CC BY
17
Посилання на статтю_
Морозов В.В. Використання cиcтeми якicниx покaзникiв до оцЫки eфeктивноcтi дiяльноcтi з yпрaвлiння проектами в проeктно-орieнтовaниx компaнiяx/B.B. Морозов// Управлшня проектами та розвиток виробництва: Зб.нayк.пр. - Лyгaнcьк: вид-во СНУ iм. В.Даля, 2008 - №2(26). С. 119-124._
УДК 519.68:681.3:658.012.4
В.В. Морозов
ВИКОРИСТАННЯ СИСТЕМИ ЯК1СНИХ ПОКАЗНИК1В ДО ОЦ1НКИ ЕФЕКТИВНОСТ1 Д1ЯЛЬНОСТ1 З УПРАВЛ1ННЯ ПРОЕКТАМИ В ПРОЕКТНО-ОР1СНТОВАНИХ КОМПАН1ЯХ
Проведено аналiз основних проблем сучасних систем в^ру якостi (ефективност^ функцiонування проектно-орieнтованоí органiзацií та розглянута можпивiсть застосування до оцiнки дiяльностi по закупiвлям та контрактам в проектах розвитку проектно-орieнтованих девелоперских компанм системи якiсних показникiв, побудованiй на визначенн основних найважпивiших показникiв тако' дiяпьностi i розробцi системи рейтинпв по оцiнцi значущостi i використання. Табл. 1, дж. 7.
В.В. Морозов
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СИСТЕМЫ КАЧЕСТВЕННЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ПРИ ОЦЕНКЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПО УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ В ПРОЕКТНО-ОРИЕНТИРОВАННЫХ КОМПАНИЯХ
Проведен анализ основных проблем современных систем измерения качества (эффективности) функционирования проектно-ориентированной организации и рассмотрена возможность применения к оценке деятельности по закупкам и контрактам в проектах развития проектно-ориентированных девелоперских компаний системы качественных показателей, основанной на определении основных важнейших показателей такой деятельности и разработке системы рейтингов по оценке значимости и использования. Табл. 1, дж. 7.
V.V. Morozov
QUALITATIVE INDEXE SYSTEM FOR EVALUATION ACTIVITY ON PROJECT MANAGEMENT IN PROJECT-ORIENTED ORGANIZATION
Analysis of basic problems of modern systems which evaluate the project-oriented organization quality (efficiency) is carried out. The opportunity to applicate qualitative indexe system when evaluating activity on procurement and contracting in development companies projects is searched. This system based on definition of such activity major indexes as far as rating system concerning importance and usage.
Постановка проблеми у загальному виглядi. Платники податмв завжди xочyть знати куди i на що витрaчaютьcя ïx грошк Традицшно державы адмшютраци (оргашзаци) давали вщповщь ^ме на це питання. Bcя ^стема затвердження бюджeтy, плaнyвaння i проведення дeржaвниx зaкyпiвeль, ayдитy, "Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26) 1
статистична зв^нють i так далi - була максимумом того, що уряд м^ робити в цш област [2,7].
У сучасних демократичних державах щея, що громадськостi досить знати «куди пiшли Тх грошЬ явно застарта. Сучаснi громадяни е також i досвiдченими споживачами, вони мають доступ до рiзномaнiтноТ' шформаци i знають своТ права. Вони хочуть знати як функцiонують школи, лкарш, мiлiцiя i, нарештi, iншi сусшльш iнститути i який сервiс вони отримують за своТ грошi [4].
Це тенден^я - звiт про ефективнють (якостi, якщо хочете) функцюнування суспiльних iнститутiв - прослiджуеться у вах краТнах, включаючи краТни, що розвиваються, i краТни з перехщними економiками [1,5]. Не всi вони слщують единiй, загальноприйнятiй методологи, проте ця тенден^я прослiджуеться скрiзь [7].
Анал'з сучасних досл'джень та публЫацш. Якщо ми хочемо полтшити якють функцюнування оргашзаци, будь то державна установа, фiрма, мiнiстерство, агентство або уряд в цтому - насамперед ми повинш умiти вимiрювати або оцшювати ефективнiсть (якiсть) Тх роботи. Знайти про те, як б вимiрюванi параметри задовольняли всi залучен сторони i запропонувати методологiю вимiру - це е не простим завданням. Мета уряду - надання послуг громадянам: вщ осв^и до ремонту дор^, вiд збору податш до охорони здоров'я. I ц послуги повиннi надаватися так, щоб громадяни розумти, що Тх податки «працюють» i приносять користь сусптьству [4].
До недавнього часу основою для планування i оцiнцi дiяльностi державних установ служили фiнансово-економiчнi показники. Останшм часом, проте, особливо в приватному секторi економiки, а також при впровадженн проектно-орiентованих технологш управлiння [3,6] спостерiгаеться тенденцiя використання ключових iндикаторiв, i цей пщхщ представляеться найбiльш переважним.
Основн проблеми сучасних систем вимiру якост/ (ефективност) функцюнування проектно-ор'юнтовано)' орган'зацп:
1. Вони вщображають якiсть фiнансовоТ дiяльностi i не пiднiмають питань якост пропонованого сервiсу.
2. Несумiснiсть параметрiв, використовуваних для встановлення цiлей i планування дiяльностi з параметрами, використовуваними для вимiру якостi функцiонування.
3. Вибраш параметри неможливо застосувати до вах рiвнiв оргaнiзaцiТ.
4. Параметри частенько не можна застосувати поза оргашза^ею.
5. Можливi труднощi в отриманн достовiрноТ iнформaцiТ стосовно показнимв ефективностi i якостi.
6. Система оцшки результaтiв дiяльностi негнучка i не дозволяе вносити змiни.
7. Iснуючi системи оцiнки нaцiленi на контроль, на констатацш фaктiв, а не на полтшення.
8. Багато систем оцiнки не роблять вщмшносп мiж життево важливими i повсякденними, тривiaльними завданнями.
9. Деякi вимiрювaнi параметри орiентовaнi на мiсцевi ц^ (рiвня департаменту) зaмiсть спiльних цтей оргaнiзaцiТ.
10. Проблема на людському рiвнi - багато менеджерiв можуть не прийняти концепцiю оцiнки, що зачтае Тх iнтереси.
Формулювання цтей та завдань. У данш статп буде запропонований опис пiдходу до кшькюноТ' оцiнки дiяльностi зaкупiвельних пщрозд^в проектно-орiентовaних компaнiй, оснований на визначенн основних нaйвaжливiших покaзникiв такоТ дiяльностi i розробцi системи рейтинпв по оцiнцi знaчущостi i використання. Це дозволить визначити фокусы показники для необхщно'Т оцшки.
2
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)
Виклад основного матерiалу. Багато рок1в працюючи на посадах головного закушвельника в нацюнальних проектах, як1 ф1нансуються за допомогою М1жнародного банку реконструкци та розвитку (МБРР), проводячи консультацшну д1яльнють по багатьох 1нших проектах автор дшшов висновку, що одним з важливих фактор1в мотиваци д1яльност1 проектних команд, зокрема пщроздту закуп1вельник1в, е справедлива оц1нка вщповщноТ проектно' д1яльностк Так1 досл1дження показали, що хоча робота проводилася з приватними ф1рмами, проте, багато висновмв I пропозици актуальн1 I для державного сектору. Автор проанал1зував потреби у результатах дослщжень з точки зору головних кер1вник1в проектно-ор1ентованих компан1й (т1, як1 виконують I впроваджують багато проект1в, або вся д1яльн1сть компани йде через проекти) I кер1вник1в вщдт1в закуп1вель.
Коли головних кер1вник1в найбтьших виробничих I серв1сних компан1й попросили назвати найважливш показники для оцшки закуп1вельно' д1яльност1, наступн1 п'ять були включен в число пр1оритетних: якють товар1в/послуг/роб1т, що поставляються, проблеми пов'язан з вибором над1йного постачальника, якють виконання контракт1в, задоволен1сть к1нцевих користувач1в I варт1сть самого процесу закуп1вл1.
Досл1дження показали, що список показнимв закушвельноТ д1яльност1 можна скласти приблизно з 90 пунклв. Вс1 показники були розбит1 на ш1сть категорш. Кер1вник1в в1дд1л1в закуп1вель з 285 крупних м1жнародних та укра'нських виробничих ф1рм попросили оц1нити кожен з 90 показниш в план1 'х значущост1 I фактичного використання. Наступн показники отримали найвищу оц1нку:
1. Укрупнення обсяпв закуп1вель для отримання випдшших пропозиц1й I п1двищення штересу постачальник1в до участ1 в постачаннях.
2. Точний, своечасний I ефективний зб1р даних (анал1з ринку).
3. Переговори по цшових пропозиц1ях, що приводять до економи.
Проте, в плат 'х фактичного використання, найвищу оцшку отримали наступних три показники:
1. Переговори по цшових пропозиц1ях, що приводять до економи.
2. Зютавлення бюджету вщдту закуп1вель з фактичними витратами.
3. Якють виконання попередшх контракт1в.
Щоб з1ставити фактичне використання конкретного показника Р| , де i=1,N, при N - загальна ктькють показникiв в системi рейтингiв по оцiнцi значущостi i використання, з тим, наскiпьки значущим визнали його керiвники вiддiпiв закутвель, можна створити анапiтичну рейтингову систему, яку можна назвемо -«оцшка значущосп i використання - ОЗВ». Бали в цьому рейтингу будуть пiдраховуватися шляхом дiлення вiдсотка фактичного використання того або шшого показника на 100 i множення отриманого результату на середню оцiнку його значущосп (вiд 1 - найкорисшший, до 5 - найменш корисний).
Таким чином, якщо даний показник Р| використовувався 100 вiдсотками фiрм, що брали участь в проведеному дослщженш, i всi фiрми одностайно погодилися, що цей показник корисний, це рiвняння виглядатиме таким чином:
100 х 1 = ОЗВ - Piвне 1.
100
У загальному ж виглядi формула для пщрахунку рейтингу буде мати наступний вигляд:
Р
ОЗВ =Р х К . г 100 г
"Управл1ння проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)
3
де 03Bj - значення показника в CMcreMi рейтинпв по оцiнцi значущост i використання;
Pi - конкретний i-й показник якостi закупiвельноï дiяльностi проектно-орiентованоï компани';
Kj - середня оцшка значущостi показникiв у груш показниш якостi, при цьому i = 1,M, де М - кiлькiсть груп показнимв.
Тому, чим нижча ктькють балiв в цьому рейтингу, тим краще поеднання значущостi цього показника, як вш сприймаеться учасниками дослiдження, з його фактичним використанням фiрмами, що брали участь в цьому дослщженш.
Нижче перераховано 20 показниш закушвельно'' дiяльностi, що очолюють рейтинг ОЗВ, розбит на шiсть категорiй, по яких проводилися вимiри в даному дослщженш (табл.1).
Таблиця 1
20 головних показнимв якостi закушвельноТ дiяльностi (на niACTaBi рейтингу ОЗВ)
ОЗВ Номер Показники якост дiяльностi
Розвиток бази постачальникв (7)
1,93 3 Якють виконання попередых постачань
2,1 5 Вимога до постачальниюв мати надшш програми забезпечення якост1 i його безперервного пщвищення
2,31 7 Використання безперервних програм пщвищення якост роботи
2,43 11 Основы постачальники сертифнковаы
2,49 13 Довгострокова цшова полiтика постачальниюв
2,64 15 Квалiфiкацiйнi вимоги (фшансове, економiчне положення, наявнють квалiфiкованого персоналу)
2,76 18 Зацкавленють постачальника в довгострокових контрактних стосунках (3 року i бтьш)
Цна - ефективнсть (4)
1,78 1 Переговори про цши, що приводять до економи
1,86 2 Об'еднання (укрупнення) закутвель для отримання вигщнших пропозицш
2,36 10 Вартють доставки
Використання систем (4)
2,35 9 Використання персональних комп'ютерiв i робочих станцiй
2,58 14 Точний, своечасний i ефективний збiр шформаци
2,71 17 Об'еднання в мережу кшцевих користувачiв, закупiвельний вiддiл i фiнансовий вщдт
2,77 19 Використання систем електронного обмiну даними
Оргашза^я (2)
2,22 6 Зютавлення бюджету вiддiлу закупiвель з фактичними витратами
2,32 8 Використання бенчмаркингу для безперервного пщвищення якост роботи
Управлiння базою постачальникв (2)
1,99 4 Мошторинг якост виконання контрактiв
2,67 16 Кiлькiсть квалiфiкованих постачальникiв в базi даних
Спльна оцнка якост'1 роботи (1)
2,78 20 Сптьна оцiнка якостi роботи закупiвельного вщдту вищим керiвником
Проведемо аналiз отриманих результатiв. Наступнi п'ять показниш закушвельно' дiяльностi очолили рейтинг «оцшка значущост i використання» (ОЗВ):
4
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)
1. Переговори про цши, що приводять до економи (ОЗВ - 1,78).
2. Поеднання об'емiв закушвель для чинення тиску на постачальниш з метою отримання вигщшших умов (1,86).
3. Якють виконання попереднiх постачань (1,93).
4. Мошторинг виконання доставок (1,99).
5. Вимога до постачальниш мати надшш програми забезпечення якост i Тх безперервне пщвищення (2,10).
Всi цi п'ять показниш з якнайкращим поеднанням значущостi i використання вiдносяться до напрямiв, як зазвичай вважаються за прiоритетнi в закушвельнш дiяльностi: цна, доставка / яксть.
Слiд, звичайно, обмовитися, що в багато краТнах з «перехiдними економiками» процедури державних закушвель категорично виключають навiть саму можливють переговорiв з постачальниками, що представляеться досить сшрною вимогою. Проте, вище перераховаш данi не повинш iнтерпретуватися як iстина в останнш iнстанцiТ i механiчно застосовуватися у вах випадках.
За винятком випадш, прямо передбачених чинним законодавством УкраТни з питань закупiвель, проведення будь-яких переговорiв мiж замовником або конкурсною комiсiею i учасником (учасниками) щодо конкурсних заявок не допускаеться. В разi порушення вказаного положення, результати конкурсу i пов'язаний з його пщсумками державний або мунщипальний контракт можуть бути визнанi недiйсними у встановленому законодавством порядку.
РекомендацИ по створенню системи вим'ру. Кожна оргашза^я мае своТ вщм^ш особливостi: мiсiю, бачення, стратегiю. Показники оцiнки повинш вибиратися так, щоб вони вщповщали ситуаци. Проте, при створеннi системи оцшки менеджерам рекомендуеться враховувати наступне:
1. Показники слщ розробляти для використання в конкретному тимчасовому промiжку.
2. Ц^ вимiру (оцiнки) специфiчнi для кожноТ органiзацiТ.
3. Показники повинш охоплювати фiнансовi результати, якють роботи постачальниш, використовуваш технологiТ, внутршш методи роботи i полiтику в област закупiвель.
4. Показники повинш аналiзуватися i перiодично оновлюватися.
5. Аналiз спiльних тенденцiй розвитку обов'язковий.
6. Не слщ захоплюватися великою ктькютю або ктькютю використовуваних показниш.
7. Бенчмаркинг е джерелом нових щей i шновацшних пiдходiв.
8. Показники мають бути джерелом шформаци для керiвництва при ухваленнi стратепчних рiшень.
9. Показники можуть виявити результативнють закупiвельноТ дiяльностi i визначити напрями, по яких потрiбно пщвищувати якiсть роботи.
10. Безперервне пщвищення якосп закупiвельноТ дiяльностi залежить вщ Т'Т вимiру.
Якщо вiд вщдту закупiвель дiйсно чекають стратегiчного вкладу в конкурентоспроможнють органiзацiТ, то зусилля мають бути сконцентроваш на якосп пропонованого сервiсу, вартостi товарiв/робiт/послуг, що купуються, i часовому циклi закушвлк
Оцiнка, або вимiр, якостi закушвельноТ дiяльностi завжди була важкою проблемою для професшних закупiвельникiв. Традицiйно, оргашзаци концентрували увагу на аналiзi своТх власних внутрiшнiх тенденцiй, порiвнюючи якють поточноТ роботи свого вiддiлу закушвель з якютю його роботи в попереднш перiод для того, щоб визначити, чи е полтшення. Хоча це, поза сумшвом, е обфунтованою формою оцiнки, вона нiчого не говорить про те, як виглядае
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)
5
робота вщдту закушвель порiвняно з роботою аналогiчних вiддiлiв в iнших мшютерствах/агентствах або регiональних структурах або в приватному 6i3Heci.
Висновки. Проведений аналiз стану впровадження методологи управлiння проектами в проектно-орieнтованих органiзацiях, зокрема оцшц ефективностi дiяльностi пiдроздiлiв по закушвлям, дозволив виявити основнi напрямки ТТ розвитку, сформулювати методику з визначенням основних якiсних показникiв такоТ дiяльностi.
Розглянутий пiдхiд до створення системи оцшки такоТ ефективностi - на основi аналiтичноТ рейтинговоТ системи показниш.
ЛИТЕРАТУРА
1. Бушуев С.Д., Чинви Мгбере. Модель стратегического управления изменениями в управлении проектами компании по созданию и развитию бизнесов // Управлшня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: вид-во СНУ ¡м. В.Даля, 2005. - № 4(16). - С. 13-21.
2. Морозов В.В. Основи закуп1вель товар1в, роб1т та послуг в проектах: (Тендеры процедури та контракти): Навчальний пос1бник - К. Таксон, 2003. - 744 с.
3. Морозов В.В, Осетрин К.М. Розробка моделей визначення, формування та управлшня конф1гурац1ею портфел1в швестицшних проекпв буд1вельних корпорацш// Управлшня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: вид-во СНУ 1м. В.Даля, 2005. - № 4(16). - С. 38-45.
4. Глушенок Е.А. Девелоперская компания: от стратеги до б1знес-процессов // Тези доповщей V-оТ м1жнародноТ конференцп „Управлшня проектами у розвитку сусптьства" 22-23 травня 2008р. - К.: КНУБА, 2008. - С. 59 - 60.
5. Бушуев С.Д., Бушуева Н.С. Развитие технологической зрелости в управлении проектами // Управлшня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: вид-во СНУ 1м. В.Даля, 2003. - № 2(7). - С. 5-12.
6. Voropaev V.I. , Sekletova G.I., Archibald R. Project and program management system methodology // Материалы 17-го всемирного конгресса по управлению проектами "Проектно-ориентированное бизнес и общество". - М.: СОВНЕТ. - 2003.
7. Державы закутвл1 в УкраМ Методичний пос1бник/ Мшекономки; Кол. авт. - К.: Вюник державних закуп1вель, 2004. - 234 с.
Стаття надмшла до редакцп 12.05.2008 р.
6
"Управл1ння проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)
