Научная статья на тему 'Учет расходов по аренде квартиры для временного размещения работников самой организации'

Учет расходов по аренде квартиры для временного размещения работников самой организации Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

CC BY
1406
68
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
Ключевые слова
ОРГАНИЗАЦИЯ / ДОГОВОР АРЕНДЫ / ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО / НДФЛ / РАСХОДЫ

Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Галимарданова Ю.М., Мельникова Е.В.

В статье рассматриваются налоговые последствия в части исчисления НДФЛ, а также порядок отражения данной операции в бухгалтерском и налоговом учете организации и документального подтверждения расходов на аренду в случае, если указанная квартира предназначена для проживания командированных сотрудников сторонней организации и командированных сотрудников самой организации, в трудовых договорах с которыми содержится условие о возмещении расходов по найму жилого помещения в период их нахождения в служебных поездках и служебных командировках.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Текст научной работы на тему «Учет расходов по аренде квартиры для временного размещения работников самой организации»

Бухгалтерский учет в бюджетных Accounting in Budgetary

и некоммерческих организациях 21 (2016) 19-24 and Non-Profit Organizations

ISSN 2311-9411 (Online) Налоги и налогообложение

ISSN 2079-6714 (Print)

УЧЕТ РАСХОДОВ ПО АРЕНДЕ КВАРТИРЫ ДЛЯ ВРЕМЕННОГО РАЗМЕЩЕНИЯ РАБОТНИКОВ САМОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Юлия Марселовна ГАЛИМАРДАНОВАа% Елена Владиславовна МЕЛЬНИКОВА"

а эксперт службы правового консалтинга ГАРАНТ, Москва, Российская Федерация

ь рецензент службы правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член МоАП, Москва, Российская Федерация

• Ответственный автор

История статьи:

Принята 28.07.2016 Одобрена 13.09.2016

Ключевые слова: организация, договор аренды, физическое лицо, НДФЛ, расходы

Аннотация

В статье рассматриваются налоговые последствия в части исчисления НДФЛ, а также порядок отражения данной операции в бухгалтерском и налоговом учете организации и документального подтверждения расходов на аренду в случае, если указанная квартира предназначена для проживания командированных сотрудников сторонней организации и командированных сотрудников самой организации, в трудовых договорах с которыми содержится условие о возмещении расходов по найму жилого помещения в период их нахождения в служебных поездках и служебных командировках.

Организация планирует арендовать квартиру, находящуюся в другом городе, у физического лица (резидент РФ, не ИП). Договор аренды заключается организацией непосредственно с физическим лицом - собственником квартиры. Организация применяет общий режим налогообложения.

Рассмотрим, каковы налоговые последствия в части исчисления НДФЛ, а так же каков порядок отражения данной операции в бухгалтерском и налоговом учете организации и документального подтверждения расходов на аренду в случае, если указанная квартира предназначена для проживания:

• командированных сотрудников сторонней организации;

• командированных сотрудников самой организации, в трудовых договорах с которыми содержится условие о возмещении расходов по найму жилого помещения в период их нахождения в служебных поездках и служебных командировках.

В бухгалтерском учете организации расходы по аренде квартиры для временного размещения как работников самой организации, так и сотрудников организаци-контрагента подлежат отражению в составе расходов по обычным видам деятельности.

В целях налогообложения прибыли организации расходы на аренду квартиры в случае временного проживания в ней сотрудников контрагента организация может отразить в составе прочих

расходов или расходов, связанных с арендой имущества. При этом мы не исключаем возможность возникновения претензий со стороны налоговых органов в таком случае.

Расходы на аренду квартиры, в случае временного размещения в ней сотрудников самой организации в период их нахождения в служебной поездке или в служебной командировке, учитываются в целях налогообложения прибыли в составе прочих расходов.

При перечислении арендной платы арендодателю-физическому лицу, не являющемуся индивидуальным предпринимателем, у организации-арендатора в отношении доходов, выплачиваемых указанному лицу, возникает обязанность налогового агента по НДФЛ.

Оплата организацией расходов на аренду квартиры для временного размещения сотрудников организации в период их нахождения в служебной поездке или в служебной командировке не признается их доходом, подлежащим налогообложению НДФЛ.

При временном размещении в арендованной квартире сотрудников контрагента у организации обязанности налогового агента по НДФЛ не возникает .

Юридическое обоснование

В силу п. 2 ст. 671 Гражданского кодекса Российской Федерации юридическому лицу жилое помещение может быть предоставлено в пользование на основании договора аренды.

В соответствии с указанной нормой, а также согласно п. 2 ст. 288 Гражданского кодекса Российской Федерации, п. 1 ст. 17 Жилищного кодекса Российской Федерации юридическое лицо может использовать жилое помещение только для проживания граждан.

На основании п. 1 ст. 609 Гражданского кодекса Российской Федерации, если одной из сторон договора аренды является юридическое лицо, то такой договор оформляется в письменной форме независимо от срока его действия.

Следовательно, в рассматриваемой ситуации организация вправе заключить в письменной форме договор аренды жилого помещения (квартиры) с физическим лицом для временного проживания в ней граждан - сотрудников как самой организации, так и сотрудников сторонней организации.

Налог на прибыль организаций

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации в целях исчисления налога на прибыль организаций налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, за исключением расходов, указанных в ст. 270 Налогового кодекса Российской Федерации.

При этом расходами признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными, в частности, в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В отношении расходов по аренде квартиры при временном проживании в ней командированных сотрудников сторонней организации сообщаем следующее.

В соответствии с подп. 22 п. 1 ст. 264 Налогового коде кс а Ро с с и йс ко й Ф е д е р ац ии к представительским относятся расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих

в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.

В п. 2 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации определен закрытый перечень представительских расходов. Расходы, связанные с проживанием представителей контрагента, в указанном перечне не поименованы.

Следовательно, расходы на аренду квартиры для проживания в ней сотрудников контрагента -сторонней организации в целях налогообложения прибыли не относятся к представительским расходам. Аналогичная позиция изложена в письмах Минфина России от 16.04.2007 № 03-0306/1/235, УФНС России по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271.

При этом, как уже было отмечено, организация вправе отражать в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, любые затраты, которые документально подтверждены, экономически оправданы и произведены для деятельности, направленной на получение дохода, что следует из п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации.

Соответственно, при наличии экономической о б о с н о в ан но с ти и д о кум е н тал ь н о го подтверждения затрат на аренду квартиры для представительских целей, такие расходы организация может признать в налоговом учете как прочие, согласно подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации или как платежи за аренду имущества в соответствии с подп. 10 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (см. также постановления Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20.02.2012 № 07АП-579/12, Девятого арбитражного апелляционного суда от 11.02.2009 № 09АП-12853/2008).

В целях экономического обоснования необходимости аренды квартиры в рассматриваемом случае организации следует оформить документы, подтверждающие договоренность сторон о распределении затрат. В частности, это могут быть гарантийные письма принимающей стороны по обеспечению жильем представителей контрагента. Также организация, например, может подготовить информацию о стоимости гостиничных номеров в городе, где арендована квартира. Очевидно, что затраты на аренду квартиры существенно ниже затрат на размещение в гостиничных номерах. Таким образом, организация может обосновать

экономическую целесообразность таких расходов с точки зрения их оптимизации, в том числе для целей налогообложения прибыли.

При этом следует обратить внимание, что расходы на аренду квартиры в период, когда в указанной квартире фактически не проживают представители контрагента, не следует включать в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли.

Вместе с тем мы не исключаем возможность возникновения претензий со стороны налоговых органов при включении затрат на аренду квартиры для сотрудников сторонней организации в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, вне зависимости от фактического проживания в ней представителей контрагента.

В отношении расходов по аренде квартиры при временном проживании в ней командированных сотрудников самой организации сообщаем следующее.

В соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации в состав расходов на командировки включаются расходы, в том числе на наем жилого помещения.

Следовательно, в рассматриваемой ситуации расходы по аренде жилого помещения, предназначенного для проживания в нем командированных работников организации, могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При этом необходимыми условиями для учета таких расходов являются их обоснованность и документальная подтвержденность (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации). Такими документами могут быть приказы о командировке, проездные документы, отчеты о выполненной работе и т.д.

Соответственно, расходы на аренду жилья включаются в состав налоговой базы по налогу на прибыль организаций за период, когда в арендуемом жилом помещении проживали командированные работники организации, на о с но вании до куме нто в, ко св е нно подтверждающих факт пребывания в нем данных работников: проездные документы, договор аренды и т.п.

В свою очередь, расходы в виде арендной платы за наем жилого помещения за время, когда жилое помещение фактически не использовалось для проживания, не могут быть признаны в целях

налогообложения прибыли. Такая позиция выражена в письмах Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, от 20.06.2006 № 0303-04/1/533, УФНС по г. Москве от 16.04.2010 № 16-15/040653@.

Вместе с тем, по мнению некоторых судов (постановление ФАС ПО от 03.10.2014 № Ф06-14949/2013), расходы на наем арендованной в другом городе квартиры для проживания работников являются экономически оправданными: затраты организации на оплату гостиниц могут составить значительно большую, чем арендная плата, сумму. Причем расходы на содержание жилого помещения (в том числе на оплату коммунальных услуг) необходимо осуществлять постоянно, а не только в период, когда в квартире кто-то проживает. Поскольку перечень расходов, связанных с производством и реализацией, не является исчерпывающим, а затраты на содержание жилого арендованного помещения направлены на получение дохода, суды полагают, что их можно в полном объеме учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации затраты в виде арендной платы за весь период договора аренды организация может учесть в составе прочих расходов, учитываемых при исчислении налогооблагаемой прибыли. Вместе с тем не исключаем, что в таком случае организации придется отстаивать свою позицию в суде.

Следует обратить внимание, что согласно ст. 168.1 Трудового кодекса Российской Федерации работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками, в том числе расходы по найму жилого помещения.

При этом размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Поскольку возмещение работникам расходов в соответствии со ст. 168.1 Трудового кодекса Российской Федерации относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, то при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций сумма такого

возмещения учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации.

К сведению: Оплата организацией расходов по аренде квартиры, не связанных со служебными поездками (при разъездном характере работы сотрудника), а также служебными командировками, признается доходом такого физического лица и учитывается в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда в соответствии с нормами ст. 255 Налогового кодекса Российской Федерации. При этом условие об оплате проживания (компенсации затрат на проживание) работодателем работнику должно содержаться в трудовом договоре. Здесь, по нашему мнению, речь идет о предоставлении временного жилья или компенсации его стоимости для удовлетворения личной потребности сотрудника в жилье в его интересах, а не в интересах самого работодателя. В таком случае часть заработной платы «выплачивается» в виде оплаты (компенсации оплаты) аренды квартиры. Аналогичного мнения придерживаются и контролирующие органы (см. письма Минфина России от 15.09.2014 № 03-03-06/4/46131, от 31.07.2009 № 03-03-06/1/504, ФНС России от 12.01.2009 № ВЕ-22-3/6).

Налог на доходы физических лиц

На основании подп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209 Налогового кодекса Российской Федерации доходы, полученные физическим лицом от сдачи в аренду имущества, находящегося в РФ, подлежат налогообложению НДФЛ.

В силу п. 1 ст. 224 Налогового кодекса Российской Федерации с таких доходов НДФЛ исчисляется по ставке 13% (если гражданин имеет статус налогового резидента РФ).

В соответствии с п. 1 ст. 226 Налогового кодекса Российской Федерации налоговыми агентами, на которых возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и уплате сумм налогов, признаются, в частности, российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, указанные в п. 2 ст. 226 Налогового кодекса Российской Федерации.

Согласно п. 7 ст. 226 Налогового кодекса Российской Федерации совокупная сумма НДФЛ, исчисленная и удержанная налоговым агентом у налогоплательщика, в отношении которого он

признается источником дохода, уплачивается в бюджет по месту учета налогового агента в налоговом органе.

Следовательно, в рассматриваемой ситуации российская организация, выплачивающая физическому лицу, не являющемуся индивидуальным предпринимателем, арендную плату за арендуемое у него жилое помещение (квартиру), признается налоговым агентом в отношении таких доходов физического лица, и, соответственно, должна исполнять обязанности по исчислению, удержанию и перечислению в бюджет НДФЛ в порядке, предусмотренном ст. 226 Налогового кодекса Российской Федерации. Аналогичной позиции по данному вопросу придерживаются и контролирующие органы (см. письма Минфина России от 02.06.2015 № 0304-06/31829, от 07.03.2014 № 03-04-06/10173).

Налоговая база по НДФЛ определяется с учетом всех доходов физического лица, которые получены им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 Налогового кодекса Российской Федерации).

При этом в рассматриваемом случае для организации аренда квартиры для проживания в ней представителей сторонней организации не связана с выплатами по трудовым (гражданско-правовым, авторским) договорам с сотрудниками контрагента.

Кроме того, плата за аренду квартиры для временного проживания представителей другой организации не поступает в собственность этих лиц. Указанные затраты осуществляются для производственных, служебных, а не личных целей временно размещаемых для проживания граждан, они обусловлены наличием такого условия в договоре с контрагентом. Поэтому мы полагаем, что и дохода в натуральной форме у проживающих согласно условиям договора сотрудников сторонней организации (п. 2 ст. 211 Налогового кодекса Российской Федерации) не возникает. В таком случае организация не является также и источником выплаты дохода для указанных лиц. Соответственно, в рассматриваемой ситуации арендные платежи не являются доходами сотрудников организации-контраге нта, облагаемыми НДФЛ (см. также письмо ФНС России от 03.09.2012 № ОА-4-13/14633).

На основании п. 3 ст. 217 Налогового кодекса Российской Федерации не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством

РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Таким образом, выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками (при разъездном характере работы) и служебными командировками сотрудников организации, не подлежат обложению НДФЛ.

По мнению Минфина России, выраженному в письме от 04.07.2012 № 03-04-06/6-204, такие расходы не подлежат налогообложению НДФЛ даже в том случае, если они превысили предельные размеры, установленные локальным правовым актом организации, например положением о командировках.

При этом следует обратить внимание, что оплата аренды квартиры для работника (компенсируемые организацией сотруднику суммы расходов по аренде квартиры), не связанная с разъездным характером работы (служебными поездками) или служебными командировками, признается доходом физического лица и подлежит обложению НДФЛ.

Бухгалтерский учет

Согласно п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на

расходы по обычным видам деятельности и прочие расходы.

Затраты на наем квартиры для проживания командированных работников (как своих, так и сотрудников контрагента) следует рассматривать в качестве расходов по обычным видам деятельности, которые могут быть признаны в бухгалтерском учете в соответствии с положениями п. 5, 16, 18 ПБУ 10/99.

При этом тот факт, что указанные командированные работники в отдельные дни не проживали в арендованной квартире, на наш взгляд, не имеет значения для целей признания произведенных расходов в бухгалтерском учете.

Признание расходов на оплату жилья командированного сотрудника в зависимости от характера договора (в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) может быть отражено на счетах бухгалтерского учета следующим образом:

Дебет счета 20 (25, 26 и другие) Кредит счета 76 -

начислена арендная плата;

Дебет счета 76 Кредит счета 68 - удержан НДФЛ с дохода в виде арендной платы физического лица-арендодателя;

Дебет счета 76 Кредит счета 50 (51) -

перечислена арендная плата физическому лицу-арендодателю.

Список литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 26.01.1996 № 14-ФЗ.

3. Жилищный кодекс Российской Федерации от 29.12.2004 № 188-ФЗ.

4. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146-ФЗ.

5. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 № 117-ФЗ.

6. Письмо Минфина России от 20.06.2006 № 03-03-04/1/533.

7. Письмо Минфина России от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235.

8. Письмо Минфина России от 31.07.2009 № 03-03-06/1/504.

9. Письмо Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178.

10. Письмо Минфина России от 04.07.2012 № 03-04-06/6-204.

11. Письмо Минфина России от 07.03.2014 № 03-04-06/10173.

12. Письмо Минфина России от 15.09.2014 № 03-03-06/4/46131.

13. Письмо Минфина России от 02.06.2015 № 03-04-06/31829.

14. Письмо ФНС России от 12.01.2009 № ВЕ-22-3/6.

15. Письмо ФНС России от 03.09.2012 № ОА-4-13/14633.

16. Письмо УФНС России по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

17. Письмо УФНС по г. Москве от 16.04.2010 № 16-15/040653@.

18. Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 11.02.2009 № 09АП-12853/2008.

19. Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20.02.2012 № 07АП-579/12.

20. Постановление ФАС ПО от 03.10.2014 № Ф06-14949/2013.

21. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.