ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЦЕЛЯХ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

УДК 33

Экономические науки

Валяхметова Лилия Васимовна, студент Стерлитамакский филиал Башкирский государственный университет,

Стерлитамак, Россия Рафикова Венера Мунировна, к.п.н., доцент Стерлитамакский филиал Башкирский государственный университет,

Стерлитамак, Россия

ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЦЕЛЯХ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

ОРГАНИЗАЦИИ

Аннотация: Целью написания данной статьи является исследование различных систем электронного документооборота и необходимость их применения для предприятий малого бизнеса. В условиях информационного общества развитие бизнеса становится невозможным без профессионального документооборота, где на смену классическому документообороту приходит электронный. Ни одна современная организация сегодня не может существовать без грамотно организованной системы электронного документооборота, это необходимо также в целях обеспечения экономической безопасности предприятия.

Ключевые слова: Электронный документ, система электронного документооборота, внедрение.

Annotation: The purpose of writing this article is to study various electronic document management systems and the need for their application for small businesses. In the conditions of the information society, business development becomes impossible without professional document management, where electronic document management replaces the classical one. No modern organization today can

exist without a well-organized electronic document management system, this is also necessary in order to ensure the economic security of the enterprise.

Keywords: Electronic document, electronic document management system, implementation.

Ведение любого бизнеса - это ведение документации. Любой индивидуальный предприниматель сталкивается с документооборотом, не говоря уже о более крупных организационно-правовых формах. Договоры, акты, приказы, исходящая и входящая корреспонденция есть в любой организации, и их не только необходимо правильно составлять, так еще и подписывать со своими контрагентами. Почти все организации понимают необходимость ведения учета всех этих документов.

В эпоху формирования и развития цифровой экономики, различные виды информационных технологий проникли во все сферы жизнедеятельности, при этом всё большие объемы информации компании хранят в электронном виде. В целом, цифровизация бизнес-процессов, документооборота сегодня выставляет перед руководством компаний важные задачи обеспечения конфиденциальной информации, которая содержит коммерческую тайну, проблема формирования защищенных электронных систем остаётся довольно актуальной.

Защита важна следующим элементам электронной системы документооборота: файлам (база данных, программное обеспечение); аппаратным средствам (компонентам бизнес-системы, серверам, сетевому оборудованию); документам, информации в них содержащейся [2].

Можно сказать, что сегодня для компании вопросы контроля за процессом обработки информации, оптимизации документооборота имеют существенное значение, и в данном случае, успешность управления компаниями зависит от решения задач качественного, оперативного создания электронных документов, контроля над их исполнением, определенной организации их поиска, хранения и применения. Тем самым, потребность в успешном управлении электронными документами привела к формированию

обособленных систем электронного документооборота. Обеспечение безопасности в случае введения электронных систем документооборота важно для защиты от следующих угроз: угроза целостности; угроза работоспособности электронной системы; угроза конфиденциальности.

Электронный документооборот (ЭДО) - это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства» [3].

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;

параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;

непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;

единая база документов, исключающая возможность их дублирования; результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;

эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

В настоящее время системы управления документооборотом очень многофункциональны. Одним из положительных моментов является то, что снижаются затраты на бумажные носители, что является выгодным для предприятия.

Также следует отметить повышение оперативности и качества работы всех сотрудников организации с электронным документооборотом. Еще

необходимо отметить то, что информация в систематизированном виде предоставляет возможность упростить доступ к необходимым документам, а также ускорить поиск.

Стоимость конкретной системы электронного документооборота будет различна в каждом случае, ведь она зависит напрямую от функциональных возможностей данной системы. К сожалению, процесс внедрения электронного документооборота не всегда проходит быстро и беспроблемно.

Предприятия сталкиваются с такими трудностями, как: - нежелание сотрудников переходить на новую систему документооборота и осваивать новые навыки, отсутствие желания переобучаться, низкая образованность в целом; - боязнь руководства прозрачности некоторых данных и деятельности компании в целом; - частые изменения в организации, слабая формализация процессов.

При использовании электронного документооборота можно столкнуться с определенными проблемами в их правовой квалификации, а именно:

- идентификация лица как управомоченного на совершение тех или иных действий;

- соблюдение сторонами письменной формы сделки при использовании электронных сообщений;

- доказательственная сила электронных документов в суде;

- соотношение подлинника документа с его электронной формой.

Эти характерные свойства электронного документа в своей совокупности и образуют понятие юридической силы электронного документа. Правовые нормы Гражданского кодекса РФ о письменных документах действуют в том числе и на электронный документ (ст.160 ГК РФ). Использование документов в электронной форме не является основанием для изменения способа заключения договора или новой формы сделки.

В заключение хочется обратить внимание на то, что внедрение информационных технологий требует индивидуального и иногда нестандартного подхода для каждой организации отдельно в соответствии с

поставленными целями и задачами.

Компьютеризированная система, осуществляющая действия электронной системы документооборота, помогает сокращать возможные угрозы потери информации, подбирает соответствующие средства её защиты, которые перекрывают риски. Здесь удовлетворяется огромное количество требований в области обеспечения безопасности в условиях цифровизации, обеспечивается минимальная стоимость системы безопасности.

В целом, данная схема обеспечения безопасности может использоваться как элемент общей системы управления информационной безопасностью компании, нацеленной на своевременную нейтрализацию возможных рисков, возникающих на первых этапах цифровизации экономических процессов в бизнесе и гражданском обществе.

Библиографический список:

1. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ, ст. 2. - URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/ (дата обращения: 06.06.2022).

2. Волков И. К., Королев И. Д. Формирование электронных дел в системе электронного документооборота // Естественные и математические науки в современном мире: сборник статей по мат-лам Междунар. науч.-практ. конф. - № 1(48). - Новосибирск: СибАК, 2017. - С. 36-41. - URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=28090446 (дата обращения: 06.06.2022).

3. Маров В. Н. Электронные системы делопроизводства // Научный журнал. - Иваново, 2017. - № 2(15). - С. 34-35. - URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=28434765 (дата обращения: 06.06.2022).

4. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, С. 2010. - 232.

5. Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 № 63 -ФЗ, ст. 3. - URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/ (дата обращения: 06.06.2022).