CC BY
21УДК 005.92
Салменккова М.В., к. пед.н.
преподаватель Катасонова Д.В. студент 2 курса Хачатурян Л.К. студент 2 курса специальность: «Финансы» Академия маркетинга и социально-информационных технологий
ИМСИТ Россия, г. Краснодар ДОКУМЕНТАЦИЯ В СОВРЕМЕННОМ ОБЩЕСТВЕ: КОРПОРАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
Аннотация: В данном исследовании были рассмотрены различные классификации и разновидности систем электронного делопроизводства и документооборота, в том числе корпоративные системы. А также основные процессы работы с документами, которые обеспечивают современные системы электронного делопроизводства и документооборота
Ключевые слова: документооборот, корпоративная документация, СЭД, информация.
Salmenkova M. V.
Candidate of pedagogical Sciences, teacher Academy of marketing and social information technologies
IMSIT Russia (Krasnodar) Katasonova D.V., Khachaturian L.К.
2nd year student, specialty: «Finance »
Academy of marketing and social information technologies
IMSIT Russia (Krasnodar) Supervisor: Salmenkova M. V.
DOCUMENTATION IN MODERN SOCIETY: CORPORATE
DOCUMENT.
Annotation: The article is devoted to documentation in modern society: corporate document flow. In this study, various classifications and types of electronic records management and workflow systems, including corporate systems, were considered. As well as the basic processes of working with documents that provide modern systems of electronic office work and workflow.
Key words: document flow, corporate documentation, EDS, information.
Тема корпоративного документооборота в современных условиях приобретает совершенно новое звучание и значение. Широкое применение информационно-коммуникационных технологий в деятельности органов
власти и негосударственных организаций позволяет уже в самом ближайшем будущем осуществить переход к новой реальности, основанной на информационно-коммуникационной инфраструктуре и обеспечивающей оперативный, качественный, доступный для организаций и населения обмен социально значимой информацией. 30
Особое значение в этом плане приобретает межведомственный документооборот, на реализацию которого направлены усилия многих научных коллективов, разработчиков программного обеспечения, специалистов в области управления.
Электронный документооборот является технологией, обеспечивающий жизненный цикл документа электронными средствами. Кроме того, с юридической точки зрения понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. Поэтому, наряду с совершенствованием информационных технологий, важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его законодательная поддержка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа. Электронный документооборот включает в себя создание, обработку, передачу, учет и хранение информации документов осуществляющих на основе использования электронно-вычислительных сетей. 31
Научно-техническая революция обеспечивает возможность модернизации органов государственной власти и крупных коммерческих организаций. Практическим воплощением концепции информационного общества в корпорациях становиться использование системы корпоративного электронного документооборота (КСЭД).
КСЭД характеризуется тем, что данное решение обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации.
Основными пользователями корпоративной СЭД являются крупные государственные организации, производственные предприятия, финансовые учреждения и другие структуры, деятельность которых характеризуется большими документопотоками.32
Корпоративные системы электронного документооборота применяются в корпоративной инфраструктуре для создания, хранения, использования документов в процессе совместной работы всеми пользователями, имеющими авторизованной доступ с единовременной
30 Асеев, Г.Г. Электронный документооборот [Текст] / Г.Г. Асеев. - М.: Издательство: Кондор, 2007. - 500 с.
31 Афанасьева, Л.П. Электронные документы в документообороте и архиве организации / Л.П.Афанасьева // Секретарское дело. -2008. - №.1. -С.26-34.
32 Басаков, М.И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления): учеб. пособие [Текст] / М.И. Басаков. - Ростов н/Д.: Феникс, 2008. - 473 с.
публикацией каждой версии документа в локальной сети корпорации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы.
Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогичные таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СЭД являются стандартным, «приложением по умолчанию» для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей. Основное отличие и преимущество КСЭД по сравнению с другими программными продуктами состоит в том, что данное решение, обеспечивает единую универсальную среду доступную для совместной работы над всеми видами документов, получаемыми в результате деятельности организации, не зависимую от масштаба организации. Кроме того, использование корпоративной системы документооборота, возможно, всеми сотрудниками, имеющими авторизированный доступ из всех структурных подразделений организации, не зависимо от их местонахождения. Корпоративная система электронного документооборота для документационного обеспечение органов государственного управления создавалась в несколько этапов, но в ней поддерживается связь между всеми модулями на всех уровнях, не зависимо от времени ввода в эксплантацию. Архитектура КСЭД находиться постоянно в активном состоянии, быстро отвечая на новые требования внешней среды, которые формируют потребности населения. Она решает отдельные локальные задачи и охватывает все сегменты предметной области жизненного цикла систем. 33
Увидеть работу корпоративной системы электронного документооборота в действии возможно в почти любом государственном учреждение Российской Федерации, где с ее помощью обслуживают и предоставляют услуги граждан. В данных системах отразилась деятельность нашего государства по поддержанию и развитию инфраструктуры, рынка связи и телекоммуникации.
Внедрения системы электронного документооборота почти во все коммерческие или государственные структуры стало реальность наших дней. 34
Фактически СЭД уже осуществляют документационное обеспечение деятельности любого учреждения, не зависимо от его формы собственности или количества сотрудников. В каждом офисе, на каждом компьютере установлено то или иное программное обеспечение, задачей которого
33 Герасименко, В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных / В.А.Герасименко. - 5-е изд. - М., Энергоатомиздат, 2011. - 244 с.
34 Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов [Текст] / А.С. Гринберг [и др.]. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - 391 с.
является оптимизация работы с документами. 35
Таким образом, популярность той или иной автоматизированной системы зависит от дружественности ее интерфейса, простоты в установке и эксплуатации, легкости в освоении, надежности, актуальности времени, а также стоимости ее внедрения и поддержки. В погоне за рекламой и предлагаемыми супервозможностями покупаемого продукта компании нужно ясно представлять круг решаемых с её помощью задач, каким образом они будут реализовываться и реальное соотношение цена-качество. Конечно, развитые функциональные возможности с учетом современных требований, безусловно, плюс. Но, стоит подумать об их востребованности в дальнейшем.
Использованные источники:
1. Асеев, Г.Г. Электронный документооборот [Текст] / Г.Г. Асеев. - М.: Издательство: Кондор, 2007. - 500 с.
2. Афанасьева, Л.П. Электронные документы в документообороте и архиве организации / Л.П.Афанасьева // Секретарское дело. -2008. - №.1. -С.26-34.
3. Басаков, М.И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления): учеб. пособие [Текст] / М.И. Басаков. - Ростов н/Д.: Феникс, 2008. - 473 с.
4. Герасименко, В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных / В.А.Герасименко. - 5-е изд. - М., Энергоатомиздат, 2011. - 244 с.
5. Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов [Текст] / А.С. Гринберг [и др.]. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - 391 с.
6. Салменкова М.В. Система электронных источников правовой информации: современное состояние и пути совершенствования [Текст]: автореф. дис... канд. пед, наук / М.В. Салменкова. - Краснодар: гос. ун-т, 2004.-24с.
35 Салменкова М.В. Система электронных источников правовой информации: современное состояние и пути совершенствования [Текст]: автореф. дис... канд. пед, наук / М.В. Салменкова. - Краснодар: гос. ун-т, 2004.-24с.
