CC BY
9
УДК 004
Салменкова М.В., к.пед.н.
преподаватель Тищенко М.С. студент 2 курса
специальность: «Земельно-имущественные отношения» Академия маркетинга и социально-информационных технологий
ИМСИТ Россия, г. Краснодар ИССЛЕДОВАНИЕ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ АСПЕКТОВ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В УПРАВЛЕНИИ ЭЛЕКТРОННЫХ
ДОКУМЕНТОВ
Аннотация: В статье рассмотрено исследование технологических аспектов использования в управлении электронных документов которые развиваются и используются, во всех сферах жизнедеятельности человечества, позволяя в ускорить процесс работы.
Ключевые слова; Совершенствование, документооборот, технологические аспекты.
Salmenkova M. V.
Candidate of pedagogical Sciences, teacher Academy of marketing and social information technologies
IMSIT Russia (Krasnodar) Tishenko M.S. 2nd year student, specialty: «Land and property relations» Academy of marketing and social information technologies
IMSIT Russia (Krasnodar) RESEARCH OF TECHNOLOGICAL ASPECTS OF USE IN THE MANAGEMENT OF ELECTRONIC DOCUMENTS
Abstract: Information technologies are rapidly developing and are used today in all spheres of human activity, allowing to speed up the process of work.
Keywords; Improvement, document flow, technological aspects.
С развитием информационных технологий, обществу открывается все больше возможностей, помогающих упростить и ускорить работу с документооборотом и управление электронной документацией. Их воздействие касается государственных структур и институтов общества, экономической и социальной сфер жизни, науки и образования, а также культуры. 26
Целью автоматизации процесса работы любого предприятия -
26 Баласанян, В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. - 2012. - №2.
является повышение эффективности работы всей системы. В рамках этой задачи, и стоит рассмотреть один из важнейших критериев — технологические аспекты в работе.
Абсолютно каждая организация имеет дело с определенным набором документов. В таком случае, сложно обойтись без электронных документов и автоматизированной работы с ними. Электронный документооборот позволяет компаниям работать в едином информационном пространстве, экономить время доставки документов, а также экономить на расходных материалах, которые тратятся при работе с материальными носителями информации.27
На сегодняшний день существует масса программ, в разы упрощающих документооборот как внутри предприятия, так и за его пределами.
К ряду таких программных средств можно отнести:
- средства для групповой работы (ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange);
- систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем);
- специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).28
Разумеется, при использовании таких средств, должны выполняться некоторые требования, а именно:
- поддерживание всего жизненного цикла того или иного документа (т.е. от его первоначальной регистрации и вплоть до его списания);
- высокая скорость обработки;
- конфиденциальность и защита документации;
Конечно же, все мы понимаем, что в любой системе есть недочеты и свои «слабые стороны», например неидеально автоматизированная и слаженная работа (задержки и излишние придаточные действия). Также немаловажной проблемой при внедрении новых технологий является некоторое «сопротивления» сотрудников предприятия. Пожалуй, это происходит в силу страха перед нововведениями и консерватизма, люди боятся потерять работу и быть замененными «машинами». Поэтому для эффективной и слаженной работы следует выбирать преданных и надёжных сотрудников.29
Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе предприятия, рациональную организацию производства, а также снижение
27 Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. -М.: Издательство МЭИ, 2013-49с.
28 Кочеткова, П. Компьютерная программа автоматизации делопроизводства "СompanyMеdia-Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарское дело. - 2012. - №8.
29 Салменкова М.В Система электронных источников правовой информации: современное состояние и пути совершенствования: Автореф...дис. кан. пед. наук./Краснодар. гос. ун-т культуры и искусств. Краснодар 2004. - 24 с.
психологических нагрузок работников, что довольно таки важно. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшается.
И пусть в работе с различными программными обеспечениями и существуют некоторые недочеты, но тем не менее, проблемы, возникающие при внедрении системы, в большинстве своем достаточно хорошо изучены и имеют эффективные методологии решения.
Таким образом, заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.
Использованные источники:
1. Баласанян, В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. - 2012. - №2.
2. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Издательство МЭИ, 2013-49с.
3. Кочеткова, П. Компьютерная программа автоматизации делопроизводства "СотрапуМ^а- Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарское дело. - 2012. - №8.
4. Салменкова М.В Система электронных источников правовой информации: современное состояние и пути совершенствования: Автореф...дис. кан. пед. наук./Краснодар. гос. ун-т культуры и искусств. Краснодар 2004. - 24 с.
