробничих пiдприемств у ВВП краши до-сить велика: за загальним обсягом виробництва: 67,07% та за показниками додано! вартосп -50,03%. [1]
Використання систем електронного докумен-тообиу на виробничих пiдприемствах може покра-щити адмiнiстративно-управлiнську дiяльнiсть, за-безпечити високий рiвень виконавсько! дисциплiни
пращвнишв, забезпечити прозорiсть руху документа на пiдприемствi, а також контролю за !х вико-наниям, покращити бiзнес клiмат пiдприемства для залучення iнвестицiй (включаючи iноземних швес-торiв), створити довiрчi ввдносини з пращвниками та усiма контрагентами пiдприемства. Сощальним фактором впровадження систем електронного до-кументообiгу (далi СЕД) на тдприемствах е тур-бота про довколишне середовище.
Електронний документообiг насамперед пов'я-заний з побудовою единого шформацшного сере-довища щдприемства. Тому система мае бути впро-ваджена на вах робочих мiсцях, пов'язаних зi ство-ренням, редагуванням i збернанням шформаци, в iншому разi ефектившсть вiд И використання буде мшмальною. Тобто пiд единим iнформацiйним се-редовищем розумiеться спiльна база документа, до яко! будуть мати доступ (вщповщно до сво1х пов-новажень) всi працiвники пiдприемства. [2]
Оргашзацшш питання щодо впровадження СЕД розпочинаються з прийняття рiшения, задля чого створюеться робоча група, яка буде надалi ро-зробляти та супроводжувати цей процес. До И складу варто залучити спецiалiстiв зi служб: шфор-мацiйних технологiй, фшансовш, юридично!, без-пеки, а також структурних шдроздшв, що ввдповь дають за ведення дiловодства (таких як канцелярiя та арх1в). Щiсля створення робочо! групи необхiдно призначити керiвника або координатора проекту,
<<ШУШетиМ~^©У©Ма1>#Щ14)),2©1]9 / SOCIAL communications
який вщповщатиме за органiзацiю та дiяльнiсть групп. [3]
Наради, де вирiшуються питання необхiдностi впровадження СЕД на виробничому пiдприeмствi обов'язково протоколюються, шдписуються головою та секретарем, а протокольш ршення надсила-ються всiм структурним пiдроздiлам та головним спецiалiстам шдприемства. Пiсля прийняття рь шення про впровадження СЕД - створюеться наказ щодо утворення робочо! групи, де визначаються И завдання, функцп, повноваження, обов'язки та тер-мiни роботи.
Як правило, спещалюти проекту здшснюють ретельний анал1з документно -комушкацшно1 ш-фраструктури управл1ння пiдприемством, вщсте-жують документообiг пiдприемства (потоки видно!, вихщно! та внутршньо! шформацп), анатзу-ють контент, узагальнюють та роблять конкретнi пропозицп щодо вдосконалення та планують пода-льшi етапи роботи з впровадження СЕД. Уся внут-ршня переписка зi структурними шдроздшами шд-приемства здiйснюеться за допомогою доповвдних записок, у протоколах фшсуються промiжковi рь шення та поточш питання робочо1 групи, а результата дiяльностi, конкретнi рiшення та висновки до-кументуються наказ генерального директора шдп-риемства.
За результатами дiяльностi робочо1 групи фор-муеться техшчне завдання щодо впровадження СЕД або модершзацп iснуючих iнформацiйних систем. Дал1 ввдбуваеться процес оформлення договь рних вiдносин (пвдписання контракту) з компашею, яка надае iнформацiйний продукт та буде ввдповь дати за його впровадження на пiдприемствi та здш-снювати подальший супровiд процесу.
При впровадженнi СЕД на пiдприемствi постае необхiднiсть розробки документiв, що будуть рег-ламентувати роботу з електронними документами та пояснювати завдання сшвробггнишв шдприемс-тва. Тому з метою ефективно1 оргашзацп електрон-ного дшоводства та пiдприемствi розробляеться детальна шструкщя щодо роботи з електронними документами та електронним документообiгом. До змiсту шструкцп обов'язково включаються роздiли щодо: роботи з вхвдними, вих1дними та внутрш-шми документами; контролю за виконанням документа; роботи зi зверненнями; порядку збертання електронних документiв та !х передачi до архиву шдприемства. Також в шструкцп зазначаються ал-горитми виршення нетипових питань та ситуацш. Iнструкцiя щодо роботи з електронним документами та електронним документообтем вводиться в дш наказом генерального директора шдприемства та надсилаеться вам структурним шдроздшам шд-приемства. З метою виконання наказу кожен керiв-ник структурного пiдроздiлу сво1м розпоряджен-ням призначае вiдповiдальних осiб за ведення еле-ктронного дiловодства у пвдроздш. Служба, що вiдповiдае за навчання персоналу на пiдприемствi -готуе вiдповiдний наказ та забезпечуе процес нав-чання щодо питань роботи з СЕД.
При переходi до електронного документообiгу одним з важливих питань е переведення паперових
93_
докуменпв в електронну форму. Хоча слш зазна-чити, що впровадження СЕД на виробнищга перед-бачае перехшний перюд, коли паралельно можуть сшвюнувати поряд з електронним i паперовий (тра-дицшний) документообiг пiдприемства. Однак у подальшому паперовi документи мають бути оцифрован^ що зазвичай здшснюеться за допомогою сканерiв, як1 створюють електроннi аналоги доку-ментiв. Шсля сканування документiв отримуеться картинка-образ документа, й у такому виглядi його можна прикрiплювати до електронно! реестра-цшно-контрольно! картки документа або за необ-хiдностi документ можна розшзнавати та здiйснювати його подальше опрацювання i викори-стання.
Перех1д вiд паперового ведення дшоводства до електронного стримуеться через недостатньо роз-винену технолопю оптичного розпiзнавання текс-тiв (optical character recognition - OCR). Останш до-сягнення в цiй обласп послужили поштовхом до активного впровадження технологш електронного документообiгу, у тому числ1 i в Украш. Приваб-ливiсть введення тексту без використання клавiа-тури визначае штерес i до технологiй розпiзнавання голосу. Сумюно з технологiями архiвацil, iндексацil i пошуку документiв це створюе основу побудови СЕД. [4]
У зв'язку з динашчшстю ведення бiзнесу, i мо-жливiстю використання сшвробггниками промис-лових пiдприемств у сво! управл1нськ1й дiяльностi не лише комп'ютерiв, а й ноутбукiв, нетбукiв, план-шетiв, смартфонiв, засобiв ввдеотелефонп тощо, то виникае потреба !х продуктивного використання. Постае потреба використання таких програмних продукпв, як1 б дозволили мiнiмiзувати час на опрацювання рутинних документознавчих проце-сiв. Наприклад, таких як стенографування, прото-колювання виробничих нарад, засiдань. Завдяки функцп розшзнавання мовлення можна значно ско-рити час створення стенограм або протоколiв.
У цих випадках може допомогти використання штучного iнтелекту. А саме можливостей штучного iнтелекту для розшзнавання голосу та перетво-рення його у текстовий документ. Для вимiрювання голосу програми використовують ряд звукових па-раметрiв, частоту i довжину звуково1 хвилi в пев-ний момент часу. Процес перетворення «мовлення у текст» (speech to text STT) складний з техшчно! точки зору, але мае вагомi переваги при робот з ау-дiофайлами та !х перетвореннi у текстовий формат. Голосовi iнформацiйно-довiдковi системи (IVR -Interactive voice response) дозволяють здшснювати пошук шформацп та документiв без використання клаиатури. IVR можуть ошгашзувати функцп пошуку, обробки та надання доввдково! шформацп.
Отже, системи електронного документооб^ виробничих пiдприемства дозволяють здшснювати роботу з електронними документами, контролю-ючи життевий цикл документа (ввд моменту ство-рення, редагування, виконання, до моменту надхо-дження на архiвне зберiгання). Функцiональними особливостями СЕД е чггке розмежування прав доступу користувачiв, збереження конфiденцiйностi
шформацп, автоматичний маршрут надходжения документа, доступ до колективно! роботи над документом, оперативне здшснения аиалггично1, шфор-мацшно-довщково! роботи та збериания електрон-них докумеипв. Важливим моментом в СЕД е !х гнучк1сть та можливiсть адаптуватися до зовнiшнiх змiн, у зв'язку з внутршшми та зовнiшнiми потребами.
Не зважаючи на технологiчнi, фшансов^ техш-чнi та законодавчi проблеми, вiдбуваеться глобальна iнформатизацiя сустльства, тому тдприемс-тва не можуть стояти осторонь. Виробничi тдпри-емства модиф^ють сво! традицiйнi документно-комушкацшш системи з метою пiдвищения ефек-тивностi дiяльностi служб, що вщповвдають за здш-снения дiловодства та ефективносп дiяльностi тд-приемств загалом. В Укра1ш активно застосову-ються електронний документообiг, але впроваджения електронного документообiгу на ви-робничих тдприемствах не е прiоритетним. Однак, устхи електронного урядуваиня можуть спонукати бiзнес iнвестувати у системи електронного докуме-нтообiгу виробничих пiдприемств.
Список використаних джерел:
1. Котляр О. А. Доля виробничих тдприемств у ВВП Украши. Особливостi ро-зрахунку / О. А. Котляр, В. А. Полякова, О. С. Балан // Сучасш шформ. технологи та телекомушкац. ме-режi : тези доп. 47-о! наук. конф. молодих до-слiдникiв ОНЩУ-магiстрантiв, 26-27 трав. 2012 р. -Одеса, 2012. - Вип. 47. - С. 87-89. Режим доступу -http://dspace.opu.ua/ ]зрш/ЬапШе/123456789/4121.
2. Кручшша Т. Переваги й недолши електронного документообиу // Т. Кручшша // Секретарь-референт. - 2014. - № 10 (141). - С. 26 - 31. Режим доступу - https://tsdea.archives.gov.ua/wp-content/uploads/pages/20102014.pdf.
3. Плешакова-Боровинська М. Г. Системи електронного документообиу в дiяльностi промисло-вих тдприемств / М. Г. Плешакова-Боровинська // Вюник книжково! палати. - 2012. - № 7. - С. 35 -38. Режим доступу -http://nbuv.gov.ua/UJRN/vkp_2012_7_10.
4. Полшовський В. В., Огурцов М. I. Архггек-тура та методи систем електронного документоо-бпу науково! установи / В. В. Полшовський, М. I. Огурцов // Iнженерiя програмного забезпечення. -2012. № 1 (9). - С. 66 - 72. Режим доступу -http://jrnl.nau.edu.ua/index.php/IPZ/article/download/ 2862/2852.
