НОРМАТИВНАЯ ПРАВОВАЯ ОСНОВА СОЗДАНИЯ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ Текст научной статьи по специальности «Право»

Вестник магистратуры. 2015. № 12(51). Том 4.

ISSN 2223-4047

А Р Х И В Н О Е

ДЕЛО и ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

УДК 651.5

А.Р. Маликова

НОРМАТИВНАЯ ПРАВОВАЯ ОСНОВА СОЗДАНИЯ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

В данной статье на основе исследований подробно описывается нормативно правовая база создания архива в организации. Анализируется законодательная база создания архива, приводятся методические рекомендации.

Ключевые слова: архив, архивное дело, хранение документов, комплектование документов, учет документов, использование документов, информация, электронная подпись.

Грамотно организовать деятельность архива позволяет нормативно-методическое регулирование. Современная нормативная правовая система, касающаяся архивного дела, построена достаточно сложно, но вполне состоятельно.

Важнейшим актом архивного дела в Российской Федерации является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который пришел на смену Основам законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах от 07 июля 1993 года № 5341-1 и Постановлению Верховного Совета Российской Федерации от 07 июля 1993 года № 5342-1 «О порядке введения в действие основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».

В данном законе определяется хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного Фонда Российской Федерации и другие архивных документов, также в нем даются четкие определения основным понятиям архивоведения[1].

В действующем законе лишь один раз упоминается электронный архив, в ст. 5, как отметила ведущий эксперт по управлению документацией компании « ЭОС» Н.А. Храмцовская, закон игнорирует проблемы обработки и хранения документов на электронных носителях, что может повлечь в будущем проблемы с утратой огромного информационного богатства страны[7].

Непосредственное отношение к созданию и управлению архивами имеет Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Данный закон регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, при применении информационных технологий, а также при обеспечении защиты информации, за исключением отношений, возникающих при

© Маликова А.Р., 2015.

Научный руководитель: Якубова Лала Алиевна - кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения и всеобщей истории, Нижневартовский государственный университет, Россия.

ISSN 2223-4047

Вестник магистратуры. 2015. № 12(51). Том 4.

охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализа-ции[2].

Следующим актом этой группы можно считать Федеральный закон от 06 апреля 2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Основная цель закона об электронной подписи - сформулировать условия, при которых электронный документ, снабженный электронной подписью, аналогичен бумажному; определены условия использования электронной подписи в электронных документах органами государственной власти и государственными организациями, а также юридическими и физическими лицами; определен перечень информации, подлежащих хранению[3].

Проанализировав действующее законодательство Российской Федерации с недавно принятыми актами, можно отметить, что в них отсутствует взаимосвязь в части применения электронного документа и электронного документооборота.

Для создания традиционного и электронного архива организации в Российской Федерации существует достаточное количество различных стандартов.

Первоначально нужно обратиться к документу ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», который был принят и введен в действие 01 марта 2014 г. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения всех видов документации и литературы по делопроизводству и архивному делу[4].

При создании электронного архива в организации имеется возможность обратиться к такому документу как ГОСТ Р 54989-2012 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».

Настоящий стандарт был введен в действие с 01.05.2013 и содержит рекомендации и указания по обеспечению сохранности электронным документам на долговременный период, в тех случаях, когда срок хранения документов превышает срок работы техники, применяемой для использования и хранения этих документов[5].

Рекомендации по организации хранения, комплектования, учета электронных документов распространяются на электронные управленческие документы, которые создаются, обрабатываются и хранятся в информационных системах организаций, входят в состав документального фонда и после завершения работы с ними подлежат хранению в архиве организации. [5].

Подводя итог, можно отметить, что в Российской Федерации разработана и принята на федеральном уровне довольно обширная законодательная база, касающаяся архивного дела. Наряду с этим существует настоятельная необходимость в совершенствовании государственной политики, регулирующей правоотношения в сфере организации оборота и хранения юридически значимыми электронными документами.

Библиографический список

1. Федеральный Закон Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (С изменениями на 04 декабря 2006 года) URL: /www.terrmika.ru (дата обращения: 12.09.2015).

2.Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями и дополнениями) URL: http://base.garant.ru/12148555/ (дата обращения: 14.11.2015).

3.Федеральный закон от 06 апреля 2011 № 63-Ф3 «Об электронной цифровой подписи» URL: http://base.garant.ru/12184522/#help (дата обращения 13.10.15).

4.ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» URL: http://base.garant.ru/70650732/ (дата обращения 12.10.2015).

5. ГОСТ Р 54989-2012 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» URL: http://www.stavkomarchiv.ru/userfiles/file/23112012.pdf (дата обращения: 12.10.2015).

6.Храмцовская Н.А. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»: заметки на полях / Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2005. №8.

МАЛИКОВА АЙГУЛЬ РАФАЭЛЕВНА - студент, Нижневартовский государственный университет, Россия.