CC BY
65
Список литературы
1. Ситуация на рынке труда. Федеральная служба государственной статистики [Электронный ресурс]. - Режим доступа: URL: https://www.gks.ru/storage/mediabank/situaz.pdf. - (дата обращения 29.10.2020).
2. О межрегиональной трудовой миграции в 2016 году. Федеральная служба государственной статистики [Электронный ресурс]. - Режим доступа: URL: https://www.gks.ru/free_doc/new_site/population/trud/migrac/mtm_2016.htm (дата обращения 29.10.2020).
3. О межрегиональной трудовой миграции в 2017 году. Федеральная служба государственной статистики [Электронный ресурс]. - Режим доступа: URL: https://www.gks.ru/free_doc/new_site/population/trud/migrac/mtm_2017.htm (дата обращения 29.10.2020).
4. О межрегиональной трудовой миграции в 2018 году. Федеральная служба государственной статистики [Электронный ресурс]. - Режим доступа: URL: https://www.gks.ru/free_doc/new_site/population/trud/migrac/mtm_2018.htm (дата обращения 29.10.2020).
5. Статистика эмиграции из России. Миграционный портал «EMIGRATING.RU» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: URL: https://emigrating.ru/statistika-emigratsii-iz-rossii/ (дата обращения 29.10.2020).
Дильдина И.В.
магистрант 1 курса по направлению подготовки 46.04.02 Документоведение и архивоведения Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина г. Тамбов, Россия Ураева И.В. кандидат исторических наук Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина г. Тамбов, Россия
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ СЕЛЬСОВЕТА
Аннотация: В статье представлена характеристика документационного обеспечения управления администрации сельсовета. В качестве примера проанализирована деятельность администрации Рудовского сельсовета Пичаев-ского района Тамбовской области. Авторами описана структура Рудовского
сельсовета, видовой состав документов, проблемы работы с документами и пути совершенствования документационного обеспечения управления.
Ключевые слова: документационное обеспечение управления, администрация сельсовета, документ.
Dildina I.V.
Undergraduat of the 1st year in the direction ofpreparation 46.04.02 Documentary and Archival Studies Tambov State University behalf of G.R. Derzhavina Tambov, Russia Uraeva I.V.
Candidate of Historical Sciences Tambov State University behalf of G.R. Derzhavin Tambov, Russia
IMPROVEMENT OF MANAGEMENT DOCUMENTATION IN THE ADMINISTRATION OF AGRICULTURAL COUNCIL
Abstract: The article presents the characteristics of the documentation support of the administration of the village council. As an example, the activity of the administration of the Rudovsky village council of the Pichaevsky district of the Tambov region is analyzed. The authors describe the structure of the Rudovsky village council, the specific composition of documents, the problems of working with documents and ways to improve the documentation of management.
Key words: documentation support of management, administration of the village council, document
В настоящее время документационное обеспечение управления применяется в любой организации, ведь правильно осуществляемая работа с документами имеет большое значение. От того, как будет выстроена работа, зависят оптимальные условия для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).
На сегодняшний день резкое возрастание информационного потока и быстроты обмена информацией является главной особенностью жизни человека и современного общества в целом. Переход России к рыночным отношениям, изменил характер деятельности предприятий, наполнил новым содержанием и всю их деловую документацию. Информация, фиксируемая в документах, является основой управления, а потребление и производство - ее эффективная основа.
Для улучшения эффективности управления учреждения большое внимание следует уделять совершенствованию работы с документами. Это связано с тем, что служебный документ, а именно информация, зафиксированная на нем, и есть ядро любого управленческое решения. Следовательно, главной составной частью современного управления является правильно построенная система документационного обеспечения организации. Она необходима на любом предприятии независимо от его организационно-правовой формы, содержания деятельности, компетенции и других факторов.
На качество работы управленческого аппарата, его характер, организацию и культуру труда работников влияет правильно организованная работа с документами. Успех деятельности организации зависит от того, насколько качественно и профессионально организовывается и ведется вся ее документация. Для быстрого и качественного результата, все документы в организации должны двигаться с наименьшими затратами времени, по наиболее короткому пути без возвратных перемещений. Практика работы с документами показывает, что правильно построенное управления делами помогает сократить время, которое необходимо для поиска, что повышает точность информации, и устраняет ее избыточность.
Ведение делопроизводства в органах местного самоуправления требует профессиональных навыков, знаний и квалифицированных работников. Правильная постановка делопроизводства, соблюдение всех норм, своевременное рассмотрение исполнения решений, грамотное и культурное обслуживание обращающихся граждан, а также представителей предприятий и учреждений, является важнейшим условием для работы всего сельсовета, а также жизнедеятельности села в целом.
В современных условиях знание документационного обеспечения управления, владение современными компьютерными технологиями, умение грамотно и документально оформить управленческое решение стало являться неотъемлемым признаком профессионализма.
Актуальность работы заключается в том, что правильно поставленное делопроизводство, влияет на эффективность управления и уровень организации в местной администрации.
Проблема исследования заключается в том, что документацион-ное обеспечение управления в администрации Рудовского сельсовета Пичаевского района Тамбовской области имеет много пробелов и неточностей, как в документировании деятельности, так и в технологиях работы с документами. Внесение изменений позволит повысить уро-
вень работы администрации сельсовета в целом и каждого его работника в частности.
В любой сфере документационное обеспечение управления обеспечивает четкое, быстрое производство технических операций по приему, регистрации и пересылки документов; быстрое нахождение всех нужных справок в делах; простой и надежный учет документов в делах текущего архива; систематический контроль и наблюдение за исполнением заданий по служебным документам при минимальном техническом аппарате. Рассмотрим проблемы в области системы до-кументационного обеспечения управления на примере администрации Рудовского сельсовета Пичаевского района Тамбовской области.
Администрация Рудовского сельсовета Пичаевского района Тамбовской области является исполнительно-распорядительным органом. Все полномочия администрации закреплены в Уставе Рудовского сельсовета и Федеральном законе РФ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» от 06.10.2003 № 131 [2].
Структуру Рудовского сельсовета составляют:
• Рудовский сельский Совет народных депутатов Пичаевского района Тамбовской области, который состоит из десяти депутатов, избираемых на основании всеобщего избирательского права при тайном голосовании. Срок полномочий его составляет пять лет;
• Глава Рудовского сельсовета Пичаевского района Тамбовской области, который является высшим должностным лицом сельсовета и в соответствии с Уставом наделен полномочиями по решению вопросов местного самоуправления;
• Администрация Рудовского сельсовета Пичаевского района Тамбовской области - исполнительно-распорядительный орган, наделенный Уставом Рудовского сельсовета Пичаевского района Тамбовской области полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления сельсовета федеральными законами и законами Тамбовской области.
Администрацией сельсовета руководит глава сельсовета на принципах единоначалия. Ее структура утверждается сельским Советом народных депутатов по представлению главы сельсовета. Ее составляют:
• Глава сельсовета;
• муниципальные служащие администрации сельсовета:
- заместитель главы администрации сельсовета,
- главный бухгалтер,
- специалист;
• служащие, не отнесенные к должностям муниципальной службы:
- инспектор,
- работник первичного воинского учета;
• технический и обслуживающий персонал:
- уборщик служебного помещения,
- водитель автомобиля.
- К основным задачам администрации Рудовского сельсовета относятся:
- обеспечение свобод, прав и законных интересов человека;
- осуществление исполнительно-распорядительных действий по вопросам местного самоуправления;
- материализация задач социально-экономического развития сельсовета;
- исполнение законов и нормативных актов Российской Федерации, Тамбовской области, органов местного самоуправления сельсовета в пределах своей компетенции.
В своей деятельности администрация Рудовского сельсовета выполняет следующие функции:
• разработка бюджета сельсовета, обеспечение его исполнения и подготовка отчета его исполнения;
• разработка плана и программ развития сельсовета;
• привлечение к участию в социально-экономическом развитии сельсовета населения, организаций и предприятий различных форм собственности;
• управление и распоряжение муниципальной собственностью;
• создание условий для выполнения переданных органам местного самоуправления государственных полномочий по обслуживанию населения на территории сельсовета;
• организация работы по профилактике безнадзорности и предупреждению правонарушений среди несовершеннолетних на территории сельсовета в пределах переданных органам местного самоуправления государственных полномочий;
• создание условий для развития на территории сельсовета физической культуры и массового спорта. Организация и осуществление мероприятий по работе с детьми и молодежью;
• участие в предупреждении и ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций в сельсовете, организация осуществления мероприятия по гражданской обороне;
• участие в предупреждении терроризма на территории сельсовета. Администрация Рудовского сельсовета обладает правами юридического лица и имеет свою гербовую печать [70]
Документационное обеспечение управления администрации Рудовского сельсовета Пичаевского района Тамбовской области основывается на положениях федеральных законов, государственных стандартов, локальных нормативных актов организации (Устава, инструкции по делопроизводству).
К основным задачам администрации Рудовского сельсовета относятся: обеспечение свобод, прав и законных интересов человека; осуществление исполнительно-распорядительных действий по вопросам местного самоуправления; материализация задач социально-экономического развития сельсовета; исполнение законов и нормативных актов Российской Федерации, Тамбовской области, органов местного самоуправления сельсовета в пределах своей компетенции.
Правильная организация документационного обеспечения деятельности администрации Рудовского сельсовета влияет на работу всего сельсовета, а также жизнедеятельность села в целом. Главной составляющей частью документационного обеспечения управления являются документы. Поэтому правильное их составление, оформление и ведение должно базироваться на принципах и нормах, зафиксированных в нормативных актах.
В администрации Рудовского сельсовета самостоятельного структурного подразделения, службы ДОУ, не существует. Все функции и обязанности службы ДОУ ведет заместитель главы администрации. Основными его функциями являются: учет личного состава, ведение делопроизводства, разработка ежегодных и ежемесячных планов работы и отчетов администрации сельсовета, формирование статистической отчетности, исполнение указаний главы администрации, хранение архивных документов и подготовка их для сдачи на хранение. Заместитель главы администрации не имеет должного образования в сфере ДОУ, что сказывается на профессиональности и оперативности осуществления делопроизводства в администрации. В связи с этим был выявлен ряд проблем, связанных с ведением делопроизводства.
Установлено, что требует корректировки инструкция по делопроизводству администрации Рудовского сельсовета в соответствии с современной нормативной базой.
Так, в действующей инструкции по делопроизводству администрации Рудовского сельсовета Пичаевского района Тамбовской области сказано, что «При создании документа на двух и более страницах вто-
рую и последующие страницы нумеруют». Рекомендуем внести следующие дополнения: «Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны».
Сведения о том, что «Подпись - является обязательным реквизитом документа. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия)» дополнить словами «Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности».
Актуальной проблемой администрации, является отсутствие развития в сфере информационных технологий в работе с документами.
Выявлены и проанализированы такие группы документов, как организационные, распорядительные, информационно-справочные, плановые, учетные, отчетные и кадровые. К организационным документам администрации Рудовского сельсовета относятся: Устав Рудовско-го сельсовета, регламент, должностные инструкции, штатное расписание, положения, инструкция по делопроизводству. Эти документы выполняют управленческую функцию, и нормы таких документов обязательны для исполнения.
К распорядительным документам администрации Рудовского сельсовета относятся постановления и распоряжения. Они оперативно регулируют деятельность администрации и являются неотъемлемым звеном в управленческой деятельности.
В группу информационно-справочных документов входят разные по виду и содержанию документы. В администрации Рудовского сельсовета к ним относятся: деловые письма, акты, протоколы, справки. В отличие от распорядительной документации они не требуют исполнения, поэтому могут выступать и как источник информации, и как основание для принятия решений.
К учетной, отчетной и плановой документации относятся книги, журналы, планы, отчеты. В администрации Рудовского сельсовета в данных документах содержатся результаты работы организации, планирование основных мероприятий на определенный период времени и учет всех сведений, связанных с деятельностью администрации.
В группу кадровой документации входят различного рода распоряжения по личному составу, трудовой договор, личное дело, график отпусков, заявление, трудовая книжка и др.
В оформлении документов администрации Рудовского сельсовета прослеживается ряд ошибок: неправильное расположение справочных данных, ошибки в тексте, отсутствие у некоторых документов унифицированных форм, неправильное размещение реквизитов «Наименование вида документа», «Дата составления», «Место составления» «Подпись».
Вся информация при регистрации документов фиксируется только в журналах регистрации исходящих, входящих и внутренних документов, т.е. в администрации Рудовского сельсовета отсутствуют регистрационно-контрольные карточки. Это значительно усложняет поиск каких-либо документов. Для более быстрого и удобного процесса регистрации, рекомендовано ввести карточную форму регистрации документов.
Карточная форма регистрации документов имеет значительные преимущества в отличие от журнальной: при регистрации документа обеспечивается реализация принципа однократности; карточки можно располагать по авторам, исполнителям, содержанию, хронологии, в отличие от неподвижных скрепленных листов.
В журналах регистрации документов отсутствуют графы «Наименование вида документа», «Исполнитель», «Срок исполнения». В графе «Краткое содержание» формы указывается неточная информация.
В процессе изучения оперативного хранения документов в администрации Рудовского сельсовета, было установлено, что отсутствует отдельное помещение для хранения документов и ответственное должностное лицо.
В качестве рекомендаций по совершенствованию документацион-ного обеспечения деятельности администрации Рудовского сельсовета было принято решение разработать альбом форм документов.
Альбом форм документов - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации. Основной целью его разработки являлась регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации, а также унификация документов организации. Создание альбома обеспечивает единство правил составления и оформления документов, сокращает количество и объем документов, ускоряет процесс изготовления и размножения документов с помощью оргтехники.
Разработка альбома унифицированных форм документов проходила по следующим этапам: на первом этапе был сформирован исходный массив документов по управленческим функциям и задачам; на
втором - проведен анализ документов и обобщены результаты анализа; на третьем - разработаны формы документов.
В первую очередь были отобраны образцы тех документов, которые будет содержать Альбом форм. В него были включены общий бланк, бланк письма организации с продольным и угловым расположением реквизитов, формы организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Для этого определен массив документов, который будет использоваться в качестве исходного материала для разработки форм документов.
Далее проведен анализ по классификации документов на имеющие унифицированные формы и не имеющие их, и соответственно, нуждающиеся в унификации в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Под унифицированной системой документации понимается система документации, созданная по единым требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности [1].
Разработали унифицированную форму документов, т.е. унифицировали текст и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документов и расположенных в определенном порядке.
В администрации Рудовского сельсовета не внедрены компьютерные системы обработки информации. Не вводятся новые программы обработки данных. В связи с чем, альбом форм документов рекомендуем и в печатном, и в электронном виде.
Система совершенствования автоматизации делопроизводства позволила бы уменьшить трудозатраты на создание документов, а также их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.
Таким образом, организация документационного обеспечения управления в администрации, является сложным процессом и требует больших усилий, а совершенствование делопроизводства будет способствовать рационализации работы с документами.
Список литературы
1. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [Электронный ресурс]: утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-с. - Режим доступа: URL: www.consultant.ru/cons/сgi/online.cg.
2. Устав Рудовского сельсовета Пичаевского района Тамбовской области [Электронный ресурс]. - Режим доступа: URL: https://r54.tmbreg.ru/ index.php?id=18497 / (дата обращения: 12.07.2020).
