CC BY
63
Все для бухгалтера
УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ*
Ю.М. ПИСКАРЁВА
Ведение кассовой книги и хранение денег
Все поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге ф. 440 (0504514).
Каждое учреждение (централизованная бухгалтерия) ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.
Поступление и расходование наличной иностранной валюты ведется на отдельных листах кассовой книги ф. 440 (0504514) по видам иностранных валют и в рублях по курсу Центрального банка РФ.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.
Записи в кассовой книге производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операции за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируются машинограммы «Отчет касси-
• Продолжение. Начало см в № 23 (95), 24 (96). 2003 г.
ра». Обе машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные ф. 440 (0504514) кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги», последней за каждый месяц, должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга опечатывается.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.
КАССОВАЯ КНИГА
Обложка
Учрежде за 2003 г. Форма 440 по ОКУД Дата КОДЫ 0504514 2003
ние (централизованная бухгалтерия) по ОКПО поОКЕИ 50_
Единица измерения, руб. Эта часть листа остается в книге ф. 440 Касса за« 19 » марта 2003 г. Лист 383
№ документа От кого получено или кому выдано № корреспондирующего счета По бюджету По внебюджетным средствам
приход расход приход расход
1 2 3 4 5 6 7
Остаток на начало дня 18 000-00 X 2 000-00 X
21 Получ. из кр. орг. зарплата 101 77 000-00
и командиров, расходы 101 2 000-00
22 Поступ. от уполн. ср-ва за 400 350-00
медуслуги
28 Сданы в кр. орг. ср-ва за мед- 111 350-00
услуги
29 Выдано по ф. 317, команд. 160-1 2 000-00
расходы
Перенос 79 000-00 2 000-00 350-00 350-00
Оборотная часть отрывного листа (под копирку), отчет кассира
Касса за « 19 » марта 2003 г. Лист_50_
№ документа От кого получено или кому выдано N9 корреспондирующего счета По бюджету По внебюджетным средствам
приход расход приход расход
1 2 3 4 5 6 7
21 22 28 29 Остаток на начало дня Получ. из кр. орг. зарплата и командиров, расходы Поступ. от уполн. ср-ва за медуслуги Сданы в кр. орг. ср-ва за медуслуги Выдано по ф. 317, команд, расходы 101 101 400 111 160-1 18 000-00 X 2 000-00 X
77 000-00 2 000-00 2 000-00 350-00 350-00 350-00
Перенос 79 000-00 2 000-00 350-00
Общий остаток денежных средств в кассе на коней, дня [ 97 000-00
Кассир__
(подпись) (расшифровка подписи)
Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве четырех_приходных
(прописью)
и_четырех_расходных получил
(прописью)
Главный бухгалтер_ _
(подпись) (расшифровка подписи)
Часть листа, остающегося в книге ф. 440
Форма 440
№ документа От кого получено или кому выдано № корреспондирующего счета По бюджету По внебюджетным средствам
приход расход приход расход
1 2 3 4 5 6 7
С переноса 79 000-00 2 000-00 350-00 350-00
Итого за день Остаток на конец дня, в том числе на зарплату 79 000-00 2 000-00 350-00 350-00
95 000-00 X 2 000-00 X
77 000-00 X - X
Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня 97 000-00
Кассир __
(подпись) (расшифровка подписи)
Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве_четырех_приходных
(прописью)
и_четырех_расходных получил
(прописью)
Главный бухгалтер_ _
(подпись) (расшифровка подписи)
Отрывная часть листа, отчет кассира (под копирку)
Форма 440
№ документа От кого получено или кому выдано № корреспондирующего счета По бюджету По внебюджетным средствам
приход расход приход расход
1 2 3 4 5 6 7
С переноса 79 000-00 2 000-00 350-00 350-00
Итого за день Остаток на конец дня, в том числе на зарплату 79 000-00 2 000-00 350-00 350-00
95 000-00 X 2 000-00 X
77 000-00 X X
Касса за « 22 » марта 2003 г. Форма 440 лист
№ документа^ 1
От кого получено или кому выдано
№ корреспондирующего счета
По бюджету
приход
расход
По внебюджетным средствам
приход
расход
Остаток на начало дня
95 000-00
2 000-00
Списывается выд. зарплата за
180-1
74 000-00
1 пол, марта
Внесена в кредит, орган, депо•
3 000-00
нирован. зарплата
Перенос
Касса за « 22 » марта 2003 г. Форма 440 лист
№ документа
30
31
Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня Кассир__
20 000-00
(подпись) (расшифровка подписи)
Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве
четырех^
приходных
(прописью)
.четырех.
расходных получил
(прописью) Главный бухгалтер_
(подпись)
(расшифровка подписи)
Перенос
77 000-00
Остаток на начало дня Списывается выд. зарплата за 1 пол. марта
Внесена в кредит, орган, депонирован. зарплата
180-1 101
95 000-00
х
74 000-00 3 000-00
2 000-00
От кого получено или кому выдано
№ корреспон дирующего счета
По бюджету
приход
расход
По внебюджетным средствам
приход
расход
Остается в книге ф. 440
№ доку-мента 1
От кого получено или кому выдано
№ корреспондирующего счета
По бюджету
приход
расход
По внебюджетным средствам
приход
расход
77 000-00
С переноса
Итого за день
Остаток на конец дня,
2 000-00
в том числе на зарплату
Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня Кассир__
20 000-00
(подпись) (расшифровка подписи)
Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве
и_расходных получил
(прописью)
Главный бухгалтер_ _
(прописью)
приходных
(подпись) (расшифровка подписи)
В этой книге пронумеровано ( _ листов
Руководитель
учреждения_
(подпись)
Главный бухгалтер
(подпись)
(прописью)
(расшифровка подписи)
(расшифровка подписи)
Отрывной лист, отчет кассира
№ документа От кого получено или кому выдано № корреспондирующего счета По бюджету По внебюджетным средствам
приход расход приход расход
1 2 3 4 5 6 7
С переноса 77 000-00
Итого за день 77000-00
Остаток на конец дня, 18 000-00 X 2 000-00 X
в том числе на зарплату - X X
Руководители учреждений обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из кредитной организации и сдаче в кредитную организацию. В тех случаях, когда по вине руководителей не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке.
В приложении №2к Порядку ведения кассовых операций даются рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке (рекомендуемые МВД РФ), которые сводятся к следующему.
1. Руководителям учреждений при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств, либо при периодическом привлечении лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:
• ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
• страдающие хроническими психическими заболеваниями;
• систематически нарушающие общественный порядок;
• злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.
2. Руководитель учреждения должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из кредитных организаций или сдаче в них и, в случае необходимости, -транспортное средство.
3. При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:
• разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
• допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем организации для их доставки;
• следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
• посещать магазины, рынки и другие т.п. места;
• выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.
Единые требования по технической укреплен-ности и оборудованию сигнализацией помещений касс приведены в приложении № 3 к Порядку ведения кассовых операций. Эти требования изложены, в частности, в следующих положениях.
Кассы организаций, учреждений независимо от разрешенного остатка хранения денежных средств и размещения материальных ценностей в них относятся к объектам и помещениям группы «А», оборудуемым по высшей категории укрепленности.
Требования распространяются на все объекты, расположенные на территории РФ, независимо от их ведомственной принадлежности; устанавливают порядок и способы оснащения средствами механической защиты и охранной сигнализацией объектов различных форм собственности с целью противодействия преступным посягательствам на них.
Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:
• быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;
• располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;
• иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;
• закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;
• оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;
• иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;
• располагать исправным огне-тушителем.
Особые требования по технической укрепленности помещений касс приведены во второй части этого приложения, в частности, по укреплению стен, перекрытий, перегородок, дверей, окон, запирающихся устройств и др.
Требования к оборудованию помещений касс средствами охранной и охранно-пожарной сигнализации приведены в третьей части приложения № 3 к Порядку ведения кассовых операций.
Одним из основных факторов, определяющих уровень надежности охраны помещения кассы учреждения, оборудованного техническими средствами, является структура комплекса охранной сигнализации, которая определяется необходимым количеством рубежей охраны, охраняемых зон и шлейфов сигнализации в каждом рубеже.
Помещение кассы учреждения оборудуется, как правило, двумя рубежами охраны.
• Первым рубежом охраны блокируются: дверные проемы - на «открывание» и «пролом»; остекленные конструкции помещения - на «открывание» и разрушение стекла; некапитальные стены, потолки, перегородки и места ввода коммуникаций - на «пролом»; капитальные стены, вентиляционные коробы, дымоходы - на разрушение и ударное воздействие.
• Вторым рубежом охраны рекомендуется блокировать материальные ценности, хранящиеся в металлических шкафах или сейфах. Для их блокировки рекомендуется использовать емкостные извещатели типа «Риф-М», «Пик» или аналогичные. Кроме того, для повышения надежности защиты возможна дополнительная блокировка сейфов и металлических шкафов простейшими датчиками и извещателями, контролирующими площадь (объем) помещений. Блокировку строительных конструкций на «открывание» рекомендуется осуществлять извещателями типа СМК (двери, остекленные конструкции).
Для блокировки остекленных конструкций на разрушение стекла применяются фольга, извещатели типа «Окно-1» или аналогичные.
Для блокировки зарешеченных оконных проемов окрашенные прутья решеток обвиваются проводом НВМ или аналогичным диаметром 0,18 -0,25 мм, после чего провод и решетка окрашиваются вновь.
Блокировка дверей, некапитальных стен (перегородок) на «пролом» производится проводом НВМ или аналогичным диаметром 0,18 - 0,25 мм. Провод должен прокладываться, по возможности, скрытым способом в штробах. Глубина и ширина штроба должна быть не менее двух диаметров провода.
При одновременной блокировке дверей на «пролом» и «открывание» рекомендуется применять линейные оптико-электронные извещатели типа «Век-гор-3» и пассивные оптико-электронные извещатели типа «Фотон-2», «Фотон-5» или им аналогичные.
В тех случаях, когда возникает необходимость блокировки капитальных стен и потолков помещения, рекомендуется использовать извещатель типа «Грань».
При отсутствии механической защиты элементов периметра помещения или ее недостаточности целесообразно использовать оптико-электронные извещатели типа «Фотон-2», «Фотон-5», формирующие зону обнаружения в виде вертикального барьера и контролирующие зону вдоль стены, оконного проема, перекрытия внутри помещения. Такой способ блокировки периметра обеспечивает достаточно высокую надежность охраны при сравнительно малых затратах на монтаж.
Для повышения надежности срабатывания охранной сигнализации при блокировке строитель-
ных конструкций рекомендуется использовать совместно извещатели различного принципа действия, например оптико-электронные с ультразвуковыми или радиоволновыми, ультразвуковые с радиоволновыми.
Сигналы тревоги от всех рубежей охраны рекомендуется выводить на отдельные номера пульта централизованного наблюдения (ПЦН) через пост дежурного персонала или охраны, на котором должны устанавливаться приемно-контрольные приборы (ПКП) типа «Сигнал», УОТС и т.п.
Разрешается устанавливать вывод сигнала тревоги к сторожу, надомнику или иному лицу, заключившему договор в письменном виде об охране кассы. Места дежурства всех этих лиц должны быть обеспечены средствами радио- или телефонной связи с органами внутренних дел.
Клеммные крышки ПКП, извещателей, другой установленной на объекте аппаратуры охранной сигнализации и разветвительные коробки оплом-бируются (опечатываются) электромонтером ОПС или инженерно-техническими работниками с указанием фамилии и даты в технической документации по этому объекту.
Для защиты персонала касс учреждений от преступных посягательств на рабочих местах кассиров у администрации этих учреждений устанавливаются кнопки тревожной сигнализации, которые предназначаются для передачи сигналов тревоги в дежурные части органов внутренних дел для принятия своевременных мер в случае разбойного нападения на объект.
Электропитание каждого из рубежей охраны должно осуществляться от независимого источника, при этом необходимо предусматривать для каждого из рубежей охраны резервное (автономное) питание.
Система охранно-пожарной сигнализации должна соответствовать требованиям действующего СНиПа «Пожарная автоматика зданий и сооружений» и ведомственного перечня объектов, подлежащих оборудованию охранно-пожарной сигнализацией, и постоянно находиться в работоспособном состоянии.
Охранно-пожарная сигнализация и освещение кассы монтируются раздельно и получают электропитание от разных источников. Все виды проводки выполняются скрытыми. В исключительных случаях допускается прокладка шлейфов в металлических трубах внутри помещения по железобетонным или бетонным строительным конструкциям.
Пожарные извещатели должны включаться в самостоятельные шлейфы с целью обеспечения их круглосуточного функционирования.
Во всех видах касс осуществляется обесточи-вание освещения, розеток и других выводов электропитания, с тем чтобы не дать возможности преступникам использовать для взлома металлических хранилищ электродрели, углошлифовальные
машинки и т.п. средства. Включение электропитания кассы с началом рабочего дня производится только с пульта вневедомственной охраны, поста сторожевой охраны, кабинета руководителя и других изолированных от кассы помещений.
Все наличные деньги и ценные бумаги хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассира, которому запрещается оставлять их в условленном месте, передавать посторонним лицам, а также изготавливать неучтенные дубликаты.
Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках (и др.) хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем, результаты проверки фиксируются в акте.
При обнаружении утраты ключа руководитель сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному учреждению, запрещается.
Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан проверить состояние замков дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.
В случае их повреждения, нарушения печати, поломки замков дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю учреждения, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников. В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их замещающие, а также кассир учреждения после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.
О результатах проверки составляется акт в четырех экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй отсылается в страховую компанию, третий высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый остается в учреждении.
После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель учреждения обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в РФ,
после чего с кассиром заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности по Типовой форме договора о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержденной приложением № 2 к постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N° 85 (форма договора приведена в нашем журнале № 5(77) за 2003 г.
Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
В учреждениях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя учреждения. С этим работником заключается вышеуказанный договор.
В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера учреждения или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.
В учреждениях и централизованных бухгалтериях, в которых по штату не предусмотрена должность кассира, ведение кассовых операций возлагается на лиц, оформленных приказом по учреждению. Чеки на получение наличных денег из кредитной организации выписываются на имя этих лиц.
При наличии большого количества подразделений или учреждений, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя учреждения другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор по вышеуказанной форме и на которых распространяются все права и обязанности, установленные настоящим Порядком для кассиров.
При выдаче из кассы наличных денег раздатчикам учет таких выдач ведется кассиром в книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, ф. 320 (0504520).
В тех случаях, когда из-за отдаленности обслуживаемого учреждения платежная или расчетно-платежная ведомость не может быть возвращена доверенным лицом в кассу централизованной бухгалтерии по истечении трех дней, выплата заработной платы должна производиться через подотчетное лицо. В этих случаях сумма, необходимая для выплаты заработной платы, выдается подотчетному лицу из кассы по расходному кассовому ордеру и относится на субсчет 160 «Расчеты с подотчетными лицами».
КНИГА
УЧЕТА ВЫДАННЫХ РАЗДАТЧИКАМ ДЕНЕГ НА ВЫПЛАТУ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ И СТИПЕНДИЙ
за_2003_ г.
Учреждение (централизованная бухгалтерия) Единица измерения, руб.
Форма 320 по ОКУД
Дата по ОКПО по ОКЕИ
КОДЫ
0504520
2003 г.
383
Форма 320 с. 2,4, 6 и т.д.
Дата Наименование учреждения Выдано раздатчику кассы
фамилия, имя, отчество сумма прописью сумма цифрами подпись раздатчика
19.03. Хирургическое отд. Попова Двадцать тыс. руб. 20000 00
2000 Анна Павловна
Терапевтическое отд. Артемьева Тридцать тыс. руб. 30 000 _ 00
Мария Петровна
Ревматологическое отд. Сырцова Десять тыс. руб. 10 000 00
Галина Андреевна
Администрация Аросева Семнадцать тыс. руб. 17000 00
Светлана Петровна
Итого 77000 00
\
Форма 320 с. 3, 5, 7 и т.д.
Возвращено раздатчиком в кассу наличных денег и документов
наличными деньгами оплаченными документами всего Подпись Подпись раздатчика
сумма цифрами сумма цифрами сумма прописью сумма цифрами кассира дата
- 20000 00 Двадцать тыс. руб. 20000 00 Дементьева 24.03
Попова
3000 00 27 000 00 Тридцать тыс. руб- 30 000 00 Дементьева 24.03
Артемьева
10 000 00 Десять тыс. руб. 10 000 00 Дементьева 24.03
Сырцова
17 000 00 Семнадцать тыс. руб. 17 000 00 Дементьева 24.03
Аросева
3 000 00 74 000 00 77 000 00
Шл
Форма 320 (последний лист)
СПИСОК ЛИЦ, НАЗНАЧЕННЫХ РАЗДАТЧИКАМИ
№ п/п Наименование учреждения (подразделения) Фамилия, имя, отчество Номер и дата приказа о назначении Образец подписи
1 Хирургическое отд. Попова Анна Павловна №> Worn 02.01.2003 Попова
2 Терапевтическое отд. Артемьева Мария Петровна -<r- Артемьева
3 Ревматологическое отд. Сырцова Галина Андреевна Сырцова
4 Администрация Аросева Светлана Петровна -4t- Аросева
В настоящей книге пронумеровано
_страниц
(количество)
Главный бухгалтер_ _
(подпись) (расшифровка подписи)
«01» января 2003 г.
(Окончание следует)
