CC BY
232
7. Покровская Н.Н. Организационные отношения в управлении человеческими ресурсами / Н.Н. Покровская: учебное пособие. - Санкт-Петербург: СПбГЭУ, 2013. - 150 с. -URL:https://www.spbume.ru/file/pages/1197/okrovskayaNN_OP.pdf (дата обращения: 15.04.2020).
8. Российская Федерация. Законы. Об архивном деле в Российской Федерации: федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ, ред. от 28.12.2017 № 435-Ф3 // Консультант Плюс (дата обращения: 18.04.2020).
References:
1. Duplyakina O.K., Miroshnichenko M.A. Neobhodimye usloviya razvitiya cifrovoj ekonomiki v Rossii / V sbornike: Ekonomika znanij v Rossii: ot generacii znanij i innovacij k kognitivnoj industrializacii. Materialy IX Mezhdunarodnoj nauchno-prakticheskoj konferencii. Otvetstvennye redaktory V.V. Ermolenko, M.R. Zakaryan. - 2017. - S. 225-232.
2. Ermolenko V.V. Kontrolling kak instrument menedzhmenta upravlencheskih znanij korporacii / V.V. Ermolenko, D.V. Ermolenko, A.P. Savchenko // Politematicheskij setevoj elektronnyj nauch-nyj zhumal Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta (Nauchnyj zhurnal KubGAU) [Elektronnyj resurs]. - Krasnodar: KubGAU, 2010. - № 04 (058). S. 155-164. - URL: http://ej.kubagro.ru/2010/04/pdf/08.pdf (data obrashcheniya: 15.04.2020).
3. Karminskij A.M., Fal'ko S.G., Zhevaga A.A., Ivanova N.Yu. Kontrolling / pod redakciej A.M. Karminskogo, S.G. Fal'ko. - 3-e izdanie, dorabotannoe. - M.: INFRA-M, 2013. - 336 s. - Tekst: neposredstvennyj.
4. Miroshnichenko M.A. Kontrolling - sistema upravleniya razvitiem korporativnyh organizacij // Kontrolling. Nekom-mercheskoe partnerstvo «Ob"edinenie kontrollerov», 2009. №32. - S. 28-34. - ISSN: 1998-6157. - URL: https://www.eli-brary.ru/item.asp?id =25045654 - Tekst: elektronnyj (data obrashcheniya: 18.04.2020).
5. Miroshnichenko M.A., Zotova T.S., Kuznecova K.A. Organizaciya sluzhby deloproizvodstva innovacionnoj firmy // Vestnik Akademii znanij. - 2019. - № 2 (31). - S. 159-163.
6. Miroshnichenko M.A., Zotova T.S., Legotin I.A. Znaniya v ramkah cifrovoj ekonomiki kak faktor razvitiya infor-macionnogo sektora // Vestnik Akademii znanij. - 2019. - № 6 (35). - S. 193-199.
7. Pokrovskaya N.N. Organizacionnye otnosheniya v upravlenii chelovecheskimi resursami / N.N. Pokrovskaya: uchebnoe posobie. - Sankt-Peterburg: SPbGEU, 2013. - 150 s. - URL:https://www.spbume.ru/file/pages/1197/okrovskayaNN_OP.pdf (data obrashcheniya: 15.04.2020).
8. Rossijskaya Federaciya. Zakony. Ob arhivnom dele v Rossijskoj Federacii: federal'nyj zakon Rossijskoj Federacii ot 22 oktyabrya 2004 goda № 125-FZ, red. ot 28.12.2017 № 435-FZ // Konsul'tant Plyus (data obrashcheniya: 18.04.2020).
DOI: 10.24411/2304-6139-2020-10163
М.А. Мирошниченко - доцент кафедры общего, стратегического, информационного менеджмента и бизнес-процессов, к. э. н., доцент, Кубанского государственного университета, г. Краснодар, [email protected],
M. A. Miroshnichenko - associate Professor of General, strategic, information management and business processes, Ph. D., associate Professor, Kuban state University, Krasnodar;
Ю.В. Шевченко - магистрант Кубанского государственного университета, г. Краснодар, [email protected],
Yu. V. Shevchenko - master student of Kuban State University, Krasnodar, [email protected];
Р.С. Охрименко - магистрант Кубанского государственного университета, г. Краснодар, [email protected],
R.S. Ohrimenko - master student of Kuban State University, Krasnodar.
СОХРАНЕНИЕ ИСТОРИЧЕСКОГО НАСЛЕДИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ ПУТЕМ ОЦИФРОВКИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
PRESERVATION OF THE HISTORICAL HERITAGE OF STATE ARCHIVES BY DIGITALIZING ARCHIVE DOCUMENTS
Аннотация. Статья посвящена проблеме формирования цифровых копий архивных документов, хранящихся в государственных архивах страны. Рассматриваются вопросы актуальности и реальной востребованности цифровых копий документов в современном обществе, возможные подходы к переводу архивных документов в электронный вид, зарубежная и отечественная практика цифровизации документов и формирование электронных архивов. Особое внимание уделено вопросам предоставления оцифрованных архивных документов в широкий доступ посредством открытых электронных ресурсов. Принципиальным моментом здесь является формирование электронной описи оцифрованных архивных документов. Оцифровка исторически важных архивных документов необходимая современная форма для организации оперативного доступа к документам архива. Наличие массива исторических электронных документов позволяет создать новый, комфортный для пользователя, научно полезный информационный ресурс и самое главное повысить уровень востребованности услуг архивных организаций, обеспечить более широкое использование располагаемых ими архивных документов.
Abstract. The article is devoted to the problem of creating digital copies of archival documents stored in the state archives of the country. The issues of relevance and real demand for digital copies of documents in modern society, possible approaches to the conversion of archival documents into electronic form, foreign and domestic practice of digi-talization of documents and the formation of electronic archives are considered. Particular attention is paid to the provision of digital archival documents for public access through open electronic resources. The crucial point here is the formation
of an electronic inventory of digitized archival documents. Digitization of documents is a necessary modern measure for organizing operational access to archive documents. The presence of a certain array of documents allows you to create a new, user-friendly, scientifically useful information resource and, most importantly, increase the level of demand for the services of archival organizations, and ensure wider use of the archival documents they have.
Ключевые слова: архив, архивный документ, информатизация, историческое наследие, оцифровка, электронный архив.
Keywords: archive, archival document, informatization, historical heritage, digitization, electronic archive
Современная экономика характеризуется высоким уровнем информатизации, предполагающим широкое и всестороннее использование электронных документов, сервисов, а также современных средств коммуникации и обмена данными. Такая экономика позволяет создавать новые виды продуктов и услуг и ориентирована на определённый тип цифрового взаимодействия широкого круга субъектов.
Главными аспектами внедрения концепции «Электронное правительство» в компаниях является переход к электронному документообороту и электронным архивам, которые обеспечивают эффективную деятельность организации в период становления цифровой экономики и позволяют организации повысить уровень конкурентоспособности [2].
Важным моментом является решение кадрового вопроса, необходимо постоянно проводить различные тренинги и обучающие семинары, которые позволят освоить современные технологии [3] оцифровки архивных документов.
В этой связи в отношении архивных организаций и располагаемых ими архивных источников возникает объективная необходимость перевода их в цифровую электронную форму, которая обеспечивает современные методы взаимодействия потребителей архивной информации и самих архивных источников. Перевод архивных источников в цифровую форму создает глобальные возможности для развития разнообразных исследовательских, культурных, образовательных и иных проектов, основанных на использовании архивных документов.
Оцифрованная форма архивных документов сегодня представляет наиболее удобный способ сохранения и использования информации. Такая форма создает условия для безопасного хранения и использования архивных документов, облегчает их поиск и использование в исследовательских и хозяйственных целях.
Доступ к архивному фонду возрастает при оцифровке архивных документов, создаются условия для его использования широкому кругу лиц в удобной электронной форме, ускоряются процессы предоставления государственных услуг, как отмечает заместитель руководителя Федерального архивного агентства О.В. Наумова [4].
Ключевой проблемой всей архивной отрасли страны и её регионов является глубокий разрыв между объемом накапливаемых архивных документов и степенью их использования потребителями.
Так, в настоящее время по данным Руководителя Федерального архивного агентства А.Н. Артизова происходит постоянное накопление объема архивных документов, что подтверждает рисунок 1 [1].
Рисунок 1 - Ежегодные объемы накопления и формирования архивных документов архивными организациями России, тыс. экземпляров
Вместе с тем уровень их фактического использования разными потребителями оставляет желать лучшего - рисунок 2 [1].
Отношение между объемом формируемых данных и объемом фактически используемых составляет около 10 и имеет тенденцию к снижению. В таких условиях возникает задача повышения уровня востребованности архивных документов, расширения и продвижения услуг архивных организаций, их более широкого вовлечение в экономическую деятельность на основе использования цифровых технологий.
Рисунок 2 - Количество тематических запросов в Федеральном архивном агентстве, обращений
Рассмотрим основные организационно-методические, а также технические моменты процесса оцифровки архивных документов и их продвижения во внешнюю среду. Пятью документами определяются современные стандарты оцифровки архивных документов:
- методическими рекомендациями по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом,
- регламентом изготовления цифровых копий фонда пользования с микроформ архивных документов,
- методическими рекомендациями по созданию, хранению, учету и использованию форм пользования фото- и фонодокументов на цифровых носителях,
- методическими рекомендациями по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов,
- методическими рекомендациями по программному обеспечению оценки и контроля качества функционирования сканирующего оборудования при выполнении работ по оцифровке архивных документов в российских государственных архивах [7].
Сформулированные в документах рекомендации основаны на изучении мирового опыта реализации проектов оцифровки архивных документов и использовании широко зарекомендовавших себя за рубежом стандартов и рекомендаций, разработанных и применяемых в Австралии, США, Великобритании, Испании и ряде других стран.
Практические аспекты деятельности российских государственных архивов в части оцифровки архивных документов показывают, что сегодня работа ведется, однако есть ряд особенностей, которые стоит отметить отдельно. Так, за последние пять лет по данным Архивного агентства архивами России были куплены 17 сканеров для федеральных архивов и 112 сканеров для региональных архивов, что иллюстрируют рисунки 3 и 4 [1].
Рисунок 3 - Количество приобретенных сканеров для государственных архивов России по годам
Рисунок 4 - Количество приобретенных сканеров для региональных архивов за последние пять лет
Это позволило увеличить количество ежегодно оцифрованных архивных документов за последние пять лет почти в три раза, что подтверждает рисунок 5.
27518
30000 25000 20000 15000 10000 5000 0
2015 2016 2017 2018 2019
Рисунок 5 - Динамика создания цифровых копий архивных документов (в целом по Российской Федерации)
Очевидно, что процесс создания цифровых копий архивных документов прямо связан с приобретением соответствующего оборудования архивными организациями. Вместе с тем если обратиться к анализу сайтов архивных организаций - рисунок 6 [1] - оказывается, что на них практически не представлены электронных описи архивных документов, это говорит о том, что проводимая работа во много не имеет практического результата.
37
180 160 140 120 100 80 60 40 20 0
Республики Края Области Города Фед. Автономные
Значения области и округа
Количество архивов (всего)
Количество архивов на сайтах которых представлены описи
Рисунок 6 - Количество описей цифровых копий документов на официальных сайтах архивных организаций России (по данным Федерального архивного агентства)
Таким образом можно сделать вывод о том, что реальная работа по формированию цифровых архивных документов государственных архивов России сегодня идет малоактивно.
Обратимся к методике и технологии оцифровки архивных документов. Принципиальным моментом здесь является формирование электронной описи оцифрованных архивных документов. Электронная опись позволяет систематизировать архивные документы и создать удобные условия для последующего поиска документов и работы с ними пользователей. Кроме того, формирование электронной описи позволяет создать условия для последующей классификации и размещения архивных документов в соответствующих разделах. Все это позволяет упростить работу по оцифровыванию архивных документов и последующей работе с ними. Что касается технологии оцифровывания, то выбор способа оцифровки архивных документов должен приниматься, исходя из особенностей конкретного документа, а также планируемом способе его использования.
Так, важно чтобы выбираемый формат представленных цифровых материалов наиболее точно представлял содержащуюся в документе информацию.
При осуществлении самой оцифровки необходимо обеспечить меры безопасности при работе с оригинальными документами, важно уделить особое внимание сохранности подлинника, поэтому выбор способа оцифровки: сканер, светокопия, принтер, используемые методы работы специалиста должны отвечать особенностям, прежде всего, самого документа. Немаловажное значение имеет и финансовое ограничение. При этом нужно понимать, что выбор недорогого оборудования для оцифровки архивных документов, представляющих собой историческую ценность, неизбежно повлечет за собой риск повреждения документа, а также может сделать невозможным получение качественной копии.
На данном этапе важную роль играют финансовые возможности проекта по оцифровке архивных документов. Выбор оборудования для сканирования подлинника определяет степень безопасности этого процесса. Если при выборе отдается предпочтение более экономичным аппаратным устройствам, то это неизбежно влечет за собой риск нанести неисправимый вред документам, а также сокращает шансы на создание сопоставимой, полноцветной заменяющей подлинник копии [6].
В процессе создания цифровой копии документа должны делаться как минимум две копии архивного документа - мастер-копия и рабочая копия. Оба материала должны быть замаркированы и зарегистрированы в специальном реестре. Подобная система регистрации отсканированных копий архивных документов позволит легко и быстро отслеживать цифровую копию в системе электронного архива, сделает работу с архивным документом для потенциальных пользователей более удобной.
Сегодня наиболее распространенными форматами хранения цифровых копий архивных документов являются форматы TIFF и JPEG. Изображения в формате TIFF популярны своей возможностью сохранения качества изображения, благодаря алгоритмам сжатия данных без потерь [5].
Изображения в формате JPEG обладает возможностью высокой степени сжатия, но при этом изображения теряют в качестве. Изменения могут быть незаметны невооруженным взглядом, но сжатое изображение будет отличаться резкими контрастами и нечеткостью.
При этом ни в одном из нормативных документов на сегодняшний день требования качества получаемых оцифрованных документов четко не сформулированы. Отсутствуют критерии оценки качества оцифрованных копий бумажных документов: параметры изображения, яркость, резкость, тоновое воспроизведение (контрастность), шум, точность цветопередачи, разрешение, геометрические искажения и другие проблемы [5].
Когда оцифровка завершена, подлинник возвращается обратно на хранение в архив, а сделанные копии пополняют электронный фонд для пользователей и становятся доступными для исследователей.
Создание электронных архивов с использованием облачных технологий.
Электронный архив, созданный на базе комплекса документов, используемых в организации, может быть реализован как в виде хранилища данных на жестких дисках самой организации, так и в виде облачного архива - во многом куда более удобного и функционального. Главное преимущество архива в облаках - быстрая масштабируемость, невысокие расходы на содержание и возможность организовать доступ к нужным документам любому сотруднику, где бы тот ни находился.
Необходимо точно представлять каков объем архива, сколько пользователей будет иметь доступ к нему. Причем - как на момент запуска архива в облаке, так и в перспективе. Оценкой занимаются специалисты-эксперты архивного дела: и их прогнозы, основанные на огромном опыте, как с обычными бумажными, так и с электронными архивами, весьма точны. Сервер берется в аренду, а это куда дешевле, чем приобретать собственные сервера и развивать под них инфраструктуру.
Созданию облачного архива предполагает несколько следующих этапов.
1) первый этап - оценка условий и подбор сервера и оператора, который предоставит приемлемые условия аренды;
2) второй этап - стандартный для процедуры создания любых электронных архивов: сканирование и оцифровка;
3) третий этап - каталогизация архива, создание структуры дел и системы поиска документов,
4) четвертый этап - готов к работе облачный архив, он размещается на удаленном сервере и распределяются права и уровни доступа к нему.
Преимущество облачного архива заключается в том, что архив в облаке - это не просто доступное решение, но и невероятно удобное. Используя стандартные средства идентификации, будь то сертификат или пароли, любой сотрудник может работать с электронными документами архива удаленно. Масштабирование архива в
облаке тоже не вызывает сложностей: ещё на этапе подбора сервера необходимость расширения или увеличения количества пользователей закладывается в требования к мощности и объему сервера.
Подводя итог нужно отметить, что оцифровка документов - это необходимая современная мера для организации оперативного доступа к документам архива. Наличие массива исторических электронных документов позволяет создать новый, комфортный для пользователя, научно полезный информационный ресурс и самое главное повысить уровень востребованности услуг архивных организаций, обеспечить более широкое использование располагаемых ими архивных документов.
Источники:
1. Доклад Руководителя Федерального архивного агентства Артизова А.Н. «О стратегических подходах к размещению архивной информации в сети Интернет» на заседании Совета по архивному делу [Электронный ресурс] URL: http://archives.ru/reporting/report-atizov-2020-sovet.shtml (дата обращения: 27.03.2020).
2. Мирошниченко М.А., Зотова Т.С., Леготин И.А. Автоматизация и информатизация деятельности службы инфор-мационно-документационного обеспечения управления компанией // Вестник Академии знаний: научный журнал. - 2019. -№ 34 (5). - С. 159 - 164.
3. Мирошниченко М.А., Мирошниченко А.А. Электронное правительство. Предоставление государственных и муниципальных услуг. Учебн. пособие для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлению 034700 (46.03.02) «Документоведение и архивоведение» / Под ред. В.В. Ермоленко. Краснодар. - 2014. - 240 с.
4. Особенности оцифровки документов в современных архивах. [Электронный ресурс] URL: https://www.pcweek.ru/ecm/article/detaü.php?ro=154329 (дата обращения: 27.03.2020).
5. Хворова И.Е. Процесс оцифровки документов для создания электронного архива // История и архивы. - 2017. -№ 2. - С. 22-29.
6. Юмашева Ю.Ю. Архивы и «цифровая гонка вооружений» // Историческая информатика. - 2013. - № 3. - С. 93.
7. Юмашева Ю.Ю. Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом. М.: ВНИИДАД. - 2012. - 217 с.
References:
1. Doklad Rukovoditelya Federal'nogo arhivnogo agentstva Artizova A.N. «O strategicheskih podhodah k razmeshcheniyu arhivnoj informacii v seti Internet» na zasedanii Soveta po arhivnomu delu [Elektronnyj resurs] URL: http://archives.ru/reporting/report-atizov-2020-sovet.shtml (data obrashcheniya: 27.03.2020).
2. Miroshnichenko M.A., Zotova T.S., Legotin I.A. Avtomatizaciya i informatizaciya deyatel'nosti sluzhby informacionno-dokumentacionnogo obespecheniya upravleniya kompaniej // Vestnik Akademii znanij: nauchnyj zhurnal. - 2019. - № 34 (5). - S. 159 - 164.
3. Miroshnichenko M.A., Miroshnichenko A.A. Elektronnoe pravitel'stvo. Predostavlenie gosudarstvennyh i municipal'nyh uslug. Uchebn. posobie dlya studentov vysshih uchebnyh zavedenij, obuchayushchihsya po napravleniyu 034700 (46.03.02) «Dokumentovedenie i arhivovedenie» / Pod red. V.V. Ermolenko. Krasnodar. - 2014. - 240 c.
4. Osobennosti ocifrovki dokumentov v sovremennyh arhivah. [Elektronnyj resurs] URL: https://www.pcweek.ru/ecm/arti-cle/detail.php?ID= 154329 (data obrashcheniya: 27.03.2020).
5. Hvorova I.E. Process ocifrovki dokumentov dlya sozdaniya elektronnogo arhiva // Istoriya i arhivy. - 2017. - № 2. - S.
22-29.
6. Yumasheva Yu.Yu. Arhivy i «cifrovaya gonka vooruzhenij» // Istoricheskaya informatika. - 2013. - № 3. - S. 93.
7. Yumasheva Yu.Yu. Metodicheskie rekomendacii po elektronnomu kopirovaniyu arhivnyh dokumentov i upravleniyu polu-chennym informacionnym massivom. M.: VNIIDAD. - 2012. - 217 s.
DOI: 10.24411/2304-6139-2020-10164
А.А. Михайлов - доцент кафедры «Управление персоналом», к.соц.н., доцент, Московский авиационный институт (национальный исследовательский университет), [email protected],
A.A. Mikhaylov - Associate Professor of Department «Human Resource Management», Candidate of Sociological Sciences, Associate Professor, Moscow Aviation Institute (National Research University);
B.И. Федулов - ассистент кафедры «Управление персоналом», Московский авиационный институт (национальный исследовательский университет), [email protected],
V.I. Fedulov - assistant of Department «Human Resource Management», Candidate of Technical Sciences, Moscow Aviation Institute (National Research University).
ОСОБЕННОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ HR-ПРОЦЕССОВ В РОССИЙСКИХ КОМПАНИЯХ FEATURES OF AUTOMATION OF HR-PROCESSES IN RUSSIAN COMPANIES
Аннотация. В статье рассматриваются преимущества применения ИТ в управлении персоналом, анализируются наиболее значимые ИТ-технологии для HR, выявляется специфика автоматизации HR-процессов в российских компаниях. Отмечается, что применение высокотехнологичных кадровых практик оказывает положительный экономический и социальный эффект. Внедрение ИТ-технологий в деятельность компании становится определяющим фактором ее дальнейшего развития и обеспечения конкурентоспособности на рынке. В условиях
