CC BY
23
Посилання на статтю_
Калiнько 1.В. Управлiння iнформацiйними потоками проектно-opieHTOBaHoro пщприемства / 1.В. Калiнько // Управлшня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: вид-во СНУ ím. В.Даля, 2008. - № 1 (25). - С.67-75._
УДК 330.322.3:334.716
1.В. Калшько
УПРАВЛ1ННЯ 1НФОРМАЦ1ЙНИМИ ПОТОКАМИ ПРОЕКТНО-ОР1СНТОВАНОГО П1ДприемствА
Розглянуто систему управлЫня 1нформац1йними потоками проектно-ор1ентованого п1дприемства. Розроблено арх1тектуру електронного оф1су. Виявлено взаемозв'язки м1ж ¡нформацмними потоками та !'хн1 властивост1. Запропоновано структуризац1ю 1нформац1йних поток1в за допомогою методу неч1тких множин. Рис. 3, дж. 7.
Ключов1 слова: система управл1ння, 1нформац1йний прост1р, електронний офю, 1нформац1йн1 потоки.
И.В. Калинько
УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫМИ ПОТОКАМИ ПРОЕКТНО-ОРИЕНТИРОВАННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
Рассмотрена система управления информационными потоками проектно-ориентированного предприятия. Разработана архитектура электронного офиса. Выявлены свойства и взаимосвязи информационных потоков. Предложена структуризация информационных потоков при помощи метода нечетких множеств. Рис. 3, ист. 7.
I.V. Kalinko
INFORMATION FLOWS MANAGEMENT AT THE PROJECT-ORIENTED ENTERPRISE
The system of information flows management at the project-oriented enterprise is considered. Architecture of electronic office is developed. Properties and information flows relations are exposed. Information flows structure is offered using fuzzy sets method.
Постановка проблеми. Останшм часом в УкраТ'ш вщбуваються процеси реформування, пов'язаш зi структурною перебудовою галузей, створенням та вдосконаленням ринку, впровадженням нових шформацшних технологш та управлшських методiв.
Глобалiзацiя ринш, постшне зростання темшв науково-техшчного прогресу зумовлюють вирiшення нових завдань, вiд яких залежить розвиток в^чизняних пiдприeмств в умовах жорсткоТ свiтовоï конкурентно!' боротьби.
Пошук шляхiв пiдвищення ефективностi виробництва поряд з розвитком сучасних шформацшних технологш викликають змши в традицшних формах оргашзаци та управлiння пщприемством. Основою оперативного управлiння е система управлшня виробничими процесами та шформацшними потоками на пщприемствк Питання ïï розробки е найбiльш складними, тому що управлiння "Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 1(25) 1
процесами пов'язане з рядом особливостей: нестабтьна структура системи i пов'язан з цим вимоги гнучкост управлiння, багатократне пщвищення ступеня складностi процесiв за рахунок коопераци рiзних пiдприeмств, розширення iнформацiйного простору, пошуку нестандартних ршень, наявнiсть декiлькох розподiлених джерел шформаци, якi повиннi бути скоординованi.
Ефективне управлiння i розвиток пiдприeмства неможливий без використання системи управлiння шформа^ею. Виконання складних проектiв пов'язане з численними транзак^ями, що вимагае систематизаци шформаци, вщповщно'Т методологи i функцюнальностк lнформацiйнi системи управлiння проектами виступають найефективнiшим i економiчним засобом регламентаци дiяльностi компани у вирiшеннi конкретних завдань, дозволяють досягти узгодженостi у взаемоди на всiх рiвнях проектноорiентованого пiдприемства.
Подальше впровадження системи управлшня iнформацiею, використання iнформацiйних ресурсiв, забезпечення повноти, оперативности якостi надання сервюних послуг стае основою ефективного функцюнування проектно-орiентованого пiдприемства на ринку.
Анал'13 останнiх досл'джень i публЫацш. Пщхщ до оптимiзацп механiзмiв управлшня вже достатньо повно описаний i адаптований до специфки управлiння пщприемствами нацiонального ринку. Розвинувшись у самостшну дисциплiну, управлiння проектами охоплюе достатньо широку сферу застосування методiв i засобiв управлiння за допомогою проектного пщходу [1].
Незважаючи на очевидн переваги захiдних систем автоматизации у них е ряд вельми ютотних недолшв. Так, захiднi системи досить громiздкi: часто навiть для внесення незначноТ змiни в модель потрiбне втручання фахiвця компани-постачальника. Складний шструментарш аналiзу, який мають в своему розпорядженн такi системи, як правило, надмiрний для проектноорiентованих пщприемств середнього рiвня. Системи росiйських розробниш цiлком можуть скласти конкуренцiю захщним як за функцiональними можливостями, так i за технологiчним рiвнем, проте поки значно поступаються Тм поширенютю i числом впроваджень. Якщо компашя займаеться одним-двома бiзнесами i мае нескладну систему взаеморозрахунш мiж пщроздтами, Тй цiлком пiдiйде вiтчизняна система. Вартють росiйських програм i трудовитрати на Тх впровадження iстотно нижча, шж у захiдних аналогiв [2].
Вибiр системи автоматизацiТ залежить в першу чергу вщ розмiру компанп, рiвня розвитку, необхiдного масштабу i адаптивно! майбутньоТ системи, а також бюджету, який проектноорiентована компанiя може видтити на проект впровадження продукту. Розвиток компани i вдосконалення процесу управлшня з часом приводять до збтьшення числа менеджерiв, залучених в цей процес, об'ему i складностi аналiзу iнформацiТ. Як наслiдок, вимоги до програми зростають. Тому потрiбно мати на уваз^ що термш iснування бiльшостi росiйських систем автоматизаци за умови динамiчного розвитку компани становить 3-5 рош, пiсля чого тх необхiдно замiнювати програмами вищого рiвня [2].
Вiдомо, що побудову на проектноорiентованому пiдприемствi iнформацiйноТ системи управлшня комушка^ями необхiдно починати з визначення оргашзацшно-техшчного комплексу методичних, техшчних, програмних i iнформацiйних засобiв, спрямованих на пщтримку i пiдвищення ефективносп процесiв управлiння [3,4].
Розгляд системи управлшня пщприемством як специфiчноТ вщкритоТ' системи дозволить реалiзувати системний пщхщ до вир^ення завдань управлiння шформа^ею на пiдприемствi.
Ефективнiсть такоТ системи залежить вщ того, наскiльки правильно будуть визначенi ТТ компоненти, сформована ТТ структура, впровадженi ефективнi
2
"Управл1ння проектами та розвиток виробництва", 2008, № 1(25)
технолопчы схеми перетворення шформаци, повнота шформаци. Тому центральне мiсце посiдоe шформацшна база, яка включае як дан i знания, що стосуються до управлшня проектами, так i шформацш, що використовуеться для вирiшеиия функцюнальних задач управлiиия пiдприемством (рис.1) [5].
Рис.1. 1нформацшне середовище управлiиия проектно-ор1ентованим п1дприемством
Невирiшена частина загальноУ проблеми. Оргашзаци з розгалуженою регiоиальиою структурою для ефективного розподту ресурсiв i контролю за бiзиес-процесами иеобхiдиа повнофункцюнальна система управлiиия iиформацiею. Тт формування - одне з головних завдань управлшських служб i команд проектних менеджерiв. Створення единого iиформацiйиого простору пщприемств дозволить всiм службам використовувати будь-яку шформацш вiд рiзиих проек^в, вiддiлiв з метою пiдвищеиия ефективност процесу прийняття рiшеиь, удосконалення документооб^у, автоматичного формування звiтиостi, зменшення дубляжу шформацшних потокiв.
Зиачиi об'еми шформаци в системi при великiй територiальиiй вiддалеиостi фiлiй проектиоорiеитоваиого пiдприемства робить актуальними завдання створення единот системи локальних баз даних, що функцюнують пщ загальним управлiнням, тобто завдання оргашзаци розподтеного автоматизованого банку даних.
Локальний розподт функцiT обробки шформаци, введення i видачi стае однiею з основних тенденцш автоматизаци. Таке проникнення в найвщдаленш кути iнформацiйноT системи дозволяе видалити «вузьк мюця» з нових шформацшних технологш, якi виникають на дiлянках, не охоплених автоматиза^ею.
Тому, завдання створення розподiленого автоматизованого банку стае завданням першорядноТ ваги, особливо для великих шформацшних систем. Споживачами вихщноТ iнформацiT е центральна мiсцевi органи (обласнi i районы керiвнi органiзацiT i установи).
Метою е впровадження системи управлiння шформацшними потоками проектноорiентованого пiдприемства, що дозволить штегрувати ресурси
Iнформацiйний ресурс шдприемства
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 1(25)
3
проектноор^нтованих пiдприeмств в едину працюючу систему та забезпечить шформацшну прозорiсть i ефективнiсть дiлових процесiв в реальному режимi часу.
Основний матер'тл досл'1дження. Управлшня великою компашею вимагае досить представницькоТ управлшськоТ' команди i допомiжного персоналу, що включае керiвництво компани, менеджерiв i фахiвцiв з напрямш дiяльностi, ряду функцiональних працiвникiв, причому специфка ТхньоТ дiяльностi така, що пщроздти компани можуть бути територiально розосередженi не тiльки в межах одного мюта, але i краТни, а також у мiжнародному простор^ у рамках вiдносно стабтьноТ' оргашзацшноТ структури компанГТ можуть виникати i функцiонувати рiзнi тимчасовi утворення, таю як команди окремих корпоративних проек^в, що Гснують як органiзацiйна структура на час ТхньоТ реалiзацiТ. При цьому члени команди окремого проекту можуть працювати одночасно в рГзних пщроздтах компанiТ або Гнших оргашзацш, здГйснюючи ФункцГТ з реалiзацiТ проекту паралельно основнш ро6отГ.
Система управлшня проектноорiетованим пiдприемством проектуеться як орiентована в першу чергу на роботу з шформа^ею у виглядГ докуменлв, що припускае замiну ручних методiв обробки документiв автоматизованими процедурами. Компашя за допомогою Internet обмiнюеться шформа^ею з обласними офiсами, мае центральну базу даних, де накопичуеться шформа^я про роботу ваеТ системи. Обласн оФГси в свою чергу пов'язаш з базами даних, в яких знаходиться шформа^я щодо роботи репональних вiддiлень (рис. 2).
4
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 1(25)
Для ефективноТ роботи необхщно створювати единий електронний офiс. Одним з важливих рiшень з погляду оргашзацп роботи офюу е програмне забезпечення, вибiр i впровадження якого повиннi реалiзувати роботу
!___________________________________]
повноцшного електронного офiсу як единого штегрального intranet-середовища, що регламентуе усi взаемозв'язки ствроб^нимв, органiзуе роботу з документами, Тхне збереження, архiвування, знищення. При цьому можливо реалiзовувати програмно-апаратнi комплекси, що оргашзують i систематизують як електронний, так i паперовий документообiг [6].
Рис. 2. Схема системи управлшня 1нформац1йними потоками проектноор1етованого пщприемства
Хвх - вх1дна 1нформац1я; Хвих - вих1дна 1нформац1я; п - ктькють районних в1дд1лень; Р - результат управлЫськоТ д1яльност1
Електронний офю компани проектуеться як система, яка орiентована в першу чергу на роботу з шформа^ею у виглядi документiв, що припускае замiну ручних методiв обробки документiв автоматизованими процедурами.
Програмно-телекомушкацшне середовище офiсу спираеться на розвинуте iнформацiйне забезпечення компани, що повинн надавати можливiсть iнтегрованоТ обробки уах видiв iнформацiТ, що циркулюе в системi, у тому чи^ документiв, породжених електронним i паперовим документооб^ом: зовнiшньоТ i внутрiшньоТ переписки, здшснювано'Т як в електроннiй, так i в паперовiй формi.
База даних докуменпв повинна бути елементом единоТ бази даних, iнформацГТ i знань компани; вона формуеться як централiзований електронний
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 1(25)
5
apxiв дoкyмeнтiв (що включае в тому чи^ i пaпepoвi opигiиaли й eлeктpoннi копи' opигiиaлiв пaпepoвиx дoкyмeнтiв).
Poзпoдiлeиa кoмп'ютepиa cиcтeмa на баз! тeлeкoмyнiкaцiйниx мepeж, яка дозволяе кopиcтyвaтиcя единими пpoгpaмиими зacoбaми, единими базами дaниx i знань, вecти единий облк, кoитpoль, мoиiтopииг дiяльиocтi, вiдeoкoнфepeнцiï, тeлeкoмyиiкaцiйиi иapaди в peaльиoмy peжимi чacy, бyдe ocиoвoю eлeктpoииoгo офюу. Apxiтeктypa eлeктpoииoгo oфicy пpoeктиoopieитoвaиoгo пiдпpиeмcтвa пpeдcтaвлeиa на pиc. З.
Kористувaчi
¡ СИСТЕМА УПРABЛIHHЯ ДОKУMEHТООБIГОM ПРОЕКШО- ¡ ¡ _OPICHTOBAHOrO ПIДПРИeMСТBA_ ¡
Eкспорт-iмпорт докумeнтiв (œaHyBaHM, розпiзнaвaння, фaкс, eлeктроннa поштa, штернет, IP-тeлeфонiя)
СИСТЕМА УПPABЛIHHЯ ЗБEPIГAHHЯM ДО^МЕШ^
pmc. З. Apxlтeктypa eлeктpoииoгo офюу
У якocтi цeитpaльиoгo кepyючoгo 6ЛОКУ (pиc.3) пpoгpaмиoгo зaбeзпeчeиия eлeктpoииoгo офюу виcтyпae cиcтeмa yпpaвлiиия пoвиoвaжeииями кopиcтyвaчiв, що здiйcиюe:
- poзмeжyвaиия доступу кopиcтyвaчiв до iифopмaцiï (у тому чи^ до дoкyмeитiв piзиoгo cтyпeия тaeмиocтi),
- peглaмeитaцiю дocтyпy кopиcтyвaчiв до функцш, иaдaииx cиcтeмoю.
Пepeвaги вipтyaльиoгo oфicy зв'язaиi з можливютю opгaнiзaцiï eфeктивиoï
poзпoдiлeиoï cиcтeми yпpaвлiння. Офic мicтитимe дв1 гpyпи пpoгpaмниx зacoбiв у paмкax тexиoлoгiï «^ент — cepвep» або шшоТ мepeжнoï тexиoлoгiï. Пepшa гpyпa пpoгpaмииx зacoбiв poзмiщaeтьcя на cepвepi i включае за^би вeдeиия баз дaииx, нaпpиклaд, Oracle, Informix для зaбeзпeчeиия пpoцeciв. Дpyгa гpyпa poзмiщaeтьcя на poбoчoмy мicцi клieитa i на о^ов1 Internet (або шшоТ cиcтeми обмшу iифopмaцieю) пiдтpимye функц1Т вipтyaльиoгo офюу. Ц1 вipтyaльиi функци' пepшoгo piвня дозволяють мeиeджepaм фiкcyвaти поточний стан д1яльност1 кoмпaиiï по pecypcax, виконанню poбiт i витpaт. Пpи цьому викopиcтaння мобтьноГ тexнiки «Notebook + мoдeм + мо61льний тeлeфoн» poбить вipтyaльнy чacтинy oфicy мо61льною.
6
"Упpaвлiння пpoeктaми та poзвитoк виpoбництвa", 2008, № 1(25)
В електронному офiсi юнуе iнформацiя структурована i неструктурована. При управлiннi електронним офюом необхiдно структурувати iнформацiю, що надходить до користувача. Для отримання адекватно! моделi розташування шформаци використовуються властивостi iнформацiйних потокiв, а побудова функци приналежностi здiйснюеться за допомогою експертiв (спецiалiстiв пiдприемства), пiсля чого проводяться додатковi обчислення.
За допомогою методу неч^ких множин зробимо структуризацш шформаци
[7]. X = (х, х2,..., х6} - рiзновиди iнформацiйних потокiв, а саме: х1 - фiнансова зв^нють; х2 - запланований бюджет проеклв; х3 - звiтнiсть функцiональних пщрозд^в; х4 - технiчна документацiя; х5 - вхiдна iнформацiя вiд замовника проекту; х6 - накази. У = (у1,у2,...,у } - множина ознак шформаци, а саме: у -можна розголошувати; у - не можна розголошувати; у3 - звiтнiсть пщприемства; у4 - кореспонденцiя. 2 = 2,22,...,24} - множина комп'ютерiв, а саме: 21 - головного iнженера; 22 - генерального директора; 23 - менеджера
проекту; 24 - головного бухгалтера.
Для подальших розрахунiв скористаемось функ^ями приналежностi нечiтких бiнарних вщносин : Xх У —> [0,1]i ¥ : У х 2 — [0,1]. Представимо !х у виглядi матриць R i S таким чином:
Я =
У1 Уг
^ У1) Уг )
^ У1) (xг, Уг )
Р
У1) У1 )
(хп, У1) (хп, Уг ) - (хп, Ур )
(1)
8 =
У1
У г
Ур
(У^21) ¥вО^2г)
¥з (Уг, 21) ¥з (У 2,2 г)
¥8
(Ур, 21) ¥8 (Ур, 2 г)
2т
■■ ¥8 (У^ 2 т ) ■■ ¥8 (Уг, 2 т )
¥8
(Ур , 2 т )
(2)
За допомогою експертно! оцiнки формуемо матрицi:
Я = '
У1 0 Уг 0,8 Уз 0,1 У4 0,1 21 2г 23 24
1 У1 " 1 0,5 0 0,7"
0,9 0,1 1
0,4 0,7 0,4 0,1 ; 8 = У 0,1 0,5 0 1
0,7 0,1 1 1 Уз 0 0,5 1 0
0,6 0,3 0,7 0,8 У 4 1 0,5 1 0
0 0,8 0,5 0,3
х
х
г
х
п
х
х
г
3
х
4
х
5
х
6
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 1(25)
7
Визначимо шформацшш потоки пщприемства для Тх структурування. Для цього сформуемо матрицю Т шляхом розрахунку кожного ТТ елемента за допомогою матриць R i S.
Т =
-
де
Жг, 2) ¿2 ) - Жг, 2т )
/л(х2, ¿1) ¡Л^^ 2г ) - !Л(Х2,2т )
АХ» , ¿1 ) Л(Хп , 22 ) - Л(-п , 2т )
(x, У )-¥з (2)
(3)
Л А, С^ 2) =
(х у)
(4)
Пiсля постановки числових значень ,у) = 0 та ^(у,2) = 1
отримаемо л(хх, 2 )= 0,18.
Таким чином проводимо розрахунок уах елементiв матрицi Т. В результат отримаемо матрицю Т, яка необхщна для формування матрицi попарних порiвнянь
Т =
' 0,18 0,5 0,02 0,8 л
0,697 0,5 0,367 0,533
0,356 0,5 0,256 0,613
0,611 0,5 0,714 0,179
0,596 0,5 0,625 0,3
ч 0,427 0,5 0,308 0,577,
Далi визначаемо пор^ рiзновиду iнформацiТ, який дае можливють визначити набiр iнформацiйних потош для кожного користувача. Для цього будуемо матрицю попарних порiвнянь:
Ж =
'¡А (х1, 21 ) ■Л Л А, (х1, 2 2 )- ЛАт1 (х1, 2т-1 ) Л ЛАт (х1, 2т ) '
ЛА (хп , 21 ) Л Ла2 (хп , 22 )- ЛАт-\ (хп , 2т-1 ) Л ЛАт (хп , 2т )
, (5)
у
у
де Л - опера^я попарного м^муму.
Матриця № складаеться з елемен^в, знайдених шляхом попарного порiвняння. Пiсля пiдстановки значень л(х1 ,2 ) = 0,18 та л(х1 ,22 ) = 0,5 знаходимо перший елемент матрицi:
8
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 1(25)
, 2 ) л , 22) = 0,18. Таким чином заповнюемо всю матрицю.
Ж =
' 0,18 0,0г 0,18 0,0г 0,5 0,0г ^
0,5 0,367 0,533 0,367 0,5 0,367
0,356 0,г56 0,356 0,г56 0,5 0,г56
0,5 0,611 0,179 0,5 0,179 0,179
0,5 0,596 0,3 0,5 0,3 0,3
ч 0,4г7 0,308 0,4г7 0,308 0,5 0,308у
Вщомо, що порiг роздтення I рiзновиду шформаци обмежуеться умовою I<штшахштш. (х,2i),¡лА (х,21)). Для визначення порогу визначаемо
1, ] х А 1 ■> '
максимальш значення ¡л в кожному зi стовпцiв матрицi Ж. Це числа 0,5; 0,611;
0,533; 0,5; 0,5 i 0,367. Отже, I<0,367 (м^мальне з уах значень). Знаходимо в
матриц Т найбтьше значення, менше 0,367, i отримуемо 0,356. Тодi I = 0,356 .
Пюля того як пор^ I вибраний, визначаемо iнформацiю, яка буде надходити до певного користувача шляхом корегування шформацшних потош за допомогою програмного забезпечення.
М =\х
ША (х) > шт шах шт (лА (х, 2i), цА (х, 2}))
х 1
(6)
для вах х е М..
Таким чином, можно зробити висновки, якою iнформацiею будуть користуватися спе^алюти:
М1 ={хг, х4, х5, х6 } - головний iнженер зможе прийняти iнформацiю по
запланованому бюджету проек^в; технiчну документацiю; вхщну iнформацiю вiд замовника проекту та накази по пщприемству.
М2 ={х1, х2, х, х, х, х } - генеральний директор зможе прийняти будь-як потоки шформаци.
М = {х2,х4,х5} - менеджер проекту зможе прийняти шформацш по
запланованому бюджету проек^в; технiчну документацiю; вхiдну шформацш вiд замовника проекту.
М4 = (хх,х2,х3,хб} - головний бухгалтер зможе прийняти шформацш по
фшансовш звiтностi; запланованому бюджету проектiв; звпносп функцiональних пiдроздiлiв та накази по пщприемству.
Висновки з даного досл'1дження та перспективи подальших розв'док. Виконан дослщження дозволяють зробити висновок, що створення единого
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 1(25)
9
шформацшного простору проектноорюнтованого пiдприeмства дозволить bcîm службам використовувати доступну iнформацiю по проектах, що пщвищить ефективнiсть процесу прийняття ршень. Для успiшного розвитку проектноорieнтованого пiдприeмства необхiдно бiльше уваги придтяти впровадженню системи управлiння шформацшними потоками. Вона дозволить структурувати шформацшш потоки проектноорieнтованого пiдприeмства, що впливае на стiйке становище системи.
Л1ТЕРАТУРА
1. Малий В.В., Антоненко С.В. Управл1ння проектами: сучасний стан. Монограф1я, НМетАУ, 2006. - 95 с.
2. Маклаков С.В. Моделирование бизнес-процессов с AllFusion Process Modeler (BPwin 4.1). - М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2003. - 240 с.
3. Мазур И.И., Шапиро В.Д. и др. Управление проектами, Справочное пособие/ Под редакцией И.И. Мазура и В.Д. Шапиро. - М.: Высшая школа, 2001. - 875 с.
4. Каратыгин С. Базы данных: простейшие средства обработки информации: системы управления базами данных. - М.:ABF, 1995.
5. Бажин И.И. Информационные системы менеджмента. - М.: ГУ-ВШЭ, 2000. - 688 с.
6. Управление проектами: Учебн. пособие / И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г.Ольдерогге. -4-е изд.стер. - Москва: изд. «Омега-Л», 2007. - 664 с.
7. Сигорский В.П. Математический аппарат инженера. - К.: «Технка», 1975. - 768 с.
Стаття надмшла до редакцп' 20.02.2008 р.
10
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 1(25)
