CC BY
28
ПРОБЛЕМЫ УЧЕТА
расходы на командировки сотрудников издательства
м. А. Климова,
кандидат экономических наук, доцент кафедры «Бухгалтерский учет и анализ хозяйственной деятельности» московского государственного университета печати
Общие положения
Служебная командировка определена в Трудовом кодексе РФ (далее — ТК РФ) (ст. 166) как поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Из такой формулировки закона следует, во-первых, что само понятие «командировка» можно применить только к лицам, связанным с организацией трудовыми отношениями. Нельзя направить в командировку работника сторонней организации или исполнителя, с которым заключен гражданско-правовой договор (см. письмо Минфина России от 22.10.2001 № 04-04-06/449, письмо УМНС по г. Москве от 27.09.2004 № 2811/62835).
Во-вторых, согласно ч. 2 той же статьи, служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Таким образом, не будет считаться командировкой поездка водителя, экспедитора, курьера и т. п.
Следуя Инструкции Минфина СССР от 07.04.1988 № 62 (далее — Инструкция № 62), «напомним, что срок командировки сотрудника по России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути (п. 4 Инструкции). Продолжительность загранкомандировки не ограничена.
Документальное оформление
командировки
При направлении в командировку следует оформить, соблюдая унифицированные формы (они
утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), такие документы (табл. 1).
Минфин России сформулировал свою позицию по поводу документального оформления служебных командировок в письмах от 06.12.2002 № 16-00-16/158, от 26.12.2005 № 03-03-04/1/442, от 08.09.2006 № 03-03-04/1/660 (см. также письмо УФНС по г. Москве от 19.05.2006 № 20-12/43886@ и некоторые др.): организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдача ему командировочного удостоверения. Параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности, по мнению Минфина России, является нецелесообразным.
Выдача подотчетных сумм,
авансовый отчет
Перед поездкой работнику обязательно должен быть выдан аванс на командировочные расходы. Согласно письму Центрального банка РФ от 04.10.1993 № 18 «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
За нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет административная ответственность не установлена.
Таблица 1
Наименование документа Содержание документа
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а) Заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия (фамилии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого (ых), а также цель, время и место (а) командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку
Командировочное удостоверение (форма № Т-10) Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт (ы) назначения и время убытия из него (них)). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма № Т-9)
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) Применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или Т-9а). Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1)
Однако эти нарушения представляют собой грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (ст. 120 Налогового кодекса РФ), что влечет штраф само по себе, а также правомерный отказ налоговых органов в признании расходов налогоплательщика, не подтвержденных правильно оформленными документами. Это в свою очередь грозит штрафами уже по налогу на прибыль. Наконец, в таких ситуациях работнику зачастую инкриминируется получение дохода в виде недоиспользованной и не возвращенной в срок подотчетной суммы (письмо Минфина России от 26.07.1996 № 04-04-06).
При загранкомандировке под отчет выдаются рубли, иностранная валюта, чеки, аккредитивы, совершается перевод средств в иностранной валюте на счет в стране командирования. Организация вправе выдать своему сотруднику рубли с тем, чтобы он через обменный пункт приобрел наличную валюту как представитель организации. В случаях выдачи подотчетных сумм в рублях на загранкомандировку важно помнить, что согласно подп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ) датой осуществления расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета. При этом в соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по офи-
циальному курсу, установленному Центральным банком РФ на дату признания соответствующего расхода. Таким образом, в целях налогообложения прибыли расходы в виде суточных командируемому за границу работнику, оплаты проезда и найма за рубежом жилья работнику признаются в рублях по курсу, утвержденному Центральным банком РФ и в соответствии с вышеописанными нормами на дату утверждения авансового отчета. При этом в целях налогообложения прибыли курс обмена иностранной валюты в обменном пункте не применяется (см. письмо Минфина России от 01.02.2005 № 07-05-06/32).
После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки работник должен предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы авансового отчета указы-
ваются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Именно на основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм.
Если недоиспользованный аванс, выданный в связи со служебной командировкой, не возвращен в указанный срок, работодатель имее право принять решение об удержании суммы из заработной платы работника не позднее 1 мес. со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ). Если отведенный срок взыскания истек, истребовать сумму можно только через суд или списать ее на убытки.
Оплата труда за период командировки
При направлении работника в служебную командировку ТК РФ гарантирует ему сохранение места работы (должности) и среднего заработка. Что касается среднего заработка, то он для оплаты времени нахождения в командировке исчисляется с учетом положений ст. 139 ТК РФ исходя из 12-месячного расчетного периода. Названная статья разрешает работодателю в коллективном договоре предусмотреть и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников. С помощью этого механизма можно существенно упростить расчет заработной платы за командировку.
Средний заработок рассчитывается за все время с момента выезда до момента возвращения к месту постоянной работы. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в месту постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 ч включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется
день приезда работника в место постоянной работы (п. 7 Инструкции № 62).
Заработную плату следует начислять исходя из того, что на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.
Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится как за работу в выходные или праздничные дни в соответствии со ст. 153 ТК РФ. Согласно этой статье работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается работникам, получающим оклад, в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.
Оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни творческих работников средств массовой информации может определяться на основании коллективного договора, локального нормативного акта, трудового договора (ст. 153 ТК РФ).
В случаях, когда работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки по его желанию предоставляется другой день отдыха в установленном порядке (п. 8 Инструкции № 62, ст. 153 ТК РФ). В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. Причем если работник не желает воспользоваться другим днем отдыха, то ему производится оплата труда как за работу в выходные и нерабочие праздничные дни в соответствии с требованиями трудового законодательства (решение ВАС РФ от 20.06.2002 № ГКПИ 2002-663).
Пример 1
Сотрудник редакции выехал в командировку в воскресенье, 17.06.2007 г.
Норму рабочего времени за месяц он отработал полностью.
Работа в воскресенье производилась сверх нормы.
Оклад работника составляет 15 000руб.
В июне 21 рабочий день.
Дневная ставка оклада сотрудника составляет 714руб. 29коп.
Доплата за работу в воскресенье составит 1 428 руб. 58коп. Эту сумму следует выплатить до-
полнительно к заработной плате за месяц и среднему заработку за рабочие дни за период нахождения в командировке.
Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с работодателем.
Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.
При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется на том объединении (предприятии, в учреждении, организации), которое его командировало. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.
Если сотрудник заболел
в командировке
Если командированный работник заболел или получил производственную травму, ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда он находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но не свыше 2 мес.
Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке.
За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки (п. 16 Инструкции № 62).
Для того чтобы Фонд социального страхования РФ не отказал в зачете суммы пособия, следует учесть, что при выдаче больничного в другом городе (муниципальном образовании) так, как это происходит, в частности, в период командировки — не по месту постоянного жительства пациента — на листке нетрудоспособности проставляются не треугольная, а круглая гербовая печать и подпись главного врача лечебного учреждения (п. 13 приложения 4 к приказу Минздравмедпрома России от 13.01.1995 № 5).
Командировочные расходы
При направлении в служебную командировку работнику в соответствии со ст. 167 и 168 ТК РФ гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В состав этих расходов входят:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Это положение ст. 168 ТК РФ означает, что возмещение расходов на наем жилья, проезд, суточные могут составлять любую сумму, назначенную непосредственно коллективным договором, приказом, положением по организации. В действующей редакции ТК РФ снято ограничение на минимальный гарантированный размер суточных и иных расходов — с 01.01.2005 они могут составлять любую сумму, однако совсем не выплачивать суточные командированному работнику нельзя. До 2005 г. работодатель был обязан гарантировать размеры возмещения не ниже размеров, установленных для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Если сейчас работодатель считает установленные правительством нормы слишком «щедрыми», он может их снизить.
Такая свобода для работодателя существует в сфере трудовых отношений, а в целях налогообложения прибыли, так же как единым социальным налогом, налогом на доходы физических лиц, пенсионными взносами, взносами на обязательное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний, нормативное регулирование более жесткое.
Расходы, связанные с командировкой, признаются для целей налогообложения прибыли в пределах установленных норм на дату утверждения авансового отчета (ст. 272 НК РФ).
В составе затрат включаются:
1. Проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
В силу п. 12 Инструкции № 62 расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере: стоимости проезда воздуш-
ным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.
Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта (п. 12 Инструкции № 62, письмо Минфина России от 26.01.2005 № 03-03-01-04/2/15). Последнее письмо Минфина России на эту тему от 13.04.2007 № 0303-06/4/48 гласит, что расходы на проезд работника на такси в аэропорт при направлении в служебную командировку как внутри страны, так и за ее пределы могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, при условии подтверждения их экономической целесообразности. Только подтвердить целесообразность этих затрат документально затруднительно.
В то же время в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ и подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в частности, на проезд до места назначения и обратно, на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения и пересадок.
Таким образом, компенсация документально подтвержденных расходов командированного работника на проезд, в том числе и на такси, от аэропорта к месту назначения не подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом.
Также не относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, расходы на доставку (трансфер) в аэропорт работников, направляемых в служебную командировку, если доставка осуществляется транспортно-экспедитор-ской компанией на основании договора. Проблема в том, что предоставляемый такой фирмой транспорт не относится к транспорту общего пользования (см. письмо Минфина России от 26.05.2004 № 04-02-05/4/14).
Невозможно также отнести на затраты стоимость аренды автомобиля (в том числе страховка автомобиля, услуги дозаправки, стоимость бензина и расходы арендодателя по возврату машины), использованного в производственных целях для
перемещения командированного работника по месту командировки. Более того, Минфина России полагает (письмо Минфина России от 08.08.2005 № 03-03-04/2/42), что аренда экономически не обоснована и производится в интересах работника. Поэтому и требует включить перечисленные расходы, возмещаемые организацией командируемому работнику в соответствии с локальным нормативным актом (приказом) организации, в доход в целях обложения налогом на доходы физических лиц.
При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, работодатель может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.
При признании рассматриваемого вида расходов не бюджетные организации вправе оплатить работнику и списать в целях уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль стоимость билетов СВ (для проезда по железной дороге), бизнес — или первого класса (при авиаперелете), первоклассных кают (при проезде водным транспортом). Налоговое законодательство не содержит в этой области никаких ограничений. Отметим, что у работника не возникнет облагаемого дохода в виде разницы стоимости билетов, например, СВ и купе.
Для организаций, финансируемых из бюджета, нормы расходов на проезд к месту командировки (на территории РФ) и обратно установлены постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 и составляют (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями):
— железнодорожным транспортом — стоимость проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
— водным транспортом — стоимость проезда в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
— воздушным транспортом — стоимость проезда в салоне экономического класса;
— автомобильным транспортом — стоимость проезда в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).
Затраты за пользование постельными принадлежностями в поездах возмещаются в размере фактических затрат, подтвержденных соответству-
ющими квитанциями, согласно письму Минфина России от 12.05.1992 № 30.
Если в приобретенном билете не выделен налог на добавленную стоимость (далее — НДС), принять его к вычету организация не сможет, однако у нее есть все основания включать полную стоимость билета в расходы на проезд командированного работника (см. письмо Минфина России от 04.12.2003 № 04-03-11/100).
При отправлении работника в командировку одновременно с приобретением железнодорожных и авиабилетов уплачивается страховой взнос по страхованию пассажиров от несчастных случаев. Согласно Указу Президента РФ от 07.07.1992 № 750 «Об обязательном личном страховании пассажиров» и письму Минфина России от 09.07.2004 № 0303-05/1/67 личное страхование от несчастных случаев пассажиров воздушного, железнодорожного, морского, внутреннего водного и автомобильного транспорта на время поездки (полета) является обязательным на территории РФ. При этом сумма страхового обязательного взноса включается в стоимость проездного документа и взимается с пассажира при продаже проездного документа.
Страховой полис добровольного страхования пассажира является приложением к билету. Расходы по добровольному страхованию пассажира нельзя отнести к расходам, так как оно не входит в список добровольных видов страхования сотрудников, взносы по которым уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (п. 16 ст. 255 НК РФ).
Ксерокопии утерянных билетов не могут быть достаточным основанием для признания фактически понесенных расходов. Отсутствие оригиналов (дубликатов) предполагает признание налогоплательщиками расходов на проезд в размере минимальной стоимости проезда:
— железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда (на основании справки из железнодорожной кассы);
— водным транспортом — в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
— автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.
Если по производственным причинам билеты пришлось поменять или сдать (например, командировка была отменена, продлена, перенесена, и это оформлено соответствующим распоряжением), расходы, связанные с обменом и сдачей билета (сбор транспортной организации), подтвержденные квитанцией, считаются экономически оправданными.
Особо следует остановиться на ситуации, когда перед командировкой сотрудник берет отпуск, который проведет по месту командировки или после выполнения служебного задания останется в месте командировки на отдых (в том числе — на выходные дни). Минфин России разъясняет (письмо от 10.11.2005 № 03-03-04/2/111), что если работник остался в месте командировки на отдых, расходы по оплате проезда к постоянному месту работы не будут являться обоснованными, так как работодатель в рассматриваемой ситуации оплачивает возвращение работника не из служебной командировки, а с места отдыха.
В этом случае днем окончания командировки работника следует считать последний день перед отпуском. Соответственно, в рассматриваемом случае организация-работодатель не должна оплачивать обратный билет сотрудника от места проведения отпуска. В случае приобретения обратного билета организацией его стоимость подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями ст. 211 НК РФ. В налоговой базе по налогу на прибыль организаций такие расходы не признаются.
2. Расходы на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами). Расходы оправданы со дня его прибытия и по день выезда из командировки. Кроме того, командированному работнику возмещается и, соответственно, относится к расходам организации плата за бронирование мест в гостиницах в размере 50 % от возмещаемой ему стоимости места за сутки (п. 11 Инструкции № 62).
Хотя для коммерческих организаций нормативы на оплату найма жилого помещения при командировках в пределах России не установлены, оправданными будут затраты на стандартный номер или одно место, например, в двухместном номере. Аренда номера более высокой категории может быть обоснована отсутствием других свободных номеров (это нужно подтвердить справкой из гостиницы). А вот из счета за более, чем одноместный номер, придется вычленить стоимость одного места проживания и только ее отнести в расходы. Кроме того, если организация готова оплатить работнику такой номер полностью, доплата считается доходом работника и подлежит обложению налогом на доходы физических лиц.
Для организаций, финансируемых из бюджета, расходы по найму жилого помещения
(кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) считаются оправданными в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки (постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729).
Признаются оправданными также расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами.
Наем номера в российской гостинице подтверждается счетом гостиницы, имеющим форму № 3-Г. Форма счета утверждена приказом Минфина России от 13.12.1993 № 121. Согласно этому документу счет заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги.
Счет является бланком строгой отчетности и к его оформлению предъявляются определенные требования (см. постановление Правительства РФ от 31.03.2005 № 171, письма Минфина России от 26.12.2002 № 16-00-24/61, от 23.04.2004 № 02-0510/29, от 27.09.2005 № 03-01-20/5-193).
Кроме того, являясь бланком строгой отчетности, счет по форме 3-Г заменяет собой счет-фактуру для целей вычета НДС. Письмо Минфина России от 25.03.2004 № 16-00-24/9 уточняет, что суммы НДС, уплаченные в составе расходов на наем жилого помещения во время командировки и выделенные отдельной строкой в счете гостиницы, могут быть приняты к вычету в случае, если счет соответствует требованиям к бланком строгой отчетности (в частности, сам бланк отпечатан типографским способом), а также при наличии документа, подтверждающего оплату данных расходов (кассового чека).
Следует признать, что соблюдается это требование крайне редко, поэтому указанный в счете НДС не представляется возможным принять к вычету или отнести в расходы организации. В ито-
ге сумма налога не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль (см. письмо Минфина России от 24.04.2007 № 03-07-11/126).
Пример 2
Работник направлен в командировку и ему выдана под отчет сумма 25 000руб.
Из них он потратил на билеты 15 000руб. (в том числе НДС — 2 288руб.).
Счет за гостиницу представил на 7 000руб. (в том чсиле НДС — 1068руб.). Форма бланка строгой отчетности не соблюдена. НДС выделен в счете.
Суточные составили 1 000 руб.
Соответствующие документы работник приложил к составленному авансовому отчету и в день отчета вернул сумму недоиспользованного аванса в кассу организации — 2 000 руб.
В учете операции отражены следующим образом (табл. 2).
В отношении доходов самого работника в такой ситуации следует иметь в виду, что согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, в частности, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения.
При этом счет гостиницы и приходный кассовый ордер на оплату проживания, форма которого утверждена в установленном порядке, по нашему мнению, могут быть отнесены к документам, под-
Таблица 2
Наименование операции Проводка Сумма, руб.
Дебет Кредит
Выданы из кассы наличные деньги на командировочные расходы 71 50 25 000
Отражены командировочные расходы 26 71 19 644 (15 000 — 2 288 + 7 000 — 1 068 + 1 000)
Отражена сумма НДС по командировочным расходам 19 71 3 356 (2 288 +1 068)
Работником возвращен в кассу излишек подотчетной суммы 50 71 2 000
Принята к вычету сумма НДС по командировочным расходам 68 19 2 288
Списана на расходы, не уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, сумма НДС, которую нельзя принять к вычету — по счету гостиницы 91-2 19 1 068
тверждающим расходы работника по найму жилья при нахождении в командировке, при условии наличия в указанных документах записей, подтверждающих факт проживания в гостинице работника, а также стоимости проживания.
Таким образом, суммы возмещения работнику его расходов по найму жилья в командировке, подтвержденных такими документами, как счет гостиницы и приходный кассовый ордер на оплату проживания, не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц на основании п. 3 ст. 217 НК РФ и письма Минфина России от 08.08.2005 № 03-05-01-04/261.
При отсутствии документов, подтверждающих расходы на наем жилья, можно компенсировать работнику без обложения налогом на доходы физических лиц и отнести к расходам сумму 12 руб. в сутки (постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729).
Если имела место командировка за рубеж, расходы на наем жилья, можно учесть для целей налогообложения прибыли в полном объеме (письмо Минфина России от 04.04.2005 № 03-0301-04/1/148), так как подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ не содержит ссылки на необходимость применения норм. Приказ Минфина России от 02.08.2004 № 64н устанавливает нормы компенсационных выплат по найму жилого помещения для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом, но только для организаций, финансируемых из федерального бюджета.
Счет из гостиницы, оформленный в соответствии с обычаями делового оборота иностранного государства, можно считать документальным подтверждением расходов. В силу ст. 252 НК РФ первичные учетные документы, составленные в соответствии с законодательством иностранного государства, в случае если такие расходы связаны с получением дохода, являются подтверждением данных налогового учета, осуществляемого в целях налогообложения прибыли организаций. При этом перевод первичных документов на русский язык обязателен. Перевод нет необходимости заверять ни подписью переводчика, ни печатью организации, бюро переводов или каким-либо еще образом (письмо Минфина России от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66).
Возможно также признание расходов на бронирование и дополнительные услуги гостиниц, за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздорови-тельными объектами, минибаром. Эти расходы из счета следует исключить.
Возможен также вариант найма помещения в жилом доме для проживания сотрудников во время служебных командировок. С собственником или уполномоченным им лицом от имени организации или командированного работника должен быть заключен обязательный письменный договор найма. Вносимая по такому договору плата (факт оплаты может быть подтвержден банковскими документами или, например, полученной от физического лица — владельца жилья — распиской в получении денег) может включаться в расходы на командировки только за период фактического нахождения работника в командировке и проживания в съемной квартире. Если наем осуществляется на постоянной основе, оплата за периоды времени «простоя» жилого помещения — когда в нем не проживает командированный работник — не может отражаться в налоговом учете.
3. Расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов. В состав таких расходов прямо не запрещено включать расходы на услуги туристических агентств, связанные с оформлением этих документов, однако подтвердить их экономическую оправданность практически невозможно, если в штате организации есть человек, в обязанности которого входит решение таких вопросов.
4. Расходы на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
5. Суточные в пределах норм, утвержденных постановлениями Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 и от 02.10.2002 № 729, от 26.12.2005 № 812 (для организаций, финансируемых из бюджета): 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и по нормам для каждой страны мира.
В целях взимания «зарплатных» налогов приведенные выше нормы не применяются (в самом постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 указано, что оно применяется для целей ст. 264 НК РФ, т. е. для налогообложения прибыли). Любые установленные локальными нормативными актами нормы суточных при командировках по России не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, пенсионными взносами и взносами на обязательное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний в полном объеме. Таковы решения ВАС от 26.01.2005 № 16141/04, от 14.03.2006 № 106, от 26.04.2005 № 14324/04.
В то же время выплата суточных должна быть оправдана, как таковая. Пункт 15 Инструкции № 62
определяет, что при пригородных командировках суточные не выплачиваются. Если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при представлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются.
Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
Работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из РФ суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ — по норме, установленной при командировках в пределах РФ.
Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. Это было особо разъяснено совместным письмом Минфина России и Минтруда России от 17.05.1996 № 1037-ИХ.
Уважаемые господа!
Приглашаем Вас принять участие в международной научно-практической конференции «Вековой поиск модели хозяйственного развития России: 10-й юбилейный форум», которая будет проходить в г. Волжский Волгоградской области 20 - 22 сентября 2007 года.
Основные проблемы для обсуждения:
• Научные основы перехода от трансформации к модернизации российской экономики.
• Новые направления развития экономической теории и их реализация в профессиональном образовании.
• Проблемы интеграции гуманитарного знания и экономической теории.
• Регионализация и глобализация: противоречивое единство.
• Отражение эволюции отечественного хозяйства в курсе экономической истории России в вузах.
• Методологические и теоретические проблемы развития эволюционной экономики в России.
Организаторами выступают: Министерство образования и науки РФ; Волгоградский государственный университет; Центр общественных наук МГУ; Волжский государственный институт; Отделение общественных наук РАН; Южный научный центр РАН; Южная секция содействия развитию экономики ООН РАН; Вольное экономическое общество России.
Подробная информация о программе конференции размещена на сайте http://conf.vgi.volsu.ru, где Вы также можете зарегистрироваться. Информацию о проблематике работы конференции можно получить на сайте Южной секции экономики Отделения общественных наук РАН http://www.des.volsu.ru.
По всем вопросам, связанным с работой конференции, просьба обращаться по тел.: (8443)51-52-91, (8443)51-53-00. FAX: (8443)51-53-00; e-mail: [email protected]
Надеемся на плодотворное сотрудничество!
