CC BY
140
БУХГАЛТЕРСКИМ УЧЕТ И СТАТИСТИКА
Natalia Vladimirovna Predeus,
Doctor of Economics, associate professor,
dean of the faculty of master's and postgraduate studies,
Saratov socio-economic institute (branch)
of Plekhanov Russian University of Economics
Aleksey Vyacheslavovich Nikoryukin,
PhD in Economics,
associate professor of the department of accounting, business analysis and audit, Saratov socio-economic institute (branch) of Plekhanov Russian University of Economics
Elena Olegovna Kopayeva,
chief specialist of the department of corporate accounting, OJSC "Saratovneftegaz"
Наталия Владимировна Предеус,
доктор экономических наук, доцент, декан факультета магистратуры и аспирантуры, Саратовский социально-экономический институт (филиал)
РЭУ им. Г.В. Плеханова
«¡ДМ» [email protected]
Алексей Вячеславович Никорюкин,
кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета, анализа хозяйственной деятельности и аудита, Саратовский социально-экономический институт (филиал)
РЭУ им. Г.В. Плеханова
Елена Олеговна Копаева,
главный специалист отдела корпоративной отчетности,
ОАО «Саратовнефтегаз»
УДК 657.0:336.226
ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ
Статья посвящена последним изменениям налогового законодательства, касающимся применения электронного документооборота в организации налогового учета. Важнейшие нововведения в данной сфере сопоставляются с долгосрочной налоговой стратегией правительства РФ. В работе проанализированы основные проблемы, с которыми сталкиваются организации при переходе на электронный документооборот. Подробно изучены законодательные акты (приказы, положения), официальные разъяснения Минфина и ФНС относительно использования электронных документов. Отдельное внимание уделено изучению последствий и перспектив внедрения электронного документооборота в налоговом учете.
Ключевые слова: электронная цифровая подпись, электронный документооборот, квалификационный сертификат, налоговый учет.
ISSN 1994-5G94 ♦-
129 -♦
PROBLEMS AND PROSPECTS OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
IN TAX ACCOUNTING
The article deals with the latest changes in tax legislation relating to the use of electronic document management system in the management of tax accounting. The most important innovations in this area are in line with the long-term tax strategy of the Russian government. The article analyzes major issues faced by organizations during transition to electronic document management system. The authors examine in detail legislative acts (orders, regulations), official statements of the Ministry of Finance and the Federal Tax Service regarding the use of electronic documents. Special attention is paid to studying the consequences and prospects of introducing electronic document management in tax accounting.
Keywords: electronic digital signature, electronic document management, qualification certificate, tax accounting.
В последние годы стремительно растет популярность автоматизированных систем управления и электронного документооборота. Согласно данным статистики, каждые три года удваивается объем корпоративной документации, представленной в электронной форме.
Рост интереса к электронному документообороту обусловлен тем, что современные информационные и телекоммуникационные средства позволяют существенно ускорить и упростить работу с документами внутри организации. С этой целью повсеместно внедряются автоматические системы управления документами, предназначенные для подготовки, согласования, обработки, хранения и поиска документов организации в электронном виде. Обязательным требованием к таким системам является гарантия безопасности, конфиденциальности, защиты электронных документов от искажений. Применение АСУД позволяет освободить сотрудников от трудоемких и рутинных операций, снизить затраты на обеспечение документооборота, ускорить все производственные процессы, повысить эффективность управления и конкурентоспособность организации.
На сегодняшний день наиболее актуальной является задача организации системы электронного документооборота с внешними пользователями информации - контрагентами организации и органами власти. В частности, весьма важной представляется кодификация и формализация использования электронных документов в организации налогового учета и взаимодействия с налоговыми органами. Усилиями Министерства финансов и Федеральной налоговой службы РФ в последнем направлении достигнуты значительные успехи.
Существенно расширена сфера применения электронного документооборота при составлении налоговых деклараций. Однако за налогоплательщиком остается выбор: предоставлять декларации и расчеты в виде электронного документа или на бумажном носителе. То есть применение электронной налоговой отчетности является правом, а не обязанностью налогоплательщика.
Лишь в отношении деклараций по НДС налоговые органы вправе требовать предоставления в электронной форме документов, служащих основаниями и подтверждающих правильность исчисления налогов и своевременность их уплаты.
Данное требование связано с применением автоматизированных средств камерального контроля за исчислением и уплатой налога на добавленную стоимость - «АСК-НДС» и АИС «Налог-3».
НК РФ также содержит императивную норму о предоставлении налогоплательщиками, на которых возложена обязанность предоставлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, документов по требованиям контролирующих органов также в электронной форме. ФНС утвердила порядок направления требования и порядок предоставления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота либо через личный кабинет налогоплательщика.
Формы налоговых деклараций и форматы документов, необходимых для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, а также порядок их заполнения, направления и получения в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (пп. 1, 4 ст. 31 НК РФ). На сегодняшний день разработаны электронные формы деклараций по всем налогам, подготовлены методические рекомендации по их заполнению, исправлению и отправке по ТКС, введен единый формат криптографических файлов для осуществления электронного документооборота налогоплательщиков и контролирующих органов.
Налоговые органы также обязали налогоплательщиков направлять уведомления ФНС в случае изменения электронного адреса и оператора ЭДО. По общему правилу налоговые органы будут отправлять требования по адресу, с которого была направлена последняя налоговая отчетность.
Отмечая существенные усилия правительства в распространении практики электронного документооборота, следует признать наличие существенных пробелов в законодательстве. До сих пор не разработаны нормы, регулирующие применение электронного документооборота при организации бухгалтерского и налогового учета в организации, а также электронного документооборота между контрагентами.
130 ♦-
Вестник СГСЭУ. 2019. № 1 (75) -♦
Одной из наиболее актуальных проблем является подтверждение данных налогового учета (исчисления и уплаты налогов) электронными документами. В недавнем письме ФНС напомнила, что расходы признаются в целях налогообложения прибыли, если они подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. При этом Налоговый кодекс не содержит прямой нормы, закрепляющей право организации подтверждать расходы электронными документами.
В бухгалтерском учете законодательно закреплено право организации использовать первичные документы как на бумажном носителе, так и в форме электронных документов, подписанных электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона N° 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Напротив, налоговое законодательство наделяет юридической силой лишь некоторые электронные документы:
- счета-фактуры, трудовые договоры и другие формализованные документы (требования к форме которых законодательно регламентированы), заверенные квалифицированной электронной подписью [1, с. 373];
- доверенности, договоры и некоторые другие неформализованные документы, заверенные простой электронной подписью.
ФНС начала разработку унифицированного электронного формата для первичной документации, но пока ограничилась лишь формами накладных, актов и первичных документов, совмещенных со счетом-фактурой [3, с. 106].
Наибольшего прогресса налоговые органы добились в разработке нормативных основ и технологии применения электронной подписи (далее - ЭП).
ЭП заверяет юридическую правомочность электронных документов и признается достоверной при наличии квалифицированного сертификата ключа электронной подписи, а также соглашения о взаимном признании ЭП между участниками электронного документооборота.
Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-Ф3 «Об электронной подписи» установлены четыре вида электронных подписей для различных типов документов бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, введен институт удостоверяющих центров электронного документооборота, которые налогоплательщик вправе выбирать по своему усмотрению [4, с. 72]. При этом оценка правомерности применения конкретных технологий создания электронной подписи относится к компетенции не ФНС, а Минкомсвязи.
Важнейшей проблемой организации электронного документооборота (далее - ЭДО) на предприятии является соблюдение сроков хранения документации, установленных налоговым и архивным законодательством. В частности, для документов постоянного хранения (например, годовая бухгалтерская отчетность или личные дела работников) устанавливаются сроки в 50-70 лет [2, с. 123]. Практика применения ЭДО свидетельствует о невозможности обеспечить столь длительное хранение для электронных документов. Данная проблема
связана с быстрым устареванием физических носителей цифровой информации (дискеты, компакт-диски, флешки). Кроме того, в условиях стремительного изменения форматов электронных документов сложно гарантировать адекватное воспроизведение сохраненной информации спустя много лет. На фоне роста популярности облачного хранения сложно прогнозировать, насколько современные форматы будут совместимы с технологиями будущего.
При организации ЭДО следует также учитывать, что по истечении обязательного срока хранения электронные документы, как и документы на бумажном носителе, подлежат уничтожению. Порядок и процедура уничтожения аналогичны бумажным документам и регулируются Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле». Однако в силу специфики работы с цифровой информацией для удаления электронных документов рекомендуется привлекать специализированные компании, гарантирующие конфиденциальность, полное стирание скрытых и случайных копий, защиту от последующего несанкционированного использования документа.
Защита электронной информации тесно связана с проблемой внесения исправлений в электронный документ. В данном вопросе следует, в частности, руководствоваться нормами федерального стандарта бухгалтерского учета «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Проект стандарта был опубликован на сайте Минфина 31 мая 2018 г., а вступление его в силу запланировано на начало 2020 г. Данный ФСБУ устанавливает требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете экономических субъектов. В отношении электронных документов он регламентирует порядок внесения исправлений либо замены электронных документов [6, с. 120].
Таким образом, главными проблемами внедрения систем электронного документооборота являются подтверждение достоверности передаваемой по ТКС информации, ее форма и формат, а также гарантия конфиденциальности и защиты от внешнего вмешательства.
Говоря о перспективах развития ЭДО, следует признать значительный прогресс в распространении цифровых технологий в сфере государственного управления, бюджетной деятельности и управления государственными предприятиями. С 2018 г. на электронный документооборот перешли все госорганы, действует единая система межведомственного электронного взаимодействия. ФНС России в 2017-2018 гг. успешно реализовала план мероприятий по расширению электронного документооборота: направление документации, аудиторские проверки и переписка с госорганами осуществляются в электронном формате. К 2019 г. планируется полный запрет сдачи налоговой отчетности в бумажной форме. В 2020 г. Центральный банк РФ запланировал полный переход на электронный документооборот как во внутреннем управлении, так и в операциях с внешними пользователями.
ISSN 1994-5094 ♦-
131 -♦
Преимущества электронного документооборота для управленческих процессов несомненны: экономия финансовых, трудовых, материальных и временных ресурсов [7, с. 86]. Однако значительное отставание в нормативно-правовом оформлении ЭДО затрудняет повсеместный переход на него организаций и физических лиц.
Подводя итог сравнению электронного и бумажного документооборота, следует признать, что на сегодняшний день они могут дополнять, но не полностью заменять друг друга. Разработка стратегии документооборота в организации с использованием электронных средств предполагает, с одной стороны, использование всех преимуществ электронного документооборота для повышения эффективности управления, а с другой - максимально бережное хранение бумажных документов и создание на их основе электронного архива. Особое внимание при этом необходимо уделить проблеме защиты информации от ошибок и умышленных искажений, обеспечению конфиденциальности, юридической достоверности электронной информации.
1. Бердинская Ю.П., Ваганова О.Е. Влияние системы внутреннего аудита на организацию системы внутреннего контроля предприятия // Решение. 2016. Т. 1. С. 373-374.
2. Зверякина С.А., Ваганова О.Е. Необходимость формирования эффективной системы аналитического обеспечения управления капиталом коммерческой организации // Современная экономика и управление: подходы, концепции, модели: мат. II Междунар. науч.-практ. конф. Саратов, 2016. С. 123-125.
3. Никорюкин А.В. Порядок признания в бухгалтерском учете расходов туроператоров и турагентов // Наука и общество. 2012. № 2 (5). С. 106-113.
4. Никорюкин А.В. Взаимоувязка показателей бухгалтерской и статистической отчетности предприятий туристской отрасли // Саратовской области - 80 лет: история, опыт развития, перспективы роста: сб. науч. тр. по итогам Междунар. науч.-практ. конф.: в 3 ч. / отв. ред. Н.С. Яшин. Саратов, 2016. С. 72-73.
5. ПредеусН.В., КопаеваЕ.О. Информационные технологии налогового контроля НДС // Факторы успеха. 2018. № 1 (10). С. 76-79.
6. Предеус Ю.В. Учетно-аналитическое обеспечение экономической безопасности субъектов строительного бизнеса: дис. ... канд. экон. наук / Оренбургский государственный университет. Оренбург, 2017.
7. Предеус Ю.В. Взаимосвязь бухгалтерского и налогового дела с системой экономической безопасности предприятий // Актуальные проблемы гуманитарных и общественных наук: сб. науч. ст. I Междунар. науч.-практ. конф. / под общ. ред. О.В. Ягова. 2014. С. 85-89.
