Информационные потоки и их место в менеджменте Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

БОЙКО Е.И.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ И ИХ МЕСТО В МЕНЕДЖМЕНТЕ

В течение длительного периода времени информация как экономический ресурс выносилась за пределы исследований в экономической теории. Только благодаря информатизации, увеличению значимости информационных факторов в экономике, появлению возможности использовать информацию как экономический ресурс, в последние десятилетия ученые начали уделять внимание изучению информации в рамках экономической деятельности.

Классическая экономическая теория исходила из предположения, что каждый хозяйствующий субъект обладает полной информацией о рыночной ситуации, на основе которой он принимает рациональные решения. Следовательно, информация не рассматривалась в классической теории в качестве экономического ресурса, признаком которого является ограниченность. Под информацией ^ в данном подходе понимались различные сведения и знания о рынке.

¡5 За последние два десятилетия роль информации в экономических отношениях существенно

щ увеличилась. Современные технологии настолько сложны, что для их организации нужны колоссаль-1 ные объемы данных. Без информационных потоков не могут существовать бизнес-процессы в организации. Вся человеческая жизнь основана на обмене знаниями и опытом с другими людьми. Все ^ большее значение приобретает информационное богатство. Информация порождает новые рыноч-^ ные ниши, расширяет совокупное предложение и спрос, резко повышает емкость рынка. Оценка сто-^ имости информации как экономического блага становится важной, но одновременно и сложной за-Ь дачей для многих экономических субъектов.

|\ На этапе введения информации в область исследования экономической науки, в процессе ста-

00новления новой теории информации ее категориально-понятийное поле характеризуется недоста-Ги точно определенным (неустоявшимся) состоянием, что может быть оценено как «болезнь роста». ^ Вместе с тем, каждая наука должна формировать свой категориально-понятийный аппарат, исходя из специфики предмета и объекта. Кроме того, в рамках одной и той же дисциплины может возник-£ нуть необходимость образования системы различных определений одного и того же явления в свя-£ зи с разнообразием целевых векторов анализа, поскольку сущность любого сложного понятия не ^ может быть охвачена одной фразой достаточно исчерпывающе, чтобы это определение в дальней™ шем стало универсальным, применимым для любого другого исследования. Руководитель может ^ принимать эффективные решения, если умеет использовать всю информационную базу информа-§ ционной структуры [7]. Информация — это организованная совокупность данных, которая в резуль-I тате включения в коммуникативный процесс воспринята, понята и признана полезной субъекту с

™ точки зрения приращения его знаний и использования для принятия решения об экономическом

о

а поведении.

< Нередко руководители предприятий получают выговор от вышестоящих организаций, или кон-

о куренты внедряют нововведение быстрее. С чем это может быть связано? Конечно, нельзя исклю-

о чать все другие причины, но первая — это задержка информационных потоков. А, следовательно,

9 и меньшая осведомленность о внешних факторах. С чем это может быть связано: задержка курьера;

™ сбои в работе инфокоммуникационной системы (как электронной, так и почтовой); длительный про-

о цесс передачи почты от руководителя начальникам служб, и т.д. Этот список можно продолжать и о тт

о- дальше. Но важнее не искать причины, почему это происходит, а попытаться найти выход из сло-

| жившейся ситуации.

о В основе управленческой деятельности лежит работа с документами, делопроизводство, доку-ш ментооборот. Традиционная интеграция терминов «делопроизводство» и «документооборот» прак-5 тически идентична и сводится к формальным процессам создания и движения документов в органики зации. В более обыденной трактовке многие понимают под делопроизводством канцелярские фун-| кции по учету документов, а под документооборотом — бизнес-процессы, связанные с функциональ-° ной деятельностью организации. Однако, как отмечает В. Баласанян, «при более внимательном рас-9 смотрении очевидно, что невозможно построить эффективную систему управления документацион-

ной деятельности: формальной и функциональной, они должны быть неразрывно связаны и едины в масштабе всего предприятия», и это означает, «что правила учета и контроля за движением документов должны распространяться на все подразделения и рабочие места персонала, работающего с документами» [1].

Следствием неэффективной организации работы с документами является фактическая неуправляемость организации, которая выражается в том, что руководители не в состоянии ответить на многие вопросы, которые связаны с деятельностью организации. Например, какие решения принимались организацией, какие документы находятся в работе, какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов, чем занимались и занимаются конкретные исполнители и подразделения? Нельзя не согласиться с В. Баласаняном, «что источник большинства возникающих проблем — изначальное противоречие между потребностью в централизации управления и децентрализованной технологией учета» [1].

Отметим, что если же существует сеть, объединяющая компьютеры, установленные на рабочих местах в различных подразделениях организации, то данные о работе с документами на рабочих местах могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя информационную базу для управления деятельностью. Кроме того, появляется возможность использовать сеть не ^ только для пересылки данных о работе с документами, но и самих документов, т.е. возможность ^ перехода на электронный документооборот в полном смысле этого слова. Для организации такого ц сетевого управления документационной деятельностью необходимо специальное программное обес- ^ печение, а именно система автоматизации делопроизводства и документооборота. Чем большее число рабочих мест сотрудников, связанных с обработкой документов, охватывается такой системой, тем ^ эффективнее может осуществляться контроль. В идеале система должна распространяться на все ^ рабочие места, в этом случае — при минимизации дополнительных трудозатрат — обеспечивает- ^ ся полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе вре- о мени [3].

Периодическая смена носителей, закономерности изменения принципов кодирования (декоди- □ рования) информации, переход от ручных к машинным и электронным технологиям тиражирова- О ния, а также наблюдаемая трансформация способов передачи информации (механическое перемещение, звуковой и световой сигнал, электрический сигнал, электронный сигнал), предопределяют ^ электронную форму как всеобщую для всех видов информации. Происходящее уплотнение (сжа- о тие) информации, снижение стоимости ее создания, хранения и распространения приводят в свою £ очередь к увеличению доступности информации и упрощению потребительских технологий за счет о усложнения технологий ее преобразования. Перечисленные процессы предполагают возникнове- ^ ние новых возможностей компьютерной переработка всех видов информации, что обусловливает х перспективу свободного доступа каждого потребителя к любой открытой информации и создание о пользовательских сетей. §

В современном динамичном внешнем окружении, когда оперативные границы между субъек- ф тами предпринимательской деятельности становятся проницаемыми, электронный бизнес включает о отношения покупки — продажи и сделки между компаниями, а также общие процессы, которые о поддерживают производственную функцию в пределах отдельных ^

На многих предприятиях используются несколько носителей информации. Самый популярный 2 носитель — бумажный. В первую очередь это объясняется сравнительно недорогим обслуживани- 2 ем бумажного потока информации. Результат оценки потребности поступления информации пока- о

Ш

зал, что поступление информации через равные промежутки времени удовлетворяет 11% респондентов, поступление информации по мере возникновения необходимо 32% опрошенных, а 57% рес- о пондентов отмечают необходимость поступления информации в режиме реального времени. Клас- ^ сическая экономическая теория исходила из предположения, что каждый хозяйствующий субъект ^ обладает полной информацией о рыночной ситуации, на основе которой он принимает рациональ- ф ные решения. Следовательно, информация не рассматривалась в классической теории в качестве экономического ресурса, признаком которого является ограниченность. Под информацией в данном ^ подходе понимались различные сведения и знания о рынке. ®

Информационный процесс является необходимым условием функционирования любого про- ^

изводства. Опосредованное воздействие информации на производство, связанное с ее овеществле- о

нием в технике и технологии, в опыте и искусстве производителей, особенно актуально в наши дни. о

п л

I-

0 ш

7

г ш

о

ь

N □

□ ги

о

I—

ф

I—

X

о а ф

ш

X

X

>

0

1_

О х

X

ф

ш

I—

О

а

о <

>

о

0

1_

0

1_

о о

ш

о

I—

о о о.

о

X

о о

Вместе с тем, универсальность и системная целостность воздействия информации на развитие экономики и общества в целом позволяют говорить о ней как о непосредственной производительной силе, и даже как о ведущем факторе развития современного общества. В течение длительного периода времени информация как экономический ресурс выносилась за пределы исследований в экономической теории. Только благодаря информатизации, увеличению значимости информационных факторов в экономике, появлению возможности использовать информацию как стратегический экономический ресурс, в последние десятилетия ученые начали уделять внимание изучению информации в рамках экономической деятельности.

Предприятия используют несколько каналов передачи данных, как во внутренней среде, так и во внешней. В результате 67,9% респондентов указали, что управленческие решения принимаются согласно четкой процедуре, утвержденной на предприятии, а 32,1% респондентов отмечают, что каждый руководитель подразделения «проталкивает» свои решения самостоятельно по хаотичной схеме. При этом среди специалистов тех предприятий, на которых управленческие решения принимаются согласно четкой процедуре, возможность утверждения документа за день отмечают 21,1% респондентов, шанс утверждения документа за два дня отмечают 26,3% респондентов, в течение трех дней документ утверждается по мнению 36,8% опрошенных, в течение четырех дней — 10,5% опрошенных и 5,3% участвующих в опросе указывают, что на утверждение документа затрачивается пять и больше суток. (См. таблицу 1).

Среди специалистов тех предприятий, на которых управленческие решения «проталкиваются» по хаотичной схеме, 34% респондентов указывают, что необходимо затратить три дня на утверждение документа, 10% респондентов затрачивают четыре дня на утверждение решения и свыше пяти дней затрачивают на утверждение документа 56% респондентов (таблица 1). Таким образом, прослеживается зависимость эффективности управленческих решений и скорости их принятия от эффективной организации информационного обмена.

Таблица 1. Срок утверждения документа [5]

Ири спй.мп.темил четкий процедуры При х&птичмой

1 дслъ 21.1 "и -

2 лил -

3 лт

4 л ел ]П.5% 10?-и

5 Д]1С11 И 5,№„ 5(1%

В связи с этим многие организации постепенно переходят на новый уровень автоматизации — построение корпоративных систем управления документами. Ведь это так просто. Зачем регистрировать электронную почту в книге регистрации? Пока она дойдет до исполнителя время будет упущено... Оперативнее, если, получая электронную почту исполнитель использует ее в работе, оставляя отметку об исполнителе [6].

Если автоматизированные информационные системы 90-х гг. были ориентированы на автоматизацию отдельных бизнес-процессов, то в настоящее время используется комплексный подход к автоматизации. Любая организация — это совокупность взаимодействующих элементов (подразделений), которые связаны между собой как функционально (выполняют отдельные виды работ в рамках единого бизнес-процесса), так и информационно (обмениваются документами, уставными распоряжениями и т.д. ). Кроме того, эти элементы взаимодействуют с внешними системами, причем их взаимодействие также может быть как информационным, так и функциональным. И такие виды взаимодействия характерны практически для любой организации, каким бы видом деятельности она не занималась. Поэтому создание единого информационного пространства на основе корпоративной информационной системы является необходимым условием для

повышения эффективности деятельности организации и реализации процессов управления.

Одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является система электронного управления документами. Организация работы с документами — это составная часть процессов управления и принятия решений, существенно влияющих на оперативность и качество управления. Документы поступают в организацию, создаются сотрудниками, передаются для согласования или исполнения из подразделения в подразделение, поступают к руководству для принятия решений или утверждения и отправляются из организации. Роль уровня автоматизации работы с документами повышается, если речь идет о крупной организации, особенно территориально распределенной.

Автоматизация управления документами необходима для: формирования целостной картины деятельности организации; повышения эффективности работы сотрудников (автоматизации рутинных операций); координирования работ структурных подразделений в рамках единого бизнес-процесса; мониторинга движения документов; оперативной обработки информации, поддержки ее актуальности, достоверности и непротиворечивости; коллективной работы с документами; контроля исполнения; организации поиска, хранения и архивирования документов; эффективного использования людских, коммуникационных, технических и информационных ресурсов. ^

Спектр программных продуктов, составляющих рынок систем электронного документооборота ^ можно разделить на две группы:

1) программные системы, построенные на платформе IBM Lotus Domino/Notes; «Босс-Референт» ® («АйТи»), семейство продуктов «Золушка» и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), «Эскадо» («Интерпроком Лан»), CompanyMedia и OfficeMedia («ИнтерТраст»), N.System («Компьютер-Лэнд», ^ Санкт-Петербург), «Делопроизводство» (КСК) и др. Следует отметить, что платформа IBM Lotus ^ Domino/Notes относится по классификации IDC к категории «интегрированных технологий для со- ^ вместной работы» (ICE — Integrated Collaborative Environment), где также представлены компании о Microsoft (продукт MS Exchange) и Novell (продукт Novell GroupWise).

2) программные системы, построенные на других платформах: LanDocs («Ланит»), Optima □ Workflow «Дело» («Электронные офисные системы»), «1С:Документооборот» (1С), «ЕВФРАТ-докумен- О тооборот» (Cognitive Technologies) и ряд других систем.

Большинство перечисленных выше отечественных систем делопроизводства и документообо- ^ рота, разработанных как на платформе IBM Lotus, так и на других платформах, реализуют пример- а но один и тот же функционал: Регистрация документов. Обработка и хранение документов. Управ- £ ление потоками работ (передача документов между исполнителями). Контроль исполнительской о

о

дисциплины. Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск. Работа со взаимосвязванны-

ми документами. Регламентация прав доступа. Списание документов «в дело». Интеграция с вне- х

шними системами электронной почты и ряд других. о

Отечественные компании, которые в качестве технологической основы используют либо реля

ционные базы данных (Oracle, MS SQL — «Дело» и LanDocs), либо папки MS Exchange (Optima |

Workflow), либо хранилища информации собственной разработки («1С:Документооборот»), испыты- о

вают проблемы в обеспечении совместной работы над документами в территориально распределен- о

ной корпоративной среде. ij

о

Программные системы, построенные на платформе IBM Lotus для работы с документами, имеют такие преимущества, как: возможность создания территориально распределенных систем рабо- ^ ты с документами; интеграция технологий документоориентированной базы данных и электронной о

m

почты на одной платформе; надежность БД Lotus Domino в качестве хранилища произвольных объек- ° тов; многоуровневая система безопасности; полноценный доступ к данным с помощью web-клиен- о тов; Открытые средства разработки, обеспечивающие эффективные возможности настройки и моди- ^

фикации приложений; мощные возможности по интеграции данных из других приложений и мно- í

о

гое другое. ф

Сама платформа IBM Lotus дает все предпосылки для того, чтобы создавать системы документооборота, поддерживающие процессы работы с документами, а не просто регистрацию и хранение g документов. Поэтому, принимая решение о выборе системы электронного документооборота, целе- ® сообразно учитывать следующие критерии: платформа, на базе которой разработана прикладная g система электронного документооборота; степень территориальной распределенности организации; q количество участников бизнес-процессов; категории участников бизнес-процессов; степень стандар- о

1П

тизации процессов, реализуемых в организации; используемые в организации в настоящий момент технологические решения и платформы в области автоматизации, то есть совокупная стоимость владения программным обеспечением [7].

Документооборот — процесс, присущий любой организации. От того, насколько грамотно он организован, напрямую зависит качество и оперативность работы всей организации. Один из наиболее эффективных способов организации документооборота — это его автоматизация. Преимущества автоматизированного (электронного) документооборота в сравнении с бумажным очевидны: исчезают случаи потери документов; увеличивается скорость движения документов в организации и распространение информации; сокращаются непроизводственные затраты (поиск, повторное согласование документов, дублирование информации и т.д. ); сокращаются затраты на приобретение расходных материалов (бумаги, копировально-множительного оборудования) [4].

Автоматизация документооборота и делопроизводства ведет к повышению качества и скорости работы с документами, способствует экономии рабочего времени специалистов. Как мы видим, развитие представлений об информации как экономическом ресурсе связано с развити-^ ем и усложнением экономических, а также социальных процессов в мире. Долгое время инфор-^ мация не рассматривалась в экономической науке в качестве производственного ресурса, не ь включалась в экономический потенциал общества и не учитывалась при оценке национального и богатства государства. Например, по мнению классической теории, информация только придает экономический смысл известной триаде факторов производства: труд — земля — капитал. ^ То есть, такой подход характеризует информацию как составляющую часть классических факторов производства. Сейчас ряд ученых, например И. Переломова, выделяют информацию как пятый, самостоятельный фактор производства. С развитием информационных технологий и с все о большим использованием метаинформации во всех социально-экономических процессах и явлениях происходит трансформация в структуре факторов производства, центром которой ста-

^ новится метаинформация.

□

Литература.

^ 1. Баласанян В. Электронный документооборот — основа эффективного управления современ-

0 ным предприятием // Управление персоналом. 2002. № 2.

® 2. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. М.: Финансы и статистика,

0 2005.

а

® 3. Долинина О.Н. Роль современных информационных технологий в формировании нового стиля

1 управления // Научно-образовательное издание — Социально-гуманитарные знания. 2005. № 1. о 4. Кочеткова П. Автоматизированная система документооборота и делопроизводства о СошрапуМе&а // Секретарское дело. 2006. № 8.

ф 5. Мазеин С.В., Попов Е.В. Оценка информационных потоков // Менеджмент в России и за ру-

5 бежом. 2005. № 5.

о 6. Переломова И.Г. Информация на рынке факторов производства. Дисс.... канд. экон. наук.

^ Ярославль, 2004.

£2 7. Сысоева Л.А. Разработка концепции общекорпоративной системы электронного управления

2 документами // Секретарское дело. 2006. № 7.

и 8. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информа-

о ции» от 08.07.2006 г. № 149-ФЗ.

о 9. Черныш М. Новая социальная группа — «информационные» работники // Социологичес-

^ кие исследования. 2002. № 11.