CC BY
23
--Регшнальна економжа -
Г.О. Чечель,
кандидат наук з державного управл1ння, доцент кафедри менеджменту невиробничог сфери Донецького державного университету управлтня
1.1. Кириченко,
старший викладач кафедри менеджменту невиробничог сфери Донецького державного университету управлтня
УДОСКОНАЛЕННЯ ОРГАН1ЗАЦ1ЙНИХ СТРУКТУР ОРГАН1В ВИКОНАВЧО1 ВЛАДИ НА ОСНОВ1 УПОРЯДКУВАННЯ ФУНКЦЮНАЛЬНОГО НАВАНТАЖЕННЯ
СЛУЖБОВЦ1В
Постановка проблемы. В умовах штегращ! Ук-ра!ни в Свропейське суспiльство з новою гостротою постае питання оптишзаци роботи мюцевих органiв виконавчо! влади та мтсцевого самоврядування. Доведення ефективностi роботи державних службовцiв та оргаш-зацшно! структури оргашв виконавчо! влади на мюцях до европейських стандартов дозволить налагодити ме-ханiзми планування, оргашзащ! та контролю розвитку окремих регюшв i держави в цшому [5].
Демократичш перетворення, що все бтьш охоп-люють рiзноманiтнi галузi життя украíнцiв, демонстру-ють необхiднiсть пошуку бiльш ефективних форм управлшня сощально-екожмчним розвитком регiонiв. Однiею зi складових системи реалiзацi! державно! по-лтики е створення оргашзацшно-функцюнальних структур оргашв влади, яи могли б яшсно та своечасно ви-рiшувати покладеш на них завдання за умови оптишзаци функцiонального навантаження пращвниюв струк-турних пiдроздiлiв апарату управлшня, оптимiзацií вит-рат на утримання дiездатного держапарату. Тому вив-чення питань оптимiзацií функцюнального навантаження та вдосконалення органiзацiйно-управлiнських структур держапарату е важливим науковим завданням.
Метою статт1 е спроба викласти загально-мето-дичний шдх1д до аналiзу та упорядкування функцю-нального навантаження штатного персоналу та удос-коналення органiзацiйно-управлiнських структур оргашв виконавчо! влади з метою шдвищення ефек-тивност реалiзацi! державно! полiтики.
Аналгз дослгджень. Ця проблема давно приверта-ла увагу широкого кола фахiвцiв-теоретикiв. Питання вдосконалення державних механiзмiв управлшня роз-глядались у працях провiдних учених, таких як О. Амо-ша, В. Геець, Г. Губерна, М. Срмошенко, В. Дорофiен-ко, В. Колосюк, С. Поважний. Проте велика частина праць цих учених носить переважно загальнотеоретич-ний характер або присвячена вирiшенню окремих аспектов проблеми. У хода проведених дослiджень також
визначено, що питання упорядкування функцюнальних обов'язюв пращвнишв держслужби окремих пiдроздiлiв щодо потреб дiяльностi в умовах ринково! еконотки не розглядались з часiв незалежност Укра!ни. Також поява нових управлiнь та вiддiлiв в структурi оргашв влади потребуюе перегляду покладених на них функцш з метою виключення дублювання повноважень. Цi вис-новки сввдчать про необхвдшсть розробки методики до^дження та наукового обгрунтування щодо оптим-iзацi! функцiонального навантаження в структурних шдроздалах органiв влади та внесення доцiльних змiн в !хш оргашзацшш структури.
Основтрезультати дослгдження. Зпдно з Зако-ном Укра!ни «Про мiсцевi державш адашшстрацп» [2] з метою реалiзацi! Указу Президента Укра!ни «Про кон-цепдiю державно! регiональноí полiтики» [1] прюри-тетним напрямком удосконалення роботи державних оргашв влади е оптишзащя функцш облдержадашш-страцiй та створення належних умов !х реалiзацií шляхом упорядкування функцюнального навантаження структурних шдроздшв.
Головною метою проведення функцюнального об-стеження оргашв виконавчо! влади е забезпечення без-перервного процесу аналiзу завдань i функцiй оргашв виконавчо! влади щодо !х ввдповвдносп реальним потребам сустльства та вимогам акпв законодавства, а також щодо ввдповвдносп структури оргашв виконавчо! влади покладеним на них завданням i функцям.
Порядок проведення функцюнального обстежен-ня також вирiшуе питання перевiрки:
— вiдповiдностi нормативно! документацп вiддiлiв, управлiнь, головних управлiнь оргашв влади та мiсцевого самоврядування вимогам юнуючого законодавства Укра!ни;
— вiдповiдностi функцiональних обов'язкiв службовщв, зафiксованих у посадових iнструкцiях, нормативнш документацií вiддiлiв, управлiнь, головних управлшь;
Економiчний вюник Донбасу
Таблиця 1
Дослвдження функщонального навантаження пращвнишв структурного шдроздшу органу виконавчоТ влади (органу мкцевого самоврядування)
Функцп, закрiпленi за вщдшом
Функцп, передбаченi посадовими шструкщями працiвникiв за штатним розкладом
№
з/п
я н н е
*
о
ч
о п
и в о п и т
о
н
д
•п
з
д д
о р
п
«
и н в е п
о р
п
м я н н е
*
о
ч
о п
'Ее
е ч а
б д
е р
е п
д д
н е ч а
б д
к
е
ч * й
ик у
р
тс н
ей Н К <и
м
е п
д и
ст й к
н
у
и в о
да с о п в
н в
& §
он нн
е
ч
к
еи
аа бт дн
ее р
о
Ч
'Э
д
е н о
ув
кя ос
д и
В ^
и
ц
к
н
у
ав
ам р
о н
а
к
и
н
л
ач
а
н
у
'3 ч
к у р 'ч ч
т "(3
с
н
• ^
а
в
о
д
а
с
о
с
а к и н п
ут с а
з
« '3
к
у
р тс
.3
а в
о
д
а с о
К
у
ч
ч д
о о о о
и и и и
о о о о
н н н н
в в в в
о ч о у ч о ч о у о ч о у о ч о у
и 'ч и и и
'В "(3 Э "(3 "(3 "(3
к а к а к а к а
у н н у т т
р о р р р
т с н 'ч т с н ев т с н 'ч т с н
• ^ • ^ '3 • ^ • ^
а е а е а е а е
в п в п в п в п
о с о с о с о с
д д д д
а а а а
с с с с
о о о о
С
— в1дпов1дност1 перел1ку функцюнальних обо-в'язшв пращвниюв оргашв виконавчоi влади й мюце-вого самоврядування, як! виконуються ними фактич-но, з тими, що зафшсоваш в iх посадових шструкц1ях;
— пропорцшного розмежування функцюнальних обов'язшв м1ж пращвниками ввддшу, управл1ння, головного управл1ння з метою уникнення дубляжу;
— розрахунку робочого часу, фактично ввдпра-цьованого пращвниками за рш, з номшальним фондом робочого часу з визначенням часового наванта-ження на одного пращвника та на одну функщю з метою оптишзацл роботи службовщв, iх кшькосп шляхом перерозподшу обов'язшв та мотивацп;
—коефщенгу завантаженост кожного пращвника та структурних тдроздшв у цлому для ефективного розмежування обов'язшв м1ж окремими в1дд1лами, управ-л1ннями, головними управл1ннями державних оргашв виконавчо1' влади та мюцевого самоврядування тощо.
У порядку проведения функщонального обсте-ження можна видщити так етапи:
1. Перший етап функционального обстежен-ня. На цьому етап членами робочоi групи проводиться ретельний анал1з: законодавства в галуз1 державно1' полггики [1; 2]; положення про облдержадмшютращю; положень про структурш тдроздши облдержадмшь страци [3; 4]; посадових шструкцш пращвнишв структурних тдроздшв облдержадмшютраци, плани та звгги роботи тдроздшв.
Завдання першого етапу обстеження — виявити, чи в повному обсяз1 орган виконавчо1' влади виконуе функцп, що закр1плеш за ним законодавчо, чи вс функцп, що виконуе орган влади, зафшсоваш нормативно та чи не спостер1гаеться дублювання функщо-нальних обов'язшв м1ж окремими службовцями одного тдроздшу та м1ж тдроздшами взагалг
Суттеве значення мае визначення функщонально-го навантаження пращвнишв тдроздшу зпдно з функ-щями за посадовими шструкщями. Для цього рекомен-дуеться провести анал1з на основ1 звтв про д1яльшсть в1ддшв за певний перюд, причому чим бшьш деталь-ним та структурованим буде звгг, тим бшьш реальну картину використання функцш у практичнш робот можна отримати наприюнц дослщження. Пропонуеться результата досл1дження звести в табл. 1.
Для того, щоб зробити висновки про ефектившсть функщонально1' даяльносп тдроздшу органу виконав-чо1' влади, необхвдно проанал1зувати кожну з функцш за критер1ями: законшсть, ввдповвдшсть полггичним прюритетам, результативнють та ефектившсть.
За результатами першого етапу функщонального обстеження складаеться звгг, у якому наводяться не-дол1ки функщонального забезпечення та пропозицл щодо оптишзацп розмежування функцюнальних обов'язшв, ураховуючи специф1ку д1яльносп структурного тдроздшу.
2. Другий етап функционального обстеження.
Таблиця 2
Дослщження функцюнального навантаження мращвниъав структурних мщроздшв органу виконавчоТ влади (органу мкцевого самоврядування)
№ з/п Заходи, що вико-нуються вщдь лом Вщпо-вiдальнi Перю-дичнють Кшьшсть, операцiй у середньому на рш Витрачений час на одну операщю, годин Кшьшсть оброблених документов, у середньому Витрачений час на обробку одного документа, Загальне навантаження за рш, годин
на рш годин
1 2 3 4 5 6 7 8 9
РАЗОМ
Завдання другого етапу функцiонального обстеження — визначення напрямшв упорядкування дiяльностi структурних пiдроздiлiв органу виконавчо! влади та штатно! структури пiдроздiлiв.
На цьому етат розраховуеться номiнальний фонд робочого часу кожного пращвника вiддiлу та його фак-тична завантажешсть згiдно з функщями, що вiн ви-конуе. Також на основi отриманих даних розрахо -вуеться коефiцiент завантаженостi пращвнишв структурних пiдроздiлiв апарату управлiння.
Для розробки оптимально! штатно! структури тдроздшв необхiдно визначити завантажешсть кожного пращвника структурного тдроздшу за звгтний перiод (оптимально — р!к). Такий розрахунок може здшснюватися за наступною методикою:
А. Розрахунокргчног норми навантаження робочого часу.
Вихщними даними для розрахунку рiчноí норми навантаження робочого часу мають бути:
— кшьшсть календарних дшв на рiк (Кк);
— середня кшьшсть вихiдних та святкових дшв на рш при 5-денному робочому тижн (Кс);
— кшьшсть дшв чергово! вiдпустки (Кв);
— кшьшсть годин у робочому дн (Гдн).
Використовуючи наведен! дат, можна розраху-
вати р!чну норму навантаження робочого часу на рш, використовуючи формули:
ТРроб. = (Кк — Кс — Кв),
де ТРроб. — кшьшсть робочих дшв одного пращвника функцюнального тдроздшу на рш.
Таким чином, р!чш норма навантаження робочого часу становитиме:
ТРроб. г. = ТРроб х Гдн,
де ТРроб.г. — р!чш норма навантаження робочого часу одного пращвника функцюнального тдроздшу на рш у годинах.
При проведенш розрахуншв за наведеними формулами р!чш норма навантаження робочого часу од-
ного пращвника функцюнального тдроздшу на рш при 8-годинному робочому дн складатиме в середньому 1840 годин.
Необхщно зазначити, що робочий день працшнишв деяких функцiональних тдроздшв ненормований [3] та складае вщ 8 до 12 годин на день, тому нормативне навантаження робочого часу на рш у таких тдроздшах у середньому буде коливатися вед 1840 до 2200 годин.
Б. Розрахунок фактичногзавантаженостi працгвни-ка структурного тдроздшу згiдно з функщями, що вт виконуе. Для цього проводиться хронометраж робочого дня службовця. Ураховуючи специф^ роботи структурних тдроздшв i неможливiсть проведення хронометражу окремих функцiональних обов'язшв, пропонуеть-ся використовувати метод експертних ощнок.
Для цього необидно кожному спещалюту структурного тдроздшу заповнити табл. 2, у якш враховано перь одичшсть виконуваних операцш, шлькють оброблених документов на одного пращвника та витрати часу на одну операщю чи на обробку одного документа. Усе це на-дасть можливють розрахувати витрати часу на виконання працiвниками функцюнальних обов 'язюв упродовж року (навантаження). Для заповнення таблиц мають викорис-товуватися дан про результати роботи структурних тдроздшв упродовж звпного перiоду (року).
Таким чином, кожен пращвник структурного тдроздшу при заповненн таблицi покаже то напрямки роботи, у яких вш приймав участь у звгтний перiод та ощнить витрати часу, пов'язан з тдготовкою певних заходiв. Ц данi коригуються начальником структурного тдроздшу, який виступае в рол! експерта.
В. Розрахунок коефiцiенту завантаженостi пра-щвниюв структурних тдроздшв апарату управлтня.
^ефадент навантаження можна розрахувати за допомогою тако! формули:
И
К _ факт.
И,,
Економ1чний вюник Донбасу
Г.О. Чeчeль, I.I. KHpHHenro
дe H факт. — oтpимaнe фактич^ нaвaнтaжeння пpaцiвникa oкpeмoгo cтpyктypнoгo mдpoздiлy;
H норм. = ТРpoб.г. — нopмaтивнa вeличинa на-
вaнтaжeння на oatoto пpaцiвникa cтpyктypнoгo пiдpoз-дiлy.
Koeфiцieнт зaвaнтaжeнocтi пo cтpyктypнoмy пiдpoздiлy в ц^му poзpaxoвyeтьcя мeтoдoм визна-чeння cepeдньoгo знaчeння iндивiдyaльниx кoeфiцieнтiв oкpeмиx пpaцiвникiв.
Якщo Kн > 1, то ^а^вник cтpyктypнoгo mдpoз-дшу пepeвищye нoмiнaльний фoнд poбoчoгo чacy й пoтpeбye пepepoзпoдiлy фyнкдioнaльниx oбoв'язкiв.
Якщo Kн < 1, то фyнкдioнaльнe нaвaнтaжeння пpaцiвникa е нeдocтaтнiм.
Якщo Kн = 1, то poзпoдiл фyнкдioнaльниx o6o-в'язшв y цьoмy cтpyктypнoмy пiдpoздiлy е paцioнaль-ним.
За yмoв cтaбiльнocтi cпeктpy вiднeceниx дo вiддiлy пoвнoвaжeнь y paai icнyючиx вaкaнciй та на-вaнтaжeння в paмкax нopми лoгiчнo зpoбити вдода-вoк пpo дoцiльнicть cкacyвaння icнyючиx y вiддiлi ваяний з poзпoдiлoм фyнкдiй, щo зaкpiплeнi в пocaдo-вих iнcтpyкдiяx cepeд пpaцiвникiв, яш фaктичнo ïx ви-кoнyвaли пpoтягoм poRy. a6o ^o нeoбxiднicть poз-шиpeння штaтнoгo poзклaдy за нaявнicтю пepeвaнтa-жeння ^а^внишв y мeжax oкpeмиx фyнкцiй.
^актиниу aпpoбaцiю зaпpoпoнoвaнoï' мeтoдики пpoвeдeнo в paмкax фyнкдioнaльнoгo oбcтeжeння roc-пoдapcькoгo вiддiлy та вiддiлy кoнтpoлю Дoнeцькoï oблдepжaдмiнicтpaцiï, дe 6yto виявлeнo нeoбxiднicть yпpoвaджeння змiн y штатний poзклaд та функцюналь-нe нaвaнтaжeння cлyжбoвцiв, пpo щo бyлo тдготов-лeнo пeвнi peкoмeндaцiï.
Цi peзyльтaти мають cтaти ocнoвoю для вдocкo -нaлeння пocaдoвиx iнcтpyкдiй пpaцiвникiв cтpyктyp-ниx пiдpoздiлiв, Пoлoжeнь пpo cтpyктypнi пiдpoздiли (вiддiли aпapaтy yпpaвлiння) та вiдпoвiднo opгaнiзa-цiйнoï cтpyктypи aпapaтy yпpaвлiння opгaнiв влади.
Висновки. Таким чидам, пpoвeдeння дocлiджeнь та нayкoвe oбгpyнтyвaння oптимiзaцiï фyнкдioнaльнo-ro нaвaнтaжeння в cтpyктypниx пiдpoздiлax opгaнiв викoнaвчoï влади дoзвoлить:
— yпopядкyвaти нopмaтивнo-пpaвoвy базу, щo peглaмeнтye пocaдoвi oбoв'язки дepжaвниx cлyжбoвцiв;
— oцiнити eфeктивнicть викopиcтaння poбoчoгo чacy пpaцiвникaми гавнж пiдpoздiлiв дepжcлyжби;
— збaлaнcyвaти фактичш фyнкцioнaльнe наван-тaжeння cepeд ^а^внишв пpи пpoвeдeннi зaxoдiв за на^ямками дiяльнocтi;
— вpeгyлювaти штатний poзклaд кoжнoгo oxpe-мoгo пiдpoздiлy за фактичним oбcягoм функцюналь-нoгo нaвaнтaжeння в нopмax на oднoгo ^а^вника;
— yдocкoнaлити opгaнiзaцiйнo-yпpaвлiнcькi cтpyктypи opгaнiв викoнaвчoï влади з внeceнням змш за визнaчeними фyнкдioнaльним дocлiджeнням pexo -мeндaцiями.
Нeoбxiднo тaкoж визначити, щo пoдiбнi дocлi-джeння пpoвoдити щopiчнo з мeтoю плану-
вання oбcягiв фiнaнcoвиx вiдшкoдyвaнь бюджeтнoгo зaбeзпeчeння на yтpимaння ycтaнoв opгaнiв влади на нacтyпний prn.
Для дocягнeння виcoкoï якocтi дocлiджeнь pero -мeндyeтьcя залучати дo дocлiджeнь нeзaлeжниx ^o-фeciйниx eкcпepтiв з чшла нayкoвцiв, як вивчають пpoблeми дepжaвнoгo yпpaвлiння, тoмy цi вит^ата мають бути пepeдбaчeнi в бюджeтax пeвниx cтpyктyp opгaнiв влади.
Зaпpoпoнoвaнa мeтoдикa е yнiвepcaльнoю й мoжe бути викopиcтaнa тaкoж для o^fím якocтi функцюнуван-ня пiдpoздiлiв mAr^mcra, opгaнiзaцiй та ycтaнoв piзниx гaлyзeй eкoнoмiки з мeтoю пoшyкy eфeктивнoï cиcтeми opгaнiзaцiйнo-yпpaвлiнcькиx зв'язюв щoдo дocягнeння cтaтyтниx цiлeй циx cyб'eктiв гocпoдapювaння.
Лiтеpaтypa
1. Зaкон Укpaïни «npo мicцeвi дepжaвнi адмш-crpa^f» ввд 9 вepecня 1999 poßy № 586-XIV. 2. yKa3 Пpeзидeнтa V^af™ «npo кoнцeпцiю дepжaвнoï perio-нaльнoï тлггики» вiд 25 тpaвня 2001 poßy № 341/2001.
3. Положення ^o гocпoдapcький вiддiл Дoнeцькoï oблдepжaдмiнicтpaцiï (Рoзпopяджeння гoлoви oблac-нoï дepжaвнoï aдмiнicтpaцiï вiд 15.07.2004 № 300).
4. Положення ^o вiддiл кoнтpoлю Дoнeцькoï oбл-дepжaдмiнicтpaцiï (Рoзпopяджeння гoлoви oблacнoï дepжaвнoï aдмiнicтpaцiï вiд 05.11.2004 №445). 5. Го -cyдapcтвенное yпpaвлeниe: ocнoвы тeopии и opra-низации: Учeбник: В 2 т. Т. 2 / Шд peд. В.А. ^зба-нeнкo. — Изд. 2-e, c изм. и дoп. — М.: Статут, 2002. — 583 c.
