CC BY
46
Н.В. Осадча
канд. екон. наук, м. Днтропетровськ
СИСТЕМА УПРАВЛ1ННЯ ЯК1СТЮ ПОСЛУГ МИТНОГО ОРГАНУ: ДОКУМЕНТООБ1Г ТА МАТРИЦЯ В1ДПОВ1ДАЛЬНОСТ1
Сучаснi тенденцй свiтового соцiально-економiчного розвитку, характерною рисою якого е бурхлива динам-ша iнтеграцiйних процесiв, ставлять перед Укра!ною вiдповiднi стратегiчнi завдання та потребують вiд не! активно! участi в !х розв'язаннi.
Основнi прiоритетнi напрями дiяльностi Державно! митно! служби Укра!ни передбачають певний перелiк завдань, серед яких окремо постае питання удоскона-
лення оргашзацшно! структури митно! служби Укра!ни, запровадження системи управлiння яюстю вiдповiдно до вимог ДСТУ КО 9001 та застосування сучасних управ-лшських методiв.
У рекомендацiях Всесвггньо! митно! органiзацi!, спрямованих на розвиток митно! системи в XXI ст., основна увага придшяеться Г! перетворенню на систему митного сервюу. На сьогодншнш день домiнантою в
стратеги перетворення зарубгжних митних систем е праг-нення до розумшня митно'1 служби як сервюно! (тобто тако'1, що надае державш послуги) служби, вiд якостi функцюнування яко! залежать умови i можливост роз-витку всiеï зовнiшньоï торгiвлi краши.
Реформування державно!' служби згщно з Програ-мою розвитку державно!' служби в Укрш'ш передбачае необхщшсть визначення та запровадження стандартiв професшно'1 дiяльностi державних службовцiв на засадах стратепчного планування дiяльностi державних оргашв з орiентацiею на надання державних послуг та постшного вдосконалення роботи шституцш вщповщ-но до вимог европейських стандарпв.
Останнi дослщження вчених i фахiвцiв показують, що методи управлшня якiстю продукцй' i послуг, наведет в стандартах ISO серй' 9000 i концепцй' Total Quality Management, не суперечать специфiцi митно! дiяльностi, i що створення систем управлшня ятстю на основi цих принципiв стае особливо актуальним. Проте, адаптацiя цього шструменту до умов i специфiки дiяльностi державно! служби е досить складним завданням. Саме тому проблема даного дослщження полягае в необхщносп розробки набору вщповщних iнструментальних засобiв та практичних рекомендацiй щодо впровадження та адаптацп' мiжнародних стандартiв якост в дiяльностi митних органiв.
Питання, пов'язаш з модернiзацiею митно! систе-ми, приведенням дiяльностi державних оргашв до мiжнародних стандартiв, побудовою ефективного меха-нiзму управлiння та запровадження процесного пщходу, дослiджували у сво'1х роботах Е. Демiнг, С. В. Барамзш, В. М.Новiков, О. А. Никитюк, С. О. Ганоцька, Т. I. Па-хомова, В. Е. Караулова, Л. В. Лосюк, М. I. Лахижа, В. П. Науменко, I. Г. Бережнюк, Ю. Д. Кунев, В. В. Макрусев, В. Ю. Дiановата ш. Але шхто з вчених не придшив до-станьо уваги впровадженню матриць вщповщальносл в роботу митних органiв.
Метою статтл е аналiз змiсту пращ робггниюв митних органiв та вдосконалення розподшу функцiй та вщповщальносп за допомогою процесного пiдходу.
бдино! стратегй' впровадження системи менеджменту якост для органiзацiï не iснуе. Кожна органiзацiя обирае стратегiю та шструменти вдосконалення функцюнуван-ня в залежност вiд свое! специфiки дiяльностi.
Стратепя держави може бути такою: збшьшення митних надходжень, захист державних кордошв, вдосконалення митно'1 системи у вщповщносп до вимог Всесвiтньоï митно! органiзацiï, збiльшення iмпорту чи експорту, формування европейських цш щодо транзиту.
Так, наприклад, для Криворiзькоï митниц довгостро-ковими ц1лями системи менеджменту якост можуть бути: зниження управлшських витрат, забезпечення позитивно!' динамiки зовнiшньоекономiчних операцiй (збiльшення покриття експорту iмпортом), зб1льшення митних надходжень до державного бюджету, збшьшення активност пщприемницько! дiяльностi, покращення якостi експорт-но^мпортних операцiй та прискорення ix здшснення. Довгостроковi цiлi митницi в галузi якостi можуть бути наданi у виглядi окремих ц1лей чи к системи.
Для кожно'1 цiлi необxiдно розробити програми, в яких встановлюються: заходи та ресурси, ят необхщш для досягнення цiлi; посадова особа, яка вщповщальна
за реалiзацiю програми; термши ii реалiзацii та результат, що очшуе органiзацiя.
Важливо, що стандарт ISO 9001 вимагае не системи документ, а документованост системи менеджменту. Такий шдхщ дозволяе уникнути бюрократизаци системи, яка виражена в створенш занадто велико'' кшькост документiв, яю у пiдсумку не працюють чи заважають взагалi працювати. Основними об'ектами документування в системi менеджменту якост е проце-си. Документування процеав сприяе досягненню ix вiдповiдностi встановленим вимогам, забезпеченню вщновлення, оцiнювання ix результативност та ефектив-ностi, досягненню рiвня необxiдноi' пiдготовки персоналу.
Бшьшють вiтчизняниx органiзацiй використовують при створенш документ систем менеджменту якостi багато текстових опиав. Такi документи, як правило, виходять громiздкими та сповшьняють ix сприйняття та перевiрку. Чим складнше процес, тим бiльша вiрогiднiсть того, що текстовий документ буде громГзд-ким [1, с. 305]. Тому виникае необxiднiсть вдосконалення документообиу митно'1 системи та Криворiзькоi мит-ницi зокрема, пошуку вщповщно'' сучасним вимогам форми унiфiкованиx документав, яка б визначала порядок та правила здшснення процеав.
Даний документ повинен бути лопчним та простим у побудов^ мiстити мшмум текстовиx описiв, бути на-очним та зрозумшим для сприйняття як для посадовж осiб митного органу, що здшснюють той чи шший процес, процедуру, так i для суб'ектiв, якi в данному випад-ку е споживачами митния послуг. Для цього доцiльно використовувати графiчнi форми, наприклад, карти процешв, якi складаються з його xарактеристик та алгоритму процесу, який описуе послщовшсть операцiй процесу. Пщ час побудови алгоритмiв процесiв та вияв-лення ix взаемозв'язку можна використовувати спец-iальнi програмнi засоби, наприклад, конструктор систем менеджменту оргашзацп (КСМО) «ПРИР1СТ — Система» [2].
Для Криворiзькоi митницi доцшьно ввести таку форму документу як регламент процесу. Це документ, у якому описуеться x^ процесу (наприклад процесу митного оформлення товарiв), його результати, порядок управлшня процесом, мютяться посилання на усю до-кументацш, що регламентуе виконання процесу, визна-чаеться керiвник, ресурси процесу, вщповщальш за виконання пщпроцешв. В залежностi вiд складностi процесу в регламент можуть вxодити регламенти пщпро-цесiв. Вiдносно процесу митного оформлення товарiв, такими пщпроцесами е процеси перевiрки кра1ни поxод-ження, митно'1 вартостi, правильностi класифшацп то-варiв тощо. Зазвичай регламент будь-якого процесу складаеться з 9-x роздiлiв:
1 роздiл — Призначення, сфера д1яльноста та засто-сування. Визначаеться, на який процес розповсюджуеть-ся сфера дп документу, та на кого розповсюджуються вимоги документу.
2 роздш — ВГдомостГ про регламент процесу. Вка-зуеться верс1я документу, дата введення у дш, визначаеться меxанiзм внесення змш у документ, та вщповь дальний за пГдтримку документу у робочому стань
3 роздш — Визначення i скорочення.
4 роздш — Опис процесу. Роздш мктить у собi схе-ми процесу, пiдпроцесiв, опис мехашзму управлiння процесом, текстовий або табличний опис пщпроцешв, параметри мониторингу, iнформацiю про вщповь дальнiсть керiвництва за управлiння процесом, порядок проведення аналiзу процесу зi сторони вищестоящого керiвника.
5 роздiл — Мониторинг параметрiв процесу. 1нфор-мацiю про показники процесу, вщповщальних за вимiр та форму реестраци показникiв.
6 роздш — Документи, якi використовуються при виконаннi процесу.
7 роздш — Записи за результатами процесу. Пере-лiчуються усi акти, журнали, протоколи, звгги, що фор-муються за результатом виконання процесу чи окремих його складових частин (пщпроцеав), вказуються вщпо-вiдальнi за заповнення, мiсце та термш зберiгання. 8 роздiл — Лист реестраци змiн.
9 роздш — Додатки. До регламенту процесу дода-ються усi форми документ, що не регламентоваш iнши-ми нормативними, законодавчими документами.
Основна задача тсля створення регламенту процесу полягае у тому, щоб постшно пiдтримувати його в актуальному стань З введенням у дш регламенту процесу ус накази, розпорядження стосовно функцiонування митно-го органу, що спрямоваш на введення нових д1й, функцiй, органiзацiйних одиниць та стосуються процесу, мають вносити змши у регламент процесу, вiдповiдальнiсть за внесення таких змш у регламент покладаеться на поса-дову особу (найчастше це керiвник процесу), що вказа-на у роздiлi 2 регламенту процесу
Координування бiзнес-процесiв в дiяльностi митних органiв та КриворГзько! митницi зокрема повинно бу-дуватися на наступних принципах менеджменту якостк лщерство керiвника, процесний пiдхiд, системний шдхщ до менеджменту, постiйне покращення, прийняття рiшень, якi основанi на фактах, взаемовигщш вщноси-ни з декларантами та суб'ектами зовншньоекономГчно! дiяльностi.
В системi менеджменту якостi КриворГзько! мит-ницi необхiдно впровадити внутршнш митний аудит. Внутрiшнiй аудит — це елемент системи внутршнього контролю в оргашзаци. Завданням внутрiшнього аудиту е допомога оргашзащ! в ефективному виконанш сво!х обов'язкiв i призначень, визначення слабких мюць, визначення проблем взаемодГ! рiзних дiлянок роботи, визначення можливостей для полiпшення процесiв, визначення потреби в навчанш персоналу [3].
Таблиця 1
Регламентащя процес1в в д1яльносп митного органу на р1зних р1внях управл1ння
Р1вень Документ, що регламентуе пронес
Р|вень митнищ в щлому — кер1вники процес1В (заступники начальника митнищ), кер1вник митного органу Настанова з якосп
Р1вень вщдЫв (гпдроздшв, сектор1в) — процеси, в яких узагальнеш функцп пщроздшв, служб митного органу Регламенти процес1в
Р1вень робочих мюць — детальш процеси. Описаж функци, що виконуються посадовими особами на робочих мюцях Регламенти шдпроцес1в (процеЫв, в залежност1 вщ складное^ процесу)
Р1вень опису операцш, що виконуються на робочих мюцях (посадов1 шструкщУ) Посадов1 шструкцп
На етапi впровадження та розвитку системи менеджменту якост проведення внутрiшнiх аудитiв забезпе-чуе пiдтримку i подальший розвиток системи, в подаль-шому, коли система налаштована та впроваджена, внутршш аудити становляться потужним iнструментом для керiвникiв процесiв, якi в ходi проведення внутрш-нього аудиту можуть використовувати висококвалГфшо-ванi кадри i потенцiал експертiв-аудиторiв для проведення аналiзу причин та розробцi заходiв для усунення проблем у своему процесс
У склад групи внутршшх аудиторiв, бажано вклю-чати сшвробгтниюв iз сум1жних процесiв та процеав-споживачiв даного процесу. Аудиторська група у такому складi мае бшьше шансiв розкрити проблеми, провести !х аналiз та надати рекомендаци з усунення причин ви-никнення проблем. При цьому його проведення повинно бути закршлено документально.
Керiвництву Криворiзькоl митницi для впровадження системи управлшня якiстю необхiдна чггка програма дiй, в якiй визначено конкретш етапи впровадження, коло оаб, що вiдповiдають за побудову СУЯ в цшому, або окремих !! елементiв.
Для того, щоб впровадити систему менеджменту якостi в дiяльнiсть митнищ, на першому етапi необхщ-но здшснити такi кроки:
1. Визначити процеси, яю необхiднi для менеджменту якост та !х застосування в митницi.
2. Визначити послщовшсть цих процесiв та !х взае-мозв'язок.
3. Визначити критери та методи, яю необхiднi для забезпечення впевненост в тому, що щ процеси та уп-равлiння ними е результативними.
4. Забезпечити впевнешсть в наявност ресурсiв та шформаци, яю необхiднi для пщтримки ходу реалiзацil цих процесiв та !х мониторингу.
5. Здшснити спостереження, вимГр та проведення аналГзу цих процеав.
6. РеалГзувати заходи, необхщш для досягнення запланованих результатав та покращення цих процешв.
Одним Гз структурних шдроздшв КриворГзько! митнищ, який безпосередньо здшснюе митний контроль й митне оформлення товарГв, що перемщуються через митний кордон Укра!ни суб'ектами зовшшньоеконо-мГчно! дшльносп, е вщдш митного оформлення №1 (ВМО №1). Вщдш пщпорядковуеться начальнику митнищ та заступникам начальника митнищ вщповщно до розподшу !х функцюнальних обов'язюв.
Основш показники дГяльност вщдшу наведеш в таблиц 2 дають можливкть оцшити обсяги роботи вщдшу у структурГ КриворГзько! митнищ.
ВМО вщповщно до покладених на нього завдань виконуе таю функци:
— безпосередньо здшснюе в зон свое! дГяльност митний контроль Г митне оформлення товарГв, що пе-ремщуються через митний кордон Укра!ни суб'ектами ЗЕД;
— застосовуе передбачеш Митним Кодексом Укра!-ни форми митного контролю;
— в межах визначено! компетенци здшснюе контроль за правильшстю класифшаци товарГв згщно з УКТЗЕД, визначення митно! вартост та кра!ни походження товарГв, що перемщуються через митний кордон Укра!ни;
Таблиця 2
Основш показники дiяльностi ВМО №1 Криворiзькоl митниц
Назва показника 2008 2009 2010 (1 квартал)
К1лыасть суб'ект1в, що зд1йснювали ЗЕД (ос1б) 398 347 179
Оформлено вантажних митних декларац!Й (шт.) 7570 4956 1062
3 них у режимк Експорт (шт.) 1мпорт (шт.) Транзит (шт.) 3631 3901 38 2326 2581 49 488 567 7
Оформлено по листах-узгодженнях (шт.) 1793 799 80
Надано вщмов у в прийнятп митноТ декларан1'1, митному оформленн1 чи пропуску товар1в 1 транспортних засоб1в через митний кордон УкраТни 734 466 161
Перераховано до держбюджету (тис. грн.) 206 563,30 1 10 926,30 25 202,70
— в межах визначено! компетенци забезпечуе про-ведення заходiв щодо контролю за доставкою товарiв i транспортних засобiв, що перебувають пщ митним контролем, у митш органи призначення;
— здiйснюе контроль за виконанням зобов'язань про зворотне вивезення (ввезення) товарiв увезених (ви-везених) суб'ектами ЗЕД;
— реалiзуе плани заходiв щодо запобiгання контра-бандi та порушенням митних правил, складае протоко-ли про порушення митних правил;
— регулярно шформуе керiвництво митницi про зовнiшньоекономiчнi операци, здiйснюванi суб'ектами господарювання;
— здiйснюе контроль за додержанням суб'ектами ЗЕД та декларантами вимог законодавства з питань митно!справи;
— в межах свое! компетенци взаемодiе зi службами саштарно-епщемюлопчного, ветеринарного, фгтосаш-тарного, радюлопчного, екологiчного контролю i контролю за перемщенням культурних цiнностей з метою недопущення затримок та ускладнень при здiйсненнi митних процедур; вимагае вщ суб'ектiв ЗЕД та/або дек-ларантiв подання дозволiв державних оргашв при здiйсненнi митного контролю та митного оформлення товарiв;
— бере участь у розробленш та впровадженш тех-нологiй (порядкiв, iнструкцiй тощо) митного контролю й митного оформлення товарiв;
— координуе та контролюе в межах свое! компетенци дiяльнiсть посередникiв у митнiй справi — митних брокерiв, власниюв складiв тимчасового збертан-ня, власниюв митних лiцензiйних складiв, митних пе-ревiзникiв, тощо;
— виконуе вимоги технолопчних схем та порядкiв митного контролю й митного оформлення товарiв;
— використовуе в процес здшснення митного контролю технiчнi та спещальш засоби, забезпечуе експлу-атацш цих засобiв вiдповiдно до вимог техшчно! доку-ментаци, а також !х збереження;
— вживае заходiв для забезпечення справляння в повному обсязi податкiв, зборiв (iнших обов'язкових платежiв);
— за дорученням керiвництва митницi бере участь у розглядi звернень, скарг, запитiв i пропозицш органiв державно! влади, мiсцевого самоврядування, установ i органiзацiй, суб'ектiв зовнiшньоекономiчно!' дiяльностi
та громадян з питань, що належать до компетенци вщдшу.
Положенням про ВМО визначено, що начальник та посадовi особи вщдшу несуть персональну вщповь дальшсть за:
— дiяння, якi е порушеннями службово! дисципл-iни згiдно пункпв 22, 28 Закону Укра!ни «Про Дисцип-лiнарний статут митно! служби Укра!ни»;
— неякiсне виконання сво!х службових обов'язкiв та недотримання посадових шструкцш;
— неякiсне та несвоечасне виконання покладених на вiддiл завдань i окремих доручень керiвництва митнищ;
— неправильне застосування положень норматив-них документ, що регламентують порядок митного контролю та митного оформлення товарiв.
Документи, в яких описаш повноваження та вщпо-вщальшсть персоналу, повиннi пiдтримуватися в актуальному сташ i переглядатися, принаймш, при:
1) змiнi органiзацiйно! структури;
2) змiнi функцiй i завдань, визначених положенням про митний орган чи його структурний пщроздш;
3) суттевих змiнах у процесах.
Основш можливi невiдповiдностi та зауваження до цих документ:
— посадовi iнструкцi!, положення про структурнi пщроздши, тощо написанi формально i не вщбивають реальну дiяльнiсть посадових оаб;
— вiдповiдальнiсть та повноваження персоналу, описаш в цих документах, не узгоджеш з описом робо-ти персоналу в документованих процесах СУЯ;
— документи, в яких описано розподш повноважень i вiдповiдальностi персоналу, переглядаються рiдко i не е актуальними. Вщсутня процедура, що гарантувала б пщтримання актуальностi цих документ. Зокрема, при створеннi або реоргашзаци структурних пiдроздiлiв вони можуть тривалий час працювати без затверджених по-ложень. Це призводить до того, що при внесенш змiн в оргашзацшну структуру немае впевненостi у тому, що вс функци будуть стабшьно виконуватися;
— положення взаемодшчих структурних пiдроздiлiв не узгодженi м1ж собою, повноваження рiзних структурних пщроздшв дублюються. Найчастiше така ситуащя зустрiчаеться, коли кожен структурний пщроздш розроб-ляе свое положення самостшно.
Дiйсна система розподiлу вiдповiдальностi пращв-никiв ВМО№1 наведена в таблищ 3.
Аналiзуючи посадовi iнструкцi! пращвниюв вiддiлу митного оформлення (ВМО) Криворiзько! митницi та отриману матрицю, можна дшти висновку про неопти-мальний розподш обов'язюв та вiдповiдальностi мiж посадовими особами. Мае мiсце дублювання функцш, невизначенiсть щодо виконавцiв та вщповщальних осiб, що пов'язано в першу чергу з ситуацшним характером призначення особи на здшснення тае! чи шшо! функцГ! (тобто начальник вщдшу призначае особу вщповщаль-ною за здшснення митного оформлення виходячи iз конкретно! ситуаци). Окрiм того, наявш досить розмитi та нечига формулювання стосовно функцiональних обо-в'язюв працiвникiв («зобов'язаний», «мае право», «виконуе», «забезпечуе», «здшснюе», «приймае участь»). Розглянемо окремi функцГ!, що потребують уваги.
Таблиця 3
Матриця розподшу вщповщальносп посадових ос¡6 вщцлу митного оформления Кривор1зько1 митнищ
Фуикшя/ Посада Начальник ВМО №1 Заступник начальника ВМО №1 Головний ¡нспектор 1 & 5 \г ■в « с •- Старший ¡нспектор 1нспектор Iнспектор
1. Планування роботи в1ддшу В У I I I I I
2. Визначення посадових обов'язюв прашвниюв в1ддшу та контроль Ух виконання В 1 I I I I I
3. Розробкатехнолопчних схем оргашзацп митного контролю, вдосконалення оргашзацп митного контролю та митного оформления* в У I I I 1 1
4. Кер1вництво стажуваииям новоприйнятих на роботу прашвниюв в1ддшу в
5. Розподы ваитажиих митиих декларацп (ВМД) м1ж посадовими особами в1ддшу У У У I I [ I
6. Забезпечеиия надежного р1вня взаемодп пщроздЬу з органами державно')' влади, яю здшснюють супутш контролююч\ функци, атакожз ¡ншими органами виконавчоТ влади У У I I I I I
7. Оформления лист1в-узгоджень \пж митними органами I I в
8. Розгляд звериень оргашв виконавчоУ влади, суб'еючв пщприемницькоУ д1яльносп й громадяи та пщготовка проеЕспв вщповщей митниш по сут1 цих звериень I I В
9. Розгляд скарг, заяв \ звернень юридичних та фгзичних ос1б у вщношенш дш особового складу в1дд1лу з питань, яю входять до компетенцп в1хщдлу I в ' ' I I 1
10. Митне оформления товар1в митна вартють яких не перевишуе суму, екв1валентну 100 евро* 1 I У У У У У
11. Контроль та оформления вашшав з використанням л и сп в -уз го джен ь * I 1 в
12. Контроль та оформления вантаж1в, що пщлягають контролю з боку Державно! служби експортного контролю* I I в
13. Контроль та оформления вантаж1в в митному режим] «тимчасове ввезення (вивезення) «* 1 I в
14. Контроль та оформления перюдичних митиих декларацш та ордерних поставок* I I в
15. Контроль та оформления поштових вщправлень I 1 в В
16. Митний контроль та митне оформления товар1в, транспортних засоб1в. шо перемщуються через митний кордон УкраУни за принципом «единого вжна»* I 1 У У У У У
17. В1дб1р проб та зразюв товар1в I I У У У У У
18. Ршення щодо потреби проведения митного огляду товар1в та транспортних засоб1в в в I I I 1
19. Огляд та переогляд товар1в, транспортних засоб1в I 1 У У У У У
20. Oблiк лiцeнзiй I 1 У У У У У
21. Контроль д1яльносп особового складу вщдшу шодо дотримання дшчого законодавства пщ час митного оформления ванта>юв суб'екпв ЗЕД за принципом «единого вжна» I У I I I I I
22. Виявлення факт1в контрабанди та порушениями митних правил* в в У У У У У
23. Контроль за перемщенням через митний кордон Укра'ши товар1в, що мютять об'екти права штелектуальноУ власност1* в в У У У У У
24. Контроль за товарами, що розмщеш на складах тимчасового збер^гання, пщготовка звггносп та облж цих товар1в* 1 I В
25. Контроль та оформления документе контролю доставки* I 1 в в
26. Робота з електронною поштовою скринькою I 1 в
27. Забезпечення надходження та ознайомлення з кер1вними та нормативиими документами особового складу в1ддшу I в I I У I I
28. Дотримання особовим складом в1дд1лу положения про особисп митш забезпечення, правил збер1гання 1 використання благмв сувороУ зв1тност1 ' в I I I I I
29. Оргашзащя заход1в щодо недопущения розголошения вщомостей, що складають державну, комерцшну або службову таемницю У У У У У У У
30. Формування та подання зв1тност1 вццилу в У У У У У У
31. Ведения дшоводства вщдшу, формування справ та передача Ух до арх1ву митниш I I в
32. Проведения шструктаж1в з технжи безпеки. Органгзашя безпечних умов пращ в 1 1 1 1 1 1
33. Контроль дотримання особовим складом вщдшу режиму роботи, правил \ норм охорони пращ \ технжи безпеки, трудовоУ дисциплши, правил внутршнього трудового розпорядку в в I I I I I
34. Контроль за роботою в1ддшу в У У
35. Звггнють про хщ процесу в У
В — «ввдповадае за процес», У — «приймае безпосередню участь, здшснюе», I — «отримуе необхiIдну шформацш»; * — функци при здшсненш яких залучаються посадов1 особи шших шдроздшв.
Посадовi особи вщдшу, окрiм керiвного складу, не уповноважеш на участь у розробщ технологiчних схем, що стосуються роботи пiдроздiлу, вдосконалення мит-них процедур.
Розподш ВМД м1ж iнспекторським складом можуть здiйснювати вiдразу 3 особи, при цьому головний шспектор здiйснюе i митне оформлення.
Для деяких функцш в межах вiддiлу не визначено вщповщально! особи взагалi (розподiл ВМД, митне оформлення товарiв митна вартють яких не перевищуе суму, е^валентну 100 евро; митний контроль та митне оформлення товарiв, транспортних засобiв, що пере-мiщуються через митний кордон Укра!ни за принципом «единого вшна»; вiдбiр проб та зразюв товарiв; контроль дiяльностi особового складу вщдшу щодо дотримання дiючого законодавства тд час митного оформлення вантажгв; огляд та переогляд товарiв, транспортних за-собiв; облiк лiцензiй; оргашзащя заходiв щодо недопу-щення розголошення ведомостей, що складають держав-ну, комерцшну або службову таемницю).
Неоптимально розподшеш окремi функци та дшьнищ роботи, для здiйснення яких можливо та доц1льно, iз вра-хуванням кiнцевого сукупного навантаження та посади, призначити окремих посадових осiб (митне оформлення товарiв митна вартiсть яких не перевищуе суму, е^вален-тну 100 евро; контроль та оформлення поштових вщправ-лень; вiдбiр проб та зразюв товарiв; контроль та оформлення документ контролю доставки, огляд та переогляд товарiв i транспортних засобiв; облiк лiцензiй).
Також неоптимально розподшено функци м1ж начальником вщдшу та його заступником, по окремих функщях неможливо, виходячи з положень посадових шструкцш, визначити особу, що несе вщповщальшсть за оргашзацш процесу (забезпечення надежного рiвня взаемоди пiдроздiлу з органами державно! влади; вияв-лення фактiв контрабанди та порушеннями митних правил; контроль за перемщенням через митний кордон Укра!ни товарiв, що мютять об'екти права штелек-туально! власностц контроль дотримання особовим складом вщдшу режиму роботи, правил i норм охорони пращ i технiки безпеки, трудово! дисциплiни, правил внутрiшнього трудового розпорядку).
Застосування процесного пщходу дозволяе вияви-ти подiбнi недолiки та прибрати !х, покращити оргашзацш роботи одного з базових пщроздшв Криворiзько! митницi, що неодмiнно впливатиме на загальний рiвень органiзацi! дiяльностi митного органу, та, як наслщок, пiдвищить якiсть надання митних послуг та задово-ленiсть споживачiв цих послуг.
З матрищ ми бачимо за яку функцш i хто вщпов-iдае. Розподiл вiдповiдальностi здшснений нерацюналь-но. Деякi працiвники зовам не беруть участ в робот та не отримують iнформацiю про результати роботи.
В межах дослщження було виявлено недолши в оргашзацп роботи вiддiлу митного оформлення Криво-рiзько! митницi. Для управлiння будь-яким процесом пщ час митного оформлення товарiв необхiдно призначити особу, вщповщальну за виконання процесу та його результат та розробити вщповщний регламент. Посадова особа, що буде здшснювати управлшня процесом повинна бути надшена вiдповiдними повноваженнями, воло-дiти ресурсами, необхщними для виконання i розвитку
процесу. Вiдповiдальнiсть не мае дублюватися. О^м того необидно уникнути ситуаци, коли посадовi особи вщдшу митного оформлення недостатньо прошформо-ваш про результати свое! дiяльностi та супутнiх процесiв й пщпроцешв. Розглянемо бiльш детально можливi оп-тимiзацiйнi змiни у функцiональному розподш обо-в'язкiв працiвникiв пiдроздiлу.
Вщповщальним за участь у розробцi технолопчних схем органiзацi! митного контролю, вдосконалення орган-iзацi! митного контролю та митного оформлення з боку ВМО визначено начальника вщдшу, заступник начальника вщдшу приймае участь у цьому процесс Проте iншi пращвники лише отримують шформацш щодо результат запропонованих керiвниками методiв оптимiзацi! та вдосконалення процесiв. Посадовi особи вщдшу мають приймати безпосередню участь у процеш вдосконалення та оптимiзацi! процедур митного контролю та митного оформлення, розробщ технолопчних схем, яю в подаль-шому, виходячи з засад процесного пщходу, мають бути замшеш на вщповщш регламенти процешв. Вщповщальним за формування пропозицш щодо вдосконалення дiяльностi процесу митного оформлення товарiв в межах пщроздшу мае бути керiвник вiддiлу.
Виходячи iз принципу оптимального розподiлу функцюнальних обов'язкiв та вiдповiдальностi, а також з метою уникнення дублювання здшснюваних функцш, необхщно внести певнi корективи.
Доцшьно призначити вiдповiдальним за стажуван-ня новоприйнятих працiвникiв заступника начальника ВМО, при цьому керiвник вщдшу контролюватиме про-цес стажування та отримуватиме вiдповiдну iнформацiю, це також дозволить зменшити функцюнальне навантаження на керiвника пiдроздiлу.
Розподiл вантажних митних декларацш мае здiйснювати лише одна особа (згщно з дшчими посадо-вими iнструкцiями цi обов'язки покладено вщразу на трьох оаб (начальник вiддiлу, заступник та головний шспектор), причому головний шспектор ще i приймае участь у митному оформленш) — начальник вщдшу, вщповщно вш iншi працiвники отримуватимуть шформацш щодо прийнятого ним ршення.
Аналопчно, оскiльки саме начальник вщдшу роз-подiляе вантажнi митнi деклараци, вiн мае одноособово приймати ршення щодо доцшьносп проведення митного огляду, за клопотанням посадово! особи, що здшснюе митне оформлення вщповщних товарiв та транспортних засобiв. До того ж 1нформацшний аркуш, до якого вносяться вщмп"ки про призначення посадово! особи вщповщальною за митне оформлення деклараци та зазначаеться необхщшсть проведення митного огляду, заповнюеться одшею особою, яка приймала вщповщш ршення.
М1ж керiвником пiдроздiлу та його заступником, яю обидва в межах сво!х повноважень мають забезпечувати належний рiвень взаемодi! митницi з органами державно! влади (Державна прикордонна служба, органи сан-ггарно-епщемюлопчного, ветеринарного, фггосаштар-ного, радiологiчного, еколопчного контролю тощо), обрати особу, що буде нести вщповщальшсть за орган-iзацiю тако! взаемодГ!.
Оскiльки за результати дiяльностi вiддiлу несе вщповщальшсть начальник, лопчним та доречним е покла-
дення на нього вщповщальшсть i за розгляд скарг та звернень громадян та юридичних oci6; при цьому розг-лядати скарги може i заступник, проте його вщповщш дй' мають бути погоджеш iз начальником.
Начальник мае нести персональну вщповщальшсть за наступними оргашзацшними та контролюючими функцiями та напрямками роботи вщдшу: митний контроль та митне оформлення товарiв i транспортних за-собiв; виявлення факлв контрабанди та порушення митних правил; контроль за перемщенням через митний кордон Украши товарiв, що мктять об'екти права iнтелектуальноï власностц органiзацiя заходiв щодо не-допущення розголошення вiдомостей, що складають державну, комерцшну або службову таемницю; контроль дотримання особовим складом вщдшу режиму роботи, правил i норм охорони пращ i техшки безпе-ки; загальний контроль за роботою вщдшу; звггшсть про хщ процесу.
З метою рацюнального розподiлу навантаження на керiвний склад вiддiлу необидно покласти персональну вщповщальшсть на заступника начальника ВМО за здшснення таких функцш: контроль дiяльностi особо-вого складу вщдшу щодо дотримання дшчого законо-давства пiд час митного оформлення вантажiв суб'ектiв ЗЕД; формування та подання звггаост вiддiлу (начальник вщдшу отримуе при цьому повну шформацш щодо ходу процеав).
Доцшьно розподiлити серед iнспекторського складу окремi функцй' щодо митного оформлення, що спри-ятиме прискоренню здiйснення митних процедур, змен-шенню кiлькостi помилок внаслiдок спецiалiзацiï. Кшьюсть та обсяги таких функцiй, що покладатимуться на окремих посадових ошб, мають визначатися, виходячи з особливостей роботи вщдшу (статистична шфор-мащя щодо оформлення тих чи шших товарiв в рiзних режимах, обсяги оформлення товарiв без застосування вантажно! митно! декларацй' тощо), досвщу роботи та посади.
Зокрема вщповщальшсть за здшснення кшькох функцiй (митне оформлення товарiв митна вартiсть яких не перевищуе суму, е^валентну 100 евро; вiдбiр проб та зразюв товарiв; огляд та переогляд товарiв, транспортних засобiв та облш лiцензiй) можна покласти на шспектс^в, розподiливши м1ж ними по двi з зазначе-них функцiй.
Старший шспектор вщповщатиме за контроль та оформлення поштових вiдправлень; контроль за товарами, що розмщеш на складах тимчасового збертання, пiдготовку звггаост та облiк цих товарiв; контроль та оформлення докуменпв контролю доставки.
Провщний iнспектор одноособово здiйснюватиме оформлення лиспв-узгоджень м1ж митними органами; контроль та оформлення перюдичних митних декла-рацiй та ордерних поставок; роботу з електронною по-штовою скринькою. На нього також буде покладено вщповщальшсть за ведення дшоводства пщроздшу.
Головний iнспектор розглядатиме звернення оргашв виконавчо! влади, суб'ектiв пiдприемницькоï дiяльностi й громадян та займатиметься подготовкою проектiв вiдповiдей митницi по суп цих звернень. 1нспекторсь-кий склад мае бути прошформований про таю звернення та результати ix розгляду.
О^м того на головного шспектора покладено на-ступнi функцй': контроль та оформлення ванташв з ви-користанням листiв-узгоджень; оформлення вантажiв, що пiдлягають контролю з боку Державно! служби екс-портного контролю; контроль та оформлення вантажiв в митному режимi «тимчасове ввезення (вивезення)» (обсяги таких оформлень дозволяють виокремити окре-му особу, яка буде здшснюватиме цi обов'язки без над-мiрного функцiонального навантаження).
Окрiм того, необхщно внести певнi доповнення до посадових шструкцш, якi дозволять пiдвищити рiвень проiнформованостi посадових осiб вiддiлу про стан того чи шшого процесу, загальну оперативну ситуацш, про-цес планування дiяльностi вiддiлу та загальш результати його функцiонування.
Необxiдно привести посадовi iнструкцiï у вiдповiднiсть до запропоновано! матрицi вщповщаль-ностi та внести необхщш змiни та доповнення. Це дозволить уникнути дублювання функцш, ситуацш, коли за процес несуть вщповщальшсть декшька оаб одночас-но або жодна особа, змшити формальний характер посадових шструкцш, наблизити ix до реальних умов фун-кцiонування пiдроздiлу.
Матриця розподшу вiдповiдальностi, а отже i поса-довi iнструкцiï, якi мають складатися саме на основi цiеï матрищ, повиннi пiдтримуватися в актуальному сташ та переглядатися у разi оргашзацшних чи iншиx змiн, якi суттево впливають на дiяльнiсть вiддiлу.
Для бшьш повного аналiзу ми будемо розглядати матрицю вщповщальносп для сектора митного оформлення №1 ВМО №2, але перед цим розглянемо правила ïï побудови.
Правило 1. У кожному рядку матрищ може стояти тшьки одна буква «В» (вщповщальний). Тобто за кожну функцш може вщповщати тшьки один сшвробпник. Букв «Б» i «I» може бути декшька, осюльки брати участь i отримувати шформацш про роботи можуть декшька сшвробггаиюв.
Правило 2. У стовпщ начальника не повинно бути порожшх клеток. Тобто керiвник або вщповщае за фун-кцш, або бере участь у il виконаннi, або отримуе iнфор-мацш про результат.
Правило 3. Функцй' в матрищ вщповщальносп по-чинаються з «Планування» i заюнчуються «Контролем виконання», «Управлшням процесом» i «Звгтшстю про xiд процесу». Вiдповiдае за ва цi функцй' начальник процесу — в його стовпщ повинна стояти буква «В».
Шсля заповнення тако'1' матрищ вщповщальноста досить просто перенести вщповщальшсть за виконання функцш процесу у вщповщш шструкцй' виконавщв i ке-рiвникiв. Оскiльки начальник процесу е таким же сшвро-биником в xодi виконання процесу, як i вш останнi, то доцшьно ввести в документацш дiяльнiсть, що регламен-туе його, шструкцй' про виконання ним його функцш. Ця документащя повинна регламентувати наступш дй':
— як, коли i на пiдставi чого проводиться ним планування робп" по процесу;
— за якими показниками i критерiями, в яю термi-ни власник процесу контролюе хщ виконання процесу;
— який порядок i критерй' ухвалення управлiнськиx рiшень, яю повноваження власника i спосiб документу-вання ухвалених рiшень;
— по яюй форм1 1 показникам, в яю термши влас-ник звпуе перед вищестоящим кер1вництвом про хщ процесу.
Спос1б 1 форму регламентации д1яльност1 власника можна вибрати будь-яку, але е випробуваний на прак-тиц1 прийом. Оск1льки вс1 ц1 роботи зазвичай прив'я-заш до часу або пер1оду, то можна оформити !х як дода-ток до посадово! шструкци начальника у вигляд1 регламенту роби, що виконуються по граф1ку. Вщповщно в шструкци для виконавц1в повинш бути внесен1:
— у посадов1 шструкци — в1дпов1дальн1сть за вико-нання роб1т, закр1плених за виконавцем в матриц вщпо-в1дальност1;
— у технолопчних (або 1нш1 регламентукш доку-менти) — технолог1я виконання даних роб1т 1 порядок збору, обробки 1 надання даних про яюсть (шформаци про хщ процесу).
У випадку в1дсутност1 начальника вщдшу заступник начальника виконуе його обов'язки. Тобто в такому випадку перший та другий стовбщ матрищ тимчасово поеднуються, причому юльюсть функцш, за яю вщпо-в1дае заступник, вщповщно зростае.
У раз1 в1дсутност1 у зв'язку з вщпусткою, хворобою та по шшим причинам обов'язки заступника начальника вщдшу виконуе головний шспектор вщдшу згщно з розпорядженням начальника в1дд1лу.
Аналог1чно розпод1ляються обов'язки м1ж шспек-торським складом у раз1 тимчасово! в1дсутност1 посадо-во1 особи.
Таблиця 4 являе собою нову матрицю розподшу вщповщальносп, що мае бути основою при формуванш посадових шструкцш прац1вник1в в1дд1лу.
Тобто к1льк1сть здшснюваних функц1й мае зроста-ти пропорцшно до посади прац1вника, проте одночас-но з цим, обсяги сумарного навантаження не мають перевищувати певних меж.
Особливу увагу слщ прид1лити саме положенню про структурний пщроздш та р1вню його узгодже-ност1 1з орган1зац1йними документами сум1жних п1дрозд1л1в.
Даний метод анал1зу та вдосклоалення роботи митного органу доцшьно застосовувати до будь-якого структурного пщроздшу митниц1. Цей метод повинен вико-ристовуватися у вс1х митних установах. Так, при анал1з1 розпод1лу в1дпов1дальност1 на ВМО № 2 Дншропет-ровсько! митнищ було визначено, що головний недол1к в 1снуючому розпод1лу функц1й м1ж посадовими особами ВМО № 2 полягае в тому, що начальник вщдшу е вщповщальним за багато аспеклв роботи, яю краще було б передоручити своему заступнику. Так, начальник несе вщповщальшсть за майже 43 % вс1х трудових процес1в, при тому що мае 7 пщлеглих прац1вник1в. Його заступник, який е компетентним майже у вс1х питаннях роботи вщдшу, вщповщае за виконання 33 % завдань. Головний шспектор вщповщальний лише за 7 % трудових процес1в, а що найщкавше старший шспектор е вщповщальним за виконання 2 трудових процес1в (1 %), а провщний шспектор — жодного. Також варто вщмгга-ти, що старший 1 провщний шспектори приймають участь у виконанш майже вс1х функцш, тобто вони е спещалктами — ушверсалами, здатними виконувати будь-яку роботу.
Важливим недолгом розподшу вщповщальносп у ВМО№2 е нер1вном1рний розподш завдань. Це сто-суеться головним чином рядових завдань, таких як зд1йснення аудюв1зуального контролю носив шфор-мацГ!, реестр книжок МДП, ведення номенклатури справ ВМО та збереження документаци вщдшу, захист комп'ютерно! 1нформац1! в пщроздш. Таю завдання необхщно доручати певному виконавцю, щоб робота, яка не вимагае високого р1вня профес1йно! подготовки, не дублювалася 1 не вщвол1кала спец1ал1ст1в в1д виконання важливих завдань. Наявний стан справ шю-струе, що вс1 1нспектори приймають участь у виконанш вс1х завдань, а повинен бути чгткий розподш. Але ру-тинну роботу треба розподшяти р1вном1рно м1ж вс1ма пращвниками.
Також менеджери не повинн1 приймати участь у вск процесах, а лише отримувати 1нформац1ю про !х виконання. Наприклад, заступник начальника не повинен брати участь у збереженш документаци вщдшу, а повинен лише отримувати щомюячш зв1ти про виконання цього завдання. Також контролювати правильшсть виз-начення валютного курсу повинен не заступник начальника, а головний шспектор.
При проведенш статистичного анал1зу скорегова-но! матриц1 можна прийти до такого висновку, що начальник вщдшу е вщповщальним за виконання 33 % завдань, при цьому найважливших: планування, управ-лшня, контроль, юнцева звгтшсть та вир1шення сп1рних питань. Про хщ виконання вс1х 1нших трудових процес1в начальник лише отримуе шформацш у вигляд1 пер1о-дичних усних та письмових звтв.
Заступник начальника е вщповщальним за 28 % трудових процешв, при цьому вш приймае безпосеред-ню участь у виконанш майже половини завдань, покла-дених на вщдш, та приймае участь в складанш план1в д1яльност1 в1дд1лу, в управл1нн1, в складанш звггаост1, а також в1н контролюе пщлеглих шспектор1в.
20 % трудових функцш делеговано головному шспектору. Вш несе повну в1дпов1дальн1сть за реестр книжок МДП, оформлення докуменпв контролю доставки товар1в, 1 повшстю контролюе правильн1сть зас-тосування валютного курсу при оформленш декларац1й.
Сшввщношення роб1т 1 прац1вник1в на пщприем-ствах 1 у !х вщдшах мае Грунтуватися на засадах рацюна-л1зму, делегування повноважень, профес1йно! субординации, пропорц1йност1 1 персональних особливостей пра-ц1вник1в.
Запропонований п1дх1д дозволить найбшьш оптимально розпод1лити функцюнальш обов'язки та в1дпо-в1дальн1сть м1ж посадовими особами п1дрозд1лу та уник-нути неузгодженост1 м1ж посадовими шструкщями, як1 е первинним та основним документом, що регламентуюе б1знес-процеси в д1яльност1 митного органу на р1вш опису операц1й виконуваних на робочих мюцях.
Застосування процесного п1дходу до д1яльност1 1нших п1дрозд1л1в дозволить оптим1зувати як !х орган1-зац1ю, так 1 функцюнування Кривор1зько! митниц1 в цшому. Це в свою чергу призведе до прискорення здшснення митних процедур, зменшення юлькоста по-милок пщ час оформлення товар1в та пщвищить р1вень задоволеност1 суб'ект1в зовшшньоеконом1чно! д1яль-ност1 як1стю митного сервюу.
Таблиця 4
Матриця розподшу вщповщальносп посадових оаб вiддiлу митного оформлення Криворiзькоl митницi, розроблена з
врахуванням процесного щдходу
В — «ввдповадае за процес», У — «приймае безпосередню участь, здшснюе», при здшсненш яких залучаються посадов1 особи шших шдроздшв.
I — «отримуе необхвдну шформацш»; * — функци
Таблиця 5
Матриця розподшу вщповщальносп посадових oci6 вiддiлу митного оформлення №2 ДтпропетровськоК митницi,
розроблена з врахуванням процесного тдходу
Функщя/ Посада Начальник ВМО №1 Заступник начальника ВМО №2 Головний ¡нспектор Провщний ¡нспектор Старший ¡нспектор
1. Планування робота вщдшу В У У У У
2. Формування та подання звггносп I В У У У
3. Здшснення процедур митного контролю та митного оформлення I В У У У
4. Розподш вантажних митних декларант м1ж посадовими особами ВМО I в
5. Контроль за правильнютю визначення митно! вартост1 В У У У У
6. Контроль правильное^ застосування валютного курсу I I в
7. Оформлення документе контролю доставки товар1в I У в У У
8. Оформлення листа для погодження I У У в У
9. Розгляд сшрних питань В У У I I
10. Участь у якост1 уповноважено!' особи вщ ВНКТ у проведенш МО товару (при форми 231) I У в
11. Вщб1р проб та зразгав товар1в I в У У У
12. Здшснення аудюв1зуального контролю носпв шформацп I I I в У
13. Реестр книжок МДП I I в У У
14. 1нформування суб'екпв ЗЕД про нововведения 1 змшу нормативно! бази В У У У У
15. Обл1к лщензш на експорт (¡мпорт) I в У У У
16. Захист комп'ютерно!' шформацп в шдроздш I I У в У
17. Ведения номенклатури справ ВМО та збереження документацп в1ддшу I I У У В
18. Анашз робота вщдшу та шдготовка звггносп I в У У У
19. Контроль виконання В У I I I
20. Управлшня процесом в У
21. Зв1тнють про хщ процесу в У I
Лiтература
1. Шаповал М. I. Менеджмент якост : навч. поабник [Текст] / М. I. Шаповал. — К. : Знання, 2007. — 471 с.
2. Украшська асощащя якост [Електронний ресурс] / Режим доступу: http://www. uaq. org. ua/, в1льний. — За-гол. з екрану.
3. Шеер А. В. Бизнес-процессы. Основные понятия. Теория. Методы [Текст] / А. В. Шеер. — М. : Весть-Мета Технология, 2000. — 152 с.
4. Шлях до якостк запровадження системи управлш-ня яюстю [Текст] // Бюрократ (шформацшний бюле-тень). — 2009. — №1-2. — С. 4-7.
5. American Society for Quality [Електронний ресурс] / Режим доступу: http://www. asq. org/, вшьний. — Загол. з екрану.
6. International Organization for Standardization [Електронний ресурс] / Режим доступу: http://www. iso. org/, вшьний. — Загол. з екрану.
7. Сагайдак М. В. Стандарт ISO 9001:2001 як мехашзм забезпечення якост надання управлшських послуг / М. В. Сагайдак // Державне будiвництво [Електронне фахове видання]. — 2009. — № 2. — Режим доступу: www. nbuv. gov. ua/e-journals/DUTP/2009_2/doc_pdf/Sagaydak. pdf, вшьний. — Загол. з екрану
8. Савченко Б. Г Запровадження стандарт управлшня яюстю в органи влади / Б. Г. Савченко, О. О. Будко // Державне будiвництво [Електронне фахове видання]. — 2009. — № 1. — Режим доступу: www. nbuv. gov. ua/e-journals/ DeBu/2009—1/doc/2/05. pdf, вшьний. — Загол. з екрану.
