CC BY
406
АНАЛИЗ ДОКУМЕНТОВ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ КОММЕРЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
© Измайлов Р.Р.1
Филиал Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ, г. Ульяновск
В статье определены группы кадровых документов, типовые ошибки ведения документации по личному составу, описана нормативно-правовая база, регулирующая документирование трудовой деятельности работников.
Ключевые слова система кадровой документации, унифицированные формы документов, локальные нормативные акты работодателя, стандарты формирования и оформления документов кадровой службы.
В процессе осуществления хозяйственной деятельности любой руководитель сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентации этих процессов. Все управленческие действия в сфере взаимоотношений работников и работодателей, касающиеся персонала, должны документироваться в обязательном порядке вне зависимости от организационно-правовой формы предприятия по единым, общепринятым правилам. Насколько профессионально выстроена данная система зависит успех управленческой деятельности в целом. Следует также учитывать, что, подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью для работников.
Ведение документов по кадрам позволяет эффективно решить сразу несколько задач:
- документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры конкретного работодателя;
- построить комплексную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;
- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
- создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;
- разрешить трудовые споры [4].
По целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов [2]:
1 Студент кафедры Государственного управления и муниципального права. Научный руководитель: Морозова Т.В., старший преподаватель.
- документы по учету личного состава работников, основная часть которых входит в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
- документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда. В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30.12.1993 № 299 (далее ОКУД) эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».
Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:
- распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;
- информационно-расчетные документы для учета персональных данных сотрудников;
- официальная внутренняя переписка;
- журналы (книги) учета и регистрации документов.
В настоящее время регламентация вопросов кадрового делопроизводства на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов.
Нормативно-правовую базу, регулирующую документирование трудовой деятельности работников, составляют федеральные нормативные акты, касающиеся трудового права работников [3]:
- Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ содержит нормы по трем категориям кадрового делопроизводства: состав документов, сроки подготовки документов, функции кадровой службы.
- Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ закрепляет перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, примерный список сотрудников, имеющих доступ к ней и степень их ответственности.
- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ нормирует
правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным.
- Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
- Постановление Правительства РФ от 11.11.2002 № 804 «О Правилах разработки и утверждения типовых норм труда».
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
- Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
К нормативно-методическим документам относятся:
- квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
- типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций;
- межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров;
- инструкция по ведению трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях;
- государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ),
- типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
- основные правила работы архивов организаций;
- перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, а также общероссийские классификаторы и ГОСТы.
В нормативные документы по кадрам конкретных организаций, включают как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, так и специфические положения, применяемые в организациях. К таким документам, прежде всего, относятся положения о службе кадров и должностные инструкции работников. Локальные нормативные акты работодателя составляют штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка; положение о персональных данных работника; графики сменности и отпусков; положения о персонале, о комиссии по трудовым спорам, о структурных подразделениях и др. [1].
До настоящего времени не нашли нормативного закрепления вопросы документирования отношений:
- по социальному партнерству, ведению коллективных переговоров, заключению коллективных договоров и соглашений (в том числе при урегулировании возникающих в ходе переговоров разногласий);
— по разрешению трудовых споров (документирование процедуры создания и организации деятельности комиссии по трудовым спорам, оформление принятых комиссией решений).
Все кадровые документы на работников должны храниться в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану. Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив. Срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.
Стандарты формирования и оформления документов кадровой службы носят не всегда обязательный характер для организаций, однако следование им помогает систематизировать кадровую документацию, наладить документооборот на предприятии, улучшить работу персонала.
Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что в кадровом делопроизводстве наиболее распространены следующие ошибки [6]:
— отсутствуют предусмотренные трудовым законодательством обязательные кадровые документы, в том числе локальные нормативные акты и первичные учетные документы по учету личного состава работников и рабочего времени;
— нарушается порядок разработки, ввода в действие, применения локальных нормативных актов и доведения их до сведения лиц, принимаемых на работу;
— содержание локальных нормативных актов нередко противоречит нормам трудового законодательства;
— от работников требуют предоставления или составления не предусмотренных действующим законодательством документов, несмотря на прямой запрет таких действий (ч. 3 ст. 65 ТК РФ);
— содержание заключаемых с работниками трудовых договоров далеко не всегда отвечает требованиям ТК РФ;
— несвоевременно и безграмотно оформляются и ведутся такие важные для работника кадровые документы, как трудовые книжки и личные учетные карточки;
— неправильно документируются трудовые отношения с отдельными категориями работников (с руководителями организаций, с совместителями, с иностранными работниками, с пенсионерами, и др.);
— игнорируются унифицированные формы организационно-распорядительных документов и первичных учетных документов по учету труда и его оплаты;
- кадровые документы неправильно оформляются и не приобретают юридической силы из-за непонимания практиками юридического значения реквизитов документов и незнания порядка их оформления;
- резолюции, проставляемые руководителями организаций на заявлениях работников, противоречат законодательству о работе с обращениями граждан;
- кадровые документы не всегда регистрируются или регистрируются задним числом и нередко теряются;
- документы прошлых лет хранятся и уничтожаются с грубыми нарушениями норм архивного законодательства и правил работы архивов.
Перечисленные типичные ошибки в работе с кадровой документацией показывают, что имеющиеся в данной области проблемы охватывают все составные части кадрового делопроизводства: документирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений; организацию документооборота кадровой документации; оперативное и архивное хранение исполненных документов.
Решение данных проблем невозможно без определения состава обязательных документов, регламентирующих ведение кадрового делопроизводства в коммерческой организации (инструкция по кадровому делопроизводству, табель форм документов, альбом унифицированных форм, график документооборота кадровой документации).
Список литературы:
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 05.10.2015).
2. Голякова Н.В. Какие кадровые документы необходимы для компании / Н.В. Голякова // Трудовые споры. - 2012. - № 2. - С. 82-83.
3. Кадровое делопроизводство: правовые основы: практическое пособие/ отв. ред. Ю.П. Орловский. - Высшая школа экономики. - М.: Инфра-М; Контракт, 2012. - 239 с.
4. Морозова Т.В. Формирование системы управления персоналом в сфере гостиничного бизнеса // Проблемы и тенденции развития современного общества: экономика, управление, право. - Ульяновск: филиал ФГБОУ ВПО Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ, 2013. - С. 58-64.
5. Пластинина Н.В. Минимум документов по кадровому учету на предприятии / Н.В. Пластинина // Кадры предприятия. - 2015. - № 7. - С. 77-85.
6. Шестакова Е.В. Распространенные ошибки в кадровом учете / Е.В. Шестакова // Кадры предприятия. - 2015. - № 6. - С. 23-35.
