CC BY
12УДК 930.25
О.С. Адвахова
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ АВТОТРАНСПОРТНЫХ КОМПАНИЙ
В АРХИВАХ РОССИИ
В статье рассматриваются вопросы передачи и хранения документов автотранспортных компаний в архивах России. Рассмотрена законодательная и нормативная база, регламентирующая работу архива с предприятиями и гражданами. Предложены решения проблем, возникающие при работе с документами и пользователями.
Ключевые слова: архив, документ, информация, законодательная база, кадровые документы.
Актуальность темы исследования связана с тем, что документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточена основная часть информационных ресурсов.
В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.
Правильное и полное документационное оформление дел имеет огромное практическое значение. Различного рода документы, передают фактическое состояние делопроизводства на транспортном предприятии. Очень важно уделять пристальное внимание документам на всех этапах становления и развития транспортного предприятия - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами. В связи с этим внутренняя регламентация делопроизводства в транспортной организации - это важный фактор, определяющий эффективность его деятельности. Деятельность автотранспортного предприятия регламентируют законодательная и нормативная база.
Документы автотранспортного предприятия разнообразны. Документ (приказ, протокол, устав, письмо, справка) имеет свои особенности оформления. Работа с ним структурируется по определенным требованиям.
В состав документационного обеспечения управления транспортного предприятия входят, такие документы, как положение, должностная инструкция, регламент работы водителя; штатное расписание; планирование транспортной деятельности учреждения, приказы по личному составу; распоряжение; указание.
В том числе оформляется справочно-информационная и справочно-аналитическая документация: предложение, протокол, объяснительная записка, служебное (деловое) письмо, докладная записка, заявление, справка, выписка.
Т.В. Алесинская рассматривает цели, задачи, проблемы и подходы к их решению в области распределительной, транспортной, производственной, информационной логистики. [1] В трудах В.А. Вайпана также исследованы вопросы: органы государственного управления транспортной деятельностью, государственное регулирование транспортной деятельности, особенности перевозки грузов и пассажиров. [2] Этой теме посвящены работы В.А. Егиазарова, исследовавшего транспортное право, понятие транспорта, его виды, источники правового регулирования, договора перевозки. [3]
Имеются статьи периодических изданий, посвященные электронному документообороту на автотранспортных предприятиях.
Из этого можно сделать вывод, что данная тема имеет достаточную степень изученности в исследовательской литературе, где подробно рассмотрено и описано документационное обеспечение автотранспортного предприятия.
Целью настоящей статьи явился анализ особенности передачи и хранения документов автотранспортных компаний в архивы России.
При изучении вопроса был рассмотрен круг источников. Это документы, которые различны по це-
© Адвахова ОС., 2015.
Научный руководитель: Угрюмова МарияВикторовна - кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения и всеобщей истории, Нижневартовский государственный университет, Россия.
Вестник магистратуры. 2015. № 11 (50). Т. 1.
ISSN 2223-4047
левому назначению и юридическому статусу. Их можно разделить на три категории: законодательные документы, методические документы.
Первую группу составляют Конституция РФ и федеральное законодательство.
Конституция РФ, которая является основой транспортного законодательства - согласно ст. 71 -федеральный транспорт и пути сообщения находятся в ведении Российской Федерации. [4] Гражданский кодекс РФ предопределяет правила перевозок грузов, пассажиров и багажа, иных транспортных обязательств; основные положения, связанные с ответственностью перевозчика, с порядком предъявления исков. [5] Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. [6]
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, при применении информационных технологий, а также при обеспечении защиты информации, за исключением отношений, возникающих при охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации.
[7]
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» формирует правовую основу обращения с персональными данными физических лиц в целях реализации конституционных прав человека и права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
Определяет принципы и условия обработки персональных данных. [8]
Закон РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ. [9]
Согласно этим нормативным документам, регламентируется работа архива с документами и пользователями.
Вторая группа включает в себя ГОСТы.
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД). Он устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. [10]
ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» (взамен ГОСТ Р 51141-98.) устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела. Эти термины рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ. [11]
Методические документы предназначены для работников архивов и специалистов учреждений, организаций, предприятий. Они помогают правильно наладить делопроизводство и обеспечить ведение архива.
Одной из актуальных проблем архивного дела является разработка вопросов архивного законодательства. Главной задачей архивного законодательства является создание законодательной базы. Она позволит решить правовое регулирование отношений граждан, общества и государства в сфере архивного дела, обеспечить сохранение и качественное пополнение, государственный учет и всестороннее использование Архивного фонда Российской Федерации, как важнейшей части ее национального и культурного достояния.
Сохранность документов по личному составу актуальна на сегодняшний день. От этих документов зависит социальная защищенность граждан.
Возникает много проблем при использовании документов по личному составу. Эти проблемы связаны с неправильным ведением делопроизводства на автотранспортных предприятиях. В документах очень часто допускаются неточности и ошибки: в наименовании фамилии, имени, отчества; не расшифрованы инициалы; ошибки в указании должности, профессии (неправильное или сокращенное), не указываются даты издания приказов и т.д.
К документам по личному составу относятся:трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, ичные карточки формы 1-2, лицевые счета работников,личные дела и регистрационные формы - имеют срок хранения 75 лет.Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет.
Сроки хранения документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом.
Эти документы подтверждают трудовой стаж работника организации и являются обоснованием для получения пенсии и других социальных льгот.
Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства подразумевает соблюдение правил ведения, хранения и своевременную сдачу кадровой документации в архив.
Проблема доступа к архивным документам еще долго останется сверхактуальной. В Конституции РФ выявлелено три группы информации, свобода доступа к которым различается: общедоступная информация; сведения, составляющие государственную тайну (доступ ограничен и осуществляется с определенными условиями, защищающими интересы государства); информация о частной жизни человека (доступ ограничен и осуществляется с определенными условиями, защищающими интересы человека). [5]
ВНИИДАД предлагает требовать от пользователя письменных гарантий использования информации в обезличенном виде в целях демографических, статистических исследований. Этот способ не имеют юридической силы, но в случае судебного разбирательства может стать доказательством благих намерений архива. [2]
Решение данной проблемы - это обезличивание данных: с документа делается ксерокопия; на ксерокопии замазываются идентифицирующие лицо сведения. Делается это для того, чтобы достичь компромисса интересов пользователя и субъектов персональных данных.
Несмотря на вышеуказанные трудности, архив стремится к решению вышеперечисленных проблем.
Доступ к архивной документной информации и на сегодня является важнейшей проблемой современности. Ее решение - это одно из условий полноценной демократизации общества.
Список литературы
1. Алесинская Т.В. Основы логистики. Функциональные области логистического управления. Часть 3. - Таганрог: Изд-во ТТИ ЮФУ, 2010. - 116 с.
2. Булюлина Е.В. Архивоведение: учеб. пособие / Волгогр. гос. ун-т, Е.В. Булюлина.- Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2013. - 96 с.
3. Вайпан В.А. Правовое регулирование транспортной деятельности. // Право и экономика. - 2012. - № 6.
4. Егиазаров В.А. Транспортное право: Учебник для вузов. (3-е изд., стер.) - М.: ЗАО Юстицинформ, 2005.
5. Конституция РФ [Электронный ресурс] - Режим доступа: http: // constitution.garant.ru/ (дата обращения: 20.10.2015).
6. Гражданский кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс] - Режим доступа: http: // base.garant.ru/10164072/ (дата обращения: 20.10.2015).
7. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [Электронный ресурс] - Режим доступа: http: // base.garant.ru/12137300/ (дата обращения: 20.10.2015).
8. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [Электронный ресурс] - Режим доступа: http: // constitution.garant.ru/ (дата обращения: 20.10.2015).
9. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» [Электронный ресурс] - Режим доступа: http: // base.garant.ru/12148567/ (дата обращения: 20.10.2015).
10. Закон РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-I «О государственной тайне» [Электронный ресурс] - Режим доступа: http: // base.garant.ru/10102673/ (дата обращения: 20.10.2015).
11. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) [Электронный ресурс] - Режим доступа: http: // base.garant.ru/185891/ (дата обращения: 20.10.2015).
12. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» [Электронный ресурс] - Режим доступа: http: // base.garant.ru/70650732/ (дата обращения: 20.10.2015).
АДВАХОВА ОКСАНА СЕРГЕЕВНА - магистрант, Нижневартовский государственный университет, Россия.
