CC BY
161
УПРАВЛЕНИЕ В ИНФОРМАЦИОННЫХ И КИБЕРНЕТИЧЕСКИХ
СИСТЕМАХ
УДК 004.056
УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫМ АРХИВОМ ПРЕДПРИЯТИЯ
Подповетная Ю.В., Уральский филиал Финансового университета при Правительстве РФ, ОУ ВО «Южно-Уральский технологический университет»
Аннотация
В рамках данной статьи выявлены функциональные требования к электронному архиву предприятия, проанализировано соответствие существующей системы функциональным требованиям, предложены мероприятия по повышению эффективности управления электронным архивом документов. На основе исследования системы электронного архива научно-технической документации (НТД) проведен анализ и моделирование структуры электронного архива. Выявлена структура организационной части электронного архива НТД, регламентирующая жизненный цикл документа и технической части, отвечающая за хранение документации.
Ключевые слова: информационная система, электронный архив, программные продукты.
Для эффективного управления ИТ-проектом существуют различные методологии. Эти методологии определяют состав участников проекта, их роли, задачи и способы взаимодействия. К особенностям ИТ-проекта можно отнести: изменение начальных требований к ИТ-проекту в ходе разработки, любой из участников проекта может быть одновременно вовлечен в другие ИТ-проекты, высокий риск неудачи ИТ-проекта, быстрое устаревание технологий, используемых в ИТ-проектах. Несмотря на то, что для повышения эффективности управления ИТ-проектом изобретаются новые технологии управления, все они имеют общие черты. Одна из них - ведение и хранение проектной документации. Для реализации возможности хранения документации существуют различные системы. На крупных предприятиях это системы архива электронных документов. Предприятие, занимающееся проектной деятельностью, в результате выпускает пакет документов с графическим представлением моделей, структурированным текстом, научно-техническую документацию и т. д. Архив документации является важной базой накопленных знаний и разработок организации. Поскольку архив обладает многообразными функциями, очень сложно организовать четкую работу по структурированному хранению, обеспечению надежности хранения, конфиденциальности и разграничении прав доступа, отслеживании истории изменений документов, быстрому и удобному поиску. Поэтому решение проблемы по организации электронного архива является актуальным. Таким образом, эффективность работы с системами электронных документов напрямую влияет на эффективность управления ИТ-проектом независимо от выбранной методологии.
Для решения обозначенной проблемы в рамках данной статьи:
1) выявим функциональные требования к электронному архиву предприятия;
2) проанализируем соответствие существующей системы функциональным требованиям;
3) предложим мероприятия по повышению эффективности управления электронным архивом документов.
Электронный архив научно-технической документации (НТД) состоит из двух частей: организационная часть, регламентирующая жизненный цикл документа и техническая часть, отвечающая за хранение документации. Организационная часть архива НТД является
набором приказов и регламентов взаимодействия (обмена информацией) тематических подразделений, нормоконтроля и архива по всему циклу разработки конструкторской, программной и технической документации. Техническая часть реализована в виде сервера системы контроля версий Subversion (SVN)1.
Структура электронного архива п
эедставлена на рисунке 1.
SVN
ntd
niokr
kd
ABCD.301445.015 ABCD.469539.145 ABCD.469655.205
т.д.
pd
td
dr
old
universal
intellect
for archive
T
ntd_work
from_archive
robot
т.д.
I
ссылка на документ
ссылка на документ
for_nk _1
1
petrov
т.д.
isxod
2014
2015
2016
т.д.
Рис. 1. Структура электронного архива Для организации электронного архива на сервере электронного архивохранилища выделяются три раздела - ntd_work и шокг. Программное обеспечение на сервере, обеспечивающее работу архива, имеет механизм авторизации по логину и паролю, а также шифрования канала (HTTPS протокол). Данный механизм обеспечивает фиксацию времени внесения изменений и логина, примененного для этого, а также позволяет отслеживать детали внесенных изменений путем сравнения с предыдущими версиями файла.
Название файлов технической документации в электронном архиве имеет строгий формат. Этот формат включает в себя: идентификатор проекта; характеристика децимального номера; порядковый архивный номер; тип документа; номер версии файла; расширение файла. Структура имен файлов должна иметь вид, представленный на рисунке 2.
Рис. 2. Пример структуры названий файлов НТД в архиве
Ответственность за корректное построение структуры передаваемой документации ложится на разработчика. Для автоматизированной оценки корректности передаваемых данных реализовано ПО, которое должно быть предоставлено всем разработчикам. Экспорт данных из архива осуществляется с помощью программного средства автоматизации, позволяющего достраивать документацию обходом имеющихся в головной директории
ссылок с дальнейшим построением необходимой иерархии полного комплекта документации. Пример структуры предоставляемой в архив документации представлен на рисунке 3.
Для помощи в работе с электронным архивом документов существует специально разработанное программное обеспечение, облегчающее проверку соответствия документации регламентам и передачи документов в архив. В процессе анализа существующей системы организации электронного архива НТД на предприятии выявлены следующие недостатки2:
- жизненный цикл электронных документов определен только регламентами и приказами руководства, что увеличивает вероятность ошибки как человеческого фактора в процессе создания и сопровождения документации;
- чрезвычайно сложное и запутанное руководство по использованию системы;
- отсутствие автоматической рассылки извещений заинтересованных сторон о новых документах;
- отсутствие контроля времени исполнения этапов согласования и утверждения документов;
- при запрете доступа пользователя к документам автоматически не пропадают с локального репозитория пользователя;
- из-за копирования документов между папками история согласований документации делится на разные части;
- отсутствие встроенной поддержки справочников;
- отсутствие проверки комплектности документов.
Рис. 3. Пример структуры документации для архива
Практика показывает, что объем накопленной информации составляет порядка ста тысяч документов и с каждым днем эта цифра увеличивается. Влияние выявленных недостатков вызывает негативные последствия, выраженные в ошибках сотрудников при создании и сопровождении документов, срывании сроков обработки документов, получении несанкционированного доступа к информации, предоставлении заинтересованным лицам устаревших документов, результатом этого являются излишние временные и денежные затраты. Вследствие вышеупомянутых недостатков решено рассмотреть альтернативные готовые решения системы электронного архива научно-технической документации для внедрения.
В результате анализа системы AS-IS и определения ее недостатков была разработана модель TO-BE. В таблице 1 приведен сравнительный анализ модель AS-IS и TO-BE.
Таблица 1 - сравнительный анализ модель AS-IS и TO-BE
Функция AS-IS TO-BE
Возможность хранения Поддерживается
документов
Возможность простого и Возможен поиск по Возможен поиск по
быстрого поиска документов названию и содержанию названию, содержанию,
документа типу, связанным документам
Версионность документов, Есть сложность с Полностью
возможность просмотра просмотром полной истории поддерживается
истории документов и проектов документа
Возможность гибкой настройки Настраивается Возможность
жизненного цикла документа - исключительно внутренними автоматизированной
маршрутизация документов регламентами настройки маршрута документа
Разграничение прав доступа Возможность получения Полностью
между пользователями предыдущих версий поддерживается
документа, даже при
отсутствии доступа к нему
Возможность оповещения Отсутствует Полностью
пользователя об изменениях поддерживается
Контроль за исполнением Отсутствует Полностью
обработки документов поддерживается
Ведение и использование Отсутствует Полностью
электронных справочников поддерживается
Проверка комплектности Выполняется с помощью Полностью
документов специально разработанного ПО поддерживается
Составление отчетов Отсутствует Поддерживаются отчеты по проектам и документам
Интеграция с другими Поддерживается
системами
Поддержка электронно- Отсутствует Полностью
цифровой подписи поддерживается
Исходя из модели AS-IS и требований для модели TO-BE, можно сделать промежуточные выводы, что существующая система не удовлетворяет всем необходимым
требованиям по быстрому и удобному поиску, возможностью просмотра истории документов и проектов, гибкой настройки маршрутов документов, разграничению прав доступа, отсутствием оповещения пользователей, контролем за исполнением обработки документов, отсутствием справочников, отсутствием отчетов и отсутствием электронно-цифровой подписи. Решением данной проблемы является замена существующей системы. Внедрение модели TO-BE позволит исключить ошибки сотрудников при создании и сопровождении документов, ускорить доступ к информации, просматривать историю документов и проектов, настраивать маршруты документов, контролировать сроки обработки документов, исключить несанкционированный доступ к информации, извещать пользователей об изменениях, предоставлять заинтересованным лицам актуальную документацию. Для замены существующей системы рассмотрим основные характеристики нескольких систем электронного архива научно-технической документации3.
Типовыми программными продуктами электронного архива НТД являются: ЛОЦМАН:PLM Архив, STOR-M3 и Technologies. Сравним типовые информационные системы на соответствие построенной модели TO-BE по требуемому функционалу: возможность хранения документов, возможность простого и быстрого поиска документов, версионность документов, возможность просмотра истории документов и проектов, возможность гибкой настройки жизненного цикла документа, разграничение прав доступа между пользователями, возможность оповещения пользователя об изменениях в системе, контроль за исполнением обработки документов, ведение и использование электронных справочников, проверка комплектности документов, составление отчетов, интеграция с другими системами, поддержка электронно-цифровой подписи.
Проведем сравнительный функциональный анализ рассмотренных систем на основе определенных требований в модели TO-BE. Результатом данного анализа должен быть выбор наиболее подходящей системы для внедрения на предприятии. Результаты проведенного анализа представлены в таблице 2.
Таблица 2 - Сравнительный функциональный анализ на основе определенных требований в модели TO-BE_
Функция ЛОЦМАНАМ Архив STOR-M3 Technologies
Возможность хранения документов + + +
Возможность простого и быстрого + + +
поиска документов
Версионность документов, +/- (нет истории + +
возможность просмотра истории проектов)
документов и проектов
Возможность гибкой настройки + + +
жизненного цикла документа -
маршрутизация документов
Разграничение прав доступа между +/- (заранее + +
пользователями предустановленные роли)
Возможность оповещения + + +
пользователя об изменениях
Контроль за исполнением обработки - + +
документов
Ведение и использование + + +
электронных справочников
Проверка комплектности документов + + +
Составление отчетов + + +
Интеграция с другими системами + + +
Поддержка электронно-цифровой подписи + + +
В результате сравнительного анализа типовых систем по ф ункциональным
требованиям для внедрения выбрана система Technologies. Информационная система Technologies соответствует требованиям процесса TO-BE т. к. позволяет: хранить документы, простой и быстрый поиск документов, хранить разные версии документов и проектов, просматривать истории документов и проектов, гибко настраивать жизненный цикл документов, разграничивать права доступа между пользователями, оповещать пользователя об изменениях, контролировать обработку документов, использовать электронные справочники, проверять комплексность документов, составлять отчеты, интегрировать данные с другими системами, подписывать документы электронно-цифровой подписью4.
В заключение отметим, что внедрение автоматизированных систем электронного архива является не только способом оптимизации внутренних процессов предприятия, но и существенным преимуществом в условиях конкуренции. Быстрое, своевременное получение актуальных знаний в виде разработок из архива ускоряет работу предприятия и позволяет опережать конкурентов при принятии оперативных и стратегических решений.
В ходе решения проблемы совершенствования системы электронного архива предприятия получены следующие результаты.
1. Проанализированы требования к системе электронного архива предприятия:
- возможность хранения документов;
- возможность простого и быстрого поиска документов;
- версионность документов, возможность просмотра истории документов и проектов;
- возможность гибкой настройки жизненного цикла документа;
- разграничение прав доступа между пользователями;
- возможность оповещения пользователя об изменениях;
- контроль за исполнением обработки документов;
- ведение и использование электронных справочников;
- проверка комплектности документов;
- составление отчетов;
- интеграция с другими системами;
- поддержка электронно-цифровой подписи.
2. Выявлены несоответствия текущей системы необходимым функциональным требованиям:
- жизненный цикл электронных документов определен только регламентами и приказами руководства;
- чрезвычайно сложное и запутанное руководство по использованию системы;
- отсутствие автоматической рассылки извещений заинтересованных сторон о новых документах;
- отсутствие контроля времени исполнения этапов согласования и утверждения документов;
- при запрете доступа пользователя к документам автоматически не пропадают с локального репозитория пользователя;
- из-за копирования документов между папками история согласований документации делится на разные части;
- отсутствие встроенной поддержки справочников;
- отсутствие проверки комплектности документов.
3. Определена оптимальная система электронного архива Technologies, внедрение которой в деятельность предприятия позволит:
- сократить затраты на обработку документов;
- повысить эффективность сотрудника электронного архива за счет уменьшения рабочего времени сотрудника на обработку документов;
- повысить скорость обработки документов за счет использования справочников и уменьшения времени обработки документов;
- ускорить доступ к информации и поиск документов;
- повысить квалификацию сотрудников архива;
- оптимизировать маршруты электронных документов в архиве;
- установить контроль за процессом;
- извещать пользователей об изменениях системы;
- упростить процесс работы с документами.
Примечания
1 Варфоломеева А.О., Романов В.П., Коряковский А.В. Информационные системы предприятия. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. 283 с.; Грекул В.И., Коровина Н.Л., Куприянов Ю.В. Проектное управление в сфере информационных технологий. - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2017. - 336 с.
2 Демченко С. А. Оценка экономической эффективности при внедрении систем электронного архива и документооборота в проектных организациях // Электронный научный журнал «APRIORI. Серия: Естественные и технические науки». 2016. № 6. С. 1-7.
3 Золотухина Е.Б., Красникова С.А., Вишня А.С. Моделирование бизнес-процессов. Краткий конспект лекций. -М.: КУРС: ИНФРА-М, 2017. 79 с.
4 Елиферов В.Г. Бизнес-процессы: регламентация и управление. - М.: ИНФРА-М, 2017. 319 с.; Заботина Н.Н. Проектирование информационных систем. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. 331 с.
MANAGEMENT OF THE ELECTRONIC ARCHIVE OF THE ENTERPRISE
Podpovetnaya Y.V., Ural branch of the Financial University under the Government of the Russian
Federation, South Ural University of Technology
Abstract
In the framework of this article, the functional requirements for the electronic archive of the enterprise are identified, the compliance of the existing system with functional requirements is analyzed, measures to improve the efficiency of management of the electronic archive of documents are proposed. Based on the study of the system of electronic archive of scientific and technical documentation (NTD), the analysis and modeling of the structure of the electronic archive was carried out. The structure of the organizational part of the electronic archive NTD, regulating the life cycle of the document and the technical part responsible for the storage of documentation.
Keywords: information system, electronic archive, software products.
