Некоторые проблемы по организации бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

ВСЕ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА

НЕКОТОРЫЕ ПРОБЛЕМЫ ПО ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В БЮДЖЕТНЫХ

УЧРЕЖДЕНИЯХ

Ю.М. Пискарёва,

преподаватель бюджетного учета

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫХ БУХГАЛТЕРИЙ И УЧРЕЖДЕНИЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ1

Книга учета выданных раздатчикам денег на выдачу заработной платы и стипендий ф. 320 (0504520)

Книга учета выданных раздатчикам денег на выдачу заработной платы и стипендий ф. 320 (0504520) применяется в организациях и учреждениях, имеющих большое количество подразделений и в централизованных бухгалтериях. Выплата заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий и премий может производиться по письменному приказу руководителя учреждения другими, кроме кассиров, доверенными лицами.

При выдаче из кассы доверенным лицам наличных денег кассиром в журнале ведется учет таких выдач. При возврате доверенным лицом оплаченных ведомостей и остатка наличными деньгами в книге производятся соответствующие записи, которые оформляются подписями кассира и доверенного лица. Сданные доверенным лицом в кассу платежные ведомости сразу же записываются в кассовую книгу. В конце книги приводится список лиц, назначенных раздатчиками.

В тех случаях, когда из-за отдаленности обслуживаемого учреждения платежная или расчет-но-платежная ведомость не может быть возвращена доверенным лицом в кассу централизованной бухгалтерии по истечении трех дней, выплата заработной платы должна производиться через по-

1 Продолжение. Начало см. в № 4 (76), 5 (77), 7(79), 10(82), 11(83) 2003 года.

дотчетное лицо. В этих случаях сумма, необходимая доя выплаты заработной платы, выдается подотчетному лицу из кассы по расходному кассовому ордеру и относится на субсчет 160.

Форма 320 (0504520), формат А4, тетрадь в мягкой обложке.

Норма расхода - 1 книга в год на централизованную бухгалтерию, обслуживающую учреждения, состоящие на областном, районном и городском бюджетах.

Кассовая книга, ф. 440 (0504514)

Все поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге ф. 440 (0504514).

Каждое учреждение (централизованная бухгалтерия) ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Поступление и расходование наличной иностранной валюты ведется на отдельных листах кассовой книги ф. 440 по видам иностранных валют и в рублях по курсу Центрального банка РФ.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

Записи в кассовой книге производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируются машинограммы «отчет кассира». Обе машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные кассовой книгой ф. 440 (0504514).

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год -общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Записи по учету кассовых операций в книге производятся: по бюджетным средствам - в графах «По бюджету», по внебюджетным средствам в графах - «По внебюджетным средствам».

Форма 440 (0504514) формат А4, книга

Норма расхода - 4 книги в год на каждую централизованную бухгалтерию и 2 книги на каждое учреждение, ведущее учет самостоятельно.

Реестр депонированных сумм ф. 414 (0504414)

По истечении срока выплаты в расчетной и расчетно-платежной ведомости против фамилии лиц, у которых заработная плата осталась неполученной, кассир обязан поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано» и составить реестр депонированных сумм ф. 414 (0504414). В конце ведомости кассир должен сделать запись о фактически полученной и неполученной сумме заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по расчетной и расчетно-платежной ведомости и скрепить запись своей подписью.

После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром в платежных и расчетно-платежных ведомостях, и подсчета выданных и депонированных сумм, на выданные суммы заработной платы составляется расходный кассовый ордер, который оформляется в установленном порядке и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. На расчетных и рас-четно-платежных ведомостях проставляются дата и номер расходного кассового ордера, по которому произведено списание денег по кассе.

Депонированные суммы на следующий день после срока выдачи заработной платы сдаются на счет в кредитную организацию, и на сданные суммы составляется расходный кассовый ордер.

Форма 414 (0504414), формат А4 бланк.

Норма расходы - исходя из фактического количества реестров, использованных в предыдущие годы.

Мемориальный номер 1 ф. 381 (0504513).

Накопительная ведомость

Представленный кассовый отчет проверяется бухгалтерией, и на основании его ежедневно производится запись в накопительную ведомость по кассовым операциям ф. 381 (мемориальный ордер 1) и другие регистры учета.

Мемориальный ордер 1 (ф. 381) объединен с накопительной ведомостью, которая построена по дебетовому и кредитовому признаку и предназначена для обработки отчетов кассира и систематизации оборотов по кассе за текущий месяц.

Мемориальный ордер 1 заполняется на основании отчетов кассира с приложенными кассовыми документами, оформленными в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ. В связи с указанным порядком записи в кассовую книгу ф. 440 производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалте-

рию в качестве отчета кассира отрывной лист вместе с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

В отчете кассира в графе «N9 корреспондирующего счета» бухгалтер, на которого возложены обязанности по приему, проверке и обработке кассовых документов, проставляет номер субсчета, корреспондирующего с субсчетом 120 «Касса». Затем производится группировка оборотов отдельно по дебету и кредиту всех корреспондирующих счетов, отраженных в отчете кассира.

На лицевой стороне накопительной ведомости по кассовым операциям записывается: остаток на начало месяца, который должен соответствовать остатку отчета кассира и ведомости ф. 381 за прошлый месяц на эту дату, и оборот по кредиту субсчета 120 «Касса» за текущий месяц. На с. 2 ведомости записываются обороты по кредиту субсчета 120 «Касса» за текущий месяц. Остаток на конец месяца, равнозначный остатку отчета кассира, указывается на лицевой стороне формы.

При этом обороты по дебету и кредиту субсчета 120 «Касса» записываются в накопительную ведомость суммированными итогами по каждому отчету кассира одной строкой.

Вторые записи по кассовым операциям показываются на с. 2 ведомости. Вторыми записями отражаются операции, которые вытекают из основных операций, но со субсчетом 120 не корреспондируют. Практически они сокращают записи после постоянных мемориальных ордеров. Ко вторым записям по кассовым операциям может относиться заработная плата, не выплаченная в установленный срок и сданная в кредитное учреж-

дение как депонированная заработная плата, и другие операции.

В конце месяца в накопительной ведомости подсчитываются итоги по дебету и кредиту субсчета 120 в корреспонденции с соответствующими субсчетами и по вторым записям. При записи в книгу «Журнал - главная» данных мемориального ордера 1 из общей суммы оборотов за месяц исключаются обороты по средствам, полученным в кассу со счетов, открытых в кредитных организациях. Операции по получению наличных денег со счетов в кредитных организациях в кассу учреждения и по внесению наличных денег из кассы учреждения на указанные счета отражаются в мемориальных ордерах 2 и 3. Сумма оборотов, приведенная на лицевой стороне ведомости, показывается за минусом оборотов по счетам в кредитных организациях, и указанная сумма записывается в книгу «Журнал - главная» ф. 308 по строке «Сумма по ордеру».

Применяется при обработке отчетов кассиров для систематизации оборотов по кассе за текущий месяц. Накопительные ведомости составляются отдельно по каждому счету. При наличии нескольких счетов кредитной организации в банке каждый счет оформляется отдельным мемориальным ордером.

Форма 381 (0504513), формат АЗ, бланк.

Нормы расхода - в среднем 60 бланков на год для каждого распорядителя средств и на каждую централизованную бухгалтерию, обслуживающую учреждения, состоящие на районном и городском бюджетах, а также на учреждение, ведущее учет самостоятельно.

Книга

УЧЕТА ВЫДАННЫХ РАЗДАТЧИКАМ ДЕНЕГ НА ВЫПЛАТУ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ И СТИПЕНДИЙ

Форма 320 по ОКУД

за_ _г. Дата

Учреждение (централизованная бухгалтерия) _ по ОКПО

Единица измерения: руб. по ОКЕИ

КОДЫ 0504520

Форма 320 с. 2.4. в и тд.

Дата Наименование учреждения Выдано раздатчику из кассы

фамилия, имя. отчество сумма прописью сумма цифрами подпись раздатчика

Форма 320 с. 3. 5. 7 и т.д.

Возвращено раздатчиком в кассу наличных денег и документов |

наличными деньгами оплаченными документами всего подпись кассира подпись раздатчика, дата

сумма цифрами сумма цифрами сумма прописью сумма цифрами

Форма 320 (последний лист)

СПИСОК ЛИЦ, НАЗНАЧЕННЫХ РАЗДАТЧИКАМИ

N9 п/п Наименование учреждения (подразделения) Фамилия, имя. отчество Номер и дата приказа о назначении Образец подписи

Главный бухгалтер _ __В настоящей книге пронумеровано

(подпись) (раашфровка подписи) _страниц

• • Г. (количество)

Мемориальный ордер

Накопительная ведомость по

по субсчету

N8

за

года

Учреждение (централизованная бухгалтерия)

Источник финансирования _

Единица измерения: руб.

Формы 381 по ОКУД Дата по ОКПО

по ОКЕИ

КОДЫ

0504513

383

№ п/п Дата выписки банка или отчета кассира Дебет субсчета ¡! ]

Кредит субсчетов

Итого

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 к 15

Всего

Остаток на начало месяца

Остаток на конец месяца

Сумма оборотов

|

ГО

00 А

м о о со

о 3

с! *

ш

& з

51

X <

Т) X

го и:

X

о

КАССОВАЯ КНИГА

го

■и >

со >

го

гп о

л

за

Учреждение (централизованная бухгалтерия)

Форма 440 по ОКУД Дата по ОКПО

КОДЫ

0504514

В этой книг« пронумеровано и прошнуровано

(_) _листов

(прописью)

Руководитель учреждения

Главный бухгалтер

(подпись)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(расшифровка подписи) г.

М.П.

О!

5

со

В

X

го

ю

Единица измерения: руб доллар / иное

поОКЕИ по ОКВ

383

№ документа От кого получено или кому выдано № корреспондирующего счета По бюджету По внебюджетным средствам

приход расход приход расход

1 2 3 4 5 6 7

Остаток на начало ДНЯ X X

Перенос

* <

"О X

ГО

сг

X

о ^

н го

Т) >

со >

го

гл

о

Я 1=

Касса за" г. Форма 440 лист

№ документа От кого получено или кому выдано № корреспондирующего счета По бюджету По внебюджетным средствам

приход расход приход расход

1 2 3 4 5 6 7

С переноса

Итого за день

Остаток на конец дня X X

в том числе на зарплату X X

Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня Кассир

з

(подпись) (расшифровка подписи)

Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве

приходных

(прописью)

расходных получил

(прописью)

Главный бухгалтер

Единица измерения: руб.

доллар / иное

поОКЕИ по ОКВ

001

№

ДОку-

та

От кого получено или кому выдано

№ корреспондирующего счета

По бюджету

приход

расход

По внебюджетным средствам

приход

расход

Остаток на начало Дня

Перенос

Касса за

Форма 440 лист

№ документа От кого получено или кому выдано № корреспондирующего счета По бюджету По внебюджетным средствам

приход расход приход расход

1 2 3 4 5 6 7

С переноса

Итого за день

Остаток на конец дня X X

в том числе на зарплату X X

Общий остаток денежных средств в кассе на конем дня Кассир

з

(подпись) (расшифровка подписи)

Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве

приходных

(прописью)

расходных получил

(прописью)

Главный бухгалтер

Реестр депонированных сумм коды

Форма 414 по ОКУД 0504414

за _ _г. Дата

Учреждение (централизованная бухгалтерия) __по ОКПО

Раздел, подраздел______по ФКР

Целевая статья __по КЦСР

Вид расхода ___по КВР

Единица измерения: руб. по ОКЕИ 383

Код аналитического учета Дебет субсчета Г Кредит субсчета

Структурное подразделение Номер платежной ведомости Фамилия, имя, отчество Табельный номер Вид расчета Сумма

1 2 3 4 5 6

Форма 0504414 с. 2

Структурное подразделение Номер платежной ведомости Фамилия, имя, отчество Табельный номер Вид расчета Сумма

1 2 3 4 5 6

Итого

Главный

бухгалтер _ __Кассир _ _

(подпись) (расшифровка подписи) (подпись) (расшифровка подписи)

Бухгалтер _ __"_" _ _г.

(подпись) (расшифровка подписи)