CC BY
15
УДК 33.338
Прокопченко И.А. студент 5 курса факультет «Сервис и туризм» научный руководитель: Дудкина О.В., к.социол.н.
доцент
кафедра «Сервис, туризм и индустрия гостеприимства» Донской Государственный Технический Университет
Россия, г. Ростов-на-Дону КРИТЕРИИ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ В ПРОЦЕССЕ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ СОБЫТИЙНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
Аннотация:
В статье рассматриваются критерии взаимодействия заказчика и исполнителя специального мероприятия в рамках усредненного плана реализации события. Показано, что каждому пункту плана соответствуют определенные критерии. Делается вывод о том, что четко построенный процесс организации и исполнения специального мероприятия характеризуется строгим контролем соответствия установленных критериев с обеих заинтересованных сторон.
Ключевые слова: Критерии взаимодействия, ивент-бюро, специальное мероприятие, проект мероприятия, аниматор, райдер.
UDK 33.338
Prokopchenko I.A.
a student
5 year, faculty «Service and tourism» Don State Technical University Rostov-on-Don, Russian Federation Scientific adviser: Dudkina O. V.
Candidate of Sociology Sciences, Associate Professor
Don State Technical University Rostov-on-Don, Russian Federation CRITERIA OF INTERACTION IN THE PROCESS OF ORGANIZATION AND HOLDING OF EVENT EVENTS
Annotation: The article considers the criteria of interaction between the customer and the contractor of a special event within the average plan of implementation of the event. It is shown that each item of the plan corresponds to certain criteria. It is concluded that a well-constructed process of organization and execution of a special event is characterized by strict control of compliance with the established criteria from both parties concerned.
Keywords: The criteria for cooperation, event office, special event, project events, animator, ryder.
Представляя этапы, из которых состоит сотрудничество компании-заказчика и ивент-бюро, то некий усредненный план может выглядеть примерно следующим образом. Рассмотрим также критерии взаимодействия заказчика и исполнителя в процессе реализации каждого из представленных этапов.
Первое. Выбор компании. На данном этапе заказчик уже заявляет кандидатам какое-то первичное задание, а те готовят соответствующие предложения [1]. При этом можно выделить усредненный список критериев, с помощью которых можно определить, подходит то или иное анимационное агентство для заказчика или нет:
- портфолио - реализованные проекты являются, пожалуй, одним из самых важных моментов, ведь они показывают нам, что агентство может на деле, какими возможностями обладает;
- инфраструктура - как правило, первые этапы взаимодействия между агентством и компанией ограничиваются исключительно обсуждением возможного проекта, который планируется реализовывать. При этом следует максимально детально изучить потенциального партнера [2];
- качество предложения - когда агентство в качестве компании, которая планирует провести то или иное специальное мероприятие, обращается к потенциальным партнерам, то им практически всегда предлагается оценить будущий проект, предложить какие-то идеи, и очень важно внимательно изучить тот первый документ, который будет предоставлен агентству в качестве исходного предложения;
- наличие успешно реализованных проектов того же формата - этот пункт является если не обязательным, то крайне и крайне желательным.
Вторым пунктом плана является разработка проекта. Это один из самых важных этапов работ, ведь именно на нем определяется множество критериев, согласно которым и будет строиться специальное мероприятие. Очень важно, чтобы в рамках разработки проекта заказчик и исполнитель находились в постоянном контакте [3], - это поможет учесть все неочевидные критерии, по которым будут определяться результаты работы.
Третье. Утверждение проекта. Эта часть работ на первый взгляд выглядит исключительно формальным этапом: стороны обговаривают финансовые вопросы, что-то сокращают, где-то урезают, но, с другой стороны, утверждение проекта - это последняя возможность внести в будущее мероприятие последние серьезные изменения, если потребуется [4]. Основные критерии данного этапа - совместно установленные сроки исполнения и финансовые лимиты мероприятия.
Четвертое. Подготовка специального мероприятия. Этот этап - самый комплексный из всех. В его рамках обе стороны делают колоссальный объем работ. Отметим лишь необходимость контроля со стороны заказчика: некоторые специфичные для данной индустрии или для целевой аудитории
вещи могут быть попросту не замечены специалистами агентства, чья работа лежит в ином русле [5]. На данном этапе разрабатываются критерии контроля прохождения самого события, как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя мероприятия.
Пятое. Проведение специального мероприятия. Что же касается особенностей взаимодействия между компанией-организатором и анимационным агентством, то тут имеет смысл отметить один момент: заказчику следует всегда прислушиваться к советам специалистов агентства относительно шагов, предпринимаемых на самом мероприятии [6]. Основным критерием данного этапа может быть полнота исполнения взаимодействия заказчика и исполнителя.
Шестое. Оценка результатов проекта. На этом этапе, как правило, стороны работают отдельно друг от друга, что, в целом, также правильный подход. Мы оцениваем специальное мероприятие со своего ракурса, по своим критериям, а наши партнеры - со своего, затем эти критерии суммируются, и формулируется общий итог.
Одним из важных условий успешной реализации проекта и способов удовлетворения желаний потребителя услуги является качественно отработанная художественная часть программы, что непосредственно зависит от работы аниматоров-актеров [7].
К подбору артистов, какого-бы ни было жанра, стоит относиться более серьёзно, так как они всегда на виду и, отчасти, несут в себе настроение мероприятия. Не удавшийся фокус или забытая речь, без сомнения, подорвет авторитет организатора. Не следует забывать про дублирующий состав, который также должен быть отрепетирован. Кастинг, тренинг и грамотная режиссура - залог успеха.
Итак, любое взаимодействие с приглашенными артистами всегда начинается с их выбора. Именно эта часть работы является, самой важной с точки зрения конечного результата. Если ошибки на других участках еще как-то можно исправить уже в процессе проведения специального мероприятия, то ошибка в выборе того или иного артиста может стать причиной неудачи целого проекта [8].
Критерии подбора артистов характеризуются следующими этапами.
Во-первых, это подбор артистов, исходя из концепции мероприятия, бюджета и предпочтений заказчика.
Второй шаг - утверждение условий выступления, например, количества песен, продолжительности выступления.
Очень важный критерий работы с артистами - технический и бытовой райдеры [9]. Когда договоренность о выступлении достигнута, со стороны артиста приходит технический райдер, в котором изложены жесткие требования к площадке и аппаратуре.
Первым важнейшим моментом в деле подбора приглашенных артистов для специального мероприятия, о котором всегда нужно помнить, является уместность. Разные артисты работают в разных жанрах, делают шоу разных
форматов, и возможности каждого из кандидатов подходят, как правило, для решения довольно узкого спектра задач. Более того, зачастую приглашение в проект артиста с неуместной программой может внести существенные негативные изменения в атмосферу мероприятия. В качестве яркой иллюстрации можно привести крайность: вряд ли группа скоморохов станет удачным решением для высококлассного бизнес-ивента (если это, конечно, не является определенной концептуальной находкой, подчеркивающей какую-то часть контента, которую хочет подчеркнуть организатор).
Работа с артистами начинается с их подбора. До приглашения на кастинг, по возможности просматривается демонстрационная версия рекламного видео-роликов (видео-портфолио), репертуар, портфолио - это сэкономит время подбора организаторов [10].
После того, как артист и организатор мероприятия приходят к предварительной договоренности относительно самого факта сотрудничества, организатор формирует план, в который входят основные этапы подготовки данного мероприятия: выбор площадки, запуск рекламной и PR-кампании, договора с билетными агентами и реализация билетной программы, выполнение технических, а также бытовых райдеров.
Далее, если говорить о критериях, которыми должны руководствоваться при отборе кандидатов (иногда этот процесс еще принято называть кастингом, хотя он таковым является далеко не всегда), то их примерный список выглядит следующим образом:
- уже упомянутая уместность формата и программы артиста по отношению к контенту и опять же формату специального мероприятия;
- опыт работы артиста на специальных мероприятиях (очень часто встречаются полупрофессионалы или начинающие профессионалы, которые знают об ивентах лишь по разговорам коллег, а ведь работа на таких проектах требуют некоторых специфичных навыков);
- наличие и качество видео-портфолио (важнейший критерий, так как фотографии и текстовые отзывы практически никогда не смогут передать уровень профессионализма того или иного артиста);
- возможность и желание работать официально (к сожалению, сегодня даже многие профессиональные артисты предпочитают работать по устной договоренности, порой, не имея возможности работать официально по разным причинам) [11].
По последнему критерию необходимо дать разъяснения. Это вопрос, по которому решение принимает исключительно руководство компании. Но есть один момент: являясь организатором специального мероприятия, необходимо обезопасить свой проект от каких бы то ни было неожиданностей и форс-мажоров, и именно официальный договор со всеми без исключения подрядчиками - один из самых эффективных способов избежать ряда неприятностей.
Из распространенных ошибок организаторов специальных
мероприятий в работе с артистами можно выделить следующие недочеты:
- отсутствие договора с артистами;
- изменение сценария во время проведения программы;
- несоблюдение требований по площадке, необходимых для работы артистам (очень частый пример, когда организаторы не сопоставляют масштаб представления и площадки), однако предварительная демонстрация площадки актёрам даёт возможность избежать этой ошибки.
Как бы то ни было, после выбора подходящих артистов начинается работа с ними. Здесь может быть огромное количество нюансов - от разработки специальной программы именно под данное событие до поиска интересных решений для интеграции каких-то имеющихся наработок в контент будущего проекта [12]. Особенно актуальные моменты следует учесть.
Во-первых, организатору всегда необходимо создавать условия для работы приглашенного артиста, не пуская все на самотек.
Во-вторых. Нельзя не упомянуть и следующий момент: очень часто компании, проводящие ивенты, рассчитывают, что им предложат некое универсальное решение «под ключ» и попросту отстраняются от корректировки программы, которую их партнеры будут предлагать аудитории. Это совершенно неверный подход, ведь можно получить нечто настолько неподходящее сути проекта, что аудитория в лучшем случае останется озадаченной, а в худшем - раздраженной.
В-третьих. Есть и другая крайность: организатор специального мероприятия пытается контролировать любой шаг приглашенных артистов. На деле это может выглядеть примерно следующим образом: выступление разрабатывается специалистами компании без учета сильных и слабых мест того или иного конкретного артиста, при этом детально прорабатывая все нюансы выступления, и, как следствие, теряется гармоничность, цельность номера. Эта ситуация напоминает старую детскую сказку о том, как сороконожку учили передвигаться [13].
Остается добавить, что работа с приглашенными артистами - очень важный компонент проведения специального мероприятия, где следует всегда иметь полную картину сложившейся ситуации, но в то же время четко понимать индивидуальность каждого отдельно взятого партнера.
А в заключение необходимо отметить, что планирование и проведение специального мероприятия путем сотрудничества компании-организатора и внешнего агента (артиста) будет тем успешнее, чем точнее будет в этом сотрудничестве понимание ролей обеих сторон.
Специалисты ивент-бюро должны быть профессионалами своего дела, которым не требуются подсказки касательно их работы. Но в то же время заказчик доверяет агентству важный для себя проект, поэтому с его (заказчика) стороны всегда существует желание контролировать в работе над проектом каждую мелочь. Ключ к успеху - совместная работа, а не модель «покупатель-продавец» [14].
Существует мнение, что для проведения успешного специального мероприятия достаточно качественной концепции, грамотно сработанного контента, адекватной организации основных моментов, качественного сервиса, а остальное - вторично и идет необязательным дополнением. Возможно, когда-то это и было так, но современный мир формулирует для организаторов совершенно другие правила и определенные критерии.
Использованные источники:
1. Минасян Л.А., Дудкина О.В., Бородай В.А. Нарративные процедуры новой системы мотивации // Управление экономическими системами: электронный научный журнал. 2018. № 3 (109). С. 15.
2. Палецкий Д.В., Дудкина О.В. Проблематика современного территориального брендирования на примере города Ростова-на-Дону// Форум молодых ученых. 2017. № 3 (7). С. 354-358.
3. Дудкина О.В. О выборе восприятия внешней среды для предприятия сервиса // В сборнике: Туризм и индустрия гостеприимства: современное состояние и тенденции развития. Материалы II Международной научно -практической конференции. Министерство образования и науки Российской Федерации, Донской Государственный Технический Университет, Министерство культуры Ростовской области, Национальная академия туризма. 2016. С. 175-177.
4. Дудкина О.В. Компетентностный подход в менеджменте человеческих ресурсов в современных условиях // В сборнике: Социально-экономические и технико-технологические проблемы развития сферы услуг. Сборник научных трудов. Выпуск 12. Сер. «Социально-экономические и общегуманитарные проблемы развития сферы услуг» Под общей редакцией: Л.А. Минасян. Ростов-на-Дону, 2013. С. 57-60.
5. Дудкина О.В. Ориентиры ИЯ-службы в современных условиях // В сборнике: Социально-экономические и технико-технологические проблемы развития сферы услуг. Сборник научных трудов. Выпуск 12. Сер. «Социально-экономические и общегуманитарные проблемы развития сферы услуг» Под общей редакцией: Л.А. Минасян. Ростов-на-Дону, 2013. С. 60-63.
6. Дудкина О.В., Палецкий Д.В. О применении опыта брендирования российских городов для Ростова-на-Дону // В сборнике: Туризм и индустрия гостеприимства: современное состояние и тенденции развития. Материалы III Международной научно-практической конференции. Министерство образования и науки Российской Федерации, Донской Государственный Технический Университет, Министерство культуры Ростовской области, Национальная академия туризма. 2017. С. 165-171.
7. Бородай В.А. Альтернатива долгосрочным прогнозам развития «когнитивно сложных систем» в российском обществе // Социально -экономические и технико-технологические проблемы развития сферы услуг. - Ростов-на-Дону: Институт сервиса и туризма Донского государственного технического университета; Ростов-на-Дону, 2013. С. 30-32.
8. Грекова Г.А., Дудкина О.В. Актуализация современной системы обучения
в сервисных организациях // Экономические исследования и разработки. 2017. № 4. С. 134-146.
9. Грекова Г.А. Интерактивные методы обучения в системе высшего образования // В сборнике: Современная система интерактивного обучения в условиях модернизации высшего образования. Материалы научно-методической конференции. 2015. С. 9-22.
10. Васечко А.Е., Дудкина О.В., Перспективы развития энотуризма Ростовской области // Форум молодых ученых. 2017. № 3 (7). С. 87-94.
11. Дудкина О.В. Апперцепция и индивидуальность в проведении мероприятий по брендированию территории города Ростова-на-Дону // В сборнике: Туризм и индустрия гостеприимства: современное состояние и тенденции развития. Материалы III Международной научно-практической конференции. Министерство образования и науки Российской Федерации, Донской Государственный Технический Университет, Министерство культуры Ростовской области, Национальная академия туризма. 2017. С. 155-160.
12. Бородай В.А. Социально-экономическое развитие туристских территорий - институциональные аспекты // Социально- экономические и технико-технологические проблемы развития сферы услуг. - Ростов-на-Дону: ЮжноРоссийский государственный университет экономики и сервиса. 2012. С. 11 -15.
13. Дудкина О.В. Релевантность событийных мероприятий в развитии туристской привлекательности территории // В сборнике: Туризм и индустрия гостеприимства: современное состояние и тенденции развития. Материалы III Международной научно-практической конференции. Министерство образования и науки Российской Федерации, Донской Государственный Технический Университет, Министерство культуры Ростовской области, Национальная академия туризма. 2017. С. 16-20.
14. Дудкина О.В., Бородай В.А. Альтернативы традиционным бизнес-решениям в выставочных форумах // Экономические исследования и разработки. 2018. № 4. С. 111-115.
