CC BY
9
УДК 33.338
Верпека Т.А. студент 4 курса факультет «Сервис и туризм» Дудкина О.В., к.социол.н.
доцент
кафедра «Сервис, туризм и индустрия гостеприимства»
Сафронова В.В. старший преподаватель кафедра «Сервис, туризм и индустрия гостеприимства» Донской Государственный Технический Университет
Россия, г. Ростов-на-Дону ФОРМЫ ИНКЛЮЗИВНОЙ СТРУКТУРЫ ИВЕНТ-МЕРОПРИЯТИЯ Аннотация:
В статье рассматриваются аспекты инклюзивной структуры ивент-мероприятий, в том числе особенности использования нюансов в поэтапной организации событийного мероприятия. В ивент-мероприятии насчитывается огромное множество необходимых ярких деталей, все они имеют разный вес, решают разные задачи и подходят далеко не каждому проекту. Делается вывод о необходимости использовать различные способы детализации каждой ивентовой составляющей в процессе подготовки события.
Ключевые слова:
Инклюзивная структура, ивент-мероприятие, ин-дор-мероприятие, аут-дор-мероприятие, ивент-индустрия.
Verpeka T.A. a student
4 year, faculty «Service and tourism» Don State Technical University Rostov-on-Don, Russian Federation
Dudkina O. V.
Candidate of Sociology Sciences, Associate Professor Associate Professor of« Service, tourism and hospitality industry»
Don State Technical University Rostov-on-Don, Russian Federation
Safronova V.V. senior lecturer
Department« Service, tourism and hospitality industry»
Don State Technical University Rostov-on-Don, Russian Federation FORM INCLUSIVE STRUCTURE TYPES OF EVENT
Annotation:
The article discusses aspects of the inclusive structure of event events,
including the use of nuances in the phased organization of event events. The event has a huge number of necessary bright details, all of them have different weight, solve different problems and are not suitable for every project. It is concluded that it is necessary to use different ways of detailing each screw component in the process of event preparation.
Keywords:
Inclusive structure, event event, Indore event, outdoor event, event industry.
Сегодня событийные мероприятия - это не только детальное планирование и отличная организация всего процесса события от начала до завершающего этапа с выводами и оценкой пережитого, но и работа с деталями проекта, доведение его до состояния, приближенного к идеальному с помощью всевозможных мелочей, которые, не меняют событийное мероприятие кардинально, но делают его лучше, интереснее и удобнее для аудитории.
Подобных важных мелочей, деталей или нюансов в каждой ивентовой составляющей насчитывается огромное множество, все они имеют разный вес, решают разные задачи и подходят далеко не каждому проекту [1]. Очень часто такие небольшие элементы можно встретить в области сервиса для специальных мероприятий, причем, чем дальше, тем больше этих «фишек» становятся обыденным делом, инклюзивной структурой в индустрии событийных мероприятий, едва ли не стандартом.
Действительно, определенные мелочи и нюансы, часто совсем не дорогие, способны придать атмосферу и настроение любому мероприятию.
Приведем некоторые из деталей-нюансов, которые украсят любой ивент.
В целях упорядочения следует разделить использование деталей ивента во времени - по этапам проведения - до начала мероприятия, во время его проведения и в последействии [2].
Подготовка мероприятия - интересные приглашения.
К примеру, приглашения: очевидно, что аудитория уже давно устала от стандартных печатных приглашений, которые ливнем сыплются в почтовые ящики компаний. Очень модно сегодня делать цифровые приглашения: в них всегда найдется место для креативного решения, которое поможет привлечь на мероприятие большее число посетителей [3].
Для особых гостей, как правило, предусматриваются индивидуальные приглашения и персональная доставка. Из самой доставки такого приглашения можно сделать целый спектакль с профессиональными актерами.
Доставка гостей на мероприятие.
Если делать выездное мероприятие для небольшого количества гостей, например, топ-менеджеров, то они будут благодарны не стандартному автобусу на всех, а индивидуальным такси у своего подъезда. Если же это выезд на природу большого коллектива - целесообразно подумать о
большом автобусе для одномоментной доставки участников. Если это еще и праздничное мероприятие (день рожденья фирмы, календарный праздник в организации и др.), то начинать отмечать его можно уже в автобусе с привлечением аниматоров [4].
Применение наибольшего количества интересных мелочей возникает в процессе самого ивента. Здесь тоже использование нюансов ивента можно подразделить на несколько направлений.
В случае аут-дор-мероприятий.
Погодные условия. Каждый организатор аут-дор-мероприятий знает как важно иметь подробный и точный прогноз погоды на время проведения мероприятия, а также на определенный срок до и после события (монтаж и демонтаж конструкций).
Если мероприятие проходит в нестандартных климатических условиях, гости также оценят зонтик или теплый плед, в случае дождливой/прохладной погоды, а также веер и дополнительные емкости со льдом в жару [5]. Затраты могут быть небольшими, если продумать все заранее, а эффект приятно удивит как гостей, так и, в последствии, принимающую сторону.
Если это открытое пространство, парк или загородная зона, то следует позаботиться, в зависимости от прогноза погоды, о наличии тепловых пушек и возможности погреться в специально отведенном для этого помещении, или же охлаждающих помещений, вентиляторов, увлажнителей и пр.
Ин-дор-мероприятие.
Когда в основном зале нельзя курить, и курящим приходится выходить в фойе - стоит установить в фойе экраны и сделать прямую трансляцию картинки со сцены, и тогда никто не пропустит интересного шоу [6].
Если мероприятие проходит летом в помещении, то нужно предусмотреть кондиционер или возможность открыть окна. Картонные веера с логотипами принимающей стороны и/или программой мероприятия также в данном случае будут весьма приветствоваться участниками мероприятия, особенно со стороны дам.
В процессе организации бизнес-мероприятия для УГР-персон, организатор, как правило, расставляет столы и стулья, разрабатывает план посадки с учетом определенных специфичных моментов (не сажать директоров конкурирующих компаний за один стол, определенных клиентов посадить с их менеджерами и так далее). Но если каждое приглашение для каждого посетителя сделать уникальным, снабдив его планом посадки, то в условиях большого числа гостей в любом случае возникнет путаница, каким бы понятным и удобным не был бы план [7]. Единственный верный выход -не скупиться на дополнительные расходы и добавить в персонал мероприятия несколько человек, которые будут провожать посетителей прямо до их места.
При подготовке каждого мероприятия организатор должен учитывать не только все нюансы работы, но и продумывать весь ход событий
максимально точно. Именно от этого зависит степень комфорта всего происходящего для аудитории [8]. Интересными же мелочами могут быть различные необычные вещи - шоколадные или поющие фонтаны, живые скульптуры или необычные животные.
В данном случае фантазия организатора безгранична, ведь именно она во многом определяет успех самого мероприятия, делая его незабываемым и неординарным.
Если говорить о мелочах, которые делают мероприятие более комфортным, то стоит уделять постоянное внимание также к уровню громкости звука в разных его частях, на что не все ивент-менеджеры обращают внимание. Если же требуется сделать мероприятие более интересным для аудитории, то помимо ярких сценарных решений следует помнить и о том, что видят и слышат первые четыре ряда столов - не совсем то, что доходит до последних рядов - по накалу эмоций, качеству звука [9]. Поэтому нужно тщательно продумать удобство обозрения и слышимость для всех гостей, как бы далеко они не сидели.
Мероприятие приближается к завершению.
Еще одна важная вещь, связанная с обслуживанием специальных мероприятий, - это отъезд гостей, причем вне зависимости от масштабов проекта - завершающий этап важен всегда. Допустим, проводится небольшое событийное мероприятие для У1Р-персон. Мероприятие заканчивается поздно, на нем подаются алкогольные напитки, и в конце практически всегда остро встает вопрос о том, как гостям разъезжаться. Кто-то из организаторов может понадеяться на личных водителей своих посетителей, кто-то начнет в суматохе заказывать такси, но лучше всего заказать машины заранее и дополнительно объявить об этом [10]. В противном случае посетители могут занервничать и начнут собираться по домам еще до того, как мероприятие закончится, то есть до достижения своей цели.
Последействие ивента. В многочисленных источниках, раскрывающих планирование и проведение событийных мероприятий, красной нитью проходит тезис о необходимости правильно завершать ивент. Сегодня этого недостаточно. Любое крупное событийное мероприятие должно иметь не просто последействие, а целый шлейф разнообразных дел и поступков, связанных с детальной оценкой мероприятия и, конечно, пиаром прошедшего ивента [11]. Здесь тоже следует покреативить, чтобы и оценка ивента была положительной со всех сторон, и память о мероприятии осталась яркой и незабываемой.
Отметим, что необходимо присутствие не только креативных деталей в области решений. Вообще, сегодня очень много внимания в ивент-индустрии и уделяется как раз технологиям, и здесь организаторы также придумывают огромное число любопытных мелочей. Использование современных способов самовыражения для уважающей себя компании стало «фишкой» само по себе. Крупные компании соревнуются в использовании
самых последних новинок в ивент-индустрии.
При всей успешности любого ивент-бюро, у него возникают определённые сложности, связанные с привлечением внимания новых клиентов. Поэтому отслеживание новинок стало непременным атрибутом деятельности каждого успешного ивент-агентства [12].
Саморазвитие, пополнение собственного багажа профессиональных знаний, открытость для новых идей и возможностей - главная черта, присущая перспективным коллективам ивент-агентств, которые всегда остаются в центре внимания самых взыскательных потребителей данного вида сервиса.
Использованные источники:
1. Палецкий Д.В., Дудкина О.В. Проблематика современного территориального брендирования на примере города Ростова-на-Дону// Форум молодых ученых. 2017. № 3 (7). С. 354-358.
2. Дудкина О.В. О выборе восприятия внешней среды для предприятия сервиса // В сборнике: Туризм и индустрия гостеприимства: современное состояние и тенденции развития. Материалы II Международной научно-практической конференции. Министерство образования и науки Российской Федерации, Донской Государственный Технический Университет, Министерство культуры Ростовской области, Национальная академия туризма. 2016. С. 175-177.
3. Дудкина О.В. Компетентностный подход в менеджменте человеческих ресурсов в современных условиях // В сборнике: Социально-экономические и технико-технологические проблемы развития сферы услуг. Сборник научных трудов. Выпуск 12. Сер. «Социально-экономические и общегуманитарные проблемы развития сферы услуг» Под общей редакцией: Л.А. Минасян. Ростов-на-Дону, 2013. С. 57-60.
4. Дудкина О.В. Ориентиры ИЯ-службы в современных условиях // В сборнике: Социально-экономические и технико-технологические проблемы развития сферы услуг. Сборник научных трудов. Выпуск 12. Сер. «Социально-экономические и общегуманитарные проблемы развития сферы услуг» Под общей редакцией: Л.А. Минасян. Ростов-на-Дону, 2013. С. 60-63.
5. Дудкина О.В., Палецкий Д.В. О применении опыта брендирования российских городов для Ростова-на-Дону // В сборнике: Туризм и индустрия гостеприимства: современное состояние и тенденции развития. Материалы III Международной научно-практической конференции. Министерство образования и науки Российской Федерации, Донской Государственный Технический Университет, Министерство культуры Ростовской области, Национальная академия туризма. 2017. С. 165-171.
6. Грекова Г.А., Дудкина О.В. Актуализация современной системы обучения в сервисных организациях // Экономические исследования и разработки. 2017. № 4. С. 134-146.
7. Грекова Г.А. Интерактивные методы обучения в системе высшего образования // В сборнике: Современная система интерактивного обучения в
условиях модернизации высшего образования. Материалы научно-методической конференции. 2015. С. 9-22.
8. Васечко А.Е., Дудкина О.В., Перспективы развития энотуризма Ростовской области // Форум молодых ученых. 2017. № 3 (7). С. 87-94.
9. Петренко А.С. Формы и методы оценки качества социально-культурных услуг // В сборнике: Туризм и индустрия гостеприимства: современное состояние и тенденции развития. Материалы III Международной научно -практической конференции. Министерство образования и науки Российской Федерации, Донской государственный технический университет, Министерство культуры Ростовской области, Национальная академия туризма. 2017. С. 269-274.
10. Экиниль Г.Е. Музея виноделия в Ростовской области // В сборнике: Туризм и индустрия гостеприимства: Современное состояние и тенденции развития. Материалы III Международной научно-практической конференции. Министерство образования и науки Российской Федерации, Донской государственный технический университет, Министерство культуры Ростовской области, Национальная академия туризма. 2017. С. 191-193.
11. Дудкина О.В. Апперцепция и индивидуальность в проведении мероприятий по брендированию территории города Ростова-на-Дону // В сборнике: Туризм и индустрия гостеприимства: Современное состояние и тенденции развития. Материалы III Международной научно-практической конференции. Министерство образования и науки Российской Федерации, Донской государственный технический университет, Министерство культуры Ростовской области, Национальная академия туризма. 2017. С. 155-160.
12. Дудкина О.В. Релевантность событийных мероприятий в развитии туристской привлекательности территории // В сборнике: Туризм и индустрия гостеприимства: современное состояние и тенденции развития. Материалы III Международной научно-практической конференции. Министерство образования и науки Российской Федерации, Донской государственный технический университет, Министерство культуры Ростовской области, Национальная академия туризма. 2017. С. 16-20.
