CC BY
64
ВНУТРЕННИЙ АУДИТ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ВУЗА
УДК 336.6
Татьяна Александровна Панкратова,
к.э.н., проректор по экономике и финансам Московского государственного университета экономики, статистики и информатики (МЭСИ) Эл. почта: [email protected]
В статье дана характеристика основных направлений внутренних аудиторских проверок финансово-хозяйственной деятельности вуза, их состав, задачи и методы проведения.
Ключевые слова: финансовый контроль, документальная проверка, стратегический план, внутренний аудит.
Tatiana A. Pankratova,
PhD, Vice-Rector for Economy and Finance of the Moscow State University of Economics, Statistics and Informatics (MESI)
E-mail: [email protected]
INTERNAL AUDIT OF FINANCIAL AND ECONOMIC ACTIVITIES OF THE UNIVERSITY
The article presents the characteristics of the main directions of internal audits of financial and economic activities of the university, their composition, objectives and methods of implementation.
Keywords: financial control, documentary check, a strategic plan, internal audit.
1. Введение
Наличие финансового контроля в бюджетном учреждении (вузе) является обязательным условием эффективной деятельности в образовательной сфере с целью предупреждения, выявления и пресечения финансовых правонарушений.
В вузе организацию внутренних аудиторских проверок финансово-хозяйственной деятельности должно осуществлять отдельное подразделение. Предметом таких проверок выступают:
1. Наличие денег, ценных бумаг и ценностей в денежном ящике (кассе), бланков строгого учета, кассовой и авансовой дисциплины.
2. Кассовая дисциплина.
3. Авансовая дисциплина.
4. Наличие денежных средств на лицевом счете и операций по лицевому счету.
5. Планирование потребности бюджетных и внебюджетных средств в вузе.
6. Расходы по заработной плате профессорско-преподавательского состава, сотрудников и студентов.
7. Использование материальных средств.
8. Обеспечение ГСМ (горючим и смазочными материалами).
9. Общехозяйственные и почтово-телеграфные расходы.
10. Телефонные расходы.
11. Коммунальные расходы.
12. Расходы на приобретение и ремонт мебели.
13. Расходы на строительство и капитальный ремонт, осуществляемый вузом.
В дальнейшем свое внимание мы сосредоточим на 5-13 направлениях, поскольку первые четыре направления мы достаточно подробно рассмотрели в статье, опубликованной в 2014 г. (в №2 6 научно-практического журнала «Экономика, статистика, информатика. Вестник УМО»).
2. Планирование потребности бюджетных и внебюджетных средств в вузе
Проверка состояния планирования потребности бюджетных и внебюджетных средств производится по предусмотренным плановым документам, расчетам обоснования потребности, установленным нормам обеспечения, данным о штатной и фактической численности, количестве материальных ценностей по соответствующим службам. При этом устанавливается: правильность определения потребности в бюджетных и внебюджетных средствах, правильность и своевременность оформления установленных документов на их истребование, наличие расчетов потребности бюджетных и внебюджетных средств, их реальность и обоснованность; своевременность доведения главным бухгалтером до начальников служб назначений бюджетных средств в соответствующим статьям бюджетной классификации, правильность корректировки начальниками служб планируемых расходов в соответствии с годовыми назначениями бюджетных средств (субсидий); обоснованность и реальность дополнительной потребности в бюджетных и внебюджетных средствах, основание к их истребованию, причины дополнительных потребностей; наличие фактов расходования бюджетных средств сверх их назначений. причины образования перерасходов, меры по истребованию дополнительных бюджетных средств; наличие фактов отвлечения бюджетных средств от их целевого предназначения с указанием конкретных должностных лиц, принявших решение об их использовании не по назначению; соответствие запасов материальных средств установленным нормам;
наличие сверхнормативных или неиспользуемых запасов материальных средств, меры принимаемые по их перераспределению; соблюдение установленного порядка заключения бюджетного года, наличие случаев незаконного списания в расход денежных сумм с одних сметных подразделений или видов средств и зачислении их на другие сметные подразделения или виды средств с целью скрытия остатков и перерасходов бюджетных средств; правильность авансирования организаций, своевременность истребования дебиторской задолженности, реальность остатков бюджетных средств с учетом дебиторской и кредиторской задолженности; своевременность приведения планов в соответствие с выделенными субсидиями, установленными лимитами, запасами материальных средств; наличие запланированных и проведенных мероприятий, не обеспеченных денежными и материальными средствами; правильность определения потребности на разрешенные целевые расходы бюджетных и внебюджетных средств, материальных средств и использования выделенных средств строго по назначению, наличие фактов их расходования на другие цели.
3. Расходы по заработной плате профессорско-преподавательского состава, сотрудников и студентов
При проверке устанавливается правильность взимания установленных налогов, алиментов, других установленных законодательством сумм; законность предоставления персоналу льгот по налогам и другим платежам; законность привлечения профессорско-преподавательского состава к проведению учебных занятий с выплатой почасового вознаграждения, правильность применения ставок почасовой оплаты, наличие выделенных средств на эти цели; правильность и своевременность разрешения жалоб и заявлений по заработной плате, причины возникновения жалоб и меры по их предупреждению; соответствие раздаточных ведомостей на выплату заработной платы утвержденным и зарегистрированным
в установленном порядке штатным расписанием и данным учета ППС и сотрудников; правильность установления тарифных ставок и должностных окладов, доплат и надбавок к заработной плате ППС, персонала и студентам, законность и необходимость содержания ППС и сотрудников по штатным расписаниям и штатным нормативам; наличие утвержденных и зарегистрированных в установленном порядке штатных расписаний на ППС, содержащийся за счет самоокупаемости; утвержденные плановые объемные и другие показатели, послужившие основанием для утверждения численности ППС и сотрудников, их соответствие фактическим объемным и другим показателям; соблюдение лимита численности ППС и персонала, утвержденного на соответствующий год; наличие утвержденного годового фонда заработной платы; правильность включения в фонд заработной платы размеров тарифных ставок (должностных окладов), в том числе по вакантным должностям, повышений (увеличений), сумм надбавок и доплат к тарифным ставкам, районных коэффициентов и других установленных выплат; своевременность и правильность корректировки в течение года утвержденного фонда заработной платы; законность использования экономии по фонду заработной платы, оплаты труда высококвалифицированным работникам, установление доплат за фактическое совмещение профессий (должностей) и другие предусмотренные выплаты за счет экономии фонда заработной платы; наличие перерасходов фонда заработной платы за истекший год, причины и виновные в этом должностные лица; соблюдение показателей и условий выплаты премий, надбавок стимулирующего характера и материальной помощи), правильность использования экономии фонда материальной помощи, полученной по вакантным должностям; организация учета использования и списания сумм из фонда материального стимулирования; правильность оформления и своевременность представления в ФО табелей учета рабочего времени
ППС и персонала, наличие трудовых книжек ППС и персонала и их соответствие лицам, числящихся в раздаточных ведомостях на выплату заработной платы; соответствие установленных (присвоенных) разрядов оплаты труда (должностных окладов) ППС и персоналу квалификационным требованиям, объемным и другим показателям, своевременность и правильность проведения аттестации руководителей и специалистов, присвоения квалификационных разрядов; правильность приема, оформления и оплаты фактически выполненных работ на условиях совместительства, при совмещении профессий и временном заместительстве; законность применения и оплаты сверхурочных работ, правильность выплат за работу в праздничные дни и среднего заработка за период отпусков или компенсации за отпуск, а также выходного пособия при увольнении ППС и персонала; правильность подсчета стажа работы персонала и наличие протоколов комиссий по его установлению; правильность оформления документов для назначения ППС и персоналу пенсии на льготных условиях и в льготных размерах. по путевому довольствию: законность и целесообразность командировок, соблюдение установленных лимитов денежных средств на оплату служебных командировок; направление ППС и персонала в служебные командировки при отсутствии денежных средств на путевое довольствие; задолженность по таким командировкам; правильность применения норм путевого довольствия.
4. Использование материальных средств
Проверка наличия материальных средств производится внезапно в начале документальной проверки на всех объектах соответствующей службы. Проверкой устанавливается соответствие фактического наличия, качественного состояния и стоимости материальных средств данным учета. Для установления соответствия производится снятие остатков материальных средств с последующим сопоставлением по-
_
лученных результатов с данными материального учета. Результаты проверки оформляются актом снятия остатков. Если при проверке наличия материальных средств будут выявлены расхождения между учетными данными и их фактическим наличием, проверяющим устанавливаются причины расхождений, виновные должностные лица и составляется промежуточный акт.
По результатам проверки, излишествующие материальные средства немедленно, в присутствии проверяющего, приходуются установленным порядком по учету, а выявленная недостача материальных средств списывается с материального учета и записывается в книгу учета недостач на основании приказа руководителя (начальника).
Если в процессе проведения проверки причины и виновные в недостаче материальных средств не установлены, то проверяющий принимает меры к назначению административного расследования.
В последующем проверяющий устанавливает: законность и целесообразность расходования бюджетных средств и внебюджетных средств, соответствие фактического расхода бюджетных, внебюджетных средств и материальных средств установленным нормам, нормативам, лимитам довольствия и снабжения, наличие фактов использования бюджетных средств (ассигнований) и материальных средств не по целевому назначению. В том числе на капитальное строительство и ремонт при отсутствии ассигнований на эти цели, а также на приобретение материалов, оборудования и другого имущества, которыми подразделения и объекты обеспечивается в соответствии с табелями и нормами снабжения натурой; законность отпуска материальных средств платным потребителям, состояние расчетов по их оплате, наличие и причины отпуска материальных средств без предварительной оплаты их стоимости; соблюдение установленного порядка реализации материальных средств сторонним организациям и частным лицам; правильность и целесообразность заключения договоров с
поставщиками и подрядчиками на выполнение работ, заготовку материальных средств, предоставление услуг и расчетов по ним. При выявлении договоров с расходами бюджетных и внебюджетных средств , не обеспеченных соответствующими ассигнованиями, заключенных с сомнительными организациями, на не выгодных для вуза условиях, с просроченными сроками исполнения и с другими нарушениями, проверяющий принимает меры к их расторжению, возврату перечисленных бюджетных средств (ассигнований) или получению оплаченных материальных средств в соответствии с действующим законодательством; наличие фактов получения от сторонних организаций материальных средств за услуги, оказанные вузом и фактов возврата дебиторской задолженности материальными средствами. Их оприходование, поступление на склад и фактическое наличие.
Анализ соответствия цен полученных материалов существующим (сложившимся) ценам в регионе, законность и полноту расчетов с поставщиками, платными потребителями по возвратной таре, наличие остатков тары и меры, принимаемые к ее использованию или сдаче по принадлежности; правильность и законность расходов с применением нетрадиционных форм расчетов (денежные зачеты, векселя, ценные бумаги и т.д.).
5. Обеспечение ГСМ (горючим и смазочными материалами)
Проверяется обеспеченность вуза горючим, смазочными материалами и техническими средствами службы снабжения горючим; соблюдение установленного лимита расхода горючего в целом по вузу, доведение плана распределения лимита расхода горючего до подразделений и осуществление контроля за соблюдением лимитной дисциплины, наличие фактов использования горючего сверх установленных лимитов, причины и виновные в этом должностные лица; степень реализации выделенных фондов на горючее и смазочные материалы; законность
сдачи в аренду сторонним организациям емкостей (хранилищ), предназначенных для хранения горючего и смазочных материалов.
6. Общехозяйственные
и почтово-телеграфные расходы
Проверяется обеспеченность вуза имуществом для хозяйственного оборудования помещений с учетом их приобретения и поставляемых централизованно; своевременность и законность расчетов за имущество, отпущенное службами в разрешенных случаях за плату; целесообразность приобретения предметов хозяйственного обихода и оборудования, компьютерной, печатающей и множительной техники и аппаратуры, наличие фактов использования денежных средств и материальных ценностей для декоративной отделки, внутреннего убранства, правильность расходования средств на оплату проезда внутригородским транспортом, необходимость приобретения проездных билетов длительного пользования и выдачи их должностным лицам; целесообразность и законность отправки и оплаты телеграмм за счет средств сметы вуза.
7. Телефонные расходы
Проверяется целесообразность и необходимость установки и оплаты телефонов в том числе сотовой, на служебных автомобилях, эксплуатации прямых и соединительных линий связи и другие; правильность применения тарифов за их установку и по абонентной плате за средства связи; законность оплаты телефонных переговоров; меры, принимаемые по учету и контролю за междугородними международными телефонными переговорами, наличие фактов оплаты за счет средств сметы вуза междугородних, международных переговоров по личным вопросам ; законность и целесообразность оплаты установки и абонементной платы за телефоны, установленные на квартирах должностных лиц.
8. Коммунальные расходы
Проверка соблюдения установленных тарифов на коммунальные услуги; законность и обоснован-
ность расхода бюджетных и внебюджетных средств на оплату воды и электроэнергии в соответствии с установленными лимитами; обеспеченность вуза электросчетчиками и водомерами, принимаемые меры по экономии электроэнергии и воды; правильность отнесения расходов за электроэнергию и воду, использованные на технические и другие цели; своевременность расчетов за потребленную электроэнергию; своевременность, полнота расчетов и правильность применения тарифов по оплате стоимости электроэнергии и воды платными потребителями.
9. Расходы на приобретение и ремонт мебели
Проверка соответствия поставленной и закупленной мебели установленной номенклатуре, типам и нормам; наличие фактов приобретения мебели за счет средств, выделенных на ремонт мебели и за счет других неразрешенных источников; наличие надлежаще оформленных плановых документов на текущий ремонт; правильность произведенных расчетов за выполненные работы, соответствие фактически выполненных работ плану, оформленным договорам, нарядам и актам приемки выполненных работ; наличие фактов расходования бюджетных и внебюджетных средств на дорогостоящую отделку служебных помещений вместо выполнения первоочередных работ по ремонту зданий и сооружений; использование отпущенных на текущий ремонт бюджетных средств (ассигнований) и материальных средств на капитальный ремонт, новое строительство и другие потребности вуза; законность и целесообразность содержания общежития вуза, правильность определения расходов бюджетных и внебюджетных средств на содержание общежития, не покрываемые собственными доходами; законность приобретения постельных принадлежностей и предметов хозяйственного обихода для общежития; своевременность и полнота внесения платы за проживание; соблюдение установленного порядка сдачи в аренду временно
неиспользуемых помещений и объектов вуза, правильность применения и своевременность пересмотра размера арендной платы, полнота и своевременность внесения арендной платы, использование и перечисление по принадлежности денежных средств, получаемых за сдачу в аренду помещений и объектов.
10. Расходы на строительство и капитальный ремонт, осуществляемый вузом
Проверка наличия выписок из утвержденных титульного списка и плана финансирования; обеспеченность строительства проектно-сметной документацией и денежными средствами; наличие случаев выполнения работ по капитальному строительству объектов, не включенных в титульный список (не титульное строительство) и не обеспеченных проектно-сметной документацией; законность и целесообразность привлечения подрядных организаций для выполнения работ по капитальному строительству, правильность расчетов с ними за выполненные работы в разрешенных случаях, наличие фактов завышений расценок, приписок фактически не выполненных работ или оплаты работ; выполнение требований о запрещении заключать договора и привлекать подрядные организации к выполнению работ по капитальному строительству при отсутствии бюджетных средств (ассигнований), выделенных на эти цели; правильность использования аванса, полученного на заготовку материалов; не расходуются ли отпущенные на капитальное строительство бюджетные средства (ассигнования) и материалы на другие цели; правильность составления и своевременность представления авансовых отчетов об израсходовании бюджетных средств (ассигнований) на капитальное строительство.
Правильность определения сметной стоимости выполненных работ и фактических расходов на выполненный объем работ как в целом по вузу, так и отдельным объектам подразделений и филиалов; состояние учета строительных материалов, правильность списания
их на объекты; правильность ведения подобъектного учета затрат, в том числе по строительным материалам.
Проверяющий обязательно проверяет: соблюдение установленного порядка учета имущества, обязательств, финансовых и хозяйственных операций, организацию документооборота, своевременность и правильность записи приходных и расходных операций по учету; организацию бухгалтерского учета, наличие и правильность ведения установленных регистров бухгалтерского учета, соблюдение соответствующих форм и методов бухгалтерского учета и отчетности; полноту и своевременность оприходования по учету денежных средств и материальных средств, в том числе в подведомственных подразделениях; правильность определения стоимости материальных средств.
Полнота оприходования денежных средств, закупленных и поступивших (полученных) без оплаты материальных средств проверяется по подлинным, правильно оформленным первичным документам, путем сверки записей по учету с данными учреждения банка, плательщиков денежных средств; средств, поставщиков материальных средств и довольствующих органов, а также итоговых данных по учету денежных и материальных средств с данными отчетов.
Проверка полноты оприходования принятых наличных денег производится путем сличения корешков (копий) с подлинными квитанциями к приходным кассовым ордерам. Оприходование материальных средств проверяется путем сличения документов, на которых произведены отметки об оприходовании, с записями в книге учета; правильность всех итогов в учетных регистрах, составление оборотных ведомостей и соответствие итогов оборотов и остатков, приведенных в них, данным учета; состояние учета, хранения, обоснованность использования и списания бланков строгого учета и ценных подарков; правильность оформления, учета, выдачи и использования билетов на платные мероприятия и услуги;
_
своевременность и правильность проведения инвентаризации материальных средств, оформления результатов инвентаризации и отражение их в учете, принятие решений по результатам инвентаризации. Достоверность результатов инвентаризации проверяется путем проведения выборочной контрольной инвентаризации отдельных материальных средств; наличие всех оправдательных документов и правильность их оформления.
Достоверность оправдательных документов по расходованию денежных и материальных средств, особенно счетов на приобретение (получение) товарно-материальных ценностей, документов по возмещению командировочных расходов, в том числе по найму жилых помещений, а также на оплату проезда к месту командировки и обратно; наличие договоров о полной материальной ответственности с должностными лицами из числа гражданского персонала, связанным с хранением и расходованием денежных и материальных средств; правильность определения цен на недостающие и утраченные материальные средства, общего размера ущерба и сумм, подлежащих взысканию с лиц, причинивших материальный ущерб государству; своевременность принятия мер к взысканию с лиц гражданского персонала денежных сумм; обеспечение своевременного взыскания сумм в возмещение причиненного государству материального ущерба, в том числе по исполнительным листам судебных органов и нотариальным надписям; меры, принимаемые к розыску лиц, уклоняющихся от возмещения ущерба; своевременность высылки по принадлежности исполнительных листов и нотариальных надписей на взыскание сумм в возмещение причиненного ущерба с убывших лиц; законность списания недостающих (утраченных), пришедших в негодное (предельное) состояние материальных средств по инспекторским свидетельствам, актам технического состояния и в других случаях, правильность оформления документов и ходатайств на списание матери-
альных средств; правильность и достоверность составления, своевременность представления установленной отчетности по недостачам и утратам денежных и материальных средств, возмещению ущерба;
Проверка работы по организации обязательного государственного страхования. Выполнение предложений по актам предыдущих ревизий и проверок. Полнота и своевременность выполнения предложений по актам предыдущих ревизий и проверок проверяется по подлинным документам, подтверждающим выполнение внесенных предложений. При этом устанавливается степень выполнения предложений, устранение отмеченных недостатков и нарушений, принятые меры по возмещению ущерба, привлечению виновных к установленной ответственности, своевременность представления донесения и достоверность данных, указанных в донесении о выполнении предложений. В случае невыполнения предложений проверяющий устанавливает причины невыполнения и виновных лиц и в ходе проверки добивается их выполнения, а при невозможности их выполнения в процессе проверки, вносит соответствующие предложения в акт проверки.
11. Заключение
Рассмотренные направления проверки, конечно же, не являются исчерпывающими. Их состав, задачи и методы проведения могут меняться в зависимости от степени влияния фактора, который Кондратьев Н.Д. назвал субъективным фактором, а именно государственная социальная политика. Именно она определяет стратегические задачи, стоящие перед российской системой образования, и определяет ее цель как интегратора совокупности знаний, необходимых для инновационного развития национальной экономики.
Литература
1. Шувалова Е.Б. Теория и практика государственного налогового контроля на этапе инновационного развития экономики Российской Федерации: монография / Е.Б. Шувалова, А.Е. Шувалов,
М.А. Солярик, П.Ю. Федоров, В.В. Ермаков, А. А. Аксенова, И.В. Самуйлов, Д.М. Михайловская; под общ. ред. Шуваловой Е.Б. -М.: МЭСИ, 2011. - 498 с.
2. Панкратова Т. А. Административные знания как управленческий ресурс инновационного ресурс инновационного развития образовательного учреждения: диссертация на соискание ученой степени кандидата экономических наук / Ярославский государственный университет им. П.Г. Демидова. Москва, 2011. - 201 с.
3. Тихомирова Н.В. Управление современным университетом, интегрированным в информационное пространство (концепция, инструменты, методы): диссертация на соискание ученой степени доктора экономических наук / Южный федеральный университет. Москва, 2009. - 445 с.
4. Кондратьев Н.Д. Большие циклы конъюнктуры и теория предвидения: Избр. тр. / Сост. Ю.В.Яковец. - М.: Экономика, 2002. - 767 с.
References
1. Shuvalova E.B. Theory and practice of state fiscal control at the stage of innovation development of the Russian economy: Monograph / E.B. Shuvalova, A.E. Shuvalov, M.A. Solyarik, P.Y. Fedorov, V.V. Ermakov, A.A. Aksenova, I.V. Samuylov, D.M. Mikhailovskaya; edited by EB Shuvalova - M .: MESI, 2011. - 498 p.
2. Pankratova T.A. Administrative management of knowledge as a resource of innovative resource of innovative development of educational institution: the dissertation for the degree of Candidate of Economic Sciences / Yaroslavl State University. PG Demidov. Moscow, 2011. - 201 p.
3. Tikhomirova N.V. Management of the modern university, integrated into the information space (concepts, tools, methods): the dissertation for the degree of Doctor of Economics / Southern Federal University. Moscow, 2009. - 445 p.
4. Kondratiev N.D. Big cycles conjuncture and the theory of foresight: Fav. tr. / Comp. Yu.V.Yakovets. -M.: Economics, 2002. - 767 p.
