CC BY
21УДК 658.012.7:656.62
В.В. Крайнова, к.э.н., доцент ФГБОУВО «ВГУВТ» Е.С. Казакова, студентка ФГБОУ ВО «ВГУВТ» 603950, г. Нижний Новгород, ул. Нестерова, 5
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ РАСХОДОВАНИЯ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ НА СУДАХ
Ключевые слова: внутренний контроль, товарно-материальные ценности, горючесмазочные материалы, инспектирование, мониторинг.
Статья посвящена проблеме внутреннего контроля расходования материальных ценностей на судах. Изучен опыт организации контроля затрат на топливо и навигационные материалы в судоходных компаниях, даны, предложения по совершенствованию.
Из множества факторов, влияющих на себестоимость перевозок в организациях внутреннего водного транспорта, наиболее существенным является расход топлива и навигационных материалов. Их удельный вес в себестоимости транспортной продукции составляет примерно 1/3 [1]. Поэтому организация эффективного внутреннего контроля расходования товарно-материальных ценностей выходит на первый план.
В судоходных компаниях в настоящее время сложилась система контрольных процедур, направленная на оптимизацию материальных затрат, которая, по нашему мнению, не лишена недостатков [5,6]. Для выработки рекомендаций по совершенствованию внутреннего контроля товарно-материальных ценностей рассмотрим опыт его организации на примере крупнейших судоходных компаний.
В процессе эксплуатации на судне используют различные материалы: чистящие, моющие средства, тросы, краски, ветошь, прокладки, а также инструмент и инвентарь, постельные принадлежности, спецодежду и т.п. Для снабжения судов инвентарем и расходными материалами в период навигации капитанам обеспечивают выдачу денежных средств под отчет путем перечисления на корпоративную пластиковую карту или через кассы баз технического обслуживания флота (БТОФ). Для этого капитаны судов подают заявку на выделение денежных средств на имя начальника финансового управления. Величина перечислений контролируется в соответствии с месячным лимитом денежных средств, выдаваемых на приобретение малоценного инвентаря и расходных материалов, в период навигации судами внутреннего плавания. Лимит устанавливается каждому судну грузового, бербоутного и буксирного флота (табл. 1).
Таблица 1
Месячный лимит денежных средств на приобретение малоценного инвентаря и расходных материалов в период навигации в зависимости от вида флота (на примере ОАО «Судоходная компания «Волжское пароходство»)
Вид флота Лимит, руб.
Грузовой самоходный 7 000
Бербоутный 7 000
Буксирный 6 000
В целях контроля расходования подотчетных сумм капитан производит закупку
необходимого снабжения в соответствии с перечнем малоценного инвентаря и расходных материалов, утвержденным начальником технического управления. Закупка иного инвентаря и материалов, не указанных в перечне, разрешается только по согласованию с техническим управлением.
Контроль израсходованных подотчетных сумм ведется на основании авансового отчета с приложением подтверждающих документов, которые капитан должен предоставить в бухгалтерию по месту приписки судна в течение 25 дней после получения аванса.
Для проведения работ на судне материально-ответственные лица: боцман, токарь, кладовщик с разрешения старшего помощника капитана и старшего механика выдают членам экипажа краски, необходимые материалы, инструмент. Контроль осуществляют с помощью раздаточной ведомости, в которой указывают количество и наименование выданного материала или инвентаря, для какой цели выдан, получатель расписывается, а помощник капитана и механик подтверждают расход. В случае утери или порчи инвентаря стоимость его взыскивается в установленном трудовым законодательством порядке с виновных лиц и приходуется по кассе БТОФ, к которой приписано судно.
Одной из самых больших статей затрат на перевозки является расход горючесмазочных материалов (ГСМ). Поэтому особенно важно проводить контроль движения ГСМ и осуществлять мероприятия по оптимизации этих издержек [3].
Заказ нефтепродуктов на судно производится отделом комплексного обслуживания флота (КОФ) на основании заявок капитанов, согласно договорам с поставщиками. Закупка топлива происходит по заказу бункера, который капитан судна предоставляет отделу КОФ. После бункеровки в течение двух часов происходит получение бункера капитаном судна, оформляется акт бункеровки ГСМ теплохода и передается в службу теплотехники.
Приход топлива оформляется на основании счета-фактуры, товарной накладной, бункеровочной распиской, которые предоставляются поставщиками общему отделу. Затем документы передаются в финансовый отдел и управление бухгалтерского учета.
В целях контроля наличия топлива на борту капитан ежедневно в течение каждых 4 часов записывает в вахтенный журнал данные о наличии топлива на борту и ежедневно отправляет телеграмму с результатом в управление грузовых перевозок.
После окончания рейсооборота и отчетного месяца капитан или механик судна формирует «Отчет за рейсооборот», в котором указывается количество полученного, израсходованного, переданного на другие суда топлива, масла за рейсооборот и его остаток и в течение 2 дней передает его любым видом связи в управление грузовых перевозок и службу теплотехники.
Контроль переданного топлива с одного судна на другое осуществляется с помощью акта приема-передачи ГСМ с судна на судно, в котором указывается наименование и количество переданного ГСМ.
По окончании месяца капитан или механик судна обязан составить «Месячный отчет по расходу топлива и смазочных масел» в двух экземплярах, один из которых направляет в службу теплотехники, а другой остается на судне. В отчете отражаются остатки и движение ГСМ на судне за месяц с разбивкой по круговым (законченным) рейсам внутри этого месяца.
Контроль ГСМ в бухгалтерии ОАО «Судоходная компания «Волжское пароходство» ведется с применением программы Б/3, в которой формируется отчет по движению ГСМ, содержащий информацию о наличии топлива на начало по всем судам, о поступившем топливе, в том числе от сторонних организаций и внутреннее получение. При этом внутренне получение детализируется на получение с нефтеналивных станций и с других судов. Также в документе содержится информация о продаже ГСМ сторонним организациям и внутренние передачи на суда и нефтеналивные станции. В отчете фиксируется остаток топлива на конец месяца.
Сформированные в системе Б/3 отчеты по движению ГСМ, согласовываются со
всеми ответственными лицами подразделений, участвующих в контроле ГСМ (отдел КОФ, управление грузовых перевозок, служба теплотехники). При выявлении отклонений находится причина, и вносятся необходимые исправления. Только после получения тождественных данных всех ответственных подразделений отчеты по движению ГСМ принимаются к учету управлением бухгалтерского учета.
В целях контроля за расходом ГСМ в судоходных компаниях утверждены нормативы времени следования, расхода топлива и смазки для судов. Нормативы разработаны для каждого вида судов, по различным направлениям, для хода с грузом и порожнем. В основу нормирования положены результаты паспортных испытаний, усредненные результаты контрольных испытаний в различные периоды эксплуатации, статистические данные, график движения судов и т.п.
Администрация судоходной компании заинтересована в реальной экономии топлива, мотивацией к которой становится система премирования за экономию топлива. Данный стимулирующий рычаг применяют многие судоходные компании (например, ОАО «Судоходная компания «Волжское пароходство» и ОАО «Северо-Западное пароходство»). Премирование производится по итогам навигации на основании месячных отчетов по расходу топлива и смазочных масел с теплоходов. Расчет премиального фонда производится по формуле
С = К х ЦТ хТ + 0,1 х ЦМ х М, (1)
где К - коэффициент отчисления на премирование экипажей судов от стоимости сэкономленного топлива, К = 0,5; ЦТ - цена сэкономленного топлива, руб. за тонну; Т - величина экономии топлива по судну, тонн; ЦМ - цена сэкономленного масла, руб. за тонну; М - величина экономии масла, тонн.
При перерасходе за отчетный период смазочных масел, стоимость перерасхода масла вычитается из стоимости сэкономленного топлива.
Одним из эффективных методов контроля расхода ГСМ в судоходных компаниях является внезапное инспектирование. Работники отдела теплотехники выезжают на место нахождения судна и производят замер топлива, масла. При этом оформляется акт замера наличия ГСМ. Данные сравниваются с результатами, записанными в вахтенном журнале, который ведется капитаном судна. В случае расхождений капитаном составляется рапорт с объяснением причин, выявленных расхождений [2]. Однако этот прием контроля не является сплошным и непрерывным, что значительно снижает его эффективность.
Другим методом контроля затрат на ГСМ, ипользуемым в ряде судоходных компаний, является активное внедрение на суда систем контроля расхода топлива и мониторинга. Система мониторинга построена на основе систем навигации, она записывает и отображает текущее положение на электронной карте, позволяет анализировать перемещение объекта, его скорость, реальный пробег, расстояние между объектами, маршрут, время движения и остановок, отклонение от маршрута.
Система контроля расхода топлива и мониторинга подвижных объектов дает большие возможности: она обеспечивает в автоматическом режиме измерение и передачу на диспетчерский сервер значений совокупности параметров (местоположение, скорость, направление движения в режиме реального времени, реальный пробег, расстояние между объектами, маршрут, время движения, время и место остановок и стоянок, отклонение от маршрута), каждый из которых находится в прямой или косвенной зависимости с уровнем расхода топлива транспортным судном. Данную систему необходимо использовать, в первую очередь, на «проблемных» судах, где систематически фиксируется перерасход ГСМ, а в перспективе - все суда должны быть оборудованы такой системой.
Для совершенствования внутреннего контроля расходования товарно-материальных ценностей предлагаем внедрение в судоходных компаниях системы формирования переменной части денежного вознаграждения плавсостава на базе KPI (ключевых показателей эффективности).
Система формирования переменной части денежного вознаграждения на базе KPI стимулирует сотрудника к достижению высоких индивидуальных результатов, а также к увеличению его вклада в коллективные результаты и достижения, в выполнение стратегических целей компании [4].
С помощью ключевых показателей можно оценить эффективность работы каждого члена плавсостава - от матроса до капитана, - и в соответствии с этим рассчитать им премию. На сегодняшний день некоторые судоходные компании (ОАО «Судоходная компания «Волжское пароходство», ОАО «Северо-Западное пароходство») внедрили KPI по управленческим должностям. Предлагаем внедрить KPI для должности
- капитан. В числе прочих, предлагаем KPI, способствующие усилению внутреннего контроля расходования товарно-материальных ценностей на судах, прежде всего, топлива: например, отсутствие перерасхода топлива, экономия топлива, своевременная сдача топливных отчетов в соответствующие подразделения судоходной компании.
Считаем, что внедрение системы формирования переменной части денежного вознаграждения плавсоставу на базе KPI будет способствовать выявлению внутрихозяйственных резервов снижения затрат на ГСМ.
Список литературы:
[1] Крайнова В.В. Анализ зарубежного законодательства по организации внутреннего контроля / В.В. Крайнова // Вестник ВГАВТ. Выпуск 41. - Н. Новгород: Изд-во ФГБОУ ВО «ВГАВТ», 2014 - С. 228-234.
[2] Крайнова В.В. Инвентаризация как основной метод фактического контроля в организациях внутреннего водного транспорта / В.В. Крайнова, Р.С. Крайнов // Вестник ВГАВТ. Выпуск 42. -Н. Новгород: Изд-во ФГБОУ ВО «ВГАВТ». - 2015 - С.197-205.
[3] Крайнова В.В. Обоснование направлений развития внутреннего контроля в организациях внутреннего водного транспорта / В.В. Крайнова // Международный бухгалтерский учет. - 2014
- № 46 (340). - С. 2-17.
[4] Крайнова В.В. Ответственность и полномочия капитана по управлению затратами судна / В.В. Крайнова // Речной транспорт (XXI век). - 2014. - № 4 (69). - С.60-63.
[5] Крайнова В.В. Построение системы внутреннего контроля при подготовке финансовой отчетности в организациях внутреннего водного транспорта / В.В. Крайнова // Вестник ВГАВТ. Выпуск 41. - Н. Новгород: Изд-во ФГБОУ ВО «ВГАВТ». - 2014 - С. 234-243.
[6] Крайнова В.В. Распределение ответственности и полномочий - важнейшее средство внутреннего бухгалтерского контроля в судоходных компаниях / В.В. Крайнова, Р.С. Крайнов // Вестник ВГАВТ. Выпуск 43. - Н. Новгород: Изд-во ФГБОУ ВО «ВГАВТ». - 2015 - С. 204-211.
THE IMPROVING OF INTERNAL CONTROL OVER THE EXPENDITURE OF MATERIAL ASSETS ON FLEET
V. V. Kraynova, E.S. Kazakova
Keywords: internal control, inventory holdings, fuels and lubricants, inspections, monitoring.
The article deals with the problem of internal control over the expenditure of wealth on board the ships. The experience of organizing control of fuel costs and navigation material in shipping companies is given and suggestions for improvement are made.
Статья поступила в редакцию 07.04.2016 г.
