Учет денежных средств в кассе Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Все для бухгалтера

УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ*

Выдача наличных денег из касс учреждений производится по расходным кассовым ордерам ф. КО-2 (0310002) или надлежаще оформленным другим документам с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером учреждения или лицами, на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя учреждения, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя), записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и отбирает расписку получателя. Выдача денег может производиться по удостоверению, выданному учреждением, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно, чернилами или шариковой ручкой, с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (рас-четно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе учреждения, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.

При выдаче денег из кассы в подотчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам ф. 317 (0504501).

• Продолжение. Начало см в № 23 (95) 2003 г.

Ю.М. ПИСКАРЁВА

Эта форма сокращает объем работы по выписке отдельных расходных кассовых ордеров ф. КО-2. Особенно это важно для централизованных бухгалтерий и крупных бюджетных учреждений. Так, если централизованная бухгалтерия обслуживает 50 учреждений, то при выдаче в подотчете на хозяйственные расходы следовало бы выписать 50 форм КО-2 вместо одной ф. 317.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача денег по доверенности производится в соответствии с общеустановленными требованиями, то есть кассир требует предъявления соответствующего документа, удостоверяющего личность получателя, записывает его наименование и другие необходимые данные. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Образец заполнения доверенности (произвольная форма) имеет следующий вид.

Доверенность

Я, Семенова Инна Николаевна (паспорт 528287, выданный ОВД Таганского района г. Москвы 17 января 2003 г.), доверяю полунить в_

(учреждгиыг)

заработную плату за I половину марта 2003 года Бодровой Анне Петровне (паспорт 485173, выданный ОВД Даниловского района г. Москвы 21 января 2003 года). 09.03.2003_ И. Н. Семенова

(тодлись)

Подпись Семеновой И.Н. удостоверяю.

(должность) (нодпнсь) (расшифровка подписи)

М.И

Ниже приводится образец заполнения расходного кассового ордера ф. КО-2 (0310002) и ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицом ф. 317.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового

Унифицированная форма № КО-2 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88

Форма по ОКУД по ОКПО

(организация)

(структурное подразделение)

РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР

Код

0310002

Номер документа Дата составления

28' 19.03.2003

Дебет Кредит Сумма, руб. коп. Код целевого назначения

Код структурного подразделения Корреспондирующий счет, субсчет Шифр аналитического учета

111 120-2 350-00 внебюдж.

Выдать Внесено в кредитную организацию по объявлению на взнос наличными .№ 20_

(фамилия, имя, отчество)

Основание Средства, полученные за оказанные медуслуги_

Сумма Триста пятьдесят руб. 00 коп_

(прописью)

Приложение Копия квитанции

Руководитель организации _ _ _

ч (должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Главный бухгалтер _ _

(подпись) (расшифровка подписи) Получил Кетемш* N2 20. штппм кредитной <?р?анцщией ца 350 (триста пятьдесят)_ руб. 00 коп.

(сумма прописью)

«19» марта 2003 г. Подпись _кассир

По

(наименование, номер, дата и место выдачи документа,

удостоверяющего личность получающего) Выдал кассир _ _

(подпись) (расшифровка подписи)

1 Выписываются также аналогичные кассовые ордера:

1. Расходный кассовый ордер № 30 на 22.03.2003 на выданную зарплату за I половину марта 2003 г. в сумме 74 000 руб. 00 коп.

2. Расходный кассовый ордер № 31 за 22.03.2003 на внесенную на счет в кредитную организацию депонированную зарплату в сумме 3000 руб. 00 коп.

надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера или лиц, на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

По истечении установленных трех рабочих дней (или пяти) для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

• в ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

• составить реестр депонированных сумм, ф. 414 (0504414);

• в конце ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (должность) (подпись) (расшифровка подписи)». Выдача денег кассиром и раз-

Выдать

Две тысячи руб. 00 коп.

Руководитель учреждения Главный бухгалтер _

(сумма прописью)

(подпись)

(подпись)

марта 2003 г.

(расшифровка подписи)

(расшифровка подписи)

ВЕДОМОСТЬ

НА ВЫДАЧУ ДЕНЕГ ИЗ КАССЫ ПОДОТЧЕТНЫМ ЛИЦАМ

за 19 мдрща 2003

Учреждение (централизованная бухгалтерия)_

Структурное подразделение_

Раздел, подраздел_

Целевая статья_

Вид расходов_

Единица измерения, руб. Дебет субсчета

Форма 317 по ОКУД Дата

_ по ОКПО

поКСП

_ по ФКР

по КЦСР

__по КВР

по ОКЕИ

КОДЫ

0504501

19.03.2003

383

160-1

Кредит субсчета

120-1

Расходный кассовый ордер

№29

от Дата

19.03.2003

Фамилия, имя, отчество подотчетного лица Наименование учреждения Код учреждения Табельный номер Сумма Сумма прописью Расписка в получени и Дополнительные признаки

1 2 3 4 5 6 7 8

У. Арамов Василий - - 1 000-00 Одна тысяча руб. 00 коп. Аранов

Дмитриевич

2. Смирнова Нина 1 000-00 Одна тысяча руб. 00 коп. Смирнова

Павловна

Итого 2 000-00

Сумма прописью: Две тысячи руб. 00 коп.

Главный бухгалтер

(подпись) (расшифровка подписи)

19 марта 2003 г.

Выдал кассир

(подпись) (расшифровка подписи)

1 1

датчиком по одной ведомости запрещается; • записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости

штамп: «Расходный кассовый ордер N9_».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в кредитную организацию, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или записаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

• наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя учреждения или лиц, на это уполномоченных;

• правильность оформления документов;

• наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расход-

ных кассовых документов ф. КО-3 (0310003). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату груда и других приравненных к ней платежах, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

РЕЕСТР ДЕПОНИРОВАННЫХ СУММ1

Образец заполнения ф. 414

за 22 марта 2003 г.

Учреждение (централизованная бухгалтерия)_

Раздел, подраздел_

Целевая статья_

Вид расходов_

Единица измерения, руб. Код аналитического учета

Дебет субсчета

180-1

Форма 414 по ОКУД Дата по

- ОКПО

_ по ФКР

_ по КЦСР

поКВР по ОКЕИ

Кредит субсчета

КОДЫ

0504414

22.03.2003

383

177-1

Структурное подразделение

Номер платежной ведомости

Фамилия, имя, отчество

Табельный номер

Вид расчета

Сумма

3

Терапевтическое

10

Рыжов Валентин Степанович

Депонированная зарплата

1 200-00

отделение

Афанасьева Алла Петровна

800-00

Норкин Семен Исаевич

1 000-00

Форма 414, с. 2

Структурное подразделение Номер платежной ведомости Фамилия, имя, отчество Табельный номер Вид расчета Сумма

1 2 3 4 5 6

Итого 3 000-00 |

На основании реестра составляется расходный кассовый ордер 31 от 22.03.2003 и дается корреспонденция по второй записи

Дебет 180-1 3 000-00 в мемориальном ордере 1. Кредит 177-1

Главный бухгалтер_ _

Бухгалтер_

Кассир

(ркшмфрока паллием)

* 22* марта 2003 г.

Ниже приводится образец заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров ф. КО-3 (0310003).

Унифицированная форма № КО-3 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88

Форма по ОКУД по ОКПО

(организация)

(структурное подразделение)

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПРИХОДНЫХ И РАСХОДНЫХ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

2003 г.

Приходный документ Сумма, руб. коп. Примечание Расходный документ Сумма, руб. коп. Примечание

дата номер дата номер

1 2 3 4 5 6 7 8

19.03 21 79 000 00 Бюдж. на зарпла- 19.03 28 350 00 Сдаются средства,

ту и командиро- полученные за медуслуги,

вочные расходы внебюдж.

19.03 22 350 00 Внебюдж. мед- 19.03 29 2000 00 Выд. на командировки,

услуги ф. 317, бюджетные

22.03 30 74 000 00 Списыв. выд. зарплата+

бюджетные

22.03 31 3 000 00 Внесена в кредитн. орг.

депонированная зарпла-

та на восст. кассового

расхода, бюджетные

В этом журнале пронумеровано_листов (страниц)

(прописью)

Руководитель учреждения__ _

(поалмсь) (рвсшифровкж подписи)

Главный бухгалтер_ _

(подпись) (расшифровка подписи)

М.П. «02* января 2003 г.

(Продолжение следует)

Код

0310003