CC BY
72Применение инструментов проектного управления в региональной информационной системе закупок: на примере города Севастополя
Щукина Ирина Вячеславовна,
заместитель директора Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя - начальник Управления государственных закупок E-mail: [email protected]
Галкин Дмитрий Валерьевич,
студент кафедры управления государственными и муниципальными закупками Московского государственного университета управления Правительства Москвы E-mail: [email protected]
Анализ научной литературы и закупочных практик свидетельствует о том, что вопросы реализации подходов, основанных на идеях и инструментах управления проектами позволяют эффективно решать конкретные управленческие проблемы. Понятие проектного офиса пришло к нам из существующих международных и национальных стандартов, опыта управления разнообразными проектами, программами, портфелями проектов и связанными с ними мероприятиями, в рамках проектной деятельности, а также при построении проектно-ориентированной системы управления в организации в целом. Универсального варианта структуры проектного офиса для любой организации не существует, так как структура проектного офиса зависит от специфики самой компании, её организационной структуры, стиля и методов корпоративного управления, содержания и масштаба проектов. Для оператора региональной информационной системы в сфере закупок проектное управление позволяет привлечь недостающие ресурсы, чтобы реализовать в формате проектов новые идеи и программы, осуществить профессиональное развитие коллектива организации и обмен опытом, а также повысить свой деловой имидж. Программный комплекс города Севастополя «Региональная контрактная система» постоянно приобретает новый функционал, претерпел множество изменений и модификаций начиная с 2015 года и продолжает развиваться. Каждую крупную модернизацию программного комплекса можно представлять как проект и такое отождествление соответствует отечественным и зарубежным определениям понятия «проект» в контексте проектного управления
Ключевые слова: государственные закупки, проектное управление, проектный офис, региональная информационная система.
Мировой опыт свидетельствует, что управление проектами - по-прежнему тренд современного менеджмента [3]. Как показал анализ научной литературы [1] вопросы реализации подходов, основанных на идеях и инструментах управления проектами, дают представление об общих принципах и конкретных управленческих ситуациях. Понятие проектного офиса пришло к нам из существующих международных и национальных стандартов, опыта управления разнообразными проектами, программами, портфелями проектов и связанными с ними мероприятиями, в рамках проектной деятельности, а также при построении проектно-ориентированной системы управления в организации в целом[2]. Проектный офис - подразделение, которое осуществляет различные функции, относящиеся к централизации и координации управления проектами, входящими в его сферу ответственности. Сфера ответственности офиса управления проектами может варьироваться от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления проектом.
Управление проектом - это планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта, направленные на эффективное достижение целей проекта.
Благодаря проектным офисам становится возможным дальнейшее развитие проектного управления в организации, внедрение современных управленческих инструментов и эффективных практик, а также обучение и развитие необходимых компетенций сотрудников органов власти в сфере проектного управления.
Универсального варианта структуры проектного офиса для любой организации не существует, так как структура проектного офиса зависит от специфики самой компании, её организационной структуры, стиля и методов корпоративного управления, содержания и масштаба проектов. Однако в большинстве случаев можно выделить задачи, стоящие для создаваемых проектных офисов:
1) Управление разработкой новых проектов. Включает в себя оценку предложений (оценка стоимости, выгоды и рисков проекта), проверку соответствия проектов плану работы организации и соответствия проекта видению и стратегии организации.
2) Управление портфелем проектов. Состоит из таких пунктов, как:
- Панель управления проектами - перечень ключевых показателей с использованием цветовых
сз о
со £
m Р
сг
от А
=Е
индикаторов. Благодаря этому руководство организации может своевременно увидеть, на чем следует сконцентрировать внимание.
- Отчеты о ходе проекта. Необходимы всему персоналу проектного офиса для понимания состояния проекта.
- Обзор портфеля проектов.
- Проверка соответствия хода проекта утвержденным процессам.
3) Управление завершенными проектами. Включает в себя использование исторических справок для их применения в будущих проектах.
4) Определение процессов и методологии. Подразумевает под собой определение процессов и методологии для управления портфелем проектов, управления программами и управления проектами, а в дальнейшем внедрение методологии, способной обеспечить эффективное функционирование организации.
5) Обучение: включает процесс сертификации, а также предоставление учебных материалов и организация электронного обучения.
6) Выбор и поддержка инструментов проектного управления.
В городе Севастополе для обеспечения централизации закупок с 2015 года существует уполномоченный орган при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд города Севастополя.
Кроме того, начиная с 2015 года, в городе Севастополе так же ещё и применяется программный комплекс «Региональная контрактная система», порядок функционирования и использования которой утверждён Постановлением Правительства Севастополя от 20.02.2015 № 108-ПП. Доступен программный комплекс по адресу в сети «Интернет» https://rks.sevzakaz.ru/. Для целей обеспечения эффективности и прозрачности закупок в городе Севастополе в августе 2020 года была развёрнута площадка для осуществления закупок в соответствии с п. 4, п. 5 ч. 1 ст. 93 Федерального закона № 44-ФЗ в электронном виде: Подсистема «Закупки малого объёма» программного комплекса «Региональная контрактная система» города Севастополя, порядок функционирования которой утверждён Постановлением Правительства Севастополя от 21.08.2020 № 432-ПП.
С 29 января 2021 года уполномоченным органом выступает Департамент управления делами Губернатора и Правительства Севастополя со специально отведённым для этого структурным подразделением: Управлением государственных закупок. Порядок взаимодействия заказчиков города Севастополя с Департаментом управления делами Губернатора и Правительства Севастополя - уполномоченным органом при осуществлении ^ закупок товаров, работ, услуг для обеспечения го-= сударственных нужд города Севастополя утверж-е дён Постановлением Правительства Севастополя й от 29.12.2021 № 720-ПП. Программный комплекс ° «Региональная контрактная система» играет клю-ав чевую роль так же и для автоматизации бизнес-
процессов взаимодействия заказчиков города Севастополя с уполномоченным органом.
Управление государственных закупок Департамент управления делами Губернатора и Правительства Севастополя фактически выступает оператором программного комплекса «Региональная контрактная система» (включая все его подсистемы и модули), а это означает, что на него в полной мере возлагается решение задач, связанных с развитием и поддержкой данного программного комплекса.
Программный комплекс «Региональная контрактная система» получил много нового функционала, претерпел множество изменений и модификаций начиная с 2015 года и продолжает развиваться. Каждую крупную модернизацию программного комплекса можно представлять как проект и такое отождествление соответствует отечественным и зарубежным определениям понятия «проект» в контексте проектного управления:
Проект - уникальная совокупность скоординированных действий (работ) с определенными точками начала и окончания, предпринятая индивидуумом или организацией для достижения определенных целей с установленными сроками, затратами и параметрами выполнения.
Таким образом, совершенствование управленческих процессов, связанным с развитием и поддержкой программного комплекса «Региональная контрактная система», будет выступать основным обоснованием для внедрения проектного офиса в Управлении государственных закупок Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя, являющегося в регионе оператором данного программного комплекса и выполняющего роль уполномоченного органа при осуществлении закупок товаров, работ, услуг.
В качестве других обоснований для внедрения проектного офиса в Управлении государственных закупок Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя можно выделить факторы, вытекающие из недостаточной гибкости и специфики организации, выступающей органом государственной власти. К таковым прежде всего относятся:
- слабая проработанность организационного механизма управления инновационными процессами;
- несовершенство в определении функций управления (содержания управления) при внедрении инновационных процессов;
- структуры Департамента недостаточно гибкие и подвижные;
- недостаточное взаимодействие составляющих структур системы управления.
На сегодняшний день Управление государственных закупок Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя состоит из четырёх отделов, подчинённых начальнику Управления государственных закупок (руководителю) (далее - начальник Управления): отдел нормирования и планирования закупок,
экспертно-аналитический отдел, отдел организации и размещения закупок, отдел методологического и нормативного сопровождения закупок.
Сейчас управление существующими проектами, завершёнными проектами и разработками новых проектов осуществляется начальником Управления и отделом методологического и нормативного сопровождения закупок. Отдел методологического и нормативного сопровождения закупок в Управлении является именно тем подразделением, которое занимается вопросами развития и сопровождения программного комплекса «Региональная контрактная система». Данная деятельность отдела распределяется по ряду направлений:
1) Развитие и сопровождение программного комплекса «Региональная контрактная система» в части функционала осуществления закупок по Федеральному закону 44-ФЗ;
2) Развитие и сопровождение программного комплекса «Региональная контрактная система» в части функционала осуществления закупок по Федеральному закону 44-ФЗ;
3) Развитие и сопровождение Подсистемы «Закупки малого объёма» программного комплекса «Региональная контрактная система» в части функционала осуществления закупок в соответствии с п. 4, п. 5 ч. 1 ст. 93 Федерального закона 44-ФЗ;
4) Развитие и сопровождение модуля мониторинга и отчётности по закупочной деятельности, который функционирует в программном комплексе «Региональная контрактная система»;
5) Администрирование и развитие главной страницы программного комплекса «Региональная контрактная система» в сети Интернет;
6) Техническая и методологическая поддержка пользователей, проведение вебинаров.
По каждому направлению осуществляется деятельность, в том числе реализация связанных проектов, потому внедряемый проектный офис будет вовлечён в координацию проектов данного структурного подразделения.
Разрабатываемый проектный офис может быть расположен для выполнения своих задач на различных уровнях управления организации. Но в рассматриваемом случае проектный офис оптимально будет разместить на втором уровне иерархии.
Структура внедряемого проектного офиса на иерархической структуре для Управления государственных закупок приведена на рисунке 1.
В функции предполагаемого к внедрению проектного офиса будет входить многопроектное управление, включающее в себя координацию ресурсов в рамках всех проектов подразделения (отдела методологического и нормативного сопровождения закупок Управления государственных закупок) и управление межпроектными зависимостями. Прежде всего будет осуществляться такая деятельность по управлению проектами, как: планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта, направленные на эффективное достижение целей проекта.
Рис. 1. Иерархическая структура с проектным офисом
Применение методов и средств управления проектами позволяет повысить эффективность процесса реализации проекта (больше проек-
тов выполняются в срок): план проекта и его календарно-сетевой график становятся средствами коммуникации участников команды проекта
сз о
со £
гп Р сг
СТ1 А ш
как внутри нее, так и с руководством организации.
Кроме того, обеспечивается анализ не только на уровне отдельных проектов, но и с учетом всех проектов, ведущихся в подразделении, что так же способствует повышению эффективности.
Организация проектного офиса позволяет, во-первых, унифицировать управленческие процедуры и повысить уровень зрелости системы управления проектами; во-вторых, своевременно информировать руководство о ходе выполнения проектов, тем самым обеспечив контроль реализуемых проектов; и, в-третьих, снизить непроизводственную нагрузку на ключевых специалистов организации, связанную с планированием, отчетностью и другими операциями.
Для оператора региональной информационной системы в сфере закупок проектное управление
позволяет привлечь недостающие ресурсы, чтобы реализовать в формате проектов новые идеи и программы, осуществить профессиональное развитие коллектива организации и обмен опытом, а также повысить свой деловой имидж.
На рисунке 2 изображена схема участия проектного офиса в деятельности по реализации в формате проектов новых идей и программ по модернизации программного комплекса «Региональная контрактная система», где заинтересованными сторонами являются: Руководство, сотрудники других структурных подразделений Управления государственных закупок Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя, Заказчики города Севастополя, поставщики - пользователи Подсистемы «Закупки малого объёма» программного комплекса «Региональная контрактная система».
Проектный офис
Заинтересованные стороны
Рис. 2. Схема участия проектного офиса в деятельности по реализации в формате проектов новых идей
и программ
Управленческие эффекты от внедрения проектного офиса
Управление портфелем проектов: эта функция будет ключевой в проектном офисе. Офис будет самостоятельно отбирать проекты к реализации и постоянно контролировать уровень их эффективности, оперативно перераспределяя ресурсы между проектами.
Внедрение проектного офиса в числе прочего позволит: осуществлять эффективное управление по целям, планировать проекты с учетом их значимости и наличия необходимых ресурсов, производить оперативное перераспределение ресурсов, осуществлять оценивание сроков и результатов.
Е Экономические эффекты от внедрения
| проектного офиса
£ Несмотря на то, что Департамент управления дела-
^ ми Губернатора и Правительства Севастополя (под-
^ разделением которого выступает Управление госу-
дарственных закупок, для которого предполагается внедрение проектного офиса), является органом государственной власти, не оказывает каких-либо платных услуг, не осуществляет коммерческую деятельность и не получает прибыль, экономический эффект от внедрённого проектного офиса будет присутствовать преимущественно на стороне заказчиков города Севастополя и поставщиков, которые осуществляют работу в программном комплексе «Региональная контрактная система».
Ряд открытых исследований [4] показывает, что в организациях с системным использованием методологии проектного управления стала лучше и быстрее работать команда, кроме того, со временем улучшились результаты реализации проектов. Всё это означает благоприятный эффект для пользователей программного комплекса «Региональная контрактная система», где пользователями (кроме сотрудников Управления государственных закупок) выступают все заказчики города Севастополя и поставщики, заинтересованные в участии в закупках малого объёма заказчиков города
Севастополя. Как ранее было замечено, вся деятельность по модернизации и сопровождению программного комплекса «Региональная контрактная система» представляется проектной, а значит методология проектного управления и её внедрение положительным образом повлияют на качество данных реализуемых проектов.
Большинство модернизаций программного комплекса «Региональная контрактная система» были направлены на совершенствование закупочной деятельности для заказчиков и на совершенствование процессов участия в закупках малого объёма для поставщиков. Только за последние два года был реализован ряд фундаментальных модернизаций программного комплекса:
- Запуск Подсистемы «Закупки малого объёма» программного комплекса «Региональная контрактная система» для заказчиков и для поставщиков для осуществления закупок в соответствии с п. 4, п. 5 ч. 1 ст. 93 Федерального закона № 44-ФЗ (вместе с функционалом для подписания контракта в электронном виде) -бесплатной как заказчиков, так и для поставщиков;
- Мобильное приложение Подсистемы «Закупки малого объёма» для Поставщиков;
- Личный кабинет программного комплекса «Региональная контрактная система» для осуществления закупочной деятельности в рамках Федерального закона № 223-ФЗ;
- Сервис для удалённого заседания комиссий по осуществлению закупок вместе с функционалом по подписанию протоколов по результатам закупок в электронном виде.
Даже без полноценного применения методологии проектного управления и функционирования проектного офиса, реализация вышеуказанных проектов привела к благоприятным экономическим эффектам в контрактной системе города Севастополя:
- Заказчики получили механизм для открытого и прозрачного осуществления закупок малого объёма в электронном виде и при том с возможностью экономии бюджетных средств из-за особенностей работы Подсистемы «Закупки малого объёма»;
- Заказчики получили сервис, который отменил необходимость посещения Управления государственных закупок и физического присутствия для проведения заседаний комиссий по закупкам
- Поставщики получили на безвозмездной основе доступ к рынку закупок малого объёма в электронном виде, который ранее был недоступен для них.
Программный комплекс «Региональная контрактная система» и его Подсистему «Закупки малого объёма» в будущем ожидают и другие модернизации. Так что в случае использования методологии проектного управления и проектного офиса можно прогнозировать только ещё более лучшее качество реализуемых проектов, а значит и даль-
нейшие положительные эффекты для участников контрактной системы в городе Севастополе.
Социальные эффекты от внедрения проектного офиса
Функционирующий проектный офис будет оказывать благоприятное влияние на как на внутренние деловые связи, так и на внешние. Прежде всего здесь следует выделить появляющуюся возможность для профессионального развития коллектива Управления государственных закупок и для обеспечения повышения квалификации специалистов в области управления проектами. Здесь так же можно выделить потенциал для обмена деловым опытом и опытом в сфере проектного управления, прежде всего: с другими органами власти города Севастополя, а также с заказчиками города Севастополя.
Другим социальным эффектом будет выступать: формирование положительного делового имиджа Управления государственных закупок, так как проектный офис является «индикатором» устойчивого развития и зрелости корпоративного управления, что и для органа государственной власти тоже будет выступать преимуществом.
Таким образом, проектное управление региональной информационной системой в сфере закупок города Севастополя - одна из приоритетных управленческих задач, решение которой приобретает все большее значение для развития города, для развития качества жизни севастопольцев.
Литература
1. Гладилина И.П., Погудаева М.Ю., Сергеева С.А., Рузманкин С.Г., Токарева Е.С. Проектное управление в решении задач года фундаментальных наук в интересах устойчивого развития// Экономика вчера, сегодня, завтра. - 2022. - № 2. - с. 39-46
2. Погудаева М.Ю., Гладилина И.П., Дёгтев Г.В., Сергеева С.А., Колесник В.В. Управление инвестиционными проектами: современные вызовы и подходы Монография. Москва: РУ-САЙНС, 2022. - 90 с.
3. Строганова Е.В., Сергеева С.А., Новые бизнес модели: доминирование ценностей глобальной устойчивости // Вестник МГИМО-Универ-ситета. - 2021. - № 6. - С. 224-231.
4. Сколько рублей мы получим или сэкономим от применения инструментов УП? Проектная практика. [Электронный ресурс]. - URL: https:// blog.pmpractice.ru/2018/05/28/skolko_rublei_se-konomim/
APPLICATION OF PROJECT MANAGEMENT TOOLS IN THE REGIONAL PROCUREMENT INFORMATION SYSTEM: ON THE EXAMPLE OF THE CITY OF SEVASTOPOL
Schukina I.V., Galkin D.V.
Administration of the Governor and the Government of Sevastopol; Moscow State University of Management of the Government of Moscow
C3
o
со £
m Р
СГ
от А ш
An analysis of the scientific literature and procurement practices indicates that the implementation of approaches based on ideas and project management tools can effectively solve specific management problems. The concept of a project office came to us from existing international and national standards, experience in managing various projects, programs, project portfolios and related activities, within the framework of project activities, as well as in building a project-oriented management system in the organization as a whole. There is no universal version of the project office structure for any organization, since the structure of the project office depends on the specifics of the company itself, its organizational structure, style and methods of corporate management, content and scale of projects. For the operator of the regional information system in the field of procurement, project management allows you to attract the missing resources in order to implement new ideas and programs in the format of projects, to carry out professional development of the organization's staff and exchange of experience, as well as to improve your business image. The software complex of the city of Sevastopol "Regional Contract System" is constantly acquiring new functionality, has undergone many changes and modifications since 2015 and continues to develop. Each major upgrade of the software package can be represented as a project, and such an identification
LQ S Q.
e
CM CM
o
CM
in
corresponds to domestic and foreign definitions of the concept of
"project" in the context of project management
Keywords: public procurement, project management, project office,
regional information system.
References
1. Gladilina I.P., Pogudaeva M. Yu., Sergeeva S.A., Ruzman-kin S.G., Tokareva E.S. Project management in addressing the objectives of the year of fundamental sciences in the interests of sustainable development // Economy yesterday, today, tomorrow. - 2022. - No. 2. -p.39-46
2. Pogudaeva M. Yu., Gladilina I.P., Degtev G.V., Sergeeva S.A., Kolesnik V.V. Investment Project Management: Modern Challenges and Approaches Monograph. Moscow: RUSAYNS, 2022. - 90 p.
3. Stroganova E.V., Sergeeva S.A., New business models: dominance of global sustainability values // Bulletin of MGIMO-Uni-versity. - 2021. - № 6. - S. 224-231.
4. How many rubles will we receive or save from the use of UE tools? Design practice. [Electronic resource]. - URL: https:// blog.pmpractice.ru/2018/05/28/skolko_rublei_sekonomim/
