CC BY
21
Научни трудове на Съюза на учените в България-Пловдив, Серия A. Обществени науки, изкуство и култура, том II, Съюз на учените сесия 5 - 6 ноември 2015. Scientific works of the Union of Scientists in Bulgaria-Plovdiv, series А. Public sciences, art and culture, Vol. II., Union of Scientists, ISSN 1311-9400, Session 5 - 6 November 2015.
РЕИНЖЕНЕРИНГ НА ФИНАНСОВАТА И УПРАВЛЕНСКА ОТЧЕТНОСТ ЧРЕЗ ВНЕДРЯВАНЕ НА ERP СИСТЕМИ
Ивелина Кулова УХТ-Пловдив
RE-ENGINEERING OF FINANCIAL AND MANAGEMENT ACCOUNTING THROUGH IMPLEMENTING ERP systems
Ivelina Kulova UFT-Plovdiv
Abstract: The objective of this report is to present that implementing an ERP system has already become a standard for efficient business management and all business processes in the organizations. Companies turn to re-engineering and implementing ERP system as they thus anticipate to unify planning and management of business processes and financial and management accounting. The fundamental advantage of re-engineering process through implementing ERP is that integrated myriad business processes save time and expense. Management can make decisions faster and with fewer errors. Data becomes visible across the organization.
Key words: ERP systems; Re-engineering; Financial and management accounting
Бъдещето на бизнес организациите се крие в постоянното преследване на подобрение във всеки аспект на бизнеса. Водени от нуждите на клиентите и пазара, от това да бъдат иновативни, да отговарят на съществуващите и нововъзникващи потребности за продукти и услуги, и да повишават ефикасността и ефективността на всичко, което се прави, фирмите се обръщат към нови методи и процеси, за да създават печалби. Финансовата и счетоводна функция не е имунизирана от този непрекло^н стремеж да се повишава производителността. Заедно с нуждата да се отговори на вътрешните потребности за нови форми на информация, повишено поддържане на процеса на вземане на решения, и постоянно подобряващата се технология, тези сили водят до инициативи за реинженеринг на финансовата и счетоводна функция във фирмите. Финансовата и счетоводна функция може да спечели желагото увеличение на производителността на дейности, основани на операциите само чрез реинженеринг. Отразявайки стратегията на организацията, усилията за финансов и счетоводен реинженеринг се стремят да фокусират финансово-счетоводната работа върху осигуряването на оптимална помощ за мениджърския екип. Осъзнаването къде се създава стойността, къде се поддържа, и къде се губи или разрушава от финансовите и счетоводни процеси е първата стъпка в това пътуване. Да се стремиш по-скоро да направиш финансите бизнес партньор, отколкото полицай в организацията, е крайната цел на финансовия и счетоводен реинженеринг. [1]
Реинженерингът на финансовата и управленска отчетност представлява предизвикателство към общоприетите традиционни възгледи и ролята на реинженеринговите проектни екипи е да видят и разкрият такива радикални алтернативи, тъй като чрез изменения от такъв характер и мащаб може да се получат огромни положителни резултати за подобрения по време, производителност, ефикасност и ефективност на финансово-счетоводния процес.
Моделът на счетоводна интеграция и методиката на генериране на финансовите и управленски отчети в ERP системите има съществени и принципни различия от законодателно утвърдената до 2001 г. счетоводна практика в България, която включително налагаше използването на задължителен сметкоплан за всички дружества.
С промените в счетоводното и данъчното законодателство в нашата страна след 2001 г. се постигна синхронизиране с изискванията на МСС, отпаднаха ограниченията при дефинирането на индивидуалните сметкоплани и международната счетоводна практика, заложена в ERP системите, стана напълно приложима и в българските дружества.
Системите за управление на бизнеса и в частност ERP решенията винаги са се стремели да обхващат, колкото се може по-голяма част от бизнес процесите в една компания.
В днешно време компаниите трябва да повишават ефективността, да намаляват разходите, да осигурят изпълнение на регулациите и стандарти по цялата верига на доставки, за да отговарят адекватно на предизвикателствата пред бизнеса.
Внедряването на ERP система е вече стандарт за ефективно управление на бизнеса и на отделните бизнес процеси, както в отделни дружества, така и в големи икономически групи. Компаниите пристъпват към избор и внедряване на ERP система с очакването да унифицират планирането и управлението на бизнес процесите и на финансовата и управленска отчетност.
Реинженерингът на отчетността позволява да се внедри стандартната функционалност на ERP системата.
Реинженерингът на отчетността чрез ERP модела включва:
• прилагане на принципите на генериране на финансовите и управленски отчети, стандартно предлагани от ERP системите
• дефиниране на индивидуалния сметкоплан на база на тези принципи
• дефиниране на групов сметкоплан за целите на изготвяне на консолидирани отчети
• внедряване на нови счетоводни и финансови контроли и обучение на потребителите за прилагането им
• специфициране и внедряване на промените в документооборота при използване на интегрирани системи
• специфициране на интерфейс с други системи, свързани с отчетността и контролите, на които трябва да отговаря интерфейсът, когато отделни процеси са извън ERP системата
• внедряване на стандартна себестойност, включително обучение на специалистите от финансовата и счетоводна функция за подготовка и поддържане на модела на стандартна себестойност в ERP системата.
Реинженерингът на отчетността и процедурите по документооборота, за разлика от всички останали бизнес процеси, не могат да се реализират напълно преди реален старт на системата, особено в случаите, в които до този момент се е използвал счетоводен софтуер, базиран на прилаганата у нас счетоводна практика.
Това прави предварителната подготовка на изискванията към системата и обучението на екипа изключително важни за крайния успех на проекта. 158
Най-важното, което трябва да имаме предвид при внедряване на система за управление на бизнеса, е функционалността така да бъде подбрана, че да отговаря на силно специфичного изискване на агресивността на пазара по отношение на изискванията на клиентите и по отношение на управлението на портфолиото и връзките с дистрибуторите. Например: фирмите, които имат по-агресивна политика по отношение на представянето на новите артикули, брандове, вкусове и т.н., печелят по-лесно нови клиенти, защото задоволеността на клиента по принцип бързо се постига и той постоянно търси нови продукти и вкусове. Ролята на ERP модела тук е да направи възможно постоянното генериране на нови артикули от фирмата и последващото им управление - ежемесечно да бъдат изследвани продажбите по отделни продукта или групи и с помощта на маркетинговите инструмента те да бъдат промотирани, анулирани от продажба, делиствани и т.н.
Управлението на разходите, особено преките разходи за производството, трябва да бъде на много добро ниво. Тази задача още повече се усложнява, когато става въпрос за компания с разпределена географска структура, особено когато различните фабрики изпълняват различни роли.
За да може да се постигнете изгодна себестойност, трябва да се предвидят всички особености. ERP системата позволява да проследим параметрите на производството, рандеманите, да видим един продукт колко точно ни е струвал да го произведем и да го доставим. Системите позволяват да следим и допълнителните разходи - мита, транспорт, застраховки. Това обаче може да се постигне само стига предварително да е било направено точно задание.
Системата дава възможност да се направи анализ на загубите и разходите през различните етапи на производство. Критериите за ценообразуване може да се променят в реално време в различни стадии - например при заприхождаване на склада или в процеса на производство. С помощта на информационна система може да се провежда динамично регулиране на цените и количествата, което цели максимално доходното използване на капацитетите. Показва се къде възникват загуби на суровина и така да подобрят процесите.
ERP системите отговарят на нужната функционалност и с тяхна помощ може да се постигне значително подобрение в ефективността. Според цитирано от SAP Concept проучване сред клиентите на предлаганото от тях решение в международен мащаб, в осреднени стойности подобряването на ефективността на работниците е до 40%, редуцирането на складовите запаси - до 30%, намаляването на времето за финансово приключване е 50%, а 20 на сто е редуцирането на оперативните разходи за 3 годишен период, което е в резултат от внедряването на най-добрите практики.[2]
С използването на съвременните информационни технологии и в частност ERP системите в практиката на финансово-стопанския анализ се постигат редица предимства за фирмата и ефективността на нейния бизнес. Те могат да се систематизират в следните направления[3]: 1) Оптимизира се дейността чрез съкращаване на ненужните и рутинно повтарящи се операции, което води до намаление на разходите. 2) Постига се еднократно въвеждане на началната информация. 3) Нараства производителността на сътрудниците в предприятието. 4) Информационните технологии притежават удобен интерфейс, висока скорост на работа, качество и степен на надеждност, те са гъвкави и лесни за използване. 5) Необходими са минимални разходи за внедряването им в реалния бизнес. 6) Налице е добро съотношение между разходите за внедряването и ползите от използването им. 7) Притежават надеждна защита на информацията в различни направления: физическа, документална, персонална, криптографска и др. 8) Осигуряват възможности за вземане
на правилни управленски стратегически и оперативно-тактически решения за развитието на фирмата.
Използването на съвременните информационни технологии в практиката на финансово-стопанския анализ и изобщо в бизнеса е обективна предпоставка за повишаване на ефективността и конкурентоспособността на фирмата. Възможностите на ERP системите в единното информационно пространство позволяват финансовите мениджъри да получат необходимата и достоверна резултатна аналитична информация за вземане на правилни и обосновани управленски решения за развитието на бизнеса.
(Endnotes)
1 Institute of Management Accountants, Arthur Andersen LLP., Management of Accounting Activities: Tools and Techniques for Redesigning the Finance Function, 1999
2 Черешева, M., Системи за управление в хранително-вкусовата промишленост. // сп. ENTERPRISE, 26 юли 2002.
3 Иванова, Р. (2011). Приложение на информационните технологии във финансово-стопанския анализ. - В: Сборник доклади от международна научна конференция „Приложение на информационните и комуникационни технологии в икономиката и образованието"
