CC BY
140Проблемы создания электронного архива конструкторской документации на основе бумажного архива
Черепанов Никита Владимирович
кандидат технических наук, ведущий инженер АО им. С.А. Лавочкина, [email protected]
Буслаев Сергей Петрович
кандидат технических наук, [email protected]
инженер АО им. С.А. Лавочкина,
В статье рассматриваются вопросы создания электронного архива конструкторской документа на основе бумажного архива. В настоящее время конструкторская документация во многих организациях существует в бумажном и в электронном виде, что приводит к ряду экономических и производственных трудностей. Для решения этих проблем производится перевод бумажной конструкторской документации в электронный вид. Существуют государственные рекомендации по электронному копированию архивных документов, которые определяют основные процедуры создания электронных копий бумажных документов. Рассмотрен порядок создания электронных копий конструкторской документации и электронного архива. Рассмотрен порядок работы группы по сканированию бумажной конструкторской документации. Рассмотрены проблемы выполнения работ по оценочному архивированию бумажной конструкторской документации и созданию электронного архива по изделиям организации и представлены выводы по результатам этой работы.
Ключевые слова: цифровая экономика, электронная копия бумажного документа, электронный документ, бумажная конструкторская документация, электронный архив документации,
Конструкторские чертежи и документация в организациях при цифровой экономике существуют как в бумажном, так и в электронном виде. В работе возникают трудности с поиском бумажных документов, потерей подлинников в архиве, с отслеживанием актуальность версий при работе одновременно с бумажными и электронными документами [1].
Для решения этих проблем производится перевод бумажной конструкторской документации в электронный вид. При этом возникают проблемы при совместном использовании бумажных подлинников конструкторской документации (КД) и электронной КД.
Оцифровка бумажных архивов обеспечивает экономию средств по хранению электронных копий документов, информационную безопасность, упорядоченность работы с электронными КД, оперативность поиска документов.
В ходе разработки проекта возникают задачи обмена документацией со смежными организациями, что проще производить в электронном виде.
Так же необходимо обеспечить юридическую идентичность бумажного и электронного документа.
Федеральное архивное агентство в 2012 году выпустило «Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом» [6].
Эти рекомендации определяют основные процедуры создания электронных копий бумажных документов:
• порядок выбора материалов для оцифровки;
• подготовка документов для оцифровки;
• передача и учёт материалов для сканирования;
• определение метода оцифровки материалов;
• оцифровка материала;
• двукратная копия на носители;
• регистрация носителей и их содержимого;
• передача электронных копий на хранение.
Создание электронного архива производится отдельным подразделением архива. Создание электронного архива подлинников является самостоятельной работой в отдельном подразделении организации.
При совместном использовании бумажной КД с электронной КД при использовании для разработки КД машиностроительных САПР трёхмерной и двумерной графики, электронных справочников, системы электронного документооборота в PLM-системе необходимо создать электронный комплект КД на изделие, в состав которого входят:
• электронная структура изделия;
• электронная спецификация;
• 3D-электронные модели, разработанные в САПР трёхмерного моделирования;
• электронные модели, преимущественно разработанные в САПР трёхмерного проектирования;
• чертежи, разработанные в САПР и их копии в формате «PDF»;
X X
о
го А с.
X
го m
о
м о м о
о сч о сч
о ш m
X
3
<
m О X X
• текстовые документы, разработанные в текстовом редакторе;
• заимствованные бумажные документы;
• сканированные образы дубликатов КД в формате «PDF»;
• интегрированная информационная среда (ИИС).
Переход от использования бумажной КД к использованию бумажной и электронной КД предусматривает процесс перевода бумажной конструкторской документации в цифровое пространство системы PLM. Перевод документации затрагивает как проекты изделий, которые уже находятся в работе, так и сданные заказчику.
При оцифровке изделий с присвоенной литерой и/или сданной заказчику, сканируемая документация в формате PDF помещается в папочную структуру электронного архива.
Для перевода в цифровой вид КД по проектам, находящихся в разработке, необходимо определение темы, которая будет сканироваться и в дальнейшем идти разработка конструкторской документации по изделию.
Выбирается тема, по разбивке группы чертежей формируется предварительная электронная структура изделия, которая по мере заведения отсканированной конструкторской документации в систему будет корректироваться и примет окончательный вид. Созданные на основе отсканированной документации элементы деталей и сборочных единиц (ДСЕ) проходят процесс согласования сотрудниками архива, по завершению которого получают статус и помещаются в электронный архив.
Внесение конструкторской документации в электронное хранилище предусматривает следующие работы:
• Подбор конструкторской документации в бумажном архиве
• Сканирование и обработка полученных изображений
• Импорт цифровой документации в систему TC
• Создание электронной структуры изделия на основе отсканированных данных.
Главным критерием для подбора КД является тема изделия. Затем происходит разбиение на группы/подгруппы и номера документа. Пришедшую на регистрацию в архив конструкторскую документацию передают специалистам по подбору документации в виде листков запуска (ЛЗ) или извещений об изменении (ИИ) а также документацию. Специалист по подбору должен убедиться в полной комплектности взятой КД от службы бумажного архива.
В случае, если служба бумажного архива передает специалисту по подбору ИИ с измененными листами КД, то необходимо осуществить подбор всех изменённых документов бумажного архива по данному ИИ и далее передать их на сканирование. Убедиться в полной комплектности подобранной КД.
Сканирование подобранной конструкторской документации производится сотрудниками двух групп. Одна группа производит сканирование, вторая обработку полученных изображений.
Специалисты по сканированию:
• получают от специалистов по подбору ЛЗ, ИИ и сопутствующую документацию, производят сортировку полученного Лз и КД на форматы, проверяют состояние документа, при необходимости производят восстановление бумажного носителя.
• выбирают формат файла сканирования «PDF», режим сканирования многостраничный, выбирают папку для размещения отсканированного документа на ПК.
• после сканирования листа документа для завершения работы отправляют его электронный образ в выбранную папку на ПК. Необходимо по порядку отсканировать каждый лист КД, в котором содержаться более 1 листа.
• производят обработку и выравнивание по ориентации листа. Производят оценку качества документации, при необходимости проводит повторное сканирование. Переименовывают все PDF-файлы согласно обозначению отсканированного документа.
Далее производится импорт цифровой КД в PLM-си-стему и создание электронной структуры изделия. Электронная структура конструкторской сборки должна полностью соответствовать спецификации.
В результате оцифровки бумажной КД обеспечиваются следующие варианты формирования комплекта КД на изделие:
1. Бумажный комплект КД полностью переводится в электронный вид;
2. В бумажный комплект КД включаются отдельные электронные документы;
3. Весь комплект КД изначально выпускается в электронной форме.
Совместное использование комплекса САПР, PDM, PLM-системы, общесистемных справочников позволяет перевести КД из бумажного вида в электронный с помещением в электронный архив технической документации.
После оцифровки бумажной КД её электронный вариант передают в электронный архив на хранение, обеспечивающий:
• Поиск КД.
• Перемещение КД.
• Защита от потери или порчи КД.
Бумажные документы могут храниться в архивах до 50 лет со значительными финансовыми затратами, что так же обосновывает создание хранилища КД в электронном виде.
Бумажные документы и их электронные копии юридически идентичны.
Для этого нужно будет обеспечить:
1. Дубликат должен создаваться ранее подписавшим исходный документ исполнителем.
2. Полную сохранность содержания и формы исходного документа.
3. Дубликат подписывается электронной подписью или собственноручной подписью исполнителя с указанием даты и времени подписания.
4. Сокращение срока хранения исходной бумажной КД при создании их электронных дубликатов.
В соответствии с ГОСТ 2.501-2013 [4]:
Перевод бумажного подлинника КД в электронный вид завершается его размещением в системе PDM для доступа к нему пользователей. Копии заверяется электронной цифровой подписью изготовителя копии.
С подлинников электронных КД изготавливают бумажные копии для передачи в производство. Бумажная копия электронного КД соотносится с именем файла электронного КД, с версией этого документа и подписывается изготовителем копии.
Изготовленные копии учитываются в архиве.
В соответствии с ГОСТ 2.102 2013 «Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов» [5]:
Все двумерные КД могут быть выполнены как бумажный КД и/или как электронный КД. При этом документы с одинаковым номером детали или сборки являются идентичными.
В случае одновременного применения бумажных и электронных чертежей КД одного вида и наименования, возможно преобразование. При этом соблюдают следующие правила:
- КД после преобразования должна взаимно ссылаться;
- взаимное соответствие между этими документами обеспечивает разработчик.
При переводе технической документации в электронный вид возникают задачи распознавания. Один из таких методов заключается в применении теории распознавания образов. Для успешного решения задач распознавания технической документации необходимо, чтобы система распознавания удовлетворяла набору требований:
1. Независимость классифицируемых образов при распознавании всех типов технической документации.
2. Минимальность влияния шумов в распознаваемых образах.
3. Инвариантность относительно геометрических сдвигов изображений.
В ходе выполнения работ по оценочному архивированию вновь и ранее разработанной конструкторской документации были выявлены следующие проблемы:
- Для передачи отсканированной документации необходим сетевой ресурс, который используется для возможности восстановления при критической ошибке системы.
- Для создания электронной структуры изделия, необходимо начинать сканирование и обработку конструкторской документации с момента старта разработки изделия. При условии сканирования документации на промежуточном этапе разработки изделия создание полной электронной структуры невозможно.
- Для создания полной электронной структуры изделия необходимо наличие полного перечня стандартизированных элементов (материалы, стандартные детали, крепеж и т.д.)
Литература
1. Матушев А. А., Лобанов Ф. Н. Технологии перевода технической документации с бумажных носителей в электронный вид. Петербургский государственный университет путей сообщения Императора Александра I. 2014
2. Ульянин О.В., Кожевников Н.О., Абакумов Е.М. Организация корпоративной интегрированной информационной среды проектирования, технологической подготовки и производства изделий. Сборник материалов шестой международной конференции «Управление развитием крупномасштабных систем (MLSD'2012)» в 2 томах. - М.: ИПУ РАН, 2012, 2 т. - С. 343-346.
3. Кондратьев С.Е., Ульянин О.В., Кожевников Н.О. Функциональные возможности PLM-системы в процессе разработки изделий. Известия Кабардино-Балкарского
государственного университета, 2013, №6, том 3. - С. 4043.
4. ГОСТ 2.501-2013 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения.
5. ГОСТ 2.102 2013 «Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов»
6. «Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом». Федеральное архивное агентство. Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 2013. http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents/razdel-2.shtml
Problems of creation of electronic archive of the design
documentation on the basis of paper archive Tcherepanov N.V., Buslaev S.P.
The joint-stock company «Lavochkin Association» In article questions of creation of electronic archive design the document on the basis of paper archive are considered. Now the design documentation in many organizations exists in paper and in an electronic kind that leads to a number of economic and industrial difficulties. Transfer of the paper design documentation is made for the decision of these problems in an electronic kind. There are state recommendations on electronic copying archival documents which define the basic procedures of creation of electronic copies of paper documents. The order of creation of electronic copies of the design documentation and electronic archive is considered. The operating procedure of group on scanning the paper design documentation is considered. Problems of performance of works on estimated archiving to the paper design documentation and creation of electronic archive on products of the organization are considered and conclusions by results of this work are presented.
Keywords: Digital economy, electronic copy of the paper document, the electronic document, the paper design documentation, electronic archive of the documentation References
1. Matushev A., Lobanov F. Technologies of transfer of the engineering specifications from paper carriers in an electronic kind. The Petersburg state university of means of communication of Emperor Alexander I. 2014
2. Uljanin O.V., Kozhevnikov N.O., Abakumov E.M. Organization of
the corporate integrated information environment of designing, technological preparation and manufacture of products. The collection of materials of the sixth international conference «Management of development of large-scale systems (MLSD ' 2012) » in 2 volumes. - М.: IPM the Russian Academy of Science, 2012, 2 т. - With. 343-346.
3. Kondratev S.E., Uljanin O.V., Kojevnikov N.O. Functionalit of
PLM-system during development of products. News of the Kabardino-Balkarian state university, 2013, №6, volume 3. -With. 40-43.
4. GOST 2.501-2013 Uniform system of the design documentation.
Rules of the account and storage.
5. GOST 2.102 2013 « Uniform system of the design documentation. Kinds and completeness of design documents.»
6. «Methodical recommendations on electronic copying archival
documents and management of the received information file». Federal archival agency. The All-Russia scientific research institute scientific and archival business (VNIIDAD). 2013. http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents/razdel-2.shtml
X X О го А С.
X
го m
о
to о м о
