CC BY
14
ВСЕ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА
НЕКОТОРЫЕ ПРОБЛЕМЫ ПО ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ
Ю.М. Пискарёва, преподаватель бюджетного учета
Рекомендации по обеспечению централизованных бухгалтерий и учреждений бухгалтерской документацией1
Кассовые операции
При оформлении и учете кассовых операций учреждения и централизованные бухгалтерии руководствуются Порядком ведения кассовых операций в РФ, установленных советом директоров Центрального банка РФ от 22.09.93 № 40 (письмо Центрального банка РФ от 04.10.93 № 18), с учетом последующих дополнений и изменений.
Учреждения обязаны хранить свободные денежные средства в кредитных учреждениях и производить расчеты по своим обязательствам, как правило, через них. Полученные наличные деньги расходуются на цели, указанные в чеке. Чеки на получение наличных денег из кредитной организации выписываются, как правило, на имя кассира или лица, его заменяющего.
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Банком России и Минфином России.
При приеме денежных билетов и монет в платежи кассиры обязаны руководствоваться установленными Банком России признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.
Приходный кассовый ордер ф. № КО-1 (0310001)
Прием наличных денег кассами производится по приходным кассовым ордерам, ф. № КО-1 по ОКУД 0310001) подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, пись-
1 Продолжение. Начало см. в N9 4 (76). 5 (77), 7 (79). 10 (82) 2003 года.
менным распоряжением руководителя учреждения. При этом в строке «Принято от» указывается полное наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество гражданина. Обязательно указывается основание операции и перечисляются приложенные документы.
О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
До передачи в кассу ордер должен быть зарегистрирован в журнале ф. № КО-3 (0310003). После получения денег ордер и приложенные к нему документы немедленно погашаются штампом «Получено» с указанием даты (числа, месяца, года).
В соответствии с Законом РФ от 18.06.93 №5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» (в редакции от 30.12.2001) эти расчеты с населением при осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории РФ производятся всеми организациями с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ).
Исключение составляют лишь отдельные категории организаций, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения ККМ согласно перечню, утвержденному постановлением Совмина - Правительства РФ от 30.07.93 № 745 (с учетом изменений и дополнений).. В целях расширения сферы применения ККМ, повышения эффективности контроля за денежным оборотом в сфере торговли и услуг и предотвращения сокрытия прибыли от налогообложения постановлением Правительства РФ От 19.12.97 № 1607 органам исполнительной власти субъектов РФ предоставлено право принимать решения об ограничении дей-
ствия указанного перечня на соответствующей территории.
Пользователям ККМ согласно Постановлению от 07.08.98 № 904 необходимо знать следующее:
• ККМ должна быть допущена к использованию государственной межведомственной экспертной комиссией по ККМ и включена в Государственный реестр на территории РФ;
• ККМ подлежит обязательной регистрации в налоговых органах;
• ККМ, исключенные из Государственного реестра ККМ, могут применяться в соответствии со сроками, установленными для них Комиссией;
• все организации, ведущие денежные расчеты с применением ККМ, обязаны выдавать клиентам чек или вкладной (подкладной) документ, напечатанный на машине.
На нем должны быть следующие реквизиты:
• наименование организации;
• идентификационный номер организации -налогоплательщика;
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки (оказание услуги);
• стоимость покупки (услуги);
• признак фискального режима.
ККМ должны проходить проверку исправности в центрах технического обслуживания ежегодно, в январе - феврале. Техническое обслуживание и ремонт ККМ должны производиться организациями, зарегистрированными в установленном порядке в качестве центров технического обслуживания конкретных моделей машин и поставленных на учет налоговыми органами.
На всех ККМ в обязательном порядке применяется контрольная лента, и по каждой ККМ ведется книга кассира-операциониста, заверенная в налоговом органе. Эти и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами), приравниваются к первичным учетным документам и должны храниться в течение сроков, установленных для этих документов, то есть не менее 5 лет. Ответственность за обеспечение хранения указанных документов несет руководитель организации.
Руководители учреждений обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из кредитной организации и сдаче в кредитную организацию. В тех случаях, когда по вине руководителей не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке.
В приложении N° 2 к Порядку ведения кассовых операций в РФ даются рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их
хранении и транспортировке (рекомендуемые МВД РФ), которые сводятся к следующему.
1. Руководителям учреждений при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств, либо периодическим привлечением лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду. ЧТО К ведению КЗРСОРЩ операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:
ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
страдающие хроническими психическими заболеваниями;
систематически нарушающие общественный порядок:
злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.
2. Руководитель учреждения должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необходимости, -транспортное средство.
3. При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:
разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
допускать в салон транспортного средства лииг не назначенных руководителем предприятия для их доставки;
следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
посещать магазины, рынки и другие т.п. места;
выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.
Единые требования по технической укреплен-ности и оборудованию сигнализацией помещений касс приведены в приложении N9 3 к Порядку ведения кассовых операций в РФ.
Приходный кассовый ордер ф. N9 КО-1 (0310001), формат А5, блокнот в окантовке.
Норма расхода - 4 блокнота на централизованную бухгалтерию, обслуживающую учреждения, состоящие на районном и городском бюджетах. Учреждение, ведущее учет самостоятельно, расход устанавливает исходя из расхода за предшествующий год.
Расходный кассовый ордер ф. № КО-2 (0310002)
Выдача наличных денег из касс учреждений производится по расходным кассовым ордерам ф. № КО-2 (0310002) или надлежаще оформленным другим документам с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером учреждения или лицами, на это уполномоченными.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя учреждения, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.
В централизованных бухгалтериях на обшую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (рас-четно-платежной) ведомости.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя), записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и отбирает расписку получателя. Выдача денег может производиться по удостоверению, выданному учреждением, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (рас-четно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе учреждения, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.
До передачи в кассу ордер должен быть зарегистрирован в бухгалтерии в журнале ф. КО-3 (0310003). После получения денег ордер и приложенные к нему документы немедленно поглощаются штампом «Оплачено» с указанием даты (числа. месяца, года).
Расходный кассовый ордер ф. № КО-2 (0310002), форма 1/24 д.л., блокнот в окантовке.
Норма расхода - 10 блокнотов на централизованную бухгалтерию, обслуживающую учреждения, состоящие на районном и городском бюдже-
тах. Учреждения, ведущие учет самостоятельно, расход устанавливает исходя из расхода за предшествующий год.
Ведомость на выдачу денег из кассы ф. 317 (0504501)
При выдаче денег из кассы в подотчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам ф. 317 (0504501). Эта форма сокращает объем работы по выписке отдельных расходных кассовых ордеров ф. КО-2. Особенно это важно для централизованных бухгалтерий и крупных бюджетных учреждений. Так, если централизованная бухгалтерия обслуживает 20 учреждений, то при выдаче в подотчет на хозяйственные расходы следовало бы выписать 20 ф. № КО-2, вместо одной ф. 317 (0504501).
Ведомости на выдачу денег из кассы подотчетным лицам составляются отдельно на хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый документ.
Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам ф. 317, формат А4, бланк.
Норма расхода - 50 бланков в год на централизованную бухгалтерию, обслуживающую учреждения, состоящие на районном и городском бюджетах. Учреждения, ведущие учет самостоятельно, расход устанавливают исходя из расхода за предшествующий год.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или записаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
• наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя учреждения или лиц, на это уполномоченных;
• правильность оформления документов;
• наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов ф. № КО-3 (0310003)
Применяется во всех бюджетных учреждениях. В нем регистрируются бухгалтерией до передачи на исполнение в кассу приходные и расходные кассовые ордера или документы, их заменяющие. При этом на документах, заменяющих расходные кассовые ордера, ставится штамп «Расходный кассовый ордер №_». Регистрация приходных и
расходных кассовых ордеров и документов, их заменяющих, начинается ежегодно с № 1 отдельно по приходу и расходу.
Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Регистрация с кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составленной за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов ф. № КО-3 (0310003), формат А4, тетрадь в плотной обложке.
Норма расхода - 1 - 2 тетради на централизованную бухгалтерию и учреждение, ведущее учет самостоятельно.
Квитанция ф. 10 (0504510)
В соответствии с Инструкцией 107н прием в кассу наличных денежных средств от юридических и физических лиц производится при отсутствии кассовых аппаратов по квитанциям (бланкам) строгой отчетности ф. 10 (0504510). В случае
приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства при реестре сдачи документов ф. 442 (0504842) с приложением копий квитанций.
Квитанции ф. 10 (0504510) являются бланками строгой отчетности, находятся на хранении и выдаются уполномоченным под отчет. Указанные квитанции нумеруются и брошюруются в книжки. Принятые по квитанциям суммы должны ежедневно сдаваться на счет в кредитной организации по объявлению на взнос наличными (ф. 0402001). Расходование этих средств без предварительной сдачи на счета в кредитные организации запрещается.
Квитанции применяются в тех случаях, когда прием доходов по специальным средствам возлагается на лиц, не исполняющих обязанности кассира учреждения.
Квитанция и копия квитанции (корешок) заполняются химическим карандашом или шариковой ручкой под копировальную бумагу на каждую полученную сумму.
Квитанция ф. 10 (0504510) формат А6, блокнот в окантовке.
Норма расхода - исходя из фактического количества бланков, использованных в предыдущем году.
Книга по учету бланков строгой отчетности ф. 448 (0504819)
Аналитический учет бланков строгой отчетности ведется в книге по учету бланков строгой отчетности ф. 448 (0504819).
Книга по учету бланков строгой отчетности, ф. N9 448, формат А4, тетрадь в плотной обложке.
Норма расхода - одна тетрадь в год на одного главного распорядителя, учреждение, ведущее учет самостоятельно; на одну централизованную бухгалтерию, обслуживающую учреждения, состоящие на районном и городском бюджетах.
Акт о списании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним ф. № 816 (0504816), формат А4, бланк.
Норма расхода - исходя из фактического количества бланков, использованных в предыдущие годы.
<
-О X
00 сг X
о ^
н
го
"О >
со >
00
£ т О ^з Л
Унифицированная форма № КО-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88
Форма по ОКУД по ОКПО Код
0310001
(организация)
(структурное подразделение)
ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР
Номер документа Дата составления
Дебет Кредит Сумма, руб. коп. Код целевого назначения
код структурного подразделения корреспондирующий счет, субсчет код аналитического учета
Принято от Основание:
Сумма
(прописью)
руб.
КОП.
В том числе Приложение
Главный бухгалтер Получил кассир
(ПОДЛ ИСк)
(подпись)
(расшифровка подписи) (расшифровка подписи)
(организация)
КВИТАНЦИЯ
к приходному кассовому ордеру № от« » г"
Принято от
Основание:
Сумма
руб.
коп.
(цифрами)
(прописью)
руб.
КОП.
В том числе
« »
М.П. (штампа) Главный бухгалтер
(ПОДПИСЬ)
Кассир
(подпись) (расшифровка подписи)
(расшифровка подписи)
5
4
ГО 01
5 *
х
сг X
00 со
го о о со
Унифицированная форма № КО-2 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88
Форма по ОКУД по ОКПО Код
0310002
(организация)
(структурное подразделение)
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР
Номер документа Дата составления
Дебет Сумма, руб.коп. Код целевого назначения
код структурного подразделения корреспондирующий счет, субсчет код аналитиче ского учета кредит
Выдать _
(фамилия, имя, отчество)
Основание: _
Сумма _
(прописью)
_ руб. _ КОП.
Приложение _
Руководитель организации
Главный бухгалтер _
Получил
« »
По
(должность)
(подпись)
(подпись)
(расшифровка подписи)
(расшифровка подписи)
(сумма прописью)
руб.
Г.
Подпись
коп.
(наименоаание, номер, дата и место выдачи документа.
удостоверяющего личность получателя)
Выдал кассир
(подпись)
(расшифровка подписи)
Выдать _
Руководитель учреждения
руб.
(сумма прописью)
(подпись)
Главный бухгалтер
ВЕДОМОСТЬ НА ВЫДАЧУ ДЕНЕГ ИЗ КАССЫ ПОДОТЧЕТНЫМ ЛИЦАМ
(подпись)
(расшифровка подписи) (расшифровка подписи)
за
Учреждение (централизованная бухгалтерия)
Структурное подразделение _
Раздел, подраздел
Целевая статья_
Вид расходов _
Единица измерения: руб. Дебет субсчета [
Форма 317 по ОКУД Дата
_ по ОКПО
_ поКСП
_ по ФКР
_ поКЦСР
_ по КВР
по ОКЕИ
] Кредит субсчета £
Расходный кассовый ордер № £
Дата
КОДЫ
0504501
383
Фамилия, имя, отчество подотчетного лица Наименование учреждения Код учреждения Табельный номер Сумма Сумма прописью Расписка в получении Дополнительные признаки
1 2 3 4 5 6 7 8
1
4
га от
5 3=» X
гп
О -и
X X
со >
Л: ^
я
X
* <
13 X
ГО
сг X
о ^
ч
го
"О >
со >
го
гл
о 1=
со со
го о о со
£ I
И
II I
>х * &
£ I
О
л
2 ? I
5 к
Образец обложки Унифицированная форма № КО-3
Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88
Форма по ОКУД по ОКПО Код
0310003
(организация)
(структурное подразделение)
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПРИХОДНЫХ И РАСХОДНЫХ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
_г.
(должность) (фамилия, имя, отчество)
По данному обращу печатать все страницы журнала по форме № КО-3
Приходный документ Сумма, руб. коп. Примечание Расходный документ Сумма, руб. коп. Примечание
дата номер дата номер
1 2 3 4 5 6 7 8
Квитанция № 000000 * Серия
Форма 10 по ОКУД г. Дата
Учреждение
Принято от В уплату
Источник финансирования Сумма _
Получил
(должность)
по ОКПО
(фамилия, имя. отчество)
(вид продукции, услуги)
КОДЫ 0504510
руб. коп.
I-1
(подпись)
(ресимфроякя подписи)
Уплатил
МП.
(подпись)
Копия квитанции N1000000 * Серия
Форма 10 по ОКУД г. Дата
Учреждение
Принято от В уплату
Источник финансирования Сумма _
Получил
(должность)
по ОКПО
. имя. отчество)
(■ид продувши, услуги)
(праиецц
КОДЫ
0504510
руб. кол.
■-1
(подтсь)
(решмфроока подписи)
Уплатил
МП.
(подгмсь)
о>
о
О О
•у
к о
о о. н
о
со о
X <
СЦ
ш
ш
У
>
о с
05 §
о
о
с
ё о
со о.
к к
8- е-
& я
га га
¡5 £
С1 с!
0)
Форма 448 с. 2
Наименование формы строгой отчетности
Код формы £
Дата От кого получено или кому отпущено Основание(наименование документа, номер и дата) Приход Расход Остаток
число месяц год количество серия и номер бланка (вкладыша) сумма, руб. количество серия и номер бланка (вкладыша) сумма, руб. количество сумма, руб.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
со £
а) X
X <
и X
ш
е
X
о
ГО
1) >
СО >
Ш
ГП О
00 со
го о о со
Утверждаю: Руководитель
учреждения _ _
(подпись) (расшифровка подписи) *_в__Г.
АКТ №_
о списании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Форма 816 по ОКУД от" г. Дата
Учреждение (централизованная бухгалтерия) _ по ОКПО
Код по ЭКР
Материально ответственное лицо
Комиссия в составе _
(должность, фамилия, имя, отчество)
назначенная приказом (распоряжением) от "_" _ _г. № составила настоящий акт
в том, что за период с" _ _г. по"_" г.
были испорчены бланки трудовых книжек:
Бланк трудовой книжки (вкладыш) Название языка Причина порчи Дата уничтожения (сжигания)
номер серия
1 2 3 4 5
Председатель
комиссии (должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Члены комиссии:
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Г.
коды
0504816
