CC BY
213
УДК 658.65.47
Т. М. САЛ1Й (Нацюнальний авiацiйний унiверситет)
ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБ1Г В СИСТЕМ1 УПРАВЛ1ННЯ АВ1АТРАНСПОРТНИМИ ШДПРИСМСТВАМИ
Визначеш переваги використання сучасних шформацшних технологш в цшому та електронного доку-ментообиу зокрема, як засобу тдвищення ефективносп д1яльност1 ав1ап1дприемства.
Определены преимущества применения современных информационных технологий в целом и электронного документооборота в частности, как средства повышения эффективности деятельности авиа предприятия.
Advantages of appendix of modern informations technologies are sure on the whole and electronic turn of documents in particular, as facilities of increase of efficiency of activity air enterprises.
В сучасних умовах переходу до ринково! економши рiзко зросли об'еми шформацп, яка аналiзуeться для прийняття ршень, вщповщно зросла i кшьюсть докумешгв, яю циркулюють. Це приводить до того, що традицшш методи роботи з документами стають малоефективни-ми, i виникае необхiднiсть у системах електронного документооб^у (СЕД), якi дозволяють створювати та обробляти документи електро-нними засобами. Система електронного доку-ментооб^у органiзуе роботу усього управлш-ського персоналу шдприемства на всiх етапах життевого циклу докумснту, включаючи роботу над проектами, узгодження, виконання, вiзу-вання, списання в справу i передачу на архiвне збереження. Використання систем електронного документооб^у значно скорочуе час i спро-щуе процес пiдписання документiв. При великих кшькостях оброблюваних докумешгв систем електронного документообiгу особливо ефективна, що дуже важливо, наприклад, для авiакомпанiй, що здiйснюють масове обслуго-вування сво!х клiентiв,
Аналiзуючi останш науковi дослiдження та публшаци можна вiдзначити зацiкавленiсть ви-вченням та встановленням нових шформацш-них технологш управлшня, якi базуються на сучасних засобах обчислювально! технiки. Сьо-годш проблемам електронного документообiгу в системi управлiння авiатранспортними шд-приемствами придшяеться дедалi бiльше уваги. Окремi питання дано! теми розглянутi в працях Мазур В. I., Гречко А. В., Головань С. М та ш-ших авторiв.
У тепершнш час невирiшеною частиною проблеми е вщсутнють едино! методики впро-вадження сучасних iнформацiйних технологiй, також актуальним е питання прискорення роз-
робок, необхщних для впровадження електронного документооб^у на ав1ап1дприемствах.
Головною метою статт е визначення пере-ваг використання сучасних шформацйних технологш в цшому та електронного документоо-б1гу зокрема, як засобу тдвищення ефективно-ст д1яльност1 ав1ап1дприемства.
Прийнявши документ за основну одиницю шформаци на ав1ашдприемств1, адмшютратори i користувач1 зможуть наглядно уяснити соб1 функщю шформацшною менеджменту. Вони стають його активними учасниками. Тому система, яка впроваджуеться повинна бути достат-ньо гнучкою, щоб дозволити пiдприемству по-чати процес вдосконалення бiзнес-процесiв. Якщо на авiапiдприемствi реалiзовано електро-нний документооб^ i спiвробiтники одержують змогу бачити на екраш всi документи, задачi i доручення, з якими вони повинш працювати, а керiвники в режимi реального часу мають мож-ливiсть вiдслiдкувати хiд виконання бiзнес-процесiв, наприклад, виконання замовлень кл> ентiв, прийом нових сшвроб^ниюв на роботу, стан виконання договорiв, взаемодiю мiж рiз-ними шдроздшами компанiï, то якраз наявнiсть цих можливостей i дозволить компани почати вдосконалення своïх дiлових процесiв [1].
Вибiр СЕД став насущною потребою украГ-нських фiрм i тдприемств, насамперед через збiльшення кiлькостi i розмаГтост документiв, використовуваних пiдприемством. При цьому обмiн документами здобувае глобальний характер, особливо, коли шдроздши знаходяться в рiзних районах, мютах, краГнах. Приходиться збiльшувати чисельнiсть персоналу для оброб-ки документiв. Це створюе складностi для контролю над бiзнес-процесами, для виконання доручень i при нагромадженш iнформацiï.
Перш шж обговорювати питання оргашзаци автоматизованих систем збереження та пошуку документа, слiд визначити саме поняття документу.
У сучаснш украшськш мовi слово документ означае:
- дшовий папiр, що пiдтверджуе будь-який факт або право на щось (диплом про освггу, за-повiт тощо);
- офiцiйне посвiдчення особи (паспорт, тру-дова книжка тощо);
- юторично достовiрнi письмовi джерела (рукопис, книга, грамота, малюнок, твiр тощо);
- матерiальний об'ект в якому мютиться та чи шша iнформацiя, призначена для передачi у часi та просторi (фотоплiвка, магнiтний носiй шформаци тощо) [2].
Будемо важати, що документ - слабкострук-турована сукупшсть блокiв чи об'екта шформаци, зрозумiла людиш [21].
Документ також можна визначити як зафш-совану на матерiальному носи iнформацiю з реквiзiтами, що дозволяють 11 iдентифiкувати. Дiловий документслужить для фшсування ад-мшютративно1 (управлшсько!) шформаци.
При електронно! технологи поняття «документ» в його оргашзацшном, правовом, еконо-мiчном та шших аспектах не зникае, однак зм> нюються форми i методи складання та викори-стання документiв у процс управлiння [3].
Електронним документом може бути зако-дований текст, зображення паперових документа, графiчне зображення вихiднi файли САПР, цифровi звук i вiдео тощо, тобто будь - який тип даних, що можуть бути авторизоваш, збер> гатися в цифровiй формi i вiдтворюватися у ви-глядi, що сприймаеться людиною [4].
Отже, електронний документ - це зафшсо-вана шформащя у видi електронних даних, включаючи обов'язковi реквiзити документа вщповщно до Положення про документальне забезпечення запишв затвердженим Мшютерс-твом фшанив Укра1ни.
Електронний документообiг - це сукупшсть процешв створення, обробки, вщправлення, пе-редачi, одержання, збереження, використання i знищення електронних документа, що вико-нуються з застосуванням перевiрки цiлiсностi й у разi потреби з пiдтвердженням факту одержання таких документа [5].
На думку галузевих аналiтикiв, електронний документооб^ включае: створення доументiв, !х обробку, передачу, збереження, виведення шформаци, що циркулюе в оргашзаци чи тд-приемствi, на основi використання комп'ютер-
них мереж. Пiд управлiнням електронним до-кументообiгом у загальному випадку прийнято розумiти органiзацiю руху документа мiж тд-роздiлами пiдприемства або оргашзаци, група-ми користувачiв або окремими користувачами. При цьому шд рухом документа маеться на увазi не !х фiзичне перемiщення, а передача прав на 1хне застосування з повiдомленням конкретних користувачiв i контролем за 1хшм виконанням [4].
Головне призначення СЕД - це оргашзаця збереження електронних документiв, а також роботи з ними (зокрема, !х пошуку як по атрибутах, так i по вмюту). У СЕД повинш автоматично вщслщковуватися змiни в документах. Термши виконаннядокументiв, рух документiв, а також контролюватися сi !х верси i шдверси. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл дшоводства пiдприемства або оргашзаци - вщ постановки задачi на створення документа до його списання в арх1в, забезпечувати централiзоване збереження документiв у будь -яких форматах, у тому числ^ складних компо-зицiйних документiв. СЕД повинш поеднувати розрiзненнi потоки документа територiально вiддалених пiдприемству едину систему. Вони мають забезпечувати гнучке управлшня документами як за допомогою жорсткого визначен-ня маршрутiв руху, так i шляхом вшьно1 марш-рутизаци документiв. У СЕД повинне бути реа-лiзоване жорстке розмежування доступу корис-тувачiв до рiзних документа залежно вiд !х компетенци, займано1 пасади i призначених !м повноважень. Крiм того, СЕД повинна настро-юватися на iснуючу органiзацiйно - штатну структуру i систему дшоводства тдприемства, а також iнтегруватися з юнуючими корпорати-вними системами.
Основними користувачами СЕД е велик державш оргашзаци, пiдприемства. банки, велик промисловi пiдприемства i всi iншi струк-тури, чия дiяльнiсть супроводжуеться великим обсягом створюваних, оброблюваних i збере-жених документiв [4].
Сучасний шдхщ до вибору кращо1 системи управлiння електронними документами перед-бачае одночасну наявнiсть зразу декшькох важ-ливих критерив пiд час оцшювання таких систем. Краща система повинна поеднувати в собi цший набiр важливих якостей, серед яких по-трiбно особливо видшити И здатнiсть тдтри-мувати швидкоплинш бiзнес - процеси тдпри-емства. Це все вимагае високо1 гнучкосп, прос-тоти настройки, дружелюбного штерфейсу, ма-сштабування i можливостi об'еднувати терито-
рiальне рознесеш пiдроздiли пiдприемства. Зв> сно, тшьки системи, реалiзованi на сучасних web-технологiях, можуть задовольняти таким вимогам.
Для систем на web-технологiях, враховуючи простоту обслуговування i низьку цiну експлу-атаци - система встановлюеться тшьки на центральний сервер, встановлення i обслуговування системи на комп'ютерах користувачiв не потребуеться - передбачуване повернення шве-стицiй в розробку або придбання готово1 системи можливе максимально швидко — зазви-чай система окупаеться вже через 2-3 мюящ И експлуатаци.
Вивчення властивостей СЕД передбачае широку програму тестування будь-яко1 обрано1 системи-кандидата на функцюнальну повноту. Додатково будь-яка СЕД може пройти тест на вiдповiднiсть чинному законодавству, оскшьки за законами Украши висуваеться ряд вимог, не-виконання яких унеможливлюе експлуатащю системи в нашш краш.
На ринку Украши представлен десятки СЕД, а кожна фiрма-розроблювач мае по дею-лька представництв. Ринок СЕД швидко розви-ваеться; на нього виходять вичизняш фiрми-розроблювачi i фiрми СНД. В останнi роки на ринку Украши з'явилися представ-ництва все-свггньо вiдомих европейских i американських фiрм фiрм - розроблювачiв СЕД. Бшьшють фiрм один раз на рш чи в пiвроку випускають новi верси СЕД полшшено1 функцiональностi (в особливосп це властиво невеликим фiрмам). Але компани, якi здатнi надати квалiфiкованнi консультаци вiдностно СЕД, поки нечисленш. Всi цi фактори змусили обмежити крук досл> джуваних СЕД вюьма-десятьма найбiльш роз-повсюдженимi в Укра1ш i забезпеченими су-проводом через представництва.
Проте, для вивчення навт такого звужено-го кола СЕД необхiднi методи експертного ана-лiзу для обробки як четюх данних, так i суб'ек-тивних оцiнок групи експер^в. Це обумовлено тим, що не вс фiрми надають демонстрацiйнi верси СЕД для тестування, а деяю параметри СЕД приходиться оцшювати лише по матерiа-лам з рiзних, бшьшо1 частиною суб'ективних джерел. Крiм того, суб'ективнiсть суджень ви-кликана тим, що не вс експерти досконально знайомi iз СЕД, а iншi - роблять висновки про переваги одного критерiя над шшим лише на основани свого досвща та звичок. Тому вибiр прототипу припускае оцiнку СЕД скорiше по яшсним, чим по кiлькiсним показникам [6].
В Украш все бшьший розвиток одержуе нова для нашого ринку послуга — продаж aBia-перевезень з оформленням електронного квитка. «КИЙ АВ1А» — як одне з ведучих агентств i3 продажу aвiaперевезень, також бере участь у просуванш цiеï послуги серед украшських ко-ристувaчiв повiтряного транспорту.
Електронний квиток — це шформащя про пасажира i маршрут його перельоту, що збер> гаеться в електронному видi в бaзi даних aвia-компaнiй, на рейси яких заброньована переве-зення.
Електронний квиток може бути випущений або агентом aвiaкомпaнiï, або самостшно паса-жиром, якщо перевезення купуються через мережу 1нтернет за допомогою систем електро-нноï комерцiï.
Пасажиру, зaмiсть звичного паперового квитка, що складае з польотних купонiв, вида-еться роздруювка, у якiй зaзнaченi маршрут проходження i детaлi перельоту. В ньому може бути надрукований i штрих - код, що дозволяе автоматично щентифшувати пасажира i при-скорити проходження аеропортових формальностей. Але при цьому ваучер залишаеться просто роздруювкою шформаци з бази даних aвiaкомпaнiï i з погляду закону, на даний момент не е ш юридичним, ш фшансовим документом.
Електронний квиток, дшсно, надае цiлий ряд переваг. Його не можна втратити, його не можуть украсти. Немае необхщносп щораз, при внесеннi змш, його переоформляти, на вiд-мшу вiд паперового еквiвaлентa. При внесенш змiн, якщо вони дозволяються aвiaкомпaнiею i якщо за цю зм^ не передбачена додаткова плата, нову роздруювку маршруту можна вiд-правити пасажиру по електроннiй поштi. При наявносп ж чи доплати штрафних сaнкцiй, па-сажир може внести ïï прямо в aеропортi, безпо-середньо перед вильотом у каш агентства i там же одержати роздруювку з новими деталями перельоту [7].
Також до переваг можна вщнести:
- шдвищення надшносп збертання iнфор-мaцiï, зменшення ризику втрати важливо1' виро-бничо1' iнформaцiï внаслщок недбaлостi персоналу або впливу зовшшшх фaкторiв;
- значне шдвищення ефективносп використання iнформaцiï за рахунок зменшення часу на пошук необхщних документiв та перегляд 1'х електронних обрaзiв;
- забезпечення безпеки даних за рахунок того, що робота в системi з незареестровано1' ро-бочо1' стaнцiï неможлива, а кожному користува-
чу системи призначаються сво! повноваження на доступ до шформаци;
- забезпечення доступу до шформаци практично з будь-яко! територiальне вщдалено! ро-бочо! станцi! при наявностi вщповщних прав доступу;
- iнтеграцiя з шшими iнформацiйними системами пiдприемства [1].
Участь у св^ових авiаперевезеннях вимагае вщ укра!нських авiакомпанiй невiдкладного переходу на безпаперову (електронну) технологш продажу квитюв. В даний час в Укра!ш елект-ронний авiаквиток можна оформити на рейси 11 авiакомпанiй. Завдяки iнтерлайн-угодам з шшими перевiзниками, його можна оформити, практично, на будь-який маршрут.
Наприкшщ 2007 року за планами 1АТА за-вершуеться епоха паперового бланка В8Р. Хоча укра!нськi перевiзники за винятком декшькох найбiльш великих авiакомпанiй здебiльшого обслуговують в основному внутршш траси, i в даний час майже не використовують щ бланки, однак маеться цший ряд причин, у зв'язку з якими багато авiакомпанiй защкавлеш у форсу-ванш переходу на нову технологiю:
- усе бшьше число авiакомпанiй защкавлеш у висновку нових i в збереженш iснуючих ш-терлайнiв iз закордонними партнерами. Перехiд загальносвiтового авiаринку на електроннi про-дажi вже торкаеться iнтересiв наших авiаком-панш, оскiльки закордоннi перевiзники у своему прагненш мiнiмiзувати витрати за рахунок повного вщмовлення вiд паперових бланкiв, твердо мають намiр розiрвати угоди з авiаком-панiями, що не забезпечують продаж електро-нних квиткiв;
- умови конкуренцi! на внутршньому ринку перевезень. Дiйсно найбшьш авiакомпанiй оч> кують тiльки дозволу законодавчих органiв i вiдповiдних нормативних шструкцш, щоб за-стосувати електронш технологi! у сво!й комер-цшнш дiяльностi;
- можливiсть позбутися вщ iстотно! частки витрат, зв'язаних з обслуговуванням паперових перевiзних документiв.
Разом з тим, юнуе ряд труднощiв, зв'язаних iз впровадженням i використанням електронного квитка в Укра!ш. Не завжди електронний квиток сприймаеться авiапасажирами як пере-вiзну документащю — бентежить те, що, заплативши солщну суму, замiсть звичного документа — авiаквитка з польотними купонами, на руки видають роздруювку з маршрутом про-ходження i деталями перельоту на звичайному листi папера. 1нша, ще бшьш серйозна пробле-
ма полягае в тому, що для того, щоб електро-нний квиток в Укра!ш мiг виступати як фшан-сово-звiтний документ, на сьогоднiшнiй день необхщне використання паперового е^вален-та, що звичайно застосовуеться при оформленш квитюв.
У Правилах повiтряних перевезень пасажи-рiв i багажу, затверджених наказом Мшютерст-ва транспорту Укра!ни, поняття «електронний квиток» передбачено. У той ж час, в Укра!ш поки немае нормативних докумеипв, що опи-сують порядок облiку i роботи з електронним квитком, не вс укра!нськi авiакомпанi! готовi до його використання.
В даний час у Державiаслужбi Укра!ни створена робоча група, що займаеться впрова-дженням електронних перевiзних документiв. Група також виршуе питання, пов'язанi з вне-сенням в укра!нське законодавство необхщних змiн, що будуть регулювати ходшня електронних квиткiв. З огляду на специфшу нашого ринку, факт переходу багатьох закордонш авiа-компанi! на електронний квиток ^ саме головне, бажання тих ктештв, що готовi його вико-ристати, Державiаслужбою Укра!ни запропоно-вано тимчасове ршення. У якостi розрахунко-вого документа, що пiдтверджуе продаж! електронного авiаквитка, дозволено застосовувати перевiзнi документи, форма i правила користу-вання яких затвердженi приказом Укравiатран-са. Цi бланки можуть служити фiнансовим пiд-твердженням покупки електронного авiаквитка для бухгалтерi! як званий документ.
Продаж! авiаперевезень з використанням електронних квитюв у даний час складають не-значний обсяг у порiвняннi з продажами, офо-рмлюваними на звичайних паперових авiаквит-ках, будь те власнi бланки чи авiакомпанiй ней-тральнi бланки В8Р. Експерти прямо зв'язують розвиток продаж!в електронних авiаквиткiв з збшьшенням кiлькостi користувачiв 1нтернет в Укра!ш. За рубежем велика частка авiапереве-зень бронюеться й оплачуеться саме через 1н-тернет. В Укра!ш ж бронювання i продаж з оплатою кредитно! картою за допомогою 1н-тернет тiльки розвиваеться.
Отже можна зробити висновок, що системи електронного документооб^у в тому чи шшому видi присутнi практично в будь-якш iнформа-цiйнiй системi i е частиною систем керування шдприемства (ЕКР) i керування взаемин iз клi-ентами (СИМ), дозволяють не тшьки обмiнюва-тися документами по каналах зв'язку, але й ор-ганiзовувати !хне збереження, забезпечувати доступ до рiзних варiантiв документа, вщслщ-
ковувати його «життевий цикл». Причому останшм часом спостерiгaеться тенденцiя ви-ходу подiбних систем за рамки одша компaнiï, тобто мова йде вже про мiжкорпорaтивний до-кументообiг.
Використання систем електронного докуме-нтооб^у значно скорочуе час i спрощуе процес пiдписaння документiв. При великих кшькос-тях оброблюваних документiв систем електро-нного документообiгу особливо ефективна, що дуже важливо, наприклад, для aвiaкомпaнiй, що здiйснюють масове обслуговування сво1'х кте-нтiв, - звичайно вони «задихаються» у потоцi пaперiв як усерединi оргaнiзaцiï, так i мiж собою i ктентами. Зручне застосування електро-нного документооб^у й у випадку, коли учас-ники системи знаходяться далеко друг вщ друга, а вартють угоди порiвняно невисока. Про випадок «паперового» ршення питання багато хто найчаспше вiдмовляються вiд взaемодiï з територiaльно вилученими контрагентами, на-вт якщо ïхнi речення бiльш випдш в порiв-няннi з пропонованими мюцевими оргашзащя-ми.
Впровадження електронних технологш е складним багатофакторним процесом. Вiн тор-каеться бiльшостi служб, пов'язаних з комер-цiйною стороною дiяльностi aвiaкомпaнiй, включаючи вибудовування вщносин з агентствами, з аеропортами, aвiaкомпaнiями-пaртне-рами й iншими учасниками перевiзного проце-
су.
Б1БЛ1ОГРАФ1ЧНИЙ СПИСОК
1. Мазур В. I. Автоматизация введения купошв ав1аквггк1в аыакомпанп до корпоративно!' бази даних / В. I. Мазур, В. Ф. Сураев, О. В. 1ванке-вич, О. Ю. Мазур // Проблеми шформатизацп та управлшня, 2005 № 3 (14). - С. 99.
2. 2. Головань С. М. Процес оцшка безпека елект-ронного документооб1гу / С. М. Головань,
A. М. Давиденко, Л. М. Щербак // Наук.-техн. журнал «Захист шформаци», 2005 № 4. - С. 107.
3. Микитенко Т. Современные информационные технологии учета и аудита в управлении предприятием // Научно-практичный журнал «Бухгалтерский учет и аудит», 2005 № 10. -С. 124.
4. Степанова Я. М. Основи електронного докумен-тообиу: Навч. пос1б. / Я. М. Степанова,
B. Я. Рассамакш - К.: Ки!в. нац. торг.-екон. унт, 2004.
5. 5. Белуха Н. Электронные документы в бухгалтерском учете // Научно-практичный журнал «Бухгалтерский учет и аудит», 2003 № 9. - С. 3.
6. 6. Гречко А. В. Выбор коммерческой системы электронного документооборота для развития корпоративной информационной системы / А. В. Гречко, А. С. Дегтяренко, О. Л. Перевоз-чикова // УСиМ, 2004 № 3. - С. 56.
7. 7. Электронный билет на авиационном рынке Украины // Еженедельный информационно -аналитический журнал «Транспорт», 2006 № 42 (418). с.75.
Надшшла до редколеги 27.07.2007 р.
