ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРОМЫШЛЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

10. Дементьева О.А. Регулирование экономической деятельности в муниципальных образованиях // Российская юстиция. 2012. N 2. С. 8 - 11.

11. Чердакова Л.А. О субъектах права муниципальной собственности: дискуссии продолжаются // Государственная власть и местное самоуправление. 2013. N 5. С. 25 - 27.

12. Управление государственной и муниципальной собственностью: право, экономика, недвижимость и природопользование: монография / А.И. Галкин, С.Г. Еремин, Г.М. Кадырова и др.; под ред. С.Е. Прокофьева, О.В. Паниной, С.Г. Еремина. М.: Юстицинформ, 2014. 336 с.

13. Мокрый В.С. Социально-экономическое развитие муниципальных образований в условиях реформы местного самоуправления // Государственная власть и местное самоуправление. 2006. N 4. С. 18

Зимин А. Ю. магистрант

кафедра информационных технологий предпринимательства Санкт-Петербургский государственный университет

аэрокосмического приборостроения Россия, г. Санкт-Петербург ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРОМЫШЛЕННОГО

ПРЕДПРИЯТИЯ

Аннотация: Статья посвящена вопросам применения систем электронного документооборота в деятельности промышленных предприятий. В ней рассмотрено для чего именно организуются системы электронного документооборота, их преимущества. Составлено дерево целей внедрения системы. и показаны основные обязательные функции необходимые для достижения поставленных целей на предприятии.

Ключевые слова: Информационные технологии, документооборот, электронный документ, системы электронного документооборота, ECM.

Abstract: The article is devoted to the use of electronic document management systems in industrial activities. It examines what is being organized electronic document management systems, their advantages. Compiled tree system implementation purposes. and the basic mandatory functions required to achieve the goals of the enterprise.

Keywords: Information technology, workflow, electronic document, electronic document management, ECM.

Электронный документ (ЭД) - документ, информация которого представлена в электронной форме. Электронный документооборот -документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (СЭД) [1].

На предприятиях, не использующих в своей деятельности СЭД, основная масса документов составляется в электронном виде, несмотря на это, большая их часть распечатывается для подписания и запуска в работу. Внедрение СЭД является необходимостью повышения эффективности

бизнес-процессов в подобных организациях.

Главной целью внедрения СЭД на любом предприятии является повышение качества управления, способствующее повышению экономической эффективности компании в целом. Рисунок показывает дерево целей внедрения СЭД на производственном предприятии. Выделим основные функции необходимые для достижения поставленных целей.

Система отчётности по статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов и принимать управленческие решения.

Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного в любой момент времени жизни документа повышает исполнительскую дисциплину.

Оперативное получение информации экономит рабочее время сотрудников: на ручную обработку данных, передачу, копирование; поиск нужных документов. Что позволит сотрудникам использовать сэкономленное время на более тщательное выполнение должностных обязанностей, сконцентрировать внимание на профессиональных проблемах.

Однократная регистрация документа, позволяет однозначно идентифицировать документ, исключить дублирование, вносить требующиеся правки единожды, без исправления всех пользовательских экземпляров, что актуально для технической документации, чертежей в производственных и проектных организациях [2].

ЭД обладает преимуществом перед бумажным документом -возможностью параллельного выполнения операций [3]. Это позволяет проводить параллельное рассмотрение, распределение проекта документа по компетенциям производственных подразделений.

Единое корпоративное хранилище документов решает проблему географической удаленности людей (сотрудников филиалов или удаленных производственных площадок, командированных сотрудников) и обеспечивает возможность их совместной работы.

Протоколирование изменений и отслеживание версий документа. При совместной работе нескольких пользователей над одним документом, много сил отнимает проблема «версий» и проблема «копий и оригиналов».

Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента создания до момента списания фиксируется.

Справочник шаблонов позволяет быстро создавать документы, отвечающие не только стандартам предприятия, но и будучи проверенными юристами шаблоны гарантируют исполнение законодательства.

Учтенной должна быть проблема разграничения доступа, например, инженерно-технический работник не имеет права редактировать или читать финансовые документы бухгалтерии.

Постановка системы менеджмента качества является актуальной задачей производителей, требования рынка и заказчиков предполагают работу только с сертифицированными предприятиями. Одно из требований

менеджмента качества - это прозрачно поставленный документооборот [4].

Благодаря системе оповещения можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимых положений и инструкций.

Экономия средств при использовании более дешевой технологии обработки документов в электронной форме: на бумагу, на копировально-множительную технику, на доставку информации в бумажном виде, на хранение бумажных документов.

Рисунок 1 - Дерево целей внедрения СЭД на производственном предприятии

"Экономика и социум" №6(25) 2016

www.iupr.ru

В итоге, для лучшего понимания были рассмотрены понятия электронного документа и СЭД. В результате для достижения целей внедрения СЭД были выделены основные функциональные и технологические требования. Используя основополагающие принципы -однократную регистрацию документа, единое корпоративное хранилище документов, контроль исполнения, делегирования полномочий, развитую систему поиска документов организации, механизмы оповещения сотрудников по событиям, соблюдение принципов защиты и разграничения доступа к информации технология электронного документооборота позволяет сформировать и успешно использовать единую базу знаний, повышая продуктивность сотрудников, наиболее оперативно полно удовлетворять информационные потребности руководства и подчиненных в работе производственного предприятия.

Использованные источники: ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, Москва: Стандартинформ. 2015, 21 с.

Федяинова В. И. Электронный документооборот: технология внедрения и способ оптимизации бизнес-процедур. / В. И. Федяинова, Т. Н. Сысо // Вестник Омского университета. Серия «Экономика». 2012. Вып 4. С. 36-44. Пакеева В. В. Система электронного документоборота / В. В. Пакеева // Реальность - сумма информационных технологий. Сборник научных трудов. 2015. С.129-133.

Одувалова М. В. Средний и малый бизнес внедряют электронный документооборот / М. В. Одувалова // Экономика и управление в XXI веке: Тенденции развития. 2013. С. 257-261.

Зиниша О. С., к. э.н.

доцент

кафедра денежного обращения и кредита

Есипова Е. С. студент 3-го курса экономический факультет ФГБОУ ВПО «Кубанский государственный

аграрный университет» Россия, г. Краснодар РЕАЛИЗАЦИЯ КОМПЛЕКСНОГО ПОДХОДА К РЕШЕНИЮ ВОПРОСА ПРОТИВОДЕЙСТВИЯ ЛЕГАЛИЗАЦИИ (ОТМЫВАНИЮ) ДОХОДОВ, ПОЛУЧЕННЫХ ПРЕСТУПНЫМ ПУТЁМ Аннотация: Данная статья посвящена рассмотрению проблемы противодействия отмыванию доходов, полученных преступным путём. В ней рассматривается сущность процесса отмывания доходов, а также международные системы борьбы с отмыванием доходов - ФАТФ и группы