CC BY
105
УДК 004
Салменкова М. В., к п. н. преподаватель Бахти-Ахунов А.Р.
Сакун А.Г.
студент 2 курса, специальности: «Финансы и право»
Академия маркетинга и социально-информационных технологий
ИМСИТ Россия г. Краснодар ПРИМЕНЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ И ОФИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В СОВРЕМЕННОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ Аннотация: Данная работа освещает актуальность внедрения информационных технологий в современное делопроизводство, с целью оптимизации скорости и качества внутренних процессов организации, которые способствуют более оперативному и качественному решению поставленных задач. Особое внимание уделяется сущности и функциям, которые исполняет офисная информационная система. Современная система делопроизводства требует синхронизации информации, своевременного ее получения, хранения, а также архивации, все это невозможно было бы без компьютерных систем и других технических благ цивилизации.
Ключевые слова; Документационное обеспечение управления, новые информационные технологи, совершенствования документационного обеспечения
Salmenkova M. V.
Candidate of Pedagogical Sciences, teacher
Bakhti-Akhunov A.R.
Sakun A. G. 2nd year students, specialties: "Finance and Law", Academy of Marketing and Social Information
Technologies
APPLICATION OF INFORMATION AND OFFICE TECHNOLOGIES IN
MODERN OFFICE WORK
Abstract: This work highlights the relevance of the introduction of information technology in the office, in order to optimize the speed and quality of internal processes of the organization, which contribute to a more rapid and qualitative solution of tasks. Special attention is paid to the nature and functions of the office information system. Modern office management system requires synchronization of information, its timely receipt, storage and archiving, all this
would be impossible without computer systems and other technical benefits of civilization.
Keywords; Documentary support of management, new information technologies, improvement of documentation support
Применение современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы.239
Главное при этом - улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе, ведь для госаппарата быстрота реагирования - одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений, а в коммерческих структурах - это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры.240 Все это определяет актуальность и практическую значимость избранной нами темы. Офисная система — это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.
Офисные системы должны обеспечивать эффективное выполнение следующих функций:
ввод, подготовка и редактирование документов; регистрация документов; совместная работа над документами; контроль исполнения документов; создание баз данных (хранение документов); прием и пересылка документов; систематизация документов, формирование дел.241 Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов,
239
Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. - М., 2017.
240 Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - М., 2016.
241
Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2015. №3. С. 23-26.
обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.
Система отслеживает и фиксирует процесс движения документов с учетом времени и имени исполнителя. В системе поддерживаются специальные стандарты защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной цифровой подписи для защиты от преднамеренного или случайного вмешательства.242
Развитие электронного документооборота и автоматизация делопроизводства предъявляют определенные требования к техническим средствам, которыми оборудуются рабочие места служащих организации (и, в частности, отделов ДОУ). Наиболее часто используемыми в офисах техническими средствами являются: персональный компьютер (с принтером, сканером и модемом), телефон, факс, уничтожитель бумаг и копировальный
243
аппарат.
Таким образом, компьютер в современных офисах стал незаменимым помощником. Использование компьютеров помогает выполнять широкий круг задач, таких как создание и редактирование документов, регистрация документов и контроль за их исполнением, хранение и поиск текущих документов. Осуществляется архивное храпение документов, поиск необходимой информации, прием и передача документов по сети (как локальной, так и глобальной), а также организация рабочего времени пользователя.
Использованные источники:
1. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. - М., 2017.
2. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - М., 2016.
3. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2015. №3. С. 23-26.
4. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2016. №4. С. 23-28.
5. Салменкова М.В Система электронных источников правовой информации: современное состояние и пути совершенствования: Автореф...дис. кан. пед. наук./Краснодар. гос. ун-т культуры и искусств. Краснодар 2004. - 24 с.
УДК 316
Салменкова М. В., к. п. н.
242
Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2016. №4. С. 23-28.
243
Салменкова М.В Система электронных источников правовой информации: современное состояние и пути совершенствования: Автореф...дис. кан. пед. наук./Краснодар. гос. ун-т культуры и искусств. Краснодар 2004. - 24 с.
