CC BY
34УДК 004.91
Фшатова Я.В.,
к.е.н., доцент, ДонНУ
ОСОБЛИВОСТ1 СИСТЕМ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБ1ГУ У ФШАНСОВО-БАНЮВСЬКШ СФЕР1
У статп дослщжуються питання впровадження та застосування систем електронного доку-ментообту. Враховуючи специфшу банювсько1' д1яльност1, анал1зуються особливосп оргатзацп електронного документообту в фшансово-кредитних установах.
Ключов1 слова: електронний документ, електронний документообщ електронний цифровий тдпис, фшансово-банювська сфера, фшансово-кредитт установи.
ВСТУП
Документи лежать в основ! будь-яко1 оргашзаци. Будь-яка оргашзацшна, комерцшна, вироб-нича, дослщницька д1яльн1сть ведеться на основ! набору документ (статуту, лщензш, наказ1в, розпоряджень тощо), i мютить, в якост свое! ютотно1' компоненти, оргашзащю роботи з документами (законодавчими, оргашзацшно-розпорядчими, iнформацiйно-довiдковими, комерцiйними, рекламними, науковими та ш.). Якщо проаналiзувати дiяльнiсть фiнансово-кредитних установ, то можна вщзначити ïx основну вiдмiнну особливiсть в порiвняннi з iншими пiдприемствами та оргашзащями рiзниx видiв економiчноï дiяльностi: практично всi бiзнес-процеси банкiв пов'я-занi зi створенням документiв та оргашзащею роботи з ними тд час управляння. Можна сказати, що основна дiяльнiсть фiнансово-кредитниx установ побудована виключно на основi документiв: банки шчого не виробляють, нiкого не навчають i т.д. Виходячи з цього, розв'язання питань щодо ефективноï органiзацiï роботи як з паперовими, так i електронними документами, що мютять у собi необxiдну шформащю для своечасного прийняття управлiнськиx ршень i досягнення цiлей установи, набувають актуального значення для фiнансово-кредитниx установ в умовах глобаль-ноï шформатизаци суспiльства. Крiм того, треба мати на уваз^ що документацiйне забезпечення дiяльностi фiнансовиx органiзацiй i банюв мае сво1' особливостi, обумовленi специфшою банюв-сько1' дiяльностi, вимогами чинного законодавства у данш сферi, а також вщповщальшстю, яка лягае на сшвроб^ниюв при роботi з фшансовою документацiею.
Значний вклад у дослщженш теорiï, методологiï та практики оргашзаци роботи з документами, автоматизаци дшоводства та впровадження систем електронного документооб^у внесли за-рубiжнi i вичизняш науковцi; Асеев Г., Бездрабко В., Глушков В., Дорохов В., Елю К., Енгельбарт Д., 1лына Т., Клименко I., Логiнова А., Матаенко О., Новичков А., Палеха Ю., Романов Д., Саттон М., Цивiн М., Ярошенко Т. та ш. Сучасними, актуальними та практично корисними е науковi роботи Арлазарова В., Стахарчук А., Уварова С.В., Храмцовсько1' Н. Бшьш детального дослщження по-требуе питання документацiйно-iнформацiйного забезпечення банювсько1' дiяльностi, зокрема автоматизацiя роботи з документами фшансово-кредитних установ, визначення основних проблем та перспектив розвитку електронного документообшу в цш сферь ПОСТАНОВКА ЗАВДАННЯ
Метою дослщження е виявлення особливостей органiзацiï електронного документообшу в фiнансово-кредитниx установах та визначення сучасних дiевиx iнструментiв його вдосконалення.
РЕЗУЛЬТАТИ
Загальне визначення термшу «електронний документ» мiститься в Закош Украши «Про елект-роннi документи та електронний документообш» вiд 24.06.2005 N° 851-15, згiдно з п. 1 ст. 5 якого, електронний документ — це документ, шформащя в якому зафшсована у вигщщ електронних даних, включаючи обов'язковi ре^зити документа. Виходячи зi ст. 6 цього ЗУ, електронний тдпис е обов'язковим ре^зитом електронного документа, який використовуеться для щентифшаци автора та/або тдписувача електронного документа шшими суб'ектами електронного документо-обiгу. Накладенням пiдпису завершуеться створення електронного документа. Отже, варто з'ясу-вати, що таке електронний тдпис.
В ст. 1 Закону Украши «Про електронний цифровий тдпис» вщ 18.10.2012 № 852-15 зазначе-но, що електронний тдпис — це дат в електроннш форм^ як додаються до шших електронних даних або лопчно з ними пов'язанi та призначеш для iдентифiкацiï пiдписувача цих даних. Щд це визначення фактично тдпадае будь-який спосiб пiдписання електронного документа, в тому чи^
56
Науковий iticiiiik: Ф1мамси, банки, швестицп - 2013 - №6
1 граф1чне зображення рукописного шдпису, а також звичайш пароль Однак вищезгаданий ЗУ зробив акцент на регулюванш р1зновид1в електронного шдпису, а саме — електронного цифрового шдпису. Вщповщно до цього ж ЗУ електронний цифровий шдпис — це вид електронного шдпису, отриманого за результатом криптограф1чного перетворення набору електронних даних, який до-даеться до цього набору або лопчно з ним поеднуеться { дае змогу шдтвердити його цшсшсть та щентифшувати шдписувача. Електронний цифровий шдпис накладаеться за допомогою особис-того ключа та перев1ряеться за допомогою вщкритого ключа. Зпдно ст. 3 цього ЗУ електронний цифровий шдпис за правовим статусом прир1внюеться до власноручного шдпису (печатки) [1].
В нормативно-правових джерелах, яю регулюють банювсью вщносини (див. п. 1 глави 1 Постанови Правлшня НБУ «Про затвердження 1нструкци про м1жбанювський переказ кошт1в в Ук-ра!ш в нацюнальнш валютЬ> вщ 27.12.2013 N° 21035-06), вживаються таю похщш вщ електронного документа термши як електронний банювськш документ, шд яким розум1еться електронний документ, що використовуеться в банювськш д1яльносп, формат, обов'язков1 рекв1зити { засоби захисту якого вщповщають вимогам законодавства Укра!ни; м1жбанювський електронний розра-хунковий документ — електронний документ на переказ кошт1в, сформований банком (фшею) на шдстав1 власних розрахункових документ1в, розрахункових документа кл1ент1в { стягувач1в, документа на переказ готаки для виконання м1жбанювського переказу кошта.
Анатзуючи документацшну д1яльтсть фшансових та банювських установ, необх1дно вщзначити, що сьогодш в банювськш сфер1 використовуються велика кшьюсть паперових документа. В процеа автоматизацп банювсько! д1яльносп { запровадження новгтшх технологш виникають деяю труднощ1 в переход1 з паперового документооб1гу на електронний. Кр1м того, не ва електронт документи мо-жуть повнютю зам1нити ва паперов1, як це визначено в чинному законодавстга кра!ни.
Основною причиною вщсутносп електронного документа в явному вигляд1 е недосконалють { недороблешсть регламентуючих законодавчо-нормативних баз, наукових та методичних матер> ал1в, яю би повною м1рою вщповщали потребам дшово! д1яльносп установ, а також описували б повний життевий цикл електронного документа, його формати, можливост обробки, викорис-тання та збершання. Кр1м того, норми, яю регулюють використання електронних документа та електронних шдпишв в фшансово-банювськш сфер1, безсистемно розпорошеш по великому ма-сиву шдзаконних нормативно-правових акта, внаслщок чого м1ж змютом деяких з них виникають протир1ччя. При цьому оргашзащя роботи з документами в фшансово-банювськш сфер1 мае сво! специф1чш аспекти, яю досить важко вщобразити в загальногалузевих законах.
На думку Кирилюка Д., необхщно прийняття в Укра!ш спещал1зованого закону, в якому були б системно згруповаш норми, направлен на регулювання вщносин в сфер1 електронного банюв-ського документообшу саме в банювськш сферь Зазначений закон повинен закршити за Нацю-нальним банком контрольно-владш повноваження вщносно електронних цифрових шдпис1в, яю використовуються в банювськш д1яльносп [1].
Серед шших складнощ1в повноцшно! роботи з електронними документами треба вщзначити практично повну вщсутшсть розроблених методик { стандарт експертизи цшност електронних документа, передач1 !х на арх1вне збершання, знищення електронних документа, роботи з кон-фщенцшними { секретними електронними документами.
Бшьш детального розгляду вимагае виршення питання, як збершати шформащю в змшаному дшоводств1 банювсько! установи. При веденш змшаного документооб1гу виникае проблема за-безпечення повноти справ, адже досить часто одш документи створюються на паперових ношях, а шш1 юнують тшьки в електронному виглядь I тшьки разом вони утворюють повний комплект докуменпв — пбридну справу. Ряд фах1вщв дотримуються думки, що для зручносп роботи хоча б один з комплекта докуменпв (паперовий або електронний) повинен бути повним, за рахунок доповнення його котями або дублшатами. Можлив1 два ршення, кожне з яких е досить трудо-м1стким: сканувати паперов1 документи або роздруковувати електронн1 документи [2].
Враховуючи безсумшвну ефективн1сть використання електронного документооб1гу в управл1н-ських б1знес-процесах банк1вських та ф1нансових установ, необхщно в1дзначити { ряд слабких мюць застосування дано! технологИ роботи з документами:
• швидке моральне старшня технолог1й, що змушуе оргашзаци пост1йно вдосконалювати ви-користовуван1 методи роботи, регулярно перемщати документи та шформащю з одних систем в шш^ проводити !х м1грац1ю ¡з застар1лих носИв { формат1в на новц
• короткий терм1н служби носив шформаци та !х р1зноман1ття, що призводить до досить частого !х оновлення, що вимагае вщ орган1зацИ пост1йного контролю за збереженням шформаци;
57
Науковий вкник: Фшанси, банки, iнвестицil - 2013 - №6
• неoбxiднicть викopиcтaння виcoкoквaлiфiкoвaнoгo пеpcoнaлy, чия зapплaтa aвтoмaтичнo збiльшye витpaти нa yпpaвлiння дoкyментaми тa iнфopмaцieю.
Пpи впpoвaдженнi aвтoмaтизoвaнoгo дiлoвoдcтвa тa електpoннoгo дoкyментooбiгy в ycтaнoвi неoбxiднo вpaxoвyвaти говний пеpелiк icнyючиx дoкyментiв, щo cтвopюютьcя в пpoцеci дiяль-нocтi бaнкy як cyб'eктy гocпoдapювaння, з ypaxyвaнням мicця ïx cклaдaння тa pyxy. Пo-пеpше, poзглянемo види cлyжбoвиx дoкyментiв, щo yтвopюютьcя y гocпoдapcькiй дiяльнocтi бyдь-якoгo пiдпpиeмcтвa: opгaнiзaцiйнi дoкyменти (статут, пoлoження, iнcтpyкцiï, пpaвилa); poзпopядчi дo-кyменти (poзпopядження, пocтaнoви, нaкaзи iз зaгaльниx питaнь); дoвiдкoвo-iнфopмaцiйнi дoкy-менти (дoвiдки, пpoтoкoли, дoпoвiднi тa пoяcнювaльнi зaпиcки, aкти, cлyжбoвi листи, звеpнення гpoмaдян, фaкcи, дoпoвiдi, плaни po6í^ звiти, телефoнoгpaми); дoкyменти з кaдpoвиx питaнь ^a-яви, нaкaзи, тpyдoвi книжки, ocoбoвi листи, ocoбoвi rapra^ тpyдoвi yгoди, кoнтpaкти); ocoбoвo-oфiцiйнi дoкyменти (пpoпoзицiï, poзпиcки, ocoбoвi дopyчення).
Пo-дpyге, вpaxoвyючи cпецифiчнicть бaнкiвcькиx ycтaнoв, мoжнa видiлити кaтегopiю фiнaн-coвo-бyxгaлтеpcькиx дoкyментiв, щo cтвopюютьcя в npo^ci ïx гocпoдapcькoï дiяльнocтi [1]:
• електpoннi бaнкiвcькi дoкyменти, якi викopиcтoвyютьcя y внyтpiшньoбaнкiвcькiй дiяльнocтi (нaпpиклaд, ^и здiйcненнi aвтoмaтизaцiï бyxгaлтеpcькoгo oфopмлення бaнкiвcькиx oпеpaцiй);
• електpoннi бaнкiвcькi дoкyменти, якi викopиcтoвyютьcя y мiжбaнкiвcькиx poзpaxyнкax (з викopиcтaнням piзнoмaнiтниx плaтiжниx систем);
• електpoннi бaнкiвcькi дoкyменти, яю зacтocoвyютьcя y вiднocинax мiж ктентом i бaнкoм (електpoннi poзpaxyнкoвi дoкyменти, якi пoдaютьcя клieнтaми дo бaнкiв з метoю пpoведення бaн-^^mx oпеpaцiй).
Тaким чинoм, oднieю з ocнoвниx вимoг щoдo ефективнoï opгaнiзaцiï poбoти з електpoнними дoкyментaми y бaнкiвcькiй дiяльнocтi е aвтoмaтизaцiя не тшьки бyxгaлтеpcькoгo oблiкy, a й дoкy-ментooбiгy ycтaнoви в цiлoмy. Автoмaтизyeтьcя pyx вxiдниx, виxiдниx i внyтpiшнix електpoнниx дoкyментiв. Bxiднi дoкyменти, якi нaдxoдять в бaнк в пaпеpoвoмy виглядi, 6удуть пеpевoдитиcя в електpoннy веpciю вже нa етaпi pеecтpaцiï, a виxiднi тa внyтpiшнi — нa caмoмy пoчaткy будуть гoтyвaтиcя в paмкax системи електpoннoгo дoкyментooбiгy. Тaкa opгaнiзaцiя poбoти дoзвoлить знaчнo пpиcкopити i cпpocтити не тшьки дoкyментooбiг, a й бaгaтo iншиx oпеpaцiй бaнкy.
Автoмaтизoвaнa ^CT^a дoкyментooбiгy фiнaнcoвo-бaнкiвcькoï cфеpи пoвиннa мaти тaкi влa-cтивocтi [3]: oбpoбляти piзнoмaнiтнi типи дoкyментiв (фiнaнcoвi тa iншi), пеpелiк якиx мoжнa змшити i poзшиpити; мaти вбyдoвaнi зacoби визнaчення не тiльки нaбopy тишв дoкyментiв, щo oбpoбляютьcя cиcтемoю, a й pеквiзитнoгo cклaдy кoжнoгo з нж. Пpи цьoмy екpaннi фopми ^ед-cтaвлення бyдь-якoгo типу дoкyментiв мaють нacтpoювaтиcя пiд кoнкpетнoгo кopиcтyвaчa чи rpy-пу кopиcтyвaчiв; зaбезпечyвaти фopмaлiзaцiю oпиcy теxнoлoгiï oбpoбки дoкyментiв: cтaдiй o6-poбки, пpaвил пеpеxoдy вiд oднieï cтaдiï дo дpyгoï, викoнaвця чи гpyпи викoнaвцiв юж^х' cтaдiï тoщo; зaбезпечyвaти нacтpoювaння oблiкoвиx oпеpaцiй, викoнyвaниx нa тiй чи шшш cтaдiï; aвтo-мaтичнo викoнyвaти oблiкoвi ди, зaлyчaючи пopoджyвaнi бyxгaлтеpcькi i фiнaнcoвi дoкyменти в зaгaльний дoкyментooбiг; виpiшyвaти зaвдaння oднoзнaчнoï iдентифiкaцiï кopиcтyвaчiв, щo виш-нують y cиcтемi тi чи iншi ди; гapaнтyвaти незмiннicть yведенoï кopиcтyвaчем iнфopмaцiï.
Якщo cиcтемa пеpедбaчae oбpoбкy piзниx видiв дoкyментiв, мae гнучке нacтpoювaння i пpoзo-pий iнтеpфейc з шшими cиcтемaми, тo в aвтoмaтизoвaний дoкyментooбiг мoжнa включити нaвiть дoкyменти, якi cтвopенi зa межaми кopпopaтивнoï меpежi. Haпpиклaд, дo кapтки cierna мoжyть бути пpиeднaнi ycтaнoвчi дoкyменти i бiзнеc-плaн opгaнiзaцiï, якi raiern" нaдaв бaнкy. Зacтocyвaн-ня iндивiдyaльнoгo нacтpoювaння фopм i cпиcкiв шжшго poбoчoгo мicця вiдiб'eтьcя нa тдви-щеннi еpгoнoмiчнocтi poбoти кiнцевoгo кopиcтyвaчa. Moжливicть oпиcaти теxнoлoгiчнi пpoцеcи зтачвд знизить кiлькicть iнcтpyкцiй щoдo вишшння бiзнеc-oпеpaцiй i пеpеклaде фyнкцiю шнт-poлю зa незaлежним викoнaнням бiзнеc-пpaвил з людини нa кoмп'ютеp. Автoмaтичне фopмyвaн-ня oблiкoвиx дoкyментiв, з oднoгo бoкy, зменшить зaлежнicть вщ людcькoгo фaктopa, a з iншoгo — пiдвищить oпеpaтивнicть, чiткicть i яюсть викoнyвaниx дiй.
Cеpед ocнoвниx фyнкцioнaльниx зaвдaнь, щo пoвиннi pеaлiзyвaтиcя cиcтемoю електpoннoгo дoкyментooбiгy мoжнa видшити тaкi [4] :
• aвтoмaтизaцiя бiзнеc-пpoцеciв, oбмiнy дoкyментaцieю пpи теpитopiaльнoï poзpiзненocтi yc-тaнoви, зacтocyвaння тa пoeднyвaння вcix мoжливиx теxнoлoгiй вiддaленoï взaeмoдiï (мiжфiлiaльнa взaeмoдiя бaнкiвcькиx ycтaнoв);
• opгaнiзaцiя гнyчкoï poльoвoï cтpyктypи i oбмеженicть дocтyпy y певнж кopиcтyвaчiв системи (нaявнicть декiлькox видiв aвтoмaтизoвaниx poбoчиx мicць, ^гогочен^ для piзниx кaтегopiй кopиcтyвaчiв: дiлoвoдiв, викoнaвцiв, кеpiвникiв тa iн.);
sa
Науковий liiciiiik': Ф1мамси, банки, iнвестицiï - 2G13 - №б
• можливють штеграци з шшими шформацшними системами фшансово-кредитно1' установи й накопичення всередиш системи обширно1 консолщовано1' шформаци про яюсть виконання 61знес-процеав;
• можливють перемщення електронних документа в спещальш сховища — арх1ви, у вщпо-вщносп з певними умовами i настройками.
За наявностi повного пакету дш i можливостей системи електронного документообшу викори-стовуеться широкий функцюнал, режим багатокористувацько1' роботи, можливють роботи навт при обривах зв'язку з сервером, робота без використання мережi 1нтернет через локальну мережу. Для роботи з обмеженим функцюналом електронного документооб^у використовуеться невеликий розмiр дистрибутива, всi дiï виконуються на сторонi сервера, який надае iнформацiю в готовому для вщображення виглядi. Що стосуеться веб-клiента, то при його використаннi спещальне програмне забезпечення не вимагаеться, вся робота здшснюеться через web-браузер, оновлення та модифiкацiï вiдбуваються на сторош сервера, що робить вiддалену роботу дуже зручною i досить швидкою. У даному випадку система забезпечуе роботу з документами не тшьки в стшах банювських установ, а й ззовш, що е досить корисним для керiвникiв вищоï та середньоï ланки. Маючи мiнiмум вшьного часу, перебуваючи в частих вщрядженнях, виïзних заходах керiвники можуть вносити рукописш i звуковi коментарi до документа i доручень.
Банкiвськi установи вiдрiзняються вiд всiх iнших комерцшних структур тим, що вони щодня пiдводять баланс. I, вiдповiдно, щодня вс документи, обробленi протягом дня, переплгаються в справи i задаються в архiв. До документiв, на пiдставi яких були виконанi банювсью операци, додаються також супровiднi документи. В процес роботи банку часто доводиться знов звертати-ся до цих вже оброблених i зданих в архiв документiв. Тому при традицшнш органiзацiï робiт великi шафи-сейфи з документами поточного року займають часто кiмнату (або декiлька) в при-мiщеннi офiсу [5]. Виршити дану проблему дозволить створення образiв документiв.
ВИСНОВКИ
Пiдводячи пiдсумки, необхщно вiдзначити, що сьогоднi у фшансово-банювськш сферi використовуеться змiшаний документообш Повнiстю вiдмовитися вiд паперових носив в найближчш перспективi не плануеться — це i не передбачаеться украшськими законами та стандартами. Але можна з упевненютю сказати, що справжш електроннi документи поступово почнуть витюняти паперовi. Перш за все, це торкнеться масових внутршшх докуменпв банку, таких як службовi та доповщш записки. На цьому етат важливо грамотно вiдрегулювати роботу в змшаному доку-ментообiгу у внутршшх нормативних документах — зокрема, таю питання, як використання ЕЦП у документообшу установи.
Отже, система електронного документообшу — це один з найважливших чинникiв ефективного розвитку фшансово-банювсько1' сфери. У результатi впровадження та використання системи електронного документообшу роботи, пов'язаш з документами, стануть набагато менш трудомiсткими за рахунок скорочення паперового документообiгу, пiдвищиться виконавська дисциплша працiвникiв та якiсть роботи з шформащею, органiзацiйнi процеси стануть бшьш прозорими i зрозумiлими як для керiвникiв, так i для шдлеглих. Все це призведе до шдвищення конкурентоспроможностi вгтчиз-няних банювських та фшансових установ в сучасних умовах господарювання.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОï Л1ТЕРАТУРИ
1. Кирилюк Д. Правовi засади використання електронних розрахункових документа та електронних шдпишв в банювськш дiяльностi / Дмитро Кирилюк // Юридичний журнал. — 2005. — №10(40). — С. 73 77.
2. Храмцовская Н. Переход от бумажного к смешанному документообороту [Текст] / Н. Храм-цовская // Кадровик. Кадровое делопроизводство. — 2009. — №2. — С. 4-9. — (Система кадровой документации).
3. Стахарчук А.Я. 1нформацшш системи в банках: навчальний пошбник / А.Я. Стахарчук,
B.П. Стахарчук. — К.: УБС НБУ: Знання, 2010. — 515 с. — (1нформацшш системи i технологи в економщ).
4. Уваров С.В. Системы электронного документооборота: развитие и трансформация /
C.В. Уваров // Управленец. — 2012. — №7-8 (35-36). — С. 70-72.
5. Арлазаров В.Л. Документы — основа автоматизированной банковской системы [Электронный ресурс] / В.Л. Арлазаров, И.М. Безмозгий, Н.Е. Емельянов. — Режим доступа: http:// www.cognitive.ru/assets/docs/scienwork/sbornic2/arlazar.docэ. — Загл. с экрана.
Стаття надшшла до редакцп 27 листопада 2013 року
59
Науковий iticiiiik: Фшанси, банки, швестицп - 2013 - №6
