НОРМЫ И ПРАВИЛА ПЕРЕДАЧИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЙ НЕФТЕГАЗОВОГО КОМПЛЕКСА РОССИИ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ Текст научной статьи по специальности «Право»

УДК 002

А.Б. Корженевская

НОРМЫ И ПРАВИЛА ПЕРЕДАЧИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЙ НЕФТЕГАЗОВОГО КОМПЛЕКСА РОССИИ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

Статья посвящена проблемам несоблюдения норм и правил подготовки и передачи кадровых документов предприятий нефтегазового комплекса России на хранение в архив. Автор анализирует нормативно-правовую и методическую базу архивного хранения кадровой документации, выявляет возможные проблемы и находит пути решения. Исследование проведено на примере ЗАО "Самотлорнефте-промхим" г. Нижневартовск.

Ключевые слова: нормы, правила, архив, хранение, кадровые документы.

Нормы и правила передачи документов на хранение в архив регулируют деятельность в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и иных архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства. От правильности подготовки кадровых документов к хранению и самой системы хранения зависит дальнейшее оптимальное использование гражданами и государством необходимой информации. Сведения, находящиеся в государственном архиве имеют историческую, культурную, общественную значимость, в данном случае кадровые документы основоположников и важнейших личностей в нефтегазовой сфере России.

Актуальность представленной темы очевидна, так как использование нормативно-правовой и методической базы архивного хранения кадровых документов позволяет по-особому сберечь документы, относящиеся к общественно-исторической ценности государства.

Исследованием данной темы занимались М.И. Басаков [1], Ю.П. Орловский [2], М.А. Шитова, Д.Е. Гусятникова, О.И. Захаркина [3].

В работе М.И. Басакова "Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения)" [1] представлены нормативно-правовые основы создания, использования, хранения и уничтожения основных видов документов, в том числе и кадровых.

Ю.П. Орловский ("Кадровое делопроизводство (правовые основы)") [2] исследует правовую базу, обеспечивающую соблюдение основных правил при оформлении и архивном хранении кадровых документов в деятельности отдела кадров.

М.А. Шитова, Д. Е. Гусятникова, О.И. Захаркина ("Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база") [3] рассматривают порядок, особенности подготовки и оформления кадровой документации, обработку документов для передачи к архивному хранению, а также нормы, правила, рекомендации всего кадрового документооборота.

Но в целом представленная мной тема "Нормы и правила передачи кадровых документов предприятий нефтегазового комплекса России на хранение в архив" не была достаточно разобрана и проанализирована в литературе. Целью исследования является изучение Норм и правил передачи кадровых документов предприятий нефтегазового комплекса России на хранение в архив.

При исследовании данной темы был использован определённый круг источников, который можно разделить на четыре группы:

1. Федеральные законы:

- Федеральный закон от 27.07.2006 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации". [4] Законом регулируются вопросы, связанные с обработкой, поиском, получением, передачей и хранением информации, которую предоставляет работник при поступлении на работу. Кроме того, сотрудники кадровой службы организуют работу с персональными данными работников, пользуясь данным законом;

- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". [5] Данный закон содержит информацию о хранении, комплектовании, учете и использовании документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе и архивных;

- Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне". Настоящий Закон регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засек-

© Корженевская А.Б., 2015.

речиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации; [6]

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". [7] В законе рассматриваются правила и условия обработки персональных данных, права субъекта персональных данных, обязанности оператора.

2. Распорядительные документы:

- Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р "О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников". [8] Распоряжение создано для обеспечения сохранности документов по личному составу сотрудников, которые высвобождаются после образования, реорганизации и ликвидации юридических лиц. Также данный документ предназначен для обеспечения социальной защищенности граждан, выполняющих работу по договору;

- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. 225 "О трудовых книжках". [9] В постановлении Правительством была утверждена форма трудовой книжки нового образца и вкладыша в неё. Также рассмотрены принципы и правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления их бланков и обеспечения ими руководителей организаций.

3. Нормативно-методические документы:

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. [10] ГСДОУ - один из основных федеральных нормативных актов, который содержит комплекс требований, способствующих разработке единой системы традиционного и автоматизированного управления документацией. Документ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях и способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов;

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25 августа 2010 года № 558. [11] Данный документ является основным нормативным документом для определения сроков хранения, отбора на хранение, а также уничтожения управленческих типовых документов. Данный документ регулирует порядок и сроки хранения различных документов;

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007 г. [12] Правила содержат сведения о главных этапах архивного хранения документов, о требованиях к зданиям архивов, к санитарным, световым, температурным режимам помещений;

- Основные правила работы архивов организаций., М., 2002 г. [13] В документе рассматривается экспертиза ценности документов, комплектование архива, требования к архивохранилищу, использование документов и организация работы архива.

4. Государственные стандарты:

- ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". [14] Стандартом установлены термины и определения, рекомендованные для применения всех видов документов, в том числе и кадровых;

- ГОСТ Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" [15, содержащие список реквизитов, необходимых для оформления документов. Также в стандарте присутствуют требования к расположению реквизитов и к бланкам организации.

- ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия". [16] В документе содержатся изображения трёх типов обложек дел с разными размерами, также в стандарте рассматриваются основные требования изготовления обложек дел для архивного хранения.

Проблема исследования "Нормы и правила передачи кадровых документов предприятий нефтегазового комплекса России на хранение в архив" заключается в недостаточном соблюдении правовых основ или в полном отсутствии их соблюдения при передаче кадровых документов на хранения в Архивный Фонд РФ.

В 2015 году в ЗАО "Самотлорнефтепромхим" (организация нефтегазовой промышленности) студентами-практикантами были выявлены недостатки в подготовке кадровых документов на хранение в архив. Текст на обложках дел был нанесен размером шрифта от 20 до 28, а в соответствии с ГОСТом должен быть набран от 6 до 16 в зависимости от размеров элементов. [16] Также можно отметить, что технология прошивки кадровой документации была небрежной. Хранение документов в организации было в самом отделе кадров на стеллажах рядом с рабочими столами, а не в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. [13] Санитарно-гигиенический режим плохо соблюдался, все архивные документы были постоянно в пыли. Исхо-

дя из этого, можно сказать, что хранение документов в самой организации было не на высоком уровне, что может привести к неудачной сохранности документов отдела кадров в дальнейшем. Вследствие существует вероятность, что общественно значимые документы могут попасть в Архивный фонд РФ не в самом лучшем физическом состоянии, возможно даже утеря каких-либо сведений.

Причиной вышеизложенных проблем является несоблюдение норм и правил подготовки и передачи кадровых документов предприятий нефтегазового комплекса России на хранение в архив.

Для решения выявленной проблемы можно предложить следующие меры:

- проведение лекций и аттестаций по проблемам подготовки и передачи кадровой документации предприятий нефтегазового комплекса России на хранение в архив;

- проведение проверок соблюдения норм и правил передачи кадровых документов предприятий на хранение в архив;

- увеличения количества плановых проверок (санитарно-гигиенического, температурно-влажностного и светового характера);

- создание мини-стендов, карточек-напоминаний с правилами и рекомендациями подготовки и передачи кадровой документации предприятий на хранение в архив.

Подготовка и передача кадровых документов предприятий нефтегазового комплекса России на хранение в архив основывается на большом количестве законов, Постановлений, Распоряжений, перечней, правил, гостов. Несоблюдение данных норм и правил ведет за собой череду проблем, связанных с сохранностью, как обычных кадровых документов, так и государственно важных (например, документы людей, вложивших огромных вклад в нефтегазовую промышленность: И.М. Губкин, А.Г. Гумеров, Э.И. Тагиев). От степени применения правовых основ при хранении документов зависит будущая нефтяная история страны

Список литературы

I.Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения): учеб. пособие для СПО и НПО. - изд.: КноРус, 2013. - С. 216.

2.Орловский Ю.П. Кадровое делопроизводство (правовые основы): практ. пособие. - изд. - М.: Инфра-М, Контакт, 2008. - 144 с.

3.Интернет-доументы: М.А. Шитова, Д. Е. Гусятникова, О.И. Захаркина Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. - Режим доступа: http: // fictionbook.ru/static/trials/00/17/22/00172279.a4 .pdf (дата обращения: 21.10.15).

4. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149 - ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". Ст.1. - Режим доступа: http: // base.garant.ru/12148555/#block_1 (дата обращения 20.10.15).

5.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Ст1. -Режим доступа: http: // www.rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html (дата обращения 20.10.15).

6.Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне". - Режим доступа: http: // base.garant.ru/10102673/ (дата обращения 20.10.15).

7.Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных. - Режим доступа http: // www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/ (дата обращения 20.10.15).

8.Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р "О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников". - Режим доступа: http: // docs.cntd.ru/document/9005595, (дата обращения 21.10.15).

9.Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. 225 "О трудовых книжках". - Режим доступа: http: // base.garant.ru/12130601 (дата обращения 20.10.15).

10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991. - С. 1 - Режим доступа: http: // www.bestpravo.ru/federalnoje/hj-akty/f9a.htm (дата обращения 20.10.15).

II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от25 августа 2010 года № 558. - Режим доступа: http: // base1.gostedu.ru/59/59203 (дата обращения 20.10.15).

12. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007 г. - Режим доступа: http: // www.rusarchives.ru/lows/pohkuidaf.shtml (дата обращения 20.10.15).

13. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002 г. - Режим доступа: http: // base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=40984 (дата обращения 20.10.15).

14. ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".- Режим доступа: http: // www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800 (дата обращения 21.10.15).

15. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". М., 2003. - Режим доступа: http: //

base.garant.ru/185891 (дата обращения 21.10.15).

16. ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия". - Режим доступа: http: // standartgostru/g/TOCT_17914-72 (дата обращения 21.10.15).

КОРЖЕНЕВСКАЯ АЛЕНА БРОНИСЛАВОВНА - магистрант, Нижневартовский государственный университет, Россия.