CC BY
3
ОРИГИНАЛЬНАЯ СТАТЬЯ
DOI: 10.21045/1811-0185-2024-10-73-79 УДК 338.2
ЦИФРОВИЗАЦИЯ ЗАКУПОЧНОГО ПРОЦЕССА КАК ЭЛЕМЕНТ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ МЕДИЦИНСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
А.В. Бойчук :
Советник директора ФГБУ АГП им. В.И. Кулакова Минздрава РФ, г. Москва, Россия.
https://orcid.org/0009-0006-4132-7044.
И Автор для корреспонденции: Бойчук А.В.
АННОТАЦИЯ
В современных условиях цифровые технологии проникают во все сферы жизни, и отрасль здравоохранения не является исключением. На рынке конкурируют не отдельные медицинские услуги, а финансовые модели. Поэтому выигрывают те медицинские учреждения, которые умеют быстро искать, тестировать и внедрять соответствующие изменения. Инструменты и подходы цифровизации помогают научиться говорить на языке ценности, которая создается для разной целевой аудитории, и регулярно обновлять финансовую модель медицинского учреждения. Значимой стадией в деятельности государственного учреждения здравоохранения является закупочный процесс.
Цель исследования: выявить основные аспекты выстраивания закупочного процесса государственного учреждения здравоохранения через призму цифровизации данного процесса внутри медицинского учреждения.
Материалы и методы. Исследование включает выявление факторов, которые необходимо учитывать при формировании модели закупочного процесса; стадии создания цифровой модели закупочного процесса; принципы реализации проекта закупочного процесса; обосновывание проектных решений по информационному и программному обеспечению закупочного процесса государственного учреждения здравоохранения; этапы разработки информационной системы. Применяются методы структурного, функционального, информационного, процессного, причинно-следственного анализа и моделирование.
Результаты. В работе были выявлены основные проблемы, связанные с закупочным процессом в медицинских учреждениях, включая недостатки в нормативно-правовой базе, отсутствие четкого распределения ответственности между участниками процесса и неэффективность управленческих решений. Для улучшения мониторинга и управления закупками рахработано предложение по оптимизации процесса закупок через применение цифровых технологий.
Выводы. Проведенное исследование позволило выявить оптимизацию процесса закупок в государственных медицинских учреждениях, которая связана с использованием цифровой модели закупочного процесса.
Область применения результатов. Результаты работы могут найти применение в государственных медицинских учрежденьях различных уровней для разработки и внедрения системы цифровизации закупочной деятельности внутри медицинской организации, а также при оптимизации процесса закупок в государственных медицинских учреждениях при использовании цифровой финансовой модели закупочного процесса, которая обладает рядом выгодных преимуществ.
Ключевые слова: цифровизация, модели закупочного процесса, стратегии оптимизации, учреждение здравоохранения, программное обеспечение.
Для цитирования: Бойчук А.В. Цифровизация закупочного процесса как элемент управления медицинской организации. Менеджер здравоохранения. 2024; 10:73-79. DOI: 10.21045/1811-0185-2024-10-73-79
«КС
Введение
ффективное финансовое планирование государственного учреждения здравоохранения является ключевой задачей медицинской организации и поэтому внедрение единой цифровой системы закупочной деятельности будет являться дополнением к этой задаче.
Единый электронный контур участников закупочного процесса в медицинской организации повысит прозрачность и доступность информации о закупках, расширит возможности по аналитике и поиску,
© Бойчук А.В., 2024 г.
в конечном счете приведет к рациональному и эффективному использованию материальных и финансовых ресурсов медицинского учреждения.
По моему мнению, как и в любой области, связанной с внедрением новых технологий, в цифро-визации государственных закупок имеет положительные стороны [3]:
1. Увеличение прозрачности торгов и исключение коррупционных схем.
2. Уменьшение времени и стоимости на проведение закупочных процедур.
№ 10 Manager /Менеджер
2024 Zdravoochranenia / здравоохранения
3. Увеличение доступности для участия в торгах для различных поставщиков в любой точке мира.
4. Уменьшение бумажных документов и, как следствие, снижение экологического воздействия.
5. Возможность быстрой обработки и анализа больших объемов данных.
Создание единого информационного пространства закупочной системы медицинских организаций обеспечит единый цикл осуществления закупок от этапа планирования до исполнения контракта и оценки результативности. Перефор -матирование внутренних коммуникаций участников закупочного процесса на основании цифровых технологий сделает закупочную деятельность в медицинском учреждении более понятной всем участникам. В конечном счете это отразится на качестве оказания медицинских услуг.
Методы
Исследование включает анализ деятельности медицинской организации по построению системы закупок через выстроенную систему цифровой коммуникации участников закупочного процесса, а также изучение опыта реализуемых проектов по циф-ровизации закупочной деятельности в медицинских учреждениях. Применяются методы сравнительного анализа, систематизации и обобщения полученных данных для выявления ключевых проблем и вызовов.
Результаты
Для цифровизации закупочного процесса медицинской организации, в первую очередь, необходимо очертить круг всех участников, кто прямо или косвенно принимает участие в исполнении данного процесса, а также определить, что является закупочным процессом (циклом) и очертить его стадии [2].
Исходя из логики закупочного процесса медицинской организации по обеспечению лекарственными средствами, изделиями медицинского назначения и другой разрешенной продукцией, при формировании модели данного процесса необходимо учитывать ряд следующих факторов: качество коммуникаций - взаимодействие участников процесса, горизонтальные связи; качество компетен-циий - уровень квалификации сотрудников, обмен опытом; качество процесса - технологии, соблюдение принципа стандартов; качество результата - достижение принятых показателей и соотношение их с экономическими показателями.
Создание цифровой модели закупочного процесса государственного учреждения здравоохра-
нения, по сути, выступает инструментом реализации управления материальными и финансовыми ресурсами.
Важно принимать во внимание следующие ограничения в выборе цифровой модели: финансовые, временные, технические, человеческий фактор [10].
Как правило, финансовые ограничения определяются совокупностью денежных средств, которые может внести государственное учреждение здравоохранения в создаваемую цифровую модель [8].
В свою очередь, временные ограничения взаимосвязаны с рядом следующих факторов: затраты времени, выделяемого на внедрение (запуск) системы; необходимость обучения работников [5].
Создание цифровой модели закупочного процесса включает три этапа: подготовительный (аналитический) - диагностика текущего состояния, мониторинг процесса финансового планирования, изучение разработок; определение стратегии, подбор способа (механизма) приобретения, выбор архитектуры, практический - автоматизация рабочих участков, обучение персонала, документальное оформление, распределение обязанностей в рамках проведенной цифровизации, заключительный -объединение рабочих мест в единую информационную систему [4].
Первый этап - подготовительный, включает в себя: анализ ресурсов медицинского учреждения; мероприятия финансового планирования; создание единой системы информации. Анализ ресурсов медицинского учреждения осуществляется через анализ текущего состояния организации, наличие имеющихся ресурсов для выполнения данного проекта. Мероприятия финансового планирования состоят из формирования лимитов по подразделениям, которые осуществляет планово-экономический отдел исходя из доходов и расходов подразделения за предыдущий год с учетом взятых на новый год обязательств, а также от ис-точников-финансирования; последующей передачи лимитов подразделениям; сбора потребности подразделений по разным направлениям - лекарственным средствам, изделиям медицинского назначения, хозяйственным материалам. Сбор потребности осуществляется на основании приказа Руководителя медицинской организации на новый плановый период с указанием ответственных лиц за сбор, проверку и обобщение информации. Контроль лимитов осуществляется планово-экономическим отделом совместно с контрактной службой, которые и формируют сводную потребность по
Менеджер / Мападег № 10
здравоохранения / 2с1гв\/оосЬгвпвп'1в 2024 а
всем статьям бюджета с последующим формированием плана финансово-хозяйственной деятельности (ПФХД) и плана закупок (ПЗ). Создание единой системы информации заключается в создании единой однообразной информации у всех участников закупочного процесса: по подразделениям, по сотрудникам, по источникам финансирования, по контрагентам, по договорам. При этом необходимо выработать единые принципы построения единой цифровой системы: формирование единого перечня номенклатуры, единой платформы (по возможности), отсутствие дублирования, оптимизация процессов, открытость, гибкость системы (для добавления новых вводных).
Второй этап - практический, состоящий из автоматизации рабочих участков, обучения сотрудников и документального оформления. Автоматизация рабочих участков заключается в оборудовании рабочих мест участникам закупочной деятельности: инициаторам закупки, контрактной службе, планово-экономическому отделу, бухгалтерии, службе главного врача.
Следующим шагом производится обучение сотрудников, получивших рабочие места (участников закупочного процесса). Это можно осуществлять
с сотрудниками медицинской организации, имеющими опыт работы в данной информационной системе, или провести обучение и показ работы в формате конференции сотрудниками 1Т-компании по договору подряда. Здесь необходимо уделять внимание квалификации и уровню специалиста в учреждении здравоохранения [1].
Последним в данном этапе является документальное оформление, то есть фиксирование распределения обязанностей в рамках проведения закупочной деятельности в локальных нормативных актах: «Положение о закупках»; «Регламент работы контрактной службы».
Третий этап - заключительный, который состоит в объединении рабочих мест в единую информационную систему и интеграции ее с медицинской информационной системой, в рамках которого мы получим единый цифровой контур в медицинском учреждении, объединяющий всех участников закупочного процесса. Наглядно это показано на рис. I.
Выбирая способ приобретения информационной системы (далее - ИС) для закупочного процесса государственного учреждения здравоохранения (далее - учреждение), следует рассмотривать
•КС
Источник: Составлено автором.
Рис. 1. Схема автоматизированного цифрового контура закупочного процесса
следующие варианты: создание собственного продукта, приобретение уже готового продукта и дальнейшая модификация продукта в эксплуатации [7].
Второй вариант может быть более эффективным экономически и по затратам времени по сравнению с собственной разработкой.
К преимуществам такого продукта можно отнести:
- более короткие сроки реализации;
- использование проверенных технологий;
- наличие за пределами технической экспертизы;
- легче определить расходы;
- частые обновления программного обеспечения;
- цена, как правило, дешевле;
- минимальный состав персонала информационных технологий.
К недостаткам готового продукта можно отнести:
- несовместимость потребностей с учреждением;
- несовместимость между различными приложениями;
- ограничение настройки программного обеспечения;
- отсутствие контроля над улучшением программного обеспечения;
- долгосрочная зависимость от поставщика поддержки;
- специальные аппаратные или программные требования [9].
Третий вариант - это, в сущности, улучшенный второй вариант приобретения. Однако, его основным недостатком является высокая стоимость. Этот вариант приобретения основан на «подогнонке» системных параметров под необходимые условия.
Первый вариант идеально подходит крупным медицинским учреждениям.
Он может занять много времени и иметь большую стоимость, но в конце разработки учреждения смогут иметь системы, которые отвечают всем объективным требованиям организации.
С целью реализации проекта по цифровизации закупочного процесса государственного учреждения здравоохранения логичнее произвести разработку продукта, которая уже используется в медицинском учреждении. За основу можно взять российские программы, предназначенные для автоматизации деятельности государственных учреждений здравоохранения (бухгалтерия, аптека, медицинский склад, планово-экономический отдел) - 1С и Парус.
Это обуславливается тем, что во время разработки проекта будут учтены все замечания и требования учреждения к реализуемой системе, что приведет к меньшей стоимости и времени
разработки проекта, так как его будут выполнять сотрудники учреждения.
Обсуждение
На сегодняшний день можно обозначить следующие ключевые стратегии оптимизации, в том числе и закупочного процесса [6]:
- Цифровая трансформация по участкам (обновление управленческих функций, сопоставимых по своим функциональным особенностям. Этот метод используется, когда медицинская организация не располагает средствами на полную автоматизацию).
- Внедрение цифровых технологий, которые соответствуют фактическим потребностям медицинской деятельности. Сама организация при этом получит конкретную прикладную систему со стоимостью, сопоставимой с системным решением. Эту стратегию избирать допустимо только при необходимости экономии времени и ресурсов. Дальнейшие попытки модернизации стоят намного дороже.
- Цифровая трансформация различных направлений (полная цифровизация медицинской организации. Главная отличительная особенность состоит в том, что данная деятельность подразумевает охват всех служб (подразделений), участвующих в направлении цифровизации.
- Полная цифровизация (формирование системы из большого числа разноуровневых компонентов). В нее входят, как правило, и иные подсистемы, блоки, модули, управления, задачи и др. Подобное построение способствует применению одного алгоритма для решения различных задач. Дублирование сведений из различных источников недопустимо, так как все и без того находится в пределах одной системы. Главный недостаток данного вида - необходимость огромного числа расходов на внедрение.
На основе результатов мониторинга различных вариантов стратегий, мы выбрали третью стратегию как максимально подходящий нам вариант, поскольку цифровизировать целесообразно лишь одно из направлений - закупочный процесс.
Задачей данной стратегии является минимизация расходов медицинского учреждения на выстраивание цифровизованной системы закупок в медицинской организации, противодействие рискам, а также суммарному ущербу от этих рисков.
Главной задачей при автоматизации закупочного процесса является оценка рисков и управление ими.
В таблице 1 приведена краткая информация об основных рисках, возникающих при реализации данной задачи.
Менеджер / Мападег № 10
здравоохранения / 2с1гв\/оосЬгвпвп'1в 2024 а
Таблица I
Основные риски, возникающие при минимизации расходов медицинского учреждения на выстраивание цифровизованной системы закупок
Риск Причина Триггер (мероприятия по управлению рисками)
Комплаенс-риск - отсутствуют (устарели) или не действуют регламенты взаимодействия между подразделениями - принятие регламента взаимодействия подразделений, которые отражали действующие реалии
Организационный - неэффективность существующей системы управления - контроль и мониторинг выполнения материально-технического обеспечения: решений. - ошибки в планировании, - ошибки в принятии решения
Технико- эксплуатационный - недостижение запланированных параметров - недостижение результата по причине: - выхода из строя серверного оборудования - сбоев в работе программной системы - создание облачных хранилищ и использование дублирующих серверов
Кадровый - неготовность и сопротивление изменениям у сотрудников - убеждение, внутренняя реорганизация - риск привлечения недостаточно квалифицированных - подготовка и обучение сотрудников и опытных специалистов, способных правильно встроиться в новый процесс
Материального обеспечения - оценка возможности перехода на альтернативное программное обеспечение. Принятие распорядительных решений - разработка собственной программы
Профессионально- - недостижение необходимого результата проекта - анализ опытов реализуемых проектов компетентностный в результате не компетенции 1Т-компании - уход из проекта ключевых участников
Финансово-экономический - недостаточно согласованный бюджет - дополнительное выделение средств
Конкурентной недобросовестная поставка - необходимо создать запас товаров состоятельности
Источник: составлено автором
Выводы
Основным результатом иследования является внедрение цифровизованной системы организации закупочной деятельности в медицинском учреждении, которая составляет единую систему финансового планирования и исполнения. Переход к цифровым технологиям при осуществлении закупочного процесса в медицинском учреждении будет способствовать: эффективному расходованию финансовых средств; обоснованности подразделения в материально-техническом обеспечении; исключается двойной ввод информации; возможности построения большого числа аналитических отчетов, единых
О
с
#хс
всеобъемлющих и перекрёстных отчетов; повышению эффективности принятия управленческих решений; снижению ошибок и уменьшению влияния человеческого фактора; сохранению данных; ускорению сроков движения информации по подразделениям, также сокращению сроков корректировки данных; доведению до всех участников информации в режиме реального времени; созданию единой, открытой и прозрачной информационной базы; внедрению бригадного метода работы; четкому разграничению и выделению этапов закупочной деятельности; установлению контроля на всех этапах принятия решений; снижению трудозатрат.
1. Храпылина Л.П. Современные требования к управленческим кадрам и их подготовке для деятельности, связанной с здравоохранением / Л.П. Храпылина // Перспективные направления преобразований здравоохранения и технологии их реализации: Монография / Под общей редакцией Л.П. Храпылиной. - Москва: Издательский дом «Научная библиотека», 2021. - С. 285-307. - EDN MIRJEC.
2. Бойчук А.В. Выстраивание механизма внутренних коммуникаций участников закупочного процесса государственного учреждения здравоохранения. Менеджер здравоохранения. 2024. № 6. С. 50-59.
№ 10
2024
Manager
Zdravoochranenia
/Менеджер
здравоохранения
3. Бойчук А.В. Современные проблемы организации и управления закупочной деятельностью в системе здравоохранения и пути их решения. Менеджер здравоохранения. 2024. № 5. С. 49-62.
4. Ковалевский В.В., Манюхин А.Е. Практические советы и рекомендации закупщикам. М.: Издательские решения. 2021. 104 с.
5. Куприянов Д.В. Информационное и технологическое обеспечение профессиональной деятельности. М.: Юрайт. 2017. 255 с.
6. Маликова С.Г. Разработка организационно-экономических методов управления закупками на промышленных предприятиях: на основе методологии контроллинга: автореф. дис. ...канд. экон. наук. М. 2006. 16 с.
7. Моряков Д.А. Моделирование и автоматизация процессов закупочной деятельности организации // Вестник науки. 2019. № 6 (15). Том 3. С. 395-397.
8. Романова Н.В. Инвестиционные решения в сфере цифрового здравоохранения // Экономика и управление: научно-практический журнал. 2024. № 2. С. 121-125.
9. Управление ИТ-разработкой и внедрением / В.П. Часовских, М.П. Воронов, В.Г. Лабунец, Е.Н. Стариков. Екатеринбург: Изд-во УрГЭУ. 2021. 173 с.
10. Как планировать закупки и формировать заказы поставщикам: алгоритмы, формулы, программы [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.ekam.ru/blogs/pos/kak-planirovat-zakupki?ysclid=lzc9cjl uj6170589759
ORIGINAL ARTICLE
О
dHO зЯо
ш
зио
DIGITALIZATION OF THE PROCUREMENT PROCESS AS AN ELEMENT OF THE MANAGEMENT SYSTEM OF A MEDICAL ORGANIZATION
A.V. Boychuk H
FSBI AGP V.I. Kulakov of the Ministry of Health of the Russian Federation, Moscow, Russia; https://orcid.org/0009-0006-4132-7044.
H Corresponding author: Boychuk A.V.
ABSTRACT
In modern conditions, digital technologies are penetrating into all spheres of life, and the healthcare industry is no exception. It is not individual medical services that compete in the market, but financial models. Therefore, those medical institutions that are able to quickly search, test and implement appropriate changes win. Digitalization tools and approaches help you learn to speak the language of value that is created for different target audiences, and regularly update the financial model of a medical institution. A significant stage in the activities of a public health institution is the procurement process.
The purpose of the study is to identify the main aspects of building the procurement process of a public health institution through the prism of digitalization of this process within a medical institution.
Materials and methods. The study includes the identification of factors that must be taken into account when forming a model of the procurement process; the stages of creating a digital model of the procurement process; the principles of implementing the procurement process project; substantiation of design decisions on information and software for the procurement process of a public health institution; the stages of developing an information system. Methods of structural, functional, information process, causal analysis and modeling are used. Results. The paper identified the main problems associated with the procurement process in medical institutions, including shortcomings in the regulatory framework, the lack of a clear distribution of responsibility between the participants in the process and the inefficiency of management decisions. To improve procurement monitoring and management, a proposal has been developed to optimize the procurement process through the use of digital technologies.
Conclusions. The conducted research made it possible to identify the optimization of the procurement process in public medical institutions, which is associated with the use of a digital model of the procurement process.
The scope of the results. The results of the work can be used in public medical institutions of various levels to develop and implement a system of digitalization of procurement activities within a medical organization. And also, when optimizing the procurement process in public medical institutions, when using a digital financial model of the procurement process, which has a number of beneficial advantages. Keywords: digitalization, models of the procurement process, optimization strategies, healthcare institution, software.
For citation: Boychuk A. V. Digitalization of the procurement Process as an element of management of a medical organization. Manager Zdravoohranenia. 2024; 10:73-79. DOI: 10.21045/1811-0185-2024-10-73-79
Менеджер / Manager № 1O
здравоохранения / Zdrevoochrenenie 2O24 j
REFERENCES
1. Khrapylina L.P. Modern requirements for managerial personnel and their training for activities related to healthcare / L.P. Khrapylina // Promising directions of healthcare transformations and technologies for their implementation: Monograph / Under the general editorship of L.P. Khrapylina. - Moscow: Publishing House "Scientific Library", 2021. - P. 285-307. - EDN MIRJEC.
2. Boychuk A.V. Building the mechanism of internal communications of participants in the procurement process of a public health institution. Health care manager. 2024. No. 6. P. 50-59.
3. Boychuk A.V. Modern problems of organization and management of procurement activities in the healthcare system and ways to solve them. Health care manager. 2024. No. 5. P. 49-62.
4. Kovalevsky V. V, Manyukhin A.E. Practical tips and recommendations to buyers. M.: Publishing solutions. 2021. 104 p.
5. Kupriyanov D.V. Information and technological support of professional activity. Moscow: Yurayt. 2017. 255 p.
6. Malikova S.G. Development of organizational and economic methods of procurement management at industrial enterprises: on the basis of the controlling methodology: abstract of the dissertation of the Candidate of Economic Sciences. M. 2006. 16 p.
7. Moryakov D.A. Modeling and automation of procurement processes of an organization // Bulletin of Science. 2019. No. 6 (15). Vol. 3. P. 395-397.
8. Romanova N. V. Investment solutions in the field of digital healthcare // Economics and Management: scientific and practical journal. 2024. No. 2. P. 121-125.
9. Management of IT development and implementation / V.P. Chasskikh, M.P. Voronov, V.G. Labunets, E.N. Starikov. Yekaterinburg: Publishing house of USUE. 2021. 173 p.
10. How to plan purchases and form orders for suppliers: algorithms, formulas, programs [Electronic resource] Access mode: https://www.ekam.ru/blogs/pos/kak-planirovat-zakupki?ysclid=lzc9cjluj6170589759
ИНФОРМАЦИЯ ОБ АВТОРАХ / ABOUT THE AUTHORS
Бойчук Анатолий Викторович - советник директора Федерального государственного бюджетного учреждения «Национальный медицинский исследовательский центр акушерства, гинекологии и перинатологии им. В.И. Кулакова» Министерства здравоохранения Российской Федерации, г. Москва, Россия; слушатель программы «Доктор государственного управления - Doctor of Public Administration (DPA)» ИГСУ РАНХиГС; сертифицированный эксперт-практик в сфере закупок.
Anatoly V. Boychuk - Advisor to the Director of the Federal State Budgetary Institution National Medical Research Center for Obstetrics, Gynecology and Perinatology named after. IN AND. Kulakov Ministry of Health of the Russian Federation, Moscow, Russia; Student of the Doctor of Public Administration (DPAj program at IGSU RANEPA; Certified expert practitioner in the field of procurement.
E-mail: [email protected]
Здравоохранение-2024
УЧАСТКОВЫМ БОЛЬНИЦАМ НАЧНУТ ВЫДАВАТЬ ЛИЦЕНЗИИ НА ТОРГОВЛЮ ЛЕКАРСТВАМИ
Правительство расширило возможности продажи лекарств в сельской местности. Теперь лицензию на торговлю медикаментами смогут получать участковые больницы.
Обособленные подразделения медорганизаций в сельских населенных пунктах, где нет аптек, смогут получить лицензию на розничную торговлю лекарственными препаратами.
Раньше возможность отпускать льготные лекарства и продавать препараты в сельских населенных пунктах, где нет аптек, была только у амбулаторий, фельдшерских пунктов, отделений общей врачебной практики. Теперь право на розничную продажу лекарств получили участковые больницы.
Источник: Постановление Правительство от 24 сентября 2024 г. № 1296
