CC BY
57
Всё для бухгалтера
УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ДЕПОНЕНТАМИ
В практике работы бухгалтерий бюджетных учреждений, и особенно централизованных бухгалтерий, имеет место несвоевременное получение заработной платы и стипендий (в связи с болезнями, командировками и т.д.). Такие суммы должны депонироваться. Оттого, насколько правильно организован учет этих сумм, во многом зависит его достоверность и своевременность, а также загрузка персонала бухгалтерий.
В составе депонентских сумм бюджетных учреждений и централизованных бухгалтерий учитывают не полученные их работниками в установленный срок заработные платы, а также не полученные в срок учащимися, студентами и аспирантами стипендии.
Причитающаяся заработная плата, перечисленная по заявлениям работников на их лицевые счета в сберегательные банки, в составе депонентских сумм не учитывается. Такие суммы перечисляются одновременно с выдачей заработной платы непосредственно со счета учреждения в кредитной организации на счет сберегательного банка и относятся в дебет субсчета 180 «Расчеты по оплате труда».
Для учета депонентских сумм предназначен субсчет 177 «Расчеты с депонентами»; он активно-пас-сивный, но по своей природе он пассивный, так как не выданная своевременно заработная плата относится в кредит указанного субсчета, поэтому дебетовый остаток по этому субсчету будет означать, что произведена выплата заработной платы и стипендий, которые на расчеты с депонентами не относилась.
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ (п. 9) (утвержден Центральным банком РФ от 22.09.1993 № 40) организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке.
Пунктом 18 указанного Порядка определено, что по истечении установленных в п. 9 сроков оп-
Ю.М. ПИСКАРЁВА
латы труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир или заменяющее его лицо должен:
• в платежной ф. 389 (0504403) или расчетно-платежной ф. 49 (0504401) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
• составить реестр депонированных сумм ф. 414 (0504414), являющийся первичным документом;
• в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и поставить свою подпись. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом (раздатчиком), то на ведомости дополнительно делается запись: «Деньги по ведомости выдавал (должность, подпись, расшифровка подписи)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
• записать в кассовую книгу ф. 440 (0504514) фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер №...».
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-пла-тежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
Депонированные суммы на следующий день после истечения срока выдачи заработной платы и стипендий (после записи в кассовую книгу ф. 440 (0504514) сдают в кредитную организацию. На сдаваемые суммы кассир составляет объявление на взнос наличными, а после получения квитанции о зачислении денежных средств на счет учреждения или централизованной бухгалтерии в кредитной организации бухгалтерия выписывает общий расходный кассовый ордер ф. КО-2 (0310002). При сдаче депонированной заработной платы (стипендий) на счет в кредитной организации в назначении платежа указывается: «Депонированная заработная плата».
Своевременно не полученные заработную плату и стипендии организации обязаны хранить в течение 3 лет и выдавать их по первому требованию работников или стипендиатов.
Выдача депонированных сумм производится по расходным кассовым ордерам ф. КО-2 (0310002). В случае их выдачи нескольким лицам в одном учреждении эти суммы могут выдавать по платежной ведомости ф. 389 (0504403). На таком документе ставится штамп «Депонент».
Бухгалтерии, включая централизованные бухгалтерии, не должны требовать от работников и стипендиатов каких-либо заявлений на получение депонированной заработной платы и стипендий. Не рекомендуется выдавать депонированную заработную плату по доверенности. При получении депонированной суммы работник или стипендиат ставит свою подпись в расходном документе.
Суммы заработной платы и стипендий, не полученные в срок, записывают в кредит субсчета 177 и дебет субсчета 180 или 181 и в установленные сроки сдают на соответствующие счета в кредитные организации, при этом производят бухгалтерскую запись по дебету субсчетов 091,101,110,111 и кредиту субсчета 120. На суммы выданной депонентской задолженности дебетуется субсчет 177 и кредитуется субсчет 120 или 160.
Списание сумм депонентской задолженности, числящейся на балансе, по которой истек срок исковой давности, производят на основании данных инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя и относят:
• на увеличение прибыли; средств, формируемых из прибыли (субсчета 240,410), по средствам, полученным от предпринимательской деятельности;
• на увеличение целевых средств на содержание учреждения и другие мероприятия (субсчет 270) по бюджетным средствам, целевым средствам и безвозмездным поступлениям. Допжностные лица, виновные в пропуске сроков исковой давности, привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.
Учет депонированных сумм по заработной плате и стипендиям ведется в Книге аналитического учета депонированной заработной платы и стипендии ф. 41 (0504441). В централизованных бухгалтериях на каждое обслуживаемое в ней учреждение отводят отдельные страницы. Если учреждение или централизованная бухгалтерия наряду с заработной платой выплачивает и стипендии», то откры-
вают две книги: одну для учета не востребованной в срок заработной платы, другую — для учета невостребованных стипендий. При сравнительно небольшом количестве депонированных сумм книга может вестись в целом по централизованной бухгалтерии (бухгалтерии).
Для отметок о выдаче сумм предусмотрены 12 граф (по количеству месяцев). Отметки о выдаче производят в соответствующей графе в зависимости оттого, в каком месяце была выплата. Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносят в новую книгу, открываемую также на год.
В бухгалтерских книгах до начала записей нумеруют все страницы (листы). На последней странице (листе) за подписью главного бухгалтера делают запись: «В настоящей книге всего пронумеровано... страниц (листов)». На каждой книге записывают наименование учреждения или централизованной бухгалтерии и год, на который книга открыта. Книгу ф. 441 (0504441) рекомендуется открывать ежегодно.
Запись производят по каждому депоненту непосредственно с платежных (расчетно-платежных) ведомостей, проведенных по расходу, в кассовой книге. При этом в ф. 441 заполняют следующие реквизиты: табельный номер, фамилия, имя и отчество депонента, а в разделе «Кредит (отнесено на счет депонентов)»: месяц, за который не получена заработная плата (стипендия), номер платежной (рас-четно-платежной) ведомости и сумму В графах «Дебет» против фамилии депонента записывают номер расходного кассового ордера, а выплаченную сумму - в графу того месяца, в котором произведена выплата. Итоги по выплаченным за месяц суммам должны равняться сумме, выданной в текущем месяце по кредиту счета « Касса» и дебету субсчета 177. В конце месяца в книге подсчитывают обороты по дебету (по соответствующей графе) и по кредиту с начала года, выводят сальдо на начало следующего месяца, которые записывают на следующей за оборотами свободной строке. Сальдо должно быть равно итогу тех сумм по кредиту, против которых нет построчных записей по дебету, и сверено сданными книги «Журнал-Главная» ф. 308 (0504811). При необходимости составляют оборотную ведомость ф. 285 (0504808).
В случае смерти работника (стипендиата) не полученная ко дню его смерти заработная плата (стипендия) выдается совместно проживающим с ним членам семьи, а также лицам, находившимся вследствие нетрудоспособности на иждивении умершего (постановление Совета Министров СССР от 19.11.1984 № 1153).
Пример операции по депонентским суммам централизованной бухгалтерии при Департаменте образования приведен ниже.
№ п/п Наименование операции Корреспондирующие субсчета Сумма (руб.)
Дебет Кредит
1 2 3 4 5
1 Согласно отчету кассира и реестру (ф. 414) 19 марта 2004 года депонирована заработная плата: по платежной ведомости (ф. 389) № 15 воспитателя детского дома Урюпиной Надежды Васильевны (табельный номер 52) - 1 800 руб.; по платежной ведомости (ф. 389) № 17 преподавателя педагогического училища Семеновой Валентины Павловны 180-1 177-1 3 700-00
(табельный номер 29) - 1 900 руб. Итого по заработной плате - 3 700 руб. 181-1 177-1 300-00
По расчетно-платежной ведомости (ф. 49) № 5 депонирована
стипендия учащихся педагогического училища: Власовой Елены Дмитриевны - 150 руб.; Райкиной Татьяны Сергеевны - 150 руб. Итого по стипендиям - 300 руб.
2 Внесена в установленный срок по объявлению на взнос наличными на счет централизованной бухгалтерии в кредитной организации депонированная заработная плата - 3 700 руб. стипендии - 300 руб., всего - 4 000 руб. 101 120 4 000-00
3 Получена в кассу в апреле 2004 г. по чеку со счета централизованной бухгалтерии в кредитной организации сумма для выплаты депонированной заработной платы воспитателя детского дома Урюпиной Надежды Васильевны 1 800 руб. и стипендии учащейся педагогического училища Райкиной Татьяны Сергеевны - 150 руб., всего 1 950 руб. 120 101 1 950-00
4 Выплачены: депонированная заработная плата по расходному кассовому ордеру (ф. КО-2) № 20 воспитателю детского дома Урюпиной Надежде Васильевне - 1 800 руб.; депонированная стипендия по расходному кассовому ордеру (ф. КО-2) №21 учащейся педагогического училища Райкиной Татьяне Сергеевне - 150 руб.; всего - 1 950 руб. 177-1 120 1 950-00
5 Перечислена 5 апреля 2004 г. депонентская задолженность бывшего преподавателя школы-интерната Царевой Анны Павловны 500 руб. на субсчет 270 «Целевые средства на содержание учреждения и другие мероприятия», по которой 1 апреля 2004 г. истек срок исковой давности. Задолженность образовалась 1 апреля 2001 г. Операция проведена по мемориальному ордеру (ф. 274) N2 16. 270-1 177-1 500-00
Запись операций по регистрам учета: первоначально операции записываются в реестр депонированных сумм ф. 414 (0504414), далее записи производятся в книги аналитического учета депонированной заработной платы и стипендий ф. 441 (0504441).
Реестр депонированных сумм
за 19 марта 2004 г. Централизованная бухгалтерия при Департаменте образования
Раздел, подраздел _
Целевая статья _
Вид расходов Единица измерения: руб.
Код аналитического учета | /77-/ ] Дебет субсчета
/80-1 /81-1
КОДЫ
Форма 414 по ОКУД 0504414
Дата 19.03 2004
по ОКПО _
поФКР _
по КЦСР _
по КВР _
по ОКЕИ 383
Кредит субсчета | /77-1
Структурное подразделение Номер платежной ведомости Фамилия, имя, отчество Табельный номер Вид расчета Сумма
1 2 3 4 5 6
/. Детский дом - 15 Урюпина Надежда 52 зарплата / 800-00
воспитатель Васильевна
2. Педагогическое 17 Семенова Валентина 29 зарплата 1 900-00
училище - преподаватель Павловна
Итого по зарплате 700-00
1. Педагогическое 5 Власова Елена 10 стипендия 150-00
училище - учащаяся Дмитриевна
2. Педагогическое 5 Райкина Татьяна 18 стипендия /50-00
училище - учащаяся Сергеевна Итого по стипендии 300-00
Итого 4 000-00
Форма 0504414 с.2
Структурное подразделение Номер платежной ведомости Фамилия, им 1, отчество Табельный номер Вид расчета Сумма
I 2 3 4 5 6
Итого
Главный _ Ветрова И.П. Кассир __Ахмадова Р. С.
бухгалтер (подпись) (расшифровка подписи) (подпись) (расшифровка подписи)
Бухгалтер _ Бугрова В. И.__«19» марта 2004 г.
(подпись) (расшифровка подписи)
КНИГА аналитического учета депонированной заработной платы и стипендий
2004 г.
Централизованная бухгалтерия при Департаменте образования Единица измерения: руб.
Субсчет 177 «Расчеты с депонентами» Депонированная заработная плата
Школа-интернат
Форма 441 поОКУД Дата по ОКПО по ОКЕИ Дата открытия Дата закрытия
КОДЫ
0504441
2004
383
01.01.2004
сл
Форма 441 с. 2
Табельный номер Фамилия, имя, отчество Кредит (отнесено на счет депонентов) Дебет - выплачено
Месяц Платежная ведомость Сумма Расходный кассовый ордер Январь Февраль Март Апрель Май Июнь Июль Август Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Остаток на 01.01.2004 Апрель 10 500-00
(депонированная зар-
плата бывшего препо-
давателя школы-интер-
ната Царевой Анны
Павловны. Задолжен-
ность образовалась
01.04.2001)
45 Перечислена 05.04.2004 500-00
депонентская задол-
женность на субсчет
270, по которой истек
срок исковой давности
бывшего преподавателя
школы-интерната
Царевой Анны
Павловны
Оборот за месяц 500-00
Остаток на 01.05.2004 -
01
1
Ф "О
X X«
0\ I
X X X
г
о
л
о
ф: §
Я
|
-I
ш ф
•о ш
VI 1
Детский дом
сл
Форма 441 с. 3
Табельный номер Фамилия, имя, отчество Кредит (отнесено на счет депонентов) Дебет • выплачено
Месяц Платежная ведомость Сумма Расходный кассовый ордер Январь Февраль Март Апрель Май Июнь Июль Август Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
52 Урюпина Надежда
Васильевна Март 15 1800-00 20 1 800-00
Оборот за месяц 1 800-00 -
Остаток на 01.04.2004 1 800-00
Оборот за месяц 1 800-00
Остаток на 01.05.2004
го о о Б
1
го
о ф:
5
Я
0\
Педагогическое училище
сл
Форма 441 с. 4
Табельный номер Фамилия, имя, отчество Кредит (отнесено на счет депонентов) Дебет - выплачено
Месяц Платежная ведомость Сумма Расходный кассовый ордер Январь Февраль Март Апрель Май Июнь Июль Август Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
269 Семенова Валентина
Павловна Март 17 / 900-00
Оборот за месяц 1 900-00
Остаток на 01.04.2004 1 900-00
VI
1
0 Й н Ф •V
Я
X
х<
1 ф
н В
0\
1 ф
2 1 X X X
I о
В настоящей книге всего
пронумеровано _
страниц (листов) Главный бухгалтер_
Ветрова Н.П.
(Подпись) (Расшифровка подписи)
«01» января 2004 г.
Ш
0
Ф:
£
|
1 I
■О
ш
КНИГА аналитического учета депонированной заработной платы и стипендий
за
2004 г.
Централизованная бухгалтерия при Департаменте образования Единица измерения: руб.
Форма 441 поОКУД Дата по ОКПО по ОКЕИ Дата открытия Дата закрытия
КОДЫ
0504441
2004
383
01.01.2004
Субсчет 177 «Расчеты с депонентами» Депонированная стипендия
Педагогическое училище
Форма 441 с. 2
Табельный номер Фамилия, имя, отчество Кредит (отнесено на счет депонентов) Дебет - выплачено
Месяц Платежная ведомость Сумма Расходный кассовый ордер Январь Февраль Март Апрель Май Июнь Июль Август Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 И 12 13 14 15 16 17 18
10 Власова Глена
Цмитригена Март 5 150-00
18 Райкина Татьяна
Сергеевна Март 5 150-00 21 150-00
Оборот за месяц 300-00
Остаток но 01.04.2004 300-00
Оборот за месяц 150-00
Остаток на 01С5 2004 150-00
В настоящей книге всего
пронумеровано
страниц (листов)_
Главный бухгалтер_ Ветрова Н.П._
(Подпись) (Расшифровка подписи)
«01» января 2004 г.
В централизованных бухгалтериях, бухгалтериях учреждений отчет кассира ежедневно (по мере совершения кассовых операций) вносится в накопительную ведомость по кассовым операциям ф. 381 (мемориальный ордер 1) (0504513), а депонированные суммы рекомендуется записывать в этот же мемориальный ордер в раздел «Вторые записи» (с. 2 формы). Однако в Инструкции суммы депонированной заработной пла-
ты и суммы депонированных стипендий указаны в мемориальном ордере 5 «Свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям» ф. 405 (0504405).
По нашему мнению, отражение указанной операции наиболее целесообразно в мемориальном ордере 1, но право решения этого вопроса остается за главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или учреждения.
Корреспонденция счетов по расчетам с депонентами
К» Содержание операции Номе р субсчета
п/п по дебету по кредиту
1 2 3 4
1 Перечисление на счет депонентов не полученной в срок заработной платы 180 177
2 Перечисление на счет депонентов не полученной в срок стипендии 181 177
3 Перечисление на счет учреждения или централизованной бухгалтерии в кредитной организации не полученных в установленный срок заработной платы и стипендий 091, 101, III 120, 160
4 Получение сумм в кассу (подотчетными лицами) со счета учреждения или централизованной бухгалтерии в кредитной организации для выплаты депонентам 120, 160 091, 101, 111
5 Выплаты из кассы (подотчетными лицами) сумм, причитающихся депонентам 177 120, 160
6 Перечисление сумм депонентской задолженности, по которым истек срок исковой давности 177 240, 241,270,410
