CC BY
95
БОТ: 10.15587/2312-8372.2018.134120
АНАЛ1З СИСТЕМ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБ1ГУ В УКРА1Н1 ТА КРИТЕР11 IX ВИБОРУ
Чайковська О. А., Столярчук I. А.
Об'ектом досл1дження е критерИ вибору системи електронного документооб1гу (СЕД) на 1Т-ринку Украши та життевий цикл управл1нсъкого ршення в СЕД. Одним з найбыъш проблемних м1сцъ е в1дсутшстъ системних досл1дженъ стосовно стану та особливостей впровадження систем автоматизаци документооб1гу в Украт. Дант про обсяги ринку та перспективи розвитку приблизш I визначаютъся на тдстав1 оцток самих учасниюв ринку. В таких умовах виб1р програмного забезпечення для ведення електронного документооб1гу стае складною задачею. Сучасний процесний тдх1д в СЕД зобов 'язуе замовника чтко представляти сутшстъ процеЫв автоматизацп. Вагомим фактором, що впливае на устх проектов впровадження е-документооб1гу, стае необх1дн1стъ формал1заци базових процеЫв.
В процесс досл1дження використовувалися наступш методи: б1бл1ограф1чний, монограф1чний, пор1внялъний та синтетично-аналтичний, метод лог1чного узагалънення та систематизации алгоритм1чний з граф1чним представленням резулътат1в.
В робота проведено комплексний анал1з особливостей впровадження та актуалъних тенденций розвитку свтових та украгнсъких систем електронного документооб1гу. З урахуванням цих особливостей та тренд1в сформована система ефективних критерив оцтювання програмного забезпечення для автоматизаци украгнсъкого документооб1гу. Критери розбити на групи, як1 в1дпов1даютъ етапам життевого циклу автоматизованог системи I вимогам сучасного 1Т-ринку.
Розроблена система критерив Nнадае можлив1стъ тдприемству-замовнику здшснити оптималъний виб1р програмного забезпечення для введення електронного документооб1гу за сукупшстю тих критерив, що задоволъняютъ його задачам автоматизацп.
Наведено деталъний опис формал1зованого алгоритму життевого циклу управл1нсъкого ршення в системах електронного документооб1гу Украши. Завдяки використанню таких алгоритмов на старта проектов впровадження у тдприемства-замовника забезпечуетъся чтке представлення про сутшстъ процессе автоматизацп, що, в1дпов1дно, зменшуеризики проекту.
Ключов1 слова: системи електронного документооб1гу, управлтня ¡нформацтними ресурсами, управлтня процесами, критери вибору.
1. Вступ
Господарча дiяльнiсть сучасного тдприемства проходить в умовах багатьох факторiв впливу та потребуе оперативного прийняття та узгодження обгрунтованих управлшських ршень. Це можливо лише за рахунок автоматизаци вшх ланок та структур життедiяльностi тдприемства. При цьому все бшьш актуальними стають задачi електронно! комуткаци мiж ствроб^никами тдприемства, задачi контролю та аналiзу виконавчо! дисциплши. Украшсью компани вже розумшть, що автоматизащя процешв дшоводства, документообпу, управлшня процесами на пiдприемствi не
тшьки облегшить, систематизуе та зробить прозорою роботу !х спiвробiтникiв, а й надасть вiдчутний економiчний ефект.
Для устшного старту будь-якого проекту автоматизаци сьогоднi необхiднi три ключовi складов^
- розумiння сучасних трендiв та тенденцш на ринку надання послуг автоматизаци;
- володiння критерiями повного та всебiчного оцiнювання iнструментiв автоматизаци з метою вибору оптимального за сукуитстю критерив, що задовольняють задачам автоматизаци тдприемства;
- формалiзацiя бiзнес-процесiв тдприемства - зведення 1х до сукуиносп крошв (етапiв), як можна описати засобами алгоршмзаци.
Незважаючи на велику кшькють публiкацiй в сферi електронного документообiгу вiдповiдь на щ три питання для сектору автоматизаци документообпу в Укра1т не розкрита повно i всебiчно. I що е особливо суттевим для цшей практики впровадження, не систематизованi та не узгоджет з сучасними тенденщям розвитку критери вибору систем автоматизаци документообпу. Крiм того, сучасний процесний тдхвд в системах електронного документообпу (СЕД) зобов'язуе замовника ч1тко представляти сутнiсть процесiв автоматизаци, що обумовлюе необхiднiсть формалiзацil базових процесiв.
Таким чином, задачi дослiдження сучасних тенденцш на ринку украшських СЕД, систематизащя критерив оцiнювання та вибору систем, що ввдповвдають тенденцiям розвитку, та опис формалiзованих алгоритмiв ключових процешв електронного документообiгу е актуальними в умовах украшського 1Т-ринку.
2. Об'ект досл1дження та його технолог1чний аудит
Об'ектом досп1дження е критери вибору системи електронного документообпу (СЕД) на 1Т-ринку Украши та життевий цикл уиравлшського рiшення в СЕД.
Для замовника та користувача системи, тобто безпосередньо для суб'екпв ринку СЕД, найважлившим е питання вибору програмного забезпечення та його подальшого супроводу, що в значнiй мiрi визначае устх проекту автоматизаци. На ринку Украши шнуе сьогоднi багато рiзноманiтних пропозицiй вiд укра1нських, росiйських та свгтових вендорiв. До того ж неймовiрно висок! темпи розвитку 1Т-iндустрil ускладнюють задачу вибору, оскшьки необхiдно враховувати не т!льки вимоги сучасного дня, а й перспективы тенденцil та тренди галузi.
Як показуе практика впроваджень СЕД на Укра1т, як правило, кожного разу проектна команда тдприемства починае ввдбудовувати свою систему критерив ощнювання, втрачаючи на це час, кошти i р!дко грунтуючись на досв!д! попередтх досл!дник!в. Для того, щоб зорiентуватися в ви6ор! та врахувати вш критерil комплексно, у в!дпов!дност! до потреб украшського ринку та св!тових тенденцiй розвитку необхiдно мати едину збалансовану систему показник1в оцiнювання СЕД. Наявтсть тако! системи забезпечить можлившть аналiзувати !снуючи СЕД 1 ефективно обирати з них саме т1, як1 е найбiльш релевантними задачам автоматизаци на кожному конкретному тдприемствт
Одним з ключових шпрям1в сучасного електронного документообпу е змщення акцеипв безпосередньо з документ!в на процеси !х обробки. В комплексних системах автоматизацИ базовим процесом е процес обробки управлшських рiшень. А розумшня алгоритму узгодження управлiнського рiшення на шдпржмств! та сутност! його етатв з точки зору електронного документообпу е необхвдною складовою процесу
автоматизаци. Для замовника та виконавця проекту впровадження СЕД дуже важливо говорити в единих термiнах та про едит сутност! Для цього необхвдно мати формалiзоване представления алгоритму життевого циклу уиравлшського ршення на сучасному пiдприемствi та розумiти особливост його обробки на кожному з етатв циклу.
3. Мета i завдання дослщження
Метою досп1дження е полiпшеиия процесу впровадження систем електронного документообпу та процесного управлшня в Украш.
Ввдповвдно до мети встановлено наступнi задачi дослiджения:
1. Аналiз особливостей впровадження та тенденцш розвитку систем електронного документообпу на ринку Украши.
2. Формування та систематизащя ефективних критерив вибору системи автоматизаци документообпу ввдповвдно до сучасних тенденцш розвитку СЕД та украшських державних стандарпв.
3. Опис формалiзованого алгоритму життевого циклу управлшського ршення в системах електронного документообпу Украши.
4. Дослщження кнуючих |ншень проблеми
У роботах [1-5] проводиться аналiз систем електронного документообпу на свгтовому та украшському IT-ринках. За вершями Gartner та IDS в остант роки на ECM (Enterprise Content Management) ринку крупних захвдних гравцiв вiдбулась суттева глобалiзацiя та злиття ряду компанiй. Сьогодт до трiйки лiдерiв входять: IBM Corporation (США) (об'еднання лiнiйок продукпв File Net i IBM Content Manager), Open Text Corporation (Канада) (лшшки Hummingbird Enterprise, Open Text Livelink ECM i IXOS) i EMC (лшшки Documentum i EMC). За остантми актуальними даними в звт Global Market Insights, Inc. [4] до впливових виробнишв на цьому ринку додано новi корпораци. Це - Xerox (США), Canon Inc. та Ricoh Company Ltd. (Япотя), eFileCabinet Inc. (США), SpringCM (США), Oracle (США), Alfresco Software Inc. (Великобритатя) та Hyland Software Inc. (США).
В роботах [5-7] системи корпоративного класу на европейському ринку 2018 року дослвджено за базовими критерiями, серед яких:
- засоби обробки документов та штеграци;
- безпека;
- робота в хмарi та з мобiльних пристро1в;
- легкiсть вiдстежения робочих процешв тощо.
Найбiльший рейтинг за сукуптстю критерив набрали програмнi продукти Ascensio System OnlyOffice, Microsoft SharePoint Online та DocuWare Cloud [3].
В робот! [4] ввдзначаеться, що за прогнозами св^овий ринок електронного документообпу з 2017 року до 2023 року збшьшиться з 3,59 млрд. доларiв США до 6,32 млрд. доларiв США. При цьому доля европейського ринку у цш сферi передбачаеться на рiвнi 33 %.
В роботах [2, 8-10] значна увага под^еться розвитку СЕД в Украш. Бурхливий зрiст цих технологш вiдносять до 2005 року, а етап початку промислово1 експлуатаци приходиться на 2008 рш. На сьогодт в Украш пiдготовлено серйозну основу для швидкого та ефективного впровадження автоматизованих систем в цiй галузг Насамперед це суттевий европейський досввд використання систем е-документообiгу та сформована за остант роки законодавча платформа. До останньо! ввдносяться
закони: «Про електронт документи та електронний документооби» [11], «Про електронний цифровий пвдпис», «Про обов'язковий примiрник документов», «Про Нацiональну програму iнформатизацiï», «Про електронну комерцiю», «Про захист шформаци в iнформацiйно-телекомунiкацiйних системах» тощо.
На украшському IT-ринку СЕД представляють: FossDoc, e-Docs, Атлас ДОК, Megapolis.DocNet, АСКОД, ДОК ПРОФ. Сьогодт до них можна додати новий програмний продукт «BAS Документооби КОРП», який тшьки входить на украïнський ринок, але впевнено позицюнуе себе як система ECM-класу та вiдноситься до ттйки ПЗ «Business Automation Software». За до^дженнями станом на 2008-2010 рр. [1] ствввдношення впроваджень в комерцшних i державних структурах було приблизно 70 % на 30 %. До основних потенцшних замовнишв цього ПЗ ввдносять банкiвський сектор, сферу страхування та органи державноï i мунiципальноï влади.
В роботi [8] наводяться такi показники оцiнки ефекту впровадження СЕД в великих торгових мережах Украïни:
- час на приймання товару скорочуеться на 60 %;
- виконання замовлення постачальникам гарантуеться на 99 %;
- помилки ручного введения виключаються.
Крiм того пiдкреслюеться, що суттевим фактором «за» впровадження даних систем е зниження корупцiйноï складово1' за рахунок виключення послуг «посередникiв», що впливають на швидшсть прийняття рiшень та на 1'х результат.
Бiльшiсть дослвдниюв украшського ринку систем управлiння документами ввдзначають, що на вiдмiну ввд свiтового та европейського цей сегмент ринку IT-iндустрiï залишився малодослвдженим та iнформацiйно ненасиченим. Даннi про обсяги та емтсть ринку дуже приблизнi i визначаються, як правило, на пвдстав1 оцiнок самих учаснишв ринку. Як вiдзначаеться в робот! [2] е суттева потреба в сегментаци цього ринку та в систематизаци постачальнишв СЕД та компанш, що займаються впровадженнями.
Вiдзначимо, що практично ус наведенi вище дослвдження в тiй чи iншiй мiрi стосуються питань оцiнювання та вибору СЕД, але едино1' системи вибору критерив ощнювання не мае. Кожен автор користуеться власним набором критерив, яю потрiбно постшно оновлювати ввдповвдно до нових потреб ринку та тенденцш розвитку IT-сектору. Крiм того украшський ринок СЕД мае свою специфшу, що приводить к необхвдносп враховувати ïï при формуваннi критерив вибору програмного забезпечення для автоматизаци втизняного документообиу i процесiв обробки управлiнських рiшень. Для вирiшення цих задач в свою чергу необхвдно дослiдити сучаснi тенденцiï та особливост розвитку систем електронного документообiгу в Украш.
5. Методи досл1дження
Залежно ввд напрямку завдань дослiдження, використовуються наступнi методи наукових дослiджень:
- наукова абстракцiя (у формуваннi мети, завдань та висновюв дослiдження);
- бiблiографiчний, монографiчний, порiвняльний та синтетично-аналтичний (у процесi обробки та аналiзу матерiалiв лiтературних джерел, що присвячет СЕД, ЕСМ, BPM-системам на св^овому та украшському IT-ринках);
- метод лопчного узагальнення та систематизаци (при yзагальненнi тенденцiй розвитку систем електронного документообпу та формувант базовик кpитеpiïв ïx oцiнювання);
- алгоритмчний та гpафiчний (при ствopеннi фopмалiзoванoгo алгоритму життeвoгo циклу yпpавлiнськoгo ршення в СЕД).
6. Результати дослщжень
Вiдпoвiднo до пoставлениx задач дослщження опишемо свiтoвi та украшсью тенденци розвитку систем електронного дoкyментooбiгy, грунтуючись на якиx сфopмyлюeмo oснoвнi критери оцшки та вибору системи автоматизаци документообпу та обробки управл^^к^ ршень для сучасного вiтчизнянoгo пiдпpиeмства.
6.1. Загально CBÍroBi тенденцн' розвитку СЕД
Загально свiтoвi тенденци розвитку систем е-документообпу можна умовно poзпoдiлити на два основн^ напрями: розширення функцюнальносп та теxнoлoгiчний розвиток.
В напряму розширення функцiональностi вщзначимо настyпнi основт тенденци:
- розширення спектру докумеиив, що обробляються. До внyтpiшнix документов все частiше дoдаeться зoвнiшнiй документообп (накладнi, платiжнi документи, pаxyнки тощо). В сферу е-дoкyментooбiгy сьoгoднi попадають i неструктуроват та слабoстpyктypoванi документи (договори, дoвipенoстi, теxнiчна та юридична дoкyментацiя, oфiцiйна кopеспoнденцiя та шше);
- легка iнтегpацiя з зовтштми системами (ERP, CRM, iнтеpнет-банкинг тощо);
- запровадження теxнoлoгiï workflow для штеграци додатшв i автoматизацiï бiзнес-пpoцесiв;
- зростання попиту на системи класу ECM (Enterprise Content Management -системи управлшня iнфopмацiйними ресурсами пiдпpиeмства).
До oснoвниx сyчасниx тенденцш теxнологiчного розвитку можна вщнести:
- пеpеxiд вiд iнтегpацiï через API-штерфейси до iнтегpацiï через Web-сеpвiси на oснoвi пеpедачi XML-пoвiдoмлень;
- розширення використання метoдiв потокового сканування i розтзнавання документов, використання штpиx-кoдyвання (обумовлено ростом масштабованосто систем та збшьшенням видiв документаци, що обробляються);
- xмаpнi теxнoлoгiï та наявнiсть SaaS-ршень, що даe мoжливiсть працювати з системою як з сервшом;
- функцюнал мoбiльнoгo доступу (мoбiльнi poбoчi мiсця з використанням планшетiв та смартфотв).
6.2. ТенденцГ1 ринку СЕД в УкраУш
Безумовно для укра1'нського ринку найбiльш цiкавими e власт розробки, i це обумовлено не тшьки неoбxiднiстю розвивати укра1'нський IT-сектор, а й такими об^ктивними факторами, як розробка продукту безпосередньо пщ украшсьш деpжавнi стандарти та конкурентна вартость такого ПЗ. Але сьогодт украш^к^ розробок не дуже багато, а ïx фyнкцioнальнiсть та iншi параметри ще значно поступаються св^овим конкурентам. Виграють кoнкypенцiю украт'нськ! СЕД, як
правило, в галyзi автоматизаци державних галузевих структур, де затребуваш спецiалiзованi системи з жорстко заданою лопкою роботи.
Враховуючи загальнi темпи росту IT-щдустри та дуже висок! показники темтв розвитку продуктов ввд свггових вендоpiв галyзi, украшським розробникам необхiдно оpiентyватися на високий piвень конкуренци. З шшого боку в Укpаïнi ще не почався процес консолiдацiï та злиття крупних «гравщв» i шнують можливост появи на ринку нових розробнишв.
Обов'язковою вимогою до украшських систем електронного докyментообiгy стае використання електронного цифрового тдпису (ЕЦП) ввд акредитованих в!тчизняних центpiв та пов'язат з цим, але значно ширш! ^итання захисту iнфоpмацiï.
Все частше з'являються завдання комплексно:' автоматизаци, що виходять далеко за коло звичайного дшоводства в напряму Document Management i Business Process Management (BPM) [l3]. Системи BPM-класу поки що не представлен! масштабно в Украш i в цьому напрямку деяк! з учаснишв ринку бачать першочергову перспективу свого розвитку [2, l2]. Це в свою чергу ставить задач! штеграци з шшими системами управлшня б!знесом пвдприемства. Дедал! популярною стае концепщя «безшовноï штеграци», яка передбачае тд час виконання певного б!знес-процесу можлившть непом!тного для користувача переходу з однiеï iнфоpмацiйноï системи в шшу.
На пвдстав! анал!зу матер!ал!в публшацш [6, lO, l4-l6] i описаних вище тенденцш та особливостей розвитку СЕД в Украш проведено систематизащю основних критерив 1х оцшки та вибору. Видшено 6 базових груп критерив, як! наведено на рис. l.
Рис. 1. Групи критерив вибору систем електронного документообпу
на ринку Украши
Кожна група представлена сво1м набором критерив, що об'еднують базов! вимоги сyчасноï IT-iндyстpiï та особливост впровадження, як! характеры для ринку Украши.
l. Вимоги до фуикцюнальностг
l.l. Основна фуикцюнальтсть: - класичне дшоводство;
- загальний документообп;
- управлшня договiрною дiяльнiстю;
- електронний apxiB;
- облш робочого часу;
- робота 3Í зверненнями громадян;
- управлшня проектами;
- управлшня процесами;
- робота з документащею тдсистеми менеджменту якост (ознайомитись з основними принципами та концепщею функцiонування пiдсистеми можна в робот!
[17]);
- тдтримка ЕЦП вiд акредитований вiтчизняних центрiв. 1.2. Додаткова функцiональнiсть:
- мехатзми роботи з файлами;
- облш заходiв та iнструменти бронювання часу i примщень;
- контроль виконання доручень;
- наявнiсть системи нагадувань;
- наявнiсть ефективних пошукових шструменпв;
- пiдтримка версiйностi документiв;
- штрих-кодування друкованих документов;
- наявтсть графiчних засобiв для оформлення анал^ично! звiтностi.
2. Технiчнi вимоги:
- тдтримка рiзних систем керування базами даних (СКБД) та крос-платформетсть;
- пiдтримка всiх типiв ктентського мiсця: товстий, тонкий та web;
- ввдкритий код для автономно! доробки та пiдтримки, гнучшсть налаштувань;
- мультiмовнiсть;
- iнтеграцiя з зовтштми системами (ERP, CRM, штернет-банкинг, офiсними програмами тощо) через документований API або через Web-сервши;
- забезпечення необхiдного рiвня швидкодн та масштабованостц
- можливiсть оргатзацн розподiленоi ^формац^но: бази;
- мехатзми роботи на мобшьних пристроях.
3. 1нформацшна безпека та вiдмовостiйкiсть:
- наявтсть механiзмiв аутентифшацп;
- тдтримка ЕЦП;
- керування правами доступу;
- мехатзми бекатроватя та регламентно! арх1ваци;
- аудит всiх дiй користувачiв та можливiсть швидкого пошуку в журнал1 регiстрацil дiй.
4. Економiчнi вимоги:
- невелика вартшть володiння (покупка, впровадження та тдтримка);
- швидке повернення iнвестицiй;
- низький перiод окупност! (вiд 2 до 3 рошв);
- мiнiмiзацiя термiну впровадження.
5. Органiзацiйно-структурнi вимоги та вимоги до штерфейсу:
- повна ввдповвдтсть законодавству Укра!ни;
- украшомовт iнтерфейс та довiдкова шформащя;
- повнота довiдковоl iнформацil та можлившть li оперативного оновлення;
- гнучшсть налаштувань, кастомiзацiя;
- зручтсть використання (user-friendly interface, зрозумша побудова доввдково! шформаци);
- наявшсть вбудованих MexaHi3MiB nepeBipRH украшсько! орфографи;
- нaявнiсть демоверси або ввддаленого доступу до демобази. 6. Вимоги до компани-вендору:
- методологи впровадження, що пройшли aпробaцiю в реальних проектах;
- нaявнiсть i доступнiсть шформацшно! пiдтримки i супроводу;
- широка мережа пaртнерiв з бaгaторiчним досвiдом впровадженн
- поширетсть ПЗ цього бренду на професшному ринку. Очiкувaнa функцiонaльнiсть ECM та BPM-систем передбачае роботу не стшьки з
документом, скшьки з процесом його обробки, причому обробки скорше не як аналогу паперового документу, а як певного управлшського ршення (УР). Тому дуже важливим з точки зору автоматизаци стае розумшня алгоритму ввдтворення життевого циклу управлшського ршення (рис. 2) та особливостей реaлiзaцil кожного етапу.
V
шя;
1н1ц1ац1я: вхщний докуме BHyTpiiimm документ, шше
Реестращя та вихщноТ шформаци, вимагае прийнят
процес «Розгляд»
Пщготовка проекту управлшського ршення
процеси «Узгодження», «Затвердження»
шдготовка та
публжащя оргашзацшно-розпорядчього документу: наказ, ^озпорядження /
«Простий cnoci6» - вщправка завдання виконавцям з контролем термш1в i якост1
Контроль виконання управлшського ршення
Контроль, облж труцовитрат
ис. 2. Алгоритм життевого цикл управлшського ршення (УР)
Для ствроб^нишв пiдприемствa процеси виглядають як задач^ а iнформaцiйнa система надае можлившть опрацьовувати цi зaдaчi:
- мати актуальний список вс1х задач;
- збер1гати всю необх1дну шформащю, пов'язану з задачею;
- керувати процесами виконання задач (прийняття задач1 до опрацювання, переадресац1я задач, перенос термшв виконання, робота з питаннями 1 уточнення задач1);
- коректно оргатзувати процес виконання задач.
Етап тдготовки управл1нського р1шення передбачае можлив1сть оргатзаци заход1в та роботу з внутрштми документами. Це в свою чергу може затребувати в1д системи не тшьки прям1 1нструменти процесного управлшня, а й додаткову функцюнальтсть. До не1 в1дносяться можлив1сть роботи з системою заход1в (зустр1ч1, наради, протоколи, контроль), тдсистема роботи з файлами, можлив1сть оргатзаци форум1в, бронювання часу та переговорних, наявн1сть власних та загальних календар1в тощо. В свою чергу оргатзащя виконання управлшського р1шення в сучасних умовах найчаст1ше передбачае проектну роботу 1 тим самим вимагае в1д системи можлив1сть реал1зувати проектний обл1к та контроль.
Безумовною ланкою життевого циклу управлшського р1шення е контроль виконання. Контроль повинен виконуватись, як оперативно (в процес1 роботи), так 1 зведено (за результатами роботи). При оперативному вар1ант1 контролюються окрем1 об'екти системи (документи, завдання, заходи тощо) та в1дстежуються так! параметри: контролер, контролюемий, контрольний терм1н.
Зведений контроль вс1х задач контролер, як правило, отримуе за допомогою системи вбудовано1 зв1тност1. На рис. 3, 4 представлено приклади вид1в зв1тност1 з контролю даних в1дносно процес1в та процесних задач.
Запрошення Комплексный процес Внутр1шнш документ Вхщнш документ Затвердження Погодження Реестращя
Розгляд Доручення Ознайомлення
Виконання
Процеси в робот1
Завершен! процеси
О 2 4 б 8 10 12 14 16 18 (кшьюсть процес1в) Рис. 3. Зв1т контролю стану б1знес-процес1в
Затвердження документов 2,63 Ознайомлення з документами 2,85
Телефонт переговори 3 qj
Узгодження договорш Читання попгги, листування
Общ
Переговори з партнерами Шдготовка документов Наради, обговорення
Рис. 4. Звгт контролю розподiлу часу на виконання процесних задач
В звiтi контролю стану бiзнес-процесiв (рис. 3) наводяться статистичт данi за
ьшсть процешв кожного виду в зазначеному перiодi знаходиться у робот!, а яка завершена.
В звт контролю розподшу часу (рис. 4) приведено топ-10 найбшьш витратних за часом видiв робiт. Наведена дiаграма дозволяе проаналiзувати вiдсотки витрат часу за видами робгт та визначити роботи, на виконання яких витрачаеться найбiльший час.
Склад та формат зв^носп в сферi управлiння процесами документообiгу в кожнш СЕД, як правило, вже визначений на рiвнi 11 стандартно! конфпурацп. Налаштування та доробка нових форм звiтностi пiд вимоги замовника завжди можлив^ але 1х вартшть суттево залежить вiд таких техтчних вимог до системи: вiдкритий код для автономно! доробки та гнучшсть налаштувань.
7. SWOT-аналiз результат1в дослщжень
Strengths. Результати проведеного дослiдження дозволяють об'ективно оцiнити стан сучасного свгтового та украшського ринку систем електронного документообiгу та основнi перспективнi напрямки його розвитку. Сформовaнi критерп вибору системи автоматизацп документообiгу системaтизовaнi i дозволяють замовнику чiтко провести аудит вшх вимог до системи автоматизацп, яю пропонуе сучасний ринок та обрати з них ii, що релевaнтнi задачам автоматизацп його власного бiзнесу. Сформований алгоритм обробки управлшського рiшення надасть украшськпм замовникам ч^ке представлення про сутнiсть процесного управлшня вже на стaртi проекту автоматизацп. Все це в сукупност дозволить зменшити термiн проекту впровадження, витрати на стaртовi дослiдження та у тдсумку отримати систему е-документообпу, що максимально задовольняе поставленим завданням автоматизацп.
Weaknesses. Безумовно, проведене дослвдження не е статичним результатом, оскшьки темпи розвитку IT-технологiй потребують постшного оновлення практично всiх результатов у цш гaлузi, що призводить до необхвдносп aктуaлiзaцil критерпв
ощнювання шформацшних систем. Це не ввдноситься до загальних алгоритмiв процесiв обробки iнформацiï, вони е апробованими практикою i принципи роботи з ними едит практично для всiх систем.
Opportunities. Ввдзначимо, що вiдповiдно до шнуючих тенденцiй розвитку украïнського IT-ринку перспективним напрямом е проведення аналопчних дослiджень в сферi систем управлшня корпоративними ресурсами.
Threats. Статистичт дант по проектам впровадження СЕД для Украши носять бiльш повний та обгрунтований характер до 2012-2014 рр. За остант роки в цш сфер1 систематичних дослiджень не проводилось i практично вся шформащя базуеться на аналiзi окремих проектiв впровадження учасниками цих проектов (або зi сторони замовника, або зi сторони компанш, що займаються автоматизацiею). Але щ публiкацiï носять дискретний характер i можуть не охоплювати вс сторони процесiв автоматизацiï. Тому сформоват тенденцiï розвитку украïнських СЕД можуть не враховувати деякi тренди, що можливо проявляться найближчим часом.
8. Висновки
1. До^джено та сформульовано основт загальнi свiтовi тенденцп розвитку систем електронного документообiгу та сучаст тенденцп розвитку цих систем в Украш. З точки зору розширення фуикцiональностi до основних тенденцiй можна вщнести розширення спектру оброблюваних документов, зростання попиту на системи ECM-класу, акцент на концепцiю процесного управлшня, забезпечення засобiв iнтеграцiï з системами ERP, CRM тощо. З шшого боку розвиток технологш потребуе наявносто SaaS-рiшень, мобiльного доступу, засобiв потокового сканування та штрих-кодування, пiдтримки ЕЦП та зростання вимог до засобiв iнформацiйного захисту.
2. Систематизовано та сформовано шшть груп базових критерпв оцiнювания та вибору СЕД: функцюнальт, технiчнi, економiчнi, органiзацiйно-структурнi вимоги та вимоги до штерфейсу, вимоги до шформацшно1" безпеки та вiдмовостiйкостi, вимоги до компани-вендору. Для кожно!" категори складено перелiк базових критерпв, за якими можна порiвнювати конкурентнi програмт продукти для автоматизацй'. Ц1 критери вiдповiдають сучасним стандартам та тенденщям розвитку IT-ринку та враховують нацюнальну специфiку. Пiдприемство-замовник може обрати весь перелш як шаблон для порiвняльного аналiзу конкурентних систем або вибрати з критерпв кожно1' категорй' ri, яш найбiльше вiдповiдають його бiзнес задачам.
3. В роботi наведено формалiзований алгоритм життевого циклу управлшського ршення в системах електронного документообиу Укра1'ни. Описано, як виглядае кожний етап алгоритму з точки зору ствроб^нишв тдприемства-замовника та якi вимоги до системи забезпечують як1сне виконання задач етапу. Розумiния замовником цього алгоритму та особливостей його реалiзацiï на старт! проекту впровадження системи е-документообпу дозволить зменшити ризики та термш проекту та у тдсумку отримати ефективно працюючу систему електронного документообиу.
Л^ература
1. Glinskikh A. Mirovoy rynok sistem elektronnogo dokumentooborota // Jet Info. Informatsionnyy byulleten. 2002. No. 8 (111). P. 40.
2. Tabakov D. Elektronnyy dokumentooborot: mirovoy i ukrainskiy rynok // hi-Tech.ua. 02.06.2008. URL: https://hi-tech.ua/article/elektronnyiy-dokumentooborot-mirovoy-i-ukrainskiy-ryinok/
3. Ferrill T. The Best Document Management Software of 2018 // PC Magazine. 2018. URL: https://www.pcmag.com/article2/0,2817,2490969,00.asp
4. Document Management Systems Market by Offering (Solutions, Services), Deployment Mode (On-Premise, Cloud-Based, and Hybrid), Organization (Small & Medium-Sized Enterprise, Large Enterprise), Application, and Geography -Global Forecast to 2023 // Research and Markets. December 2017. URL: https://www.researchandmarkets.com/reports/4433681/document-management-systems-market-by-offering#sample
5. Fearn N., McCaskill S. The best document management software of 2018 // TechRadar. 2018. URL: https://www.techradar.com/news/top-5-best-document-management-systems
6. Horovoi O. Vybir systemy elektronnoho dokumentoobihu. URL: https://fossdoc.com/ru/vybor-sed
7. Austerberry D. Digital Asset Management. CRC Press, 2013. P. 30. URL: https://books.google.com.ua/books?id=c5ncAwAAQBAJ&pg=PT38&redir_esc=y#v=onepa ge&q&f=false
8. Moroz V. Perspektyvy rozvytku elektronnoho dokumentoobihu // KyivStar Business Hab. 2015. URL: https://hub.kyivstar.ua/perspektivy-razvitiya-elektronnogo-dokumentooborota
9. Buryak V. Tendentsii na ukrainskom rynke elektronnogo dokumentooborota v 2017 godu // HiTech. Expert. 10.10.2017. URL: http://expert.com.ua/112063-tendencii-na-ukrainskom-rynke-elektronnogo-dokumentooborota-v-2017-godu.html
10. Svistunov V. Metodika vybora optimal'noy SED - nash opyt. URL: http://itdirector.org.ua/Bullet_VOO/Statji/index.php?article=913
11. Pro elektronni dokumenty ta elektronnyi dokumentoobih: Law of Ukraine No. 851-IV from 22.05.2003 // Vidomosti Verkhovnoi Rady Ukrainy. 2003. No. 36. Art. 275. URL: http://zakon3.rada. gov.ua/laws/show/851-15
12. Kolesov A. Rynok SED/ESM: itogi-2012 i perspektivy-2013 // PCWeek. 2013. URL: https://www.itweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=147015
13. Amiridi Yu., Ivanova N. Vnedrenie VRM-sistem: mirovye tendentsii i otechestvennyy opyt // Bankovskie tekhnologii. 2006. No. 4. URL: http://iso.ru/ru/press-center/publications/1451.phtml
14. Konyushenko E. K. Vybor sistemy elektronnogo dokumentooborota: vzglyad zakazchika // Obzornye stat'i. 2012. URL: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2986/
15. Mokeeva T. Trudnosti elektronnogo dokumentooborota // Seriya prakticheskikh statey. 2012. URL: http://www.klerk.ru/buh/articles/313946/
16. Bobyleva M. P. Razvitie printsipov dokumentooborota pri perekhode ot bumazhnogo k elektronnomu vzaimodeystviyu // Deloproizvodstvo. 2012. No. 2. URL: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?224
17. Tetrvak D. Dokumentatsiya sistemy kachestva. Komu ona nuzhna? 2008. URL: http://www.businessstudio.com.ua/info/articles.php?ELEMENT_ID=11430
