CC BY
469Н.С. СУБОЧЕВ доктор социологических наук, профессор Волгоградского института управления -филиала РАНХиГС при Президенте РФ
Е.Д. ПАТУТИНА магистрант Волгоградского института управления - филиала РАНХиГС при Президенте РФ*
Цифровые инструменты управления адаптацией персонала в современных организациях
Цифровое управление представляет собой инновацию, которая побуждает менеджмент и персонал деловых организаций к изменению образа мышления, стиля руководства, открывает свободный доступ к огромным объемам информации и позволяет видеть результаты трудовой деятельности в режиме реального времени. Тем самым цифровые технологии помогают менеджерам анализировать ситуацию и оперативно принимать верные решения. Как справедливо отмечают многие специалисты, игнорировать инновации - проигрышное решение, поэтому современным специалистам в области управления персоналом следует изучать новые возможности, технические решения, осваи-
1
вать прогрессивные модели управления .
Цифровизация пронизывает все процессы в организациях: от производства до вспомогательных сервисов, управления, обмена данными с государственными структурами и клиентами2. Управление персоналом также подверглось этой трансформации. Происходит диффузия подходящих методик и действенных средств из ^-области в управ-
* Субочев Николай Сергеевич, e-mail: [email protected]; Патутина Елена Дмитриевна, e-mail: [email protected]
1 Одегов Ю.Г., Долженкова Ю.В., Малинин С.В., Аутсорсинг в управлении персоналом. М.: Юрайт, 2017, с. 58.
2 Шваб К. Четвертая промышленная революция. М.: Эксмо, 2017, с. 32.
ление человеческими ресурсами. Успешность этого процесса можно оценить уже сейчас: гибкие методологии адПе, множество полезных программных средств значительно упростили и ускорили работу менеджеров.
Цифровые средства и программы могут быть применены к любой стадии деятельности сотрудника в организации, и зачастую эти процедуры не обходятся без помощи интернет технологий, мессенджеров, специальных поисковых и оценочных программных инструментов. Рассмотрим под этим углом зрения следующие стадии взаимодействия сотрудника и организации:
- принятие соискателем решения о трудоустройстве;
- поиск и выбор работодателя;
- трудоустройство в организацию;
- адаптация на новом месте работы;
- обучение и карьерный рост;
- мотивация;
- увольнение из организации.
Среди названных стадий наиболее проблемной является адаптация на новом месте работы, которая представляет собой сложный процесс включения нового работника в организационную среду и, как показывает практика, без продуманной программы и эффективных механизмов адаптации усилия рекрутеров и менеджеров на предыдущих стадиях могут оказаться напрасными, в то время как вакансия требует незамедлительного закрытия.
Как правило, сложности трудовой адаптации связаны с двумя главными факторами, к которым относятся первое впечатление нового работника о компании и организация управления адаптацией. Ощущения нового работника в первые дни работы в компании имеют определяющее значение. Именно они при неблагоприятном стечении обстоятельств могут повлиять на принятие решения об увольнении до окончания испытательного срока, что повлечет за собой необходимость поиска нового сотрудника.
Второй момент заключается в том, что новый сотрудник далеко не всегда попадает в лояльный коллектив и к квалифицированному наставнику. Нередко наставники не проявляют заинтересованности в успешной адаптации, выполняют свои обязанности формально, усиливая тем самым и без того негативное впечатление у новичка. Вследствие этого в период острой потребности в информации об
организации и процессах, происходящих в ней, работник не получает необходимой помощи в овладении профессией и психологической поддержки. Согласно данным опросов британской компании Bersin в 2016 г., 4% вновь принятых работников увольняются после первого рабочего дня, еще 22% уходят, не проработав 45 дней. При увольнении сотрудника в течение первого года работы потери фирмы
превышают расходы на его зарплату в три раза, не считая
1
оплату рекрутеров и менеджеров .
Среди часто встречающихся проблем управления адаптацией Н. Самоукина справедливо выделяет:
- отсутствие обратной связи между HR-службой и менеджерами отделов, касающейся информации об ожиданиях и характеристиках кандидата;
- отсутствие четко проработанного адаптационного плана для каждого конкретного кандидата;
- чрезмерную бюрократизацию всех этапов адаптации либо, наоборот, отсутствие каких-либо правил, корпоративных стандартов проведения адаптации2.
Таким образом, требуется обязательное структурирование и определение эффективных способов адаптации новых сотрудников с целью их принятия коллективом и дальнейшей плодотворной работы в интересах организации и адаптантов. Для успешного взаимодействия менеджеров, сотрудников службы персонала и новичков в организации рекомендуется применять инновационные цифровые инструменты, зарекомендовавшие себя в управлении персоналом. К ним относятся программные приложения, обучающие платформы, облачные хранилища, корпоративные порталы, социальные сети и другие средства.
Цифровые инструменты управления адаптацией дают следующие эффекты.
1. Экономия рабочего времени рекрутеров и менеджеров: использование автоматизированных решений позволяет в сжатые сроки достигнуть поставленных целей.
2. Внедрение единого подхода к адаптационным мероприятием позволяет нивелировать возможное негативное
1 https://www2.deloitte.com/us/en/pages/human-capital/topics/bersin-insights-and-services-for-hr.html (дата обращения: 21.01.2019 г).
2 Самоукина Н. Настольная книга менеджера по персоналу. Ростов-н/Д.: Феникс, 2015, с. 157.
воздействие недобросовестных и немотивированных наставников.
3. Использование программных продуктов вновь принятыми сотрудниками, которое не может исключить непосредственное человеческое общение, но современные технологии облегчают производственное обучение. Задать вопрос, прочитать инструкцию или изучить процессы можно в мобильном приложении или на сайте.
4. Онлайн обучение позволяет получить информацию для анализа процесса и оценки результатов адаптации, определить качество выполнения тестов, уровень профессиональной компетентности работников и выявить пробелы в знаниях и умениях.
5. Применение современных обучающих технологий повышает не только эффективность производственного обучения, но и заинтересованность современных молодых людей, их вовлеченность в трудовую деятельность организации, что дает уменьшение количества увольнений в течение испытательных сроков. Таким образом сокращается текучесть кадров среди адаптантов и повышается экономическая эффективность управления трудовой адаптацией.
Сейчас для многих специалистов стали очевидными преимущества цифровых технологий. Однако здесь возникает проблема выбора цифровых инструментов, их соответствия условиям и потребностям конкретных организаций. Для решения такой проблемы рекомендуем обратить внимание на следующие программные продукты, которые могут подойти большинству предприятий различных форм собственности и видов деятельности, которые к тому же нетрудно освоить и использовать.
1. Мессенджеры. Современные менеджеры убедились, что в сравнении с традиционными телефонами и электронной почтой использование мессенджеров значительно ускоряет процессы коммуникации в организации. Для этого существуют специально разработанные для бизнес-требований программы Skype, Slack, а также возможно использовать распространенные Whatsapp и Telegram. Эти программы значительно ускоряют обмен информацией и будут обеспечивать связь наставника с подопечным, позволят обсудить возникшие проблемы и способы их решения. Важно отметить и другой значимый момент: благодаря мессенджерам стало реальным удаленное наставничество.
Ситуация, когда наставник не находится рядом с новичком физически, но всегда находится на связи и помогает решить проблему дистанционно, что имеет несомненные преимущества .
2. И^боты. Специальная программа устанавливается на компьютер либо мобильное устройство и может использоваться из корпоративного облака. Посредством HR-бота потенциальный или новый сотрудник получает подробные и исчерпывающие ответы на интересующие его вопросы относительно компании, распорядка дня, социальных гарантий, корпоративной культуры и многого другого. Преимущество бота в том, что он дает достоверную информацию на интересующие новичка темы1.
3. Геймификация. Игры успешно применяются в проведении адаптационных процедур и мероприятий. С помощью специальных программных приложений новый работник осваивает правила поведения, техники безопасности, восстанавливает в памяти и применяет в игровой ситуации нормативные документы и другую полезную информацию2. Выполнение игрового задания или соревнование с коллегами в выборе правильного поведения в конкретной ситуации намного увлекательнее самостоятельного изучения инструктивных документов. К тому же умело подобранные игровые формы создают привлекательный имидж организации в глазах современных молодых людей.
4. Приложения для оценки. Специальные программные продукты, используемые для оценки адаптируемого сотрудника, могут находиться в корпоративном облачном хранилище. Имеющие доступ к приложению сотрудники службы персонала, наставники могут в удобном режиме провести оценку новичка, высказать необходимые замечания, комментарии и определить направления дальнейшего развития. Результаты оценки будут доступны в любое время. Оценочный лист может быть заполнен в считанные минуты сразу несколькими сотрудниками и без промедле-
1 https://www.talent-management.com.ua/1332-tsifrovoj-hr/ (дата обращения: 21.01.2019).
2 Дынкина Е.Д. Геймификация как инструмент повышения эффективности обучения персонала // Бизнес-образование в экономике знаний, 2017, №2(7), с. 12.
ния показан руководителю . Программный продукт позволяет индивидуально определить критерии оценок, изменить шкалы и откорректировать значение каждого качества или умения в профессиональном портрете адаптанта.
5. Корпоративный портал. Гигабайты корпоративной информации о компании представляют большую ценность, поэтому с ними нужно обязательно ознакомиться каждому новому сотруднику. Удобнее это сделать через домашний компьютер либо любое мобильное устройство. Имея удаленный доступ к базе информации, работник получает возможность быстро ознакомиться с нужными документами и видеороликами в удобное для него внерабочее время. Подобным образом, как отмечает Л.А. Бирман, успешно реализуется удаленное обучение сотрудников в современных организациях2.
6. Планирование карьеры и обучение. В настоящее время созданы специальные цифровые инструменты, которые рисуют карьерные траектории для каждого сотрудника, отмечают пробелы в профессиональной подготовке, предоставляют материалы для обучения. Многие сотрудники предпочитают учиться удаленно, вне рабочего места посредством мобильных устройств в индивидуальном темпе. Частью корпоративного портала может быть виртуальная библиотека.
7. Онлайн сообщество. Наличие интернет-площадки, на которой сотрудники организации обсуждают актуальные проблемы, будет полезно как для новых, так и для опытных работников. Здесь происходит виртуальное знакомство, неформальное общение, может быть оказана необходимая поддержка и помощь, которые способствуют формированию трудового коллектива. Как правило, для виртуального общения создается форум, вход на который можно произвести с сайта компании.
8. Электронные документы. Обычно адаптационные мероприятия подразумевают заполнение большого количества документов, которые, в свою очередь, требуют длительного хранения. Современные цифровые инновации позволяют оформлять, заполнять и хранить документы в
1 Архипова Н.И., Назайкинский С.В., Седова О.Л. Современные проблемы управления персоналом. М.: Проспект, 2018, с. 22.
2 Бирман Л.А. Управление человеческими ресурсами: Учеб. пособие, М.: Дело, 2017, с. 134.
электронном виде в сети Интернет или в облачном хранилище организации. Таким образом можно сократить использование бумаги и оптимизировать документооборот. Еще одним преимуществом электронного хранения документов является возможность доступа к ним из любой точки мира посредством сети Интернет.
В заключение следует отметить, что нами были кратко описаны несколько эффективных и удобных в работе цифровых инструментов, которые можно применить в процессе адаптации новых сотрудников. Однако для их успешного внедрения необходимо личное участие менеджеров и сотрудников службы персонала. Цифровые инновации призваны упростить и облегчить деятельность менеджмента и персонала организации, повысить эффективность и трудовую мотивацию, а также предоставить возможности профессионального развития и карьерного роста на новой технологической базе. Разумеется, ключевую роль в восприятии и применении инноваций в управлении персоналом играют менеджеры высшего звена. От них в решающей степени зависит судьба коллектива предприятия - быть ли открытыми новым информационным технологиям, успешными в конкурентной борьбе, идти ли в ногу со временем -это решение исключительно в компетенции менеджеров высшего звена.
Субочев Н.С., Патутина Е.Д. Цифровые инструменты управления адаптацией персонала в современных организациях.
В статье дается краткий обзор инновационных цифровых инструментов управления адаптацией новых сотрудников в современных организациях. Приводятся перечень задач, решаемых с помощью цифровых инструментов адаптации персонала, и приемлемые варианты их использования.
Ключевые слова: цифровизация, цифровые инструменты, адаптация персонала, управление персоналом, инновационные технологии, agile-методологии.
Subochev N.S., Patutina E.D. Digital tools of personnel adaptation management in modern organizations. The article gives a brief overview of innovative digital tools for managing the adaptation of new employees in modern organizations. The list of tasks solved with the help of digital tools for personnel adaptation and acceptable options for their use is given.
Keywords: digitalization, digital tools, personnel adaptation, modern organizations, innovative technologies, agile methodologies.
