Учет денежных средств в кассе Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Все для бухгалтера

УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ*

Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины

В сроки, установленные руководителем учреждения, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными

Ю .М. ПИСКАРЁВА

учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя учреждения назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения.

Примерная форма акта ревизии наличных денежных средств приведены ниже.

Приложение N9 4

к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации

предприятие, организация цех_

находящихся

АКТ

ревизии наличных денежных средств, с »_200 г.

РАСПИСКА

К началу проведения ревизии все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию, и все денежные средства, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. (Материально ответственное лицо)_

(должность)

(роспись)

(фамилия)

На основании приказа (распоряжения) от « денежных средств по состоянию на «_»

При ревизии установлено следующее:

1) наличных денег_

2) почтовых марок_

3) ценных бумаг_

4 )_

руб. руб. руб. руб.

200

200 г. № г.

коп. коп. коп. коп.

произведена ревизия

Итого фактическое наличие

По учетным данным

(прописью)

руб.

коп.

Результаты ревизии: излишек

недостача

Последние номера кассовых ордеров: приходного №_

, расходного №

* Окончание. Начало см. в N5 23 (95), 24 (96), 2003 г., № 1 (97) 2004 г.

Председатель комиссии

(должность) (позлись) (фамилии, ими, отчество)

Члены комиссии

(должность) (позлись) (фамилия, имя, отчество)

(должность) (подпись) (фамилия, имя, отчество)

Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте, находятся на моем ответственном хранении.

Материально ответственное лицо

(подпись) (расшифровка подписи)

« » 200 г.

Объяснение причин излишков или недостач

Материально ответственное лицо_ _

(подпись) (расшифровка подписи)

Решение руководителя организации_

(ПОДПИСЬ) (рас шифре О* а ПОДПИСИ)

«_»_ 200 _ г.

Акт применяется для отражения результатов ревизии фактического наличия денежных средств (наличных денег, почтовых марок и др.), находящихся в кассе организации.

Комиссия проверяет денежное наличие путем полного пересчета всех денег, находящихся в кассе: лимитированные чековые книжки, ценные бумаги и т.д. Акт составляется в 2 экз. и подписывается ревизионной комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

До начала ревизии от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность денежных средств, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в 3 экз. (материально ответственному лицу, сдавшему ценности, материально ответственному лицу, принявшему ценности, и бухгалтерии).

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Учредители, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом

особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей учреждений, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством РФ.

Кредитные организации систематически проверяют соблюдение требований Порядка ведения кассовых операций.

Проверки порядка ведения кассовых операций в бюджетных учреждениях осуществляются также соответствующими финансовыми органами.

Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей в организациях.

Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению.

Настоящий Порядок ведения кассовых операций применяется всеми учреждениями на территории РФ.

Представленный кассовый отчет проверяется бухгалтерией, и на основании его ежедневно производится запись в накопительную ведомость по кассовым операциям, ф. 381 (мемориальный ордер 1) и другие регистры бухгалтерского учета. При записи в

книгу «Журнал - главная» ф. 308 мемориального ордера 1 из общей суммы оборотов за месяц исключаются обороты по средствам, полученным в кассу со счетов, открытых в кредитных организациях.

Мемориальный ордер 1 (ф. 381) объединен с накопительной ведомостью, которая построена по дебетовому и кредитовому признаку и предназначена для обработки отчетов кассира и систематизации оборотов по кассе за текущий месяц.

Мемориальный ордер 1 заполняется на основании отчетов кассира с приложенными к ним приходными и расходными кассовыми документами, оформленными в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ и другими первичными документами. В связи с указанным порядком записи в кассовую книгу, ф. 440, производится кассиром сразу же после получения или

выдачи денег по каждому ордеру или другому, заменяющему его документу. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира отрывной лист вместе с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

В отчете кассира в графе «№ корреспондирующего счета» бухгалтер, на которого возложены обязанности по приему, проверке и обработке кассовых документов, проставляет номер субсчета, корреспондирующего с субсчетом 120 «Касса». Затем производится группировка оборотов отдельно по дебету и кредиту всех корреспондирующих счетов, отраженных в отчете кассира.

На лицевой стороне накопительной ведомое-

Мемориальный ордер 1 Накопительная ведомость по субсчету

№ 120

за март 2003 года

Учреждение (централизованная бухгалтерия) _

Формы 381 по ОКУД Дата поОКПО

Единица измерения: руб.

по ОКЕИ

КОДЫ

0504513

03.2003

383

№ п/п Дата выписки банка или отчета кассира Дебет субсчета 120

Кредит субсчетов

101 400 Итого

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

79 350-00

У 19.03.2003 79 000-00 350-00

Всего 79 000-00 350-00 79 350-00

Остаток на начало месяца [20 000-00 Остаток на конец месяца \ 20 000-00 J Сумма оборотов | 79350-00

с + 350-00 (оборот по дебету, без субсчета (101)

f. 76 000-00 (оборот по кредиту, без субсчетов (101 и 111)

оооротов +3 000.00 (вторая запись)

Итого 79 350-00

Раздел, подраздел

Целевая статья_

Вид расходов_

Коды

Ф. 381, с. 2

№ п/п Дата выписки банка или отчета кассира Кредит субсчета! 120 [

Дебет субсчетов Д- Ш] д-Г1 Д-П

111 160-1 180-1 101 Итого К- ¡177] * || К-и к-и

16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33

/ 19.03.2003 350-00 2 000-00 2 350-00

2 22.03.2003 74 000-00 3 000-00 77 000-00 3 000-00

Всего 350-00 2 000-00 74 000-00 3 000-00 79350-00 3 000-00

Исполнитель бухгалтер

(должность) (подпись) (расшифровки подписи)

Проверил руководитель

группы учета ___

(подпись) (раешм^фока подписи)

Приложение на 12 листах

ти по кассовым операциям записывается: остаток на начало месяца, который должен соответствовать остатку отчета кассира и ведомости ф. 381 за прошлый месяц, на эту дату и оборот по дебету субсчета 120 «Касса» за текущий месяц. На с. 2 ведомости записываются обороты по кредиту субсчета 120 «Касса» за текущий месяц. Остаток на конец месяца, равнозначный остатку отчета кассира, указывается на лицевой стороне формы.

При этом обороты по дебету и кредиту субсчета 120 «Касса» записываются в накопительную ведомость суммированными итогами по каждому отчету кассира одной строкой.

Вторые записи по кассовым операциям показываются на с. 2 ведомости. Вторыми записями отражаются операции, которые вытекают из основных операций, но со субсчетом 120 не корреспондируют. Практически они сокращают записи после постоянных мемориальных ордеров. По вторым записям по кассовым операциям может отражаться заработная плата, не выплаченная в установленный срок и

сданная в кредитную организацию как депонированная заработная плата, и другие операции.

В конце месяца в накопительной ведомости под-считываются итоги по дебету и кредиту субсчета 120 в корреспонденции с соответствующими субсчетами и по вторым записям. При записи в книгу «Журнал - главная» данных мемориального ордера 1 из общей суммы оборотов за месяц исключаются обороты по средствам, полученным в кассу со счетов, открытых в кредитных организациях. Операции по получению наличных денег со счетов в кредитных организациях в кассу учреждения и по внесению наличных денег из кассы учреждения на указанные счета отражаются в мемориальных ордерах 2 и 3. Сумма оборотов, приведенная на лицевой стороне ведомости, показывается за минусом оборотов по счетам в кредитных организациях, и указанная сумма записывается в книгу «Журнал - главная» ф. 308 по строке «Сумма по ордеру» (см. пример заполнения ф. 381).

Производимыми проверками соблюдения порядка ведения кассовых операций устанавливают-

ся существенные недостатки в организации сохранности наличных денег, законности и целесообразности их расходования. Не всегда устанавливаются лимиты денежной наличности, допускается хранение их сверх утвержденных лимитов, денежные средства расходуются не на цели, для которых были получены в кредитных организациях. Продолжают иметь место недостатки в оформлении кассовых документов, с кассирами, и особенно с раздатчиками, не заключаются договоры о полной материальной ответственности.

Допускаются случаи неправильного оформления и ведения кассовых книг.

К организациям, не соблюдающим порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством РФ.

За нарушение правил ведения операций с наличными денежными средствами предусмотрены следующие меры:

• неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности - взыскивается штраф в трехкратном размере неоприходован-ной суммы;

• за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими организациями сверх установленных предельных сумм - штраф в двухкратном размере суммы произведенного платежа.

Согласно п. 5 письма Банка России от 16.03.95 № 14-4/95 штрафные санкции подлежат применению в одностороннем порядке с покупателя;

• за несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах денежных средств сверх установленных лимитов - штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности. На руководителей учреждений, допустивших

указанные нарушения, налагаются административные взыскания.

Ниже приводится корреспонденция субсчета 120 «Касса» с соответствующими субсчетами.

№ Содержание операции Номер субсчета

п/п по дебету по кредиту

1 2 3 4

1 Поступление сумм в кассу по приходным кассовым ордерам (по чекам) 120 091, 097, 101, 102, 110, 111, 118, 160, 170, 172, 174, 175, 178, 270

2 Выдача из кассы по расходным кассовым ордерам или другим заменяющим их документам 160, 172, 174, 177, 180, 181, 193, 195 120

3 Реализация бланков трудовых книжек и вкладышей к ним 120 132

4 Поступление платы за проживание учащихся, студентов, аспирантов 110, 120 270