CC BY
102Применение и развитие системы электронного архива конструкторской, технологической и технической документации для хранения и использования электронных документов машиностроительного предприятия и его правовое обеспечение
Черепанов Никита Владимирович
кандидат технических наук, ведущий инженер АО им. С.А. Лавочкина, [email protected]
сч о сч
СП О!
о ш т
X
<
т О X X
Буслаев Сергей Петрович
кандидат технических наук, [email protected]
инженер АО им. С.А. Лавочкина,
В статье рассматриваются вопросы создания электронного архива конструкторской, технологической и технической документации на машиностроительном предприятии. Электронный архив конструкторской, технологической и технической документации должен создаваться в рамках единой системы управления жизненным циклом изделий ^М) предприятия и управления проектами для обеспечения единства информационного пространства при проектировании и изготовлении изделий предприятия и разделён с архивами финансово-экономическими и кадровыми. Рассмотрены задачи электронного архива, определяющие процедуры размещения электронных документов в архив, поиск, распознавание и т.д. Рассмотрены основные принципы функционирования электронного архива технической документации и виды электронных конструкторских документов по способу их выполнения. Представлены основные особенности такого электронного архива. Архив должен соответствовать требованиям актуальности, легитимности, юридической значимости технической документации в нём. Оценены задачи форматов и структурирования электронных документов, индексирования и поиска в электронном архиве. Оценены перспективы использования технологий искусственного интеллекта в системе электронного архива.
Ключевые слова: электронный архив, электронный документ, форматы электронных документов.
Система электронного архива конструкторской, технологической и технической документации на машиностроительном предприятии предназначена для хранения и использования электронной документации предприятия с обеспечением их юридической силы и для организации коллективной работы специалистов и руководителей подразделений общества с единым источником инженерной информации по изделиям предприятия на базе единого архива электронной документации с обеспечением учета и хранения инженерной информации -документации и данных, по изделиям и обеспечением их юридической силы [1].
В настоящее время электронный архив конструкторской, технологической и технической документации должен создаваться в рамках единой системы управления жизненным циклом изделий (Р1_М) предприятия и системы управления проектами для обеспечения единства информационного пространства при проектировании и изготовлении изделий предприятия. Такой архив должен быть самостоятельным и разделён с архивами финансово-экономическими и кадровыми. Использую принцип уникальности единицы хранения на предприятии, электронные документы должны храниться только в одном из архивов.
Основной целью внедрения системы является создание единого архива инженерных данных по изделиям общества на основе данных по проектам, полученным в процессе создания изделий в виде конструкторской, технологической, технической документации в электронной форме.
Электронный архив предназначен для упорядоченного хранения электронных документов. При этом соблюдаются условия надежности хранения документации, конфиденциальность и права доступа, история изменений единицы хранения, оперативный поиск [2,3]. Задачами электронного архива являются:
• автоматизация процесса импорта документов в электронный архив из подсистемы управления проектами и других систем;
• автоматизация процесса учета конструкторской документации в электронном архиве;
• автоматизация процесса экспорта данных в систему управления проектами при разработке изделия;
• создание и миграция электронных документов и образов;
• индексирование документов;
• оперативный поиск и отображение документов;
• анализ документов;
• управление функционированием системы;
• сканирование;
• распознавание и корректирование ошибок;
• обеспечение отслеживания изменений во всех связанных документах и 3D-моделях;
• обеспечение взаимодействия между электронным архивом и существующей системой планирования с точки зрения получения объективной информации о ходе выполнения работ, о статусе электронных документов;
• обеспечение юридической значимости документов на протяжении срока хранения;
• доступ к документов;
• поиска на основании прав доступа, получение выписок и копий документов;
• контроль сроков хранения документов;
• формирование отчетов по архиву и т.д.
При внедрении электронного архива необходимо решить вопросы соотношения номенклатур дел и прав доступа, наладить своевременную выгрузку документов из оперативных систем, определиться, какие следы остаются в оперативной системе, какие объекты, связанные с документами, удаляются при его переносе.
Основными принципами функционирования электронного архива являются [4]:
• Электронный архив используется для хранения подлинников электронной документации и других видов инженерной документации предприятия по тематике производства.
• Сдача электронной документации в отдел технической документации должна производиться по рабочему процессу в системе управления жизненным циклом предприятия и процессами, в соответствии с видами документации, учитываемыми в системе PLM.
• Должна быть предусмотрена возможность учета работников предприятия и пользователей внешних организаций.
• Для поиска ЭД должны использоваться штатные функционалы поиска с преднастроенным шаблоном и на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных.
• В системе должна быть предусмотрена возможность учета ЭД, который был разработан вне подсистемы проектирования изделий, но при этом размещается в ней в виде сканированной электронной копии ЭД.
• Для всех пользователей системы, кроме работников отдела технической документации, данные регистрации и учета документа, должны быть доступны только для просмотра.
Электронный архив должен обеспечивает основные задачи:
• управление единицами хранения в соответствии с иерархичностью архива;
• безопасность, управляемость, атрибутирование единиц хранения;
• оцифровку и представление бумажных документов в разных форматах;
• возможность организации поточного ввода;
• поддержание системы сообщений.
В системе электронного архива изделий должны обращаться следующие виды электронных конструкторских документов по способу их выполнения:
• подлинник электронной структуры изделия;
• спецификация
• подлинник электронной модели изделия (детали, сборочной единицы) в формате разработки;
• подлинник технологического документа;
• операционная и маршрутная технология;
• технологическая документация;
• подлинник электронного чертежа (схемы);
• оригинал электронного чертежа (схемы) в формате разработки;
• подлинник текстового ЭД;
• оригинал текстового ЭД в формате разработки;
• электронная копия бумажного конструкторского документа;
• конструкторская 2-D и 3-D документация;
• техническая документация по этапам разработки: ТЗ, ТП, ЭП, РП и т.п.
• программа и методика испытаний;
• результаты испытаний;
• проекты документов;
• презентации, мультимедиа-файлы, картинки, фотографии;
• электронные таблицы;
• отчёты по различным аспектам деятельности;
• проектная и нормативно-техническая документация;
• рабочие файлы с компьютеров пользователей;
• любая другая информация (файлы, данные).
При этом формат подлинника электронного чертежа,
подлинника текстового ЭД, электронная копия бумажного конструкторского документа сохраняются в принятом на предприятии стандартизованном формате. В основном - в международном формате PDF/A. Для обеспечения неизменности документа и достоверности его подлинности в период хранения документ должен шифроваться.
Основные особенности электронного архива можно представить следующим образом:
• не допускать изменение документа кроме стандартизованных правил внесения изменений;
• наличие единственного подлинника версии документа;
• невозможность удаления документов, кроме как по узаконенным правилам;
• стандартизовать порядок и правила хранения;
• использовать классификатор предприятия при организации структуры архива;
• использовать шифрование документа, помещённого на долговременное хранение;
• поддерживать ежедневную работу и обеспечивать защищенный режим хранения.
Оптимальным является заполнение электронного архива, начиная с вновь разрабатываемых изделий. Используемые во вновь разрабатываемых изделиях документы, заимствованные из архива бумажной документации, сканируются и вводятся в архив электронной документации в электронном виде.
При заведении документации в электронный архив по соответствующим изделиям, разработанным на основе бумажной кД, производится сканирование документов по теме, начиная с их подготовки к сканированию и заканчивая проверкой качества полученных после оцифровки изображений на основе принятой методике.
X X
о
го А с.
X
го m
о
ю
2 О
м
сч
0 сч
СП
01
о ш т
X
3
<
т О X X
Электронные подлинники документов помещаются в архив как ассоциированные с соответствующей деталью (сборочной единицей). В этом случае электронная структура изделия (ЭСИ) формируется поэтапно, в зависимости от стадии разработки конструкторской документации. На основании схемы деления изделия на составные части формируется исходная ЭСИ, состоящая из сборочных единиц, затем формируется состав сборочной единицы, используя справочники, стандартные изделия и материалы в системе управления проектами.
Основными конструкторскими документами по изделиям, набор которых отражает структуру изделий, являются спецификации.
Корпоративные классификаторы должны входить в корпоративную систему хранения инженерных данных, куда должны входить в первую очередь атрибутивные данные по конкретным стандартным изделиям, а во вторую — варианты их представления в различных САПР.
Для обеспечения сохранности и безопасности в системе обязательно должно вестись протоколирование действий пользователей.
Перед помещением в архив должна проводиться классификация электронного документа. Использую решения искусственного интеллекта и распознавание текста и графических образов необходимо переходить на автоматическую классификацию.
Для архива нормативно-технической документации необходима оценка актуальности хранящихся директивно-нормативных материалов на данный момент.
При создании электронного архива должен быть решён вопросов о легитимности документов и данных. Для этого используются положения по криптографической защите информации [5] и электронная подпись, в том числе и для легитимизации трехмерных моделей (как агрегированного электронного документа). Значение имеет стратегия использования электронной подписи по отношению к документам, моделям и данным.
Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
То есть электронный документ обладает юридической силой если:
• нет ограничений со стороны законодательства, что документ данного вида может существовать только в электронном виде;
• документ оформлен в соответствии с требованиями законодательства или локальными нормативно-правовыми актами (например, наличие обязательных реквизитов и т.д.), в том числе подписан требуемым по законодательству видом электронной подписи;
• зашифрован перед помещением в электронный архив;
• документ подписан лицом, обладающим правом на его подписание.
Юридическая значимость документа - свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера [7].
Должна быть обеспечена легитимность систем хранения инженерных данных. Одновременно с утверждением документации должно происходить и утверждение (или подписание) базы данных, на основе которой эта документация создается.
Размещение в архив электронных документов и их использование с подтверждением юридической значимости обуславливается:
- исключением возможности изменения электронного документа;
- запрещение доступа к содержанию документа (шифрование);
- возможность использования электронного документа в течение срока существования темы;
- актуальность электронного документа независимо от срока действия электронной подписи;
- актуальность электронных подписей на электронном документе.
Необходимо обеспечивать значимость и актуальность электронной подписи на момент ввода электронного документа в архив. Дальнейшая актуальность документа до конечного срока его хранения должна обеспечиваться методами и процедурами функционирования самого архива и его сертификацией.
Форматы и формы структурирования электронных документов
Кроме исходных форматов электронных документов, требуется в целях развития электронного архива принятие единых механизмов внедрения форматов электронных документов, которые позволят быстро удовлетворять различные интересы пользователей при обмене документами в электронной форме также с учетом инициативности разработки форматов, соответствующих установленным требованиям.
В связи с этим необходимо определить:
а) единые требования к форматам и способам структурирования информации;
б) возможность составления человекочитаемых и машиночитаемых документов, имеющих равную юридическую силу;
в) возможность сопоставления и сверки отдельных документов в человекочитаемой и в машиночитаемой формах;
г) возможность шифрования, подписания усиленной электронной подписью, простановки метки доверенного времени и заверения доверенной ЭЦП третьей стороной документов пользователей;
д) возможность выборочного раскрытия отдельных документов;
з) единообразная визуализация показателей для пользователя;
и) быстрота переноса и обработки информации
Большинство из указанных условий не могут быть
полностью стандартизованы в связи с большой вариативностью информации, используемой для их наполнения.
Решением для подобного рода документов может служить создание единого многоуровневого стандарта разработки, представления и публикации метаданных для описания различных элементов документа, который будет позволять осуществлять их автоматизированную обработку.
Оставшаяся часть документа может формироваться в произвольной форме. При этом важно обеспечить возможность ознакомления с документом любого пользователя с использованием общедоступного программного обеспечения, а также реализовать единообразие представления и быстроту обработки отдельных блоков информации, включая визуализацию сведений об электронной подписи, которой подписан электронный документ.
Технологии индексирования и поиска в электронном архиве
Обычно индексирование строится на основе атрибутивного поиска структурированных данных. При этом методе в основном используется ручное индексирование на основе принятой структуры документов изделия или стандартизированного классификатора, по которым вводятся электронные документы. Автоматизация индексирования здесь затруднена на основе семантического содержания документа.
Иные методы архивирования строятся на основе полнотекстового анализа неструктурированных данных:
• контекстно-независимое индексирование на основе бинарной или словарной индексации;
• контекстно-зависимое индексирование на основе анализа и поиск морфологии и семантики естественного языка.
Принципы построения электронного архива
Основными принципами построения электронного архива должны стать:
1. Совместимость. Должна быть обеспечена преемственность существующих на предприятии решений документооборота в целях минимизации потерь при внедрении новых решений.
2. Унификация. Применяемые форматы представления электронных документов должны выбираться и стандартизироваться для предприятия для обеспечения универсальности читаемости документов.
3. Регулирование. Создание единого подхода к управлению архивом электронной документации в процессе пополнения, хранения и доступа к документам.
4. Удобство. Доступ к электронным документам и их представление должны позволять проводить их анализ и автоматическую классификацию.
5. Гармонизация. Принципы построения электронного архива должны основываться на принятых системах классификации материалов в зависимости от структуры облика создаваемых изделий и их производства (например, электронной структуры изделия).
6. Консистентность. Согласованность, непротиворечивость, целостность данных в архиве должна определяться принципами построения самого архива и его направленностью, основанной на выборе классов документации, хранимой в архиве.
7. Комплексность. Создание единого электронного архива для решения задач предприятия.
8. Этапность. Возможность развитие электронного архива предприятия в зависимости от изменения структуры бизнес-процессов и тематики предприятия.
9. Однократность представления. Для машиностроительного предприятия такой подход основывается на уникальном единственном представлении подлинников электронных документов.
Перспективы использования технологий искусственного интеллекта в системе электронного архива
Развитие искусственного интеллекта (ИИ) и принципов обучение дали возможность перехода к новому принципу обработке документов и их классификации, что позволит перейти на новый уровень анализа помещаемых в архив документов. Это является одним из приоритетных направлений «Национальной стратегии развития искусственного интеллекта на период до 2030
года», утверждённой Указом Президента РФ от 10.10.20l9 № 490 «О развитии искусственного интеллекта в Российской Федерации».
ИИ позволит распознавать отдельные слова и смысловые данные для поиска и классификации документов. Семантический анализ обеспечит интеллектуальный поиск документов и их автоматическую классификацию.
Одним из вариантов может являться использование электронных помощников на технологиях искусственного интеллекта в случаях невозможности принять самостоятельное решение при обучении системы.
Сравнение версий электронных документов, составление аннотаций, классификация документов, автоматическое формирование отчётов, нормоконтроль, позволят исключить человека из этих процессов и перевести их в задачи искусственного интеллекта.
На этапе согласования ИИ сможет выделить проблемы, специфичные для решения конкретного исполнителя при принятии решений.
Искусственная нейронная сеть позволит категориро-вать документ по выбранным ключевым словам и метаданным.
Разнообразные средства ИИ являются основой развития электронного архива на основе технологий применения нейронных сетей и машинного обучения для реализации задач создания электронного архива предприятия.
В настоящее время технологии искусственного интеллекта в электронном архиве могут применяеться в трех основных направлениях:
- Автоматическая классификация документов;
- Поиск документов на основе нейронных сетей;
- Автоматическое получение метаданных из текста.
Литература
1. ГОСТ 2.501. Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учёта и хранения.
2. Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» (ВНИИДАД, 2013 год).
3. ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR. 18492:2005. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов.
4. Концепция электронного архива по определению Ассоциации по вопросам Управления Информацией и Изображениями (Association for Information and Image Management, AIIM). 2003г.: Технологии, используемые для сбора, управления, хранения, доставки и обеспечения сохранности информации для поддержки бизнес-процессов.
5. ГОСТ Р 34.10-2001. Криптографическая защита информации.
6. ГОСТ 2.051-2006. Электронные документы. Общие положения.
7. ГОСТ Р 7.0.8.-2013. Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения.
8 Пермяков А., Организация системы электронного архива: старая задача в новых условиях. 2019 г. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://ecm-journal.ru/docs/Organizacija-sistemy-ehlektronnogo-arkhiva-staraja-zadacha-v-novykh-uslovijakh.aspx
X X
о
го А
с.
X
го m
о
ю
2 О M
Application and development of an electronic archive system for design, technological and technical documentation for the storage and use of electronic documents of a machine-building enterprise and its legal support
Tcherepanov N.V., Buslaev S.P.
Joint-stock company «Lavochkin Association»
JEL classification: B00, D20, E22, E44, L23, L51, L52, M11, M20, M30, Z33
In article questions of creation of electronic archive design, technological and the engineering specifications at the machine-building enterprise are considered. The electronic archive design, technological and the engineering specifications should be created within the limits of a uniform control system of life cycle of products (PLM) the enterprises and managements of projects for maintenance of unity of information space at designing and manufacturing of products of the enterprise and is divided with archives financial and economic and personnel. The problems of electronic archive defining procedures of accommodation of electronic documents in archive, search, recognition are considered, etc. Main principles of functioning of electronic archive of the engineering specifications and kinds of electronic design documents on a way of their performance are considered. The basic features of such electronic archive are presented. The archive should correspond to requirements of a urgency, legitimacy, the legal importance of the engineering specifications in it. Problems of formats and structurizations of electronic documents, in-dexings and search in electronic archive are estimated. Prospects of use of technologies of an artificial intellect in system of electronic archive are estimated.
Keywords: Electronic archive, the electronic document, formats of electronic documents.
References
1. GOST 2.501. Uniform system design documentation (ESKD). Rules of the
account and storage.
2. Recommendations on acquisition, the account and the organizations of
storage of electronic archival documents in archives of the organizations » (VNIIDAD, 2013).
3. GOST P 54989-2012/ISO/TR. 18492:2005. Maintenance of long-term
safety of electronic documents.
4. The concept of electronic archive by definition of Association concerning
Management of the Information and Images (Association for Information and Image Management, AIIM). 2003r: the Technologies used for gathering, management, storage, delivery and maintenance of safety of the information for support business-processes.
5. GOST P 34.10-2001. Cryptographic protection of the information.
6. GOST 2.051-2006. Electronic documents. General provisions.
7. GOST P 7.0.8.-2013. Office-work and archival business - Terms and defi-
nitions.
8. Permjakov. A. The Organization of system of electronic archive: an old task
in new conditions. 2019 [the Electronic resource]. - the Mode of access:
https://ecm-journal.ru/docs/Organizacija-sistemy-ehlektronnogo-
arkhiva-staraja-zadacha-v-novykh-uslovijakh.aspx
CS
0
CS
cñ
01
O m m x
3
<
m o x
X
