НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ ОСНОВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ В СОВРЕМЕННОЙ БАНКОВСКОЙ СИСТЕМЕ РОССИИ Текст научной статьи по специальности «Право»

УДК 340:002

А.В. Боброва

НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ ОСНОВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ В СОВРЕМЕННОЙ БАНКОВСКОЙ СИСТЕМЕ РОССИИ

Данный вопрос посвящён нормативно-правовой основе использования электронных архивов в современной банковской системе России. В нём рассматриваются различные нормативно-правовые акты, которые раскрывают суть электронных архивов и документооборота на предприятии. Этот тезис помогает разобраться как работает электронный архив и понять, что необходимо для его создания. Тезис будет полезен руководителям крупных предприятий, которые захотят внедрить систему электронных архивов.

Ключевые слова: электронные документы, электронный архив, банк, банковская система, кодекс, нормативно-правовые акты.

Правовое регулирование вопросов работы с электронными документами предполагает закрепление в нормативных правовых актах, прежде всего, понятия «электронный документ» и возможности использования электронных документов наравне с традиционными документами в различных сферах деятельности, особенно в сфере государственного управления. Применение электронных документов требует законодательного обеспечения их юридической силы, то есть установления порядка их удостоверения (состава и способов оформления реквизитов), а также защиты от искажений в процессе электронного обмена. В связи с этим в современном законодательстве предпринимаются попытки создания определенных условий для использования в этих целях технологии электронной подписи.

Техническое регулирование (стандартизация) в области электронного документооборота направлено на разработку, принятие, применение и исполнение требований к электронным документам и различным технологическим процессам, связанным с применением электронных документов, например, процессам формирования и проверки электронной подписи, процедурам хранения, транспортировки и эксплуатации носителей, используемых при обработке данных и хранении информации в электронном виде.

На данный момент в интернете и в библиотеках имеется множество книг и статей, в которых описываются преимущества использования системы электронных архивов. Это работы таких авторов, как: С.В. Александров «Электронный документооборот; [1] В.Э. Баласанян «Электронный документооборот-основа эффективного управления современным предприятием»; [2] М.П. Бобылёва «Выбор программного продукта для автоматизации электронного документооборота» [3]; А.Я. Кибанова «Система электронных архивов в банковской деятельности»; [4] Л.А. Доронина «Новые технологии хранения документов» [5]. Данные авторы в своих статьях раскрывают суть электронного документооборота и говорят о том, что он необходим в любом предприятии. А также раскрывают суть системы электронных архивов и рассказывают о её предназначении. Исходя из этого можно сделать вывод о том, что электронный документооборот и система электронных архивов в банке играют очень важную роль для хранения документов и являются неотъемлемой частью организации.

Целью исследования явилось выявление преимуществ использования электронных архивов в банковской системе. Вопросы работы с электронными документами также затрагиваются в нормативных правовых актах, посвященных отдельным предметным сферам правового регулирования: гражданское, административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое, налоговое и другое законодательство РФ. Например, в Гражданском кодексе РФ [6] признается принципиальная возможность использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в гражданско-правовых отношениях.Кодекс РФ об административных правонарушениях [7], Уголовно-процессуальный кодекс, [8] Арбитражный процессуальный кодекс [9] и Гражданский процессуальный кодекс [10] содержат положения, позволяющие рассматривать документы в электронном виде в качестве письменных доказательств.

Уголовный кодекс РФ [ 11] предусматривает ответственность за преступления в сфере компьютерной информации: неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для ЭВМ; нарушение правил эксплуатации ЭВМ, системы ЭВМ или их сети. Он

© Боброва А.В., 2015.

ISSN 2223-4047

Вестник магистратуры. 2015. № 11 (50). Т. 1.

также устанавливает наказание за уничтожение документов, имеющих историческую или культурную ценность.

Отраслевые кодексы содержат положения, обеспечивающие работу с электронными документами в соответствующих отраслях и сферах: Таможенный кодекс РФ [12], Налоговый кодекс РФ [13] и др. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» [14] допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» [15] гласит, что в состав Архивного фонда РФ включаются архивные документы, независимо от способа их создания, вида носителя, в том числе электронные документы. Поэтому экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности. Однако в законе нет определения электронного документа, а также не раскрыты правовые основы работы с электронными документами. То есть, признавая сам факт существования электронных документов, их равноправие по отношению к документам традиционного типа, закон не дает четких норм, которыми может руководствоваться архивист в своей работе. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, предназначенный для использования в качестве основного методического документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых управленческих документов, содержит положение о том, что срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 содержат определенные положения, касающиеся фондирования, учета и сохранности электронных архивных документов. Эти положения должны быть дополнены методическими рекомендациями об организации работы с электронными документами в государственных архивах. Проект таких рекомендаций в настоящее время подготовлен специалистами ВНИИДАД.

«Основные правила работы архивов организаций» [16] содержат, помимо правил работы с бумажными документами в архиве организации, рекомендации о порядке работы архивов с электронными документами и нормы документирования операций, осуществляемых с электронными документами при передаче на хранение и в процессе хранения. К правилам прилагаются такие формы документов, как учетная карточка единицы учета, акт миграций и перезаписей, журнал учета поступления и выбытия, журнал учета миграций и перезаписей электронных документов.

Наряду с преимуществами у электронных архивов также имеются проблемы. Все проблемы электронных архивов можно разделить на несколько крупных «блоков»: правовые, организационные и технические. Часто бывает так, что подходящие технические решения существуют, но пока не поддерживаются нашим законодательством. Особенно остро сейчас встает вопрос сохранения юридической значимости документов, подписанных ЭЦП / усиленными электронными подписями, на всем протяжении жизненного цикла этих документов. К электронным архивам предъявляются совершенно иные требования со стороны общества, государства и граждан. Прежде всего речь идет об организации эффективного поиска и онлайн доступа к их научно-справочному аппарату и фондам.

Чтобы решить проблемы, нужно для начала создать необходимую нормативно-правовую базу. Для создания и эффективного использования электронных архивов необходимо не только закупить оборудование и программное обеспечение, подобрать кадры, нужно также создать соответствующую нормативно- правовую и методическую базу, регламентирующую ряд ключевых вопросов, от решения которых зависит выбор: - методов обеспечения долговременной сохранности электронных документов, их целостности и аутентичности, а также - способов доступа и использования фондов архива. Основной задачей является легализация применения архивами определенных технических решений, связанных в первую очередь с процессами конверсии / миграции электронных документов и с подтверждением спустя длительное время подлинности документов, подписанных ЭЦП или усиленной электронной подписью.

В число вопросов, которые следует отрегулировать на законодательном уровне, входят: - право архива проводить конверсию и миграцию электронных документов (в том числе на аналоговые носители) и свидетельствовать соответствие результатов конверсии / миграции оригиналам; - признание юридической и доказательной силы мигрированных архивом документов наравне с подлинниками; - право архива использовать архивную ЭЦП и ряд других технологий для обеспечения целостности и аутентичности электронных документов и фондов; 70 Делопроизводство и документооборот на предприятии,

№ 3' 2012 - правовые основы деятельности доверенных третьих сторон, оказывающих услуги по хранению электронных документов; - правовые рамки взаимодействия электронного архива со службами до-кументационного обеспечения организаций-источников комплектования (например, право архивов устанавливать технические требования в отношении передаваемых на государственное хранение дел и документов, их метаданных и другой вспомогательной информации); - правовые рамки, обеспечивающие согласованность нормативных требований к хранению электронных документов, устанавливаемых различными государственными органами, с учетом мнения государственных электронных архивов.

Нужны также нормативные и методические документы, освещающие следующие вопросы:

- порядок хранения электронных документов в деловых информационных системах и в системах электронного документооборота;

- порядок, определяющий особенности оперативного хранения документов, подписанных ЭЦП или усиленными электронными подписями;

- особенности управления электронными архивными документами в архивах организаций и в государственных архивах, включая особенности подготовки к передче и приёму-передачи таких документов на архивное хранение, проведения экспертизы ценности, ведения учёта и.т.д.;

- особенности выделения и хранения важнейших электронных документов, необходимых для обеспечения непрерывности деятельности организаций;

- особенности документирования и хранения сложных электронных объектов, создаваемых с использованием современных технологий: баз данных, сайтов и.т.п.

Создание электронного архива банковских документов - задача не простая. Очень важно помнить о подготовительных мероприятиях, которые помогут навести порядок в разрозненном потоке данных. Также рекомендуется провести архивную обработку имеющихся банковских документов с целью их упорядочения в единый массив с чётко заданными параметрами. Данные работы легко может взять на себя архивная компания. Обладая необходимыми знаниями и большим практическим опытом профессиональные архивисты выполняют архивную обработку качественно и в кратчайшие сроки.

Список литературы

1. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 №1- ФЗ. Собрание законодательства Российской Федерации. - 2002. - № 2. - Ст 127.

2.Александров С.В. Электронный документооборот / C. В.Александров // УРФО 2008. - № 3/4. - С. 9-25.

3.Баласанян В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием. В.Э.Баласанян // Секретарское дело. - 2010. - № 2. - С. 46-48.

4.Бобылёва М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М.П. Бобылёва // Делопроизводство. - 2009. - № 2. - С. 27-33.

5.Вялова Л.М. Организация движения документов / Л.М. Вялова // Секретарское дело. - 2000. - № 2. - С. 1620

6. Доронина Л.А. Новые информационные технологии хранения документов / Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. - 2009. - № 2. - С. 39-43.

7.Кибанова А.Я. Делопроизводство в банке / А.Я. Кибанова. - М.

8.Кудрявцев В.А. Организация работы с документами/ В.А. Кудрявцев. - М.: ИНФРА-М, 2009. - С. 190.

9.Кузнецов С.Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело. - 2001. -№ 3. - С. 5-19.

10.Гражданский кодекс РФ http: // base.garant.ru/10164072/

11.Кодекс РФ «Об административных правонарушениях» http: // www.consultant.ru/popular/koap/

12.Уголовно-процессуальный кодексhttp: // www.consultant.ru/popular/upkrf

13. Арбитражный процессуальный кодекс http: // www.consultant.ru/popular/apkrf/

14.Гражданский процессуальный кодекс http: // www.consultant.ru/popular/gpkrf/

15.Уголовный кодекс РФhttp: // www.consultant.ru/popular/ukrf/

16.Таможенный кодекс РФ http: // ipipip.ru/tamozhenniy-kodeks/]

17.Налоговый кодекс РФ http: // www.consultant.ru/

18. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» http: // www.consultant.ru/popular/buch/

19. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» http: // base.garant.ru/12137300/

20.«Основные правила работы архивов организаций» http: // archivekeeping.ru/metod_base/view/pravila

БОБРОВА АНАСТАСИЯ ВАЛЕРЬЕВНА - магистрант, Нижневартовский государственный университет, Россия.