CC BY
160
ISSN 1994-5G94 ♦-
Galina Vladimirovna Ignatova,
PhD in Economics,
associate professor of the department of trade, service and hospitality industry Saratov socio-economic institute (branch) of Plekhanov Russian University of Economics
Галина Владимировна Игнатова,
кандидат экономических наук, доцент торгового дела, сервиса и гостинично-туристического бизнеса, Саратовский социально-экономический институт (филиал)
РЭУ им. Г.В. Плеханова
zolenko7galina@mail.ru
Viktoria Vladimirovna ínozemtseva, Виктория Владимировна Иноземцева,
PhD in Economics, associate professor of the department of trade, service and hospitality industry Saratov socio-economic institute (branch) of Plekhanov Russian University of Economics
УДК 658.71
кандидат экономических наук, доцент торгового дела, сервиса и гостинично-туристического бизнеса, Саратовский социально-экономический институт (филиал)
РЭУ им. Г.В. Плеханова
inozemceva_vv@mail.ru
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ЦИФРОВОЙ ЭКОНОМИКЕ
Данная статья раскрывает современные аспекты информационного обеспечения закупочной деятельности в цифровой экономике. На этапе цифровизации экономических процессов важно наличие полноценного информационного обеспечения деятельности в сфере закупок. И федеральное законодательство, и уровень развития современных предприятий всех отраслей экономики формируют условия развития информационного обеспечения закупочной деятельности. Увеличению эффективности принимаемых решений и экономии времени способствует электронный документооборот. Внедрение электронного документооборота качественно изменило современную логистику, упростив работу каждого ее звена. Электронный документооборот оптимизирует процесс получения и обработки заявок, ускоряет передачу документов, исключает их потерю и неверное заполнение. В работе электронного документооборота необходимо учитывать работу с внешними данными, такими как электронная почта, онлайн торговые площадки и пр. Активное использование информационных технологий, быстрое реагирование на потребности рынка, применение информационных систем и программ для анализа, контроля и планирования коммерческих решений являются залогом успешной деятельности фирмы. Поэтому управление финансовыми потоками государственных учреждений производится через электронный бюджет, а подача заявок на закупочные процедуры - через электронные торговые площадки.
Ключевые слова: закупочная деятельность, управление, цифровизация, информационное обеспечение, логистические процессы.
INFORMATION SUPPORT FOR PROCUREMENT OPERATIONS
IN THE DIGITAL ECONOMY
The article deals with relevant aspects of information support for procurement procedure in the digital economy. It is argued that at the present stage of digitalization of economy it is important to have adequate information support for organizing procurement. Federal legislation and current level of business development in all sectors of the economy create the conditions for the development of information support for procurement. Increasing efficiency of decision-making and time-saving methods are facilitated by electronic document management. Introduction of electronic document management has qualitatively changed modern logistics, simplifying the operation of each of its stages. Electronic document management optimizes the process of receiving and processing bids, speeds up the transfer of documents, eliminates their loss and incorrect filling. Electronic document management involves work with external data, such as e-mail, online trading platforms, etc. Active use of information technologies, rapid response to market needs, introduction of information systems and programs for analyzing, monitoring and planning commercial decisions are key to the success of any company. This is the reason why management of financial flows of public institutions is implemented with the help of electronic budget, and filing of bids for procurement procedures is done through electronic trading platforms.
Keywords: procurement, management, digitalization, information support, logistics.
Закупочная работа является основой хозяйственной деятельности организации. Именно от закупок зависит эффективное функционирование предприятия. Закупочная деятельность направлена на то, чтобы предприятие получало необходимое по качеству и количеству сырье, материалы, товары и услуги в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, с хорошим обслуживанием и по выгодной цене. Закупка материальных товаров и
сырья - важная функция в производственно-экономической системе любого уровня.
Можно выделить самую главную цель в закупочной деятельности - это минимизация затрат на сырье и товары и получение максимальной выгоды от сделки с поставщиком и получения качественных материалов [2, с. 36].
Необходимо учитывать, какое послепродажное обслуживание может предоставить этот поставщик.
16 ♦-
Вестник СГСЭУ. 2019. № 3 (77) -♦
Правильный выбор поставщика позволит получать не только качественную продукцию на реализацию товара, но и снижение временных и материальных затрат на транспортировку и хранение товаров [6, с. 140]. Организация закупочной деятельности предполагает осуществление комплекса мероприятий, направленных на планирование закупочной деятельности и документирование потребностей в продукции, приобретение которой необходимо для функционирования предприятия, организацию поиска, выбора поставщиков и принятия решений о заключении с ними закупочных договоров.
Научно-технический прогресс пронизывает все сферы жизнедеятельности человечества. В настоящее время невозможно представить ни одну преуспевающую отрасль без информационного обеспечения. Считается, что расцвет логистической деятельности приходится на период развития средств передачи информации. Информационные потоки обеспечивают движение материальных потоков [9, с. 23].
Ведущие компании достигают своих максимальных финансовых результатов благодаря внедрению комплексных бизнес-решений [1, с. 125]. Автоматизированные информационные системы позволяют существенно экономить затраты, возникающие в ходе закупок, а также контролируют и корректируют входящую и исходящую информацию, что снижает риск возникновения ошибок в процессе закупочной деятельности [4, с. 42].
Посредством информационной логистики между собой связываются стадии снабжения, производства и сбыта материальных потоков предприятий [11, с. 121]. Кроме того, информационная логистика, в сущности, и организует поток данных, который сопровождает перемещение товаров и услуг.
Цель информационной логистики вытекает из общей цели логистики: обеспечение движения необходимых материальных потоков достаточной и полной информацией в конкретном месте, в определенное время, с минимальным количеством затрат.
Инструментами информационной логистики обеспечиваются управление и контроль движения материальных потоков [3, с. 148]. Отсюда возникают задачи информационной логистики:
1. Координация действий и обеспечение взаимодействия участников логистической цепи;
2. Проектирование логистических потребностей;
3. Контроль течения логистических процессов;
4. Сбор, систематизация и анализ принятых решений, связанных с движением материальных потоков.
Управленческий аппарат информационных потоков имеет свою градацию:
1. Высший уровень;
2. Средний уровень;
3. Контролирующий уровень;
4. Оперативный уровень.
На высшем уровне информационной логистики непосредственно содержится информация о выборе стратегии и политики будущих решений. Средний уровень представляет собой информацию тактического планирования принятия решений. На уровне контроля содержится вся необходимая информация, регулирующая оперативное планирование и контроль. На оперативном уровне происходит обработка сделок и дается ответ на входящие запросы [5, с. 32].
С уверенностью можно заключить, что логистика получила свое значимое развитие именно в период появления средств передачи и обработки информации, так как информационная логистика в полной мере осуществляет сбор информации на местах ее возникновения, анализирует ее и преобразовывает в необходимую форму, накапливает и хранит для принятия решений. И что важно, именно информационная логистика обеспечивает транспортировку информации, фильтрует информационные потоки и управляет ими [7, с. 33].
Информационный поток представляет собой набор сообщений, данных, сведений, сопровождающий, опережающий или догоняющий материальные потоки во внешней среде и во внутренней логистической системе. Представляется либо на электронных носителях, либо на бумажных, либо на тех и других одновременно.
Увеличению эффективности принимаемых решений и экономии времени способствует электронный документооборот. В настоящее время все чаще обмен документами между хозяйствующими субъектами происходит не на бумажных носителях, а на электронных. Электронный документооборот может существовать как внутри компании, так и за ее пределами. Таким образом, электронный документооборот представляет собой систему процессов по обработке, передаче и хранению информации в электронном виде.
Электронный документооборот активно используется в бухгалтерской среде. Все документы формируются в стандартном установленном на законодательном уровне формате, но юридический вес имеют только в том случае, если они подписаны электронными подписями обеими сторонами договоров, отчетов.
Электронная система документооборота должна быть организована так, чтобы всецело выполнялись ожидаемые от внедрения функции, притом не уступая, а, наоборот, достигая преимущества перед бумажным документооборотом. В электронном виде создаются, оформляются, редактируются, регистрируются, согласовываются документы. Электронный документооборот призван определять направления потоков документооборота, предоставлять либо ограничивать доступ к информации, давать возможность для работы с информацией с нескольких точек доступа.
Электронная система документооборота для эффективного функционирования в существующей электронной среде должна во время работы сво-
НБЫ1994-5094 ♦-
бодно поддерживать все бизнес-приложения, так или иначе задействованные в общей системе. Кроме того, система электронного документооборота должна быть согласованной, в ней необходимо учитывать работу с внешними данными, такими как электронная почта, онлайн торговые площадки и пр.
Для совершения любой логистической операции компании обязаны осуществить сбор и оформить все необходимые документы клиента. Электронный документооборот оптимизирует процесс получения и обработки заявок, ускоряет передачу документов, исключает их потерю и неверное заполнение. Благодаря внедрению электронного документооборота клиентский сервис становится лучше, а работа менеджеров проще.
К примеру, вместо того чтобы обрабатывать поток бумаг, возможно размещение на сайте компании и получение их в электронном формате [8, с. 164]. Благодаря электронному документообороту клиенты могут заполнять все заявки на перевозку, приемку и отпуск груза без визитов в офисы партнеров. Упрощается система распределения документов по менеджерам, согласования и загрузки в учетную систему.
Таким образом, информация является катализатором движения материальных потоков в логистической системе. Благодаря отлаженной работе информационной логистики существенно сокращается время на принятие, обработку, выполнение и контроль управленческих решений. Внедрение электронного документооборота качественно изменило современную логистику, упростив работу каждого ее звена.
Современному предприятию не достичь высокого уровня результативности без информационной поддержки. Активное использование информационных технологий, быстрое реагирование на потребности рынка, применение информационных систем и программ для анализа, контроля и планирования коммерческих решений являются залогом успешной деятельности фирмы. Информационная поддержка логистики может строиться в рамках корпоративной информационной системы или же локально.
Процесс государственных закупок в Российской Федерации проходит в электронном виде через официальный сайт государственных закупок. На данный момент этот процесс формируется и реализуется благодаря единой информационной системе в сфере закупок - ЕИС, начавшей активно эксплуатироваться с 1 января 2016 г. Ответственным и курирующим органом является Федеральное казначейство России. Единая информационная система представляет собой платформу, на которой опубликована вся информация о процедуре проведении государственных закупок; все операции проводятся через нее. Данная система уравнивает положение всех участников государственных закупок, так как предоставляет полную, достоверную и одинаковую для всех информацию, которая на-
ходится в бесплатном доступе. Помимо всех платежных операций, процесс коммуникации и обмена информации также осуществляется на базе сайта ЕИС.
К функциям ЕИС относят:
1. Размещение полной и достоверной информации в общем доступе;
2. Контроль документации;
3. Использование неквалифицированной электронной подписи;
4. Переход на использование ОКПД2 и ОКВЭД2.
К информации, размещенной в ЕИС, относят
информацию о каждой закупке, данные об аудите закупок, реестр банковских гарантий, реестр контактов, реестр недобросовестных поставщиков, библиотека типичных контрактов, отчетности заказчиков, информации о конкурсах и торгах и пр.
Просматривать всю информацию, размещенную на сайте, может любой пользователь интернета. При работе с единой информационной системой возможны два доступа - открытый и закрытый. Для совершения закупок, участия в торгах необходима регистрация и получение доступа к закрытой ЕИС.
Управление финансовыми потоками государственных учреждений производится через электронный бюджет, а подача заявок на закупочные процедуры - через электронные торговые площадки. ЕИС взаимодействуют с информационными структурами антимонопольной службы и порталом государственных программ, в котором находятся сведения об аналитической информации. Абсолютная прозрачность данной системы позволяет избежать коррупционных действий и большинства нарушений, караемых законом. Работа с ЕИС диагностируется и мониторится контролирующими органами. В случае нарушений предусмотрены административные штрафы, а в случае коррупционных действий - уголовная ответственность.
Таким образом, ЕИС - система, облегчающая доступ к информации всем гражданам России и позволяющая участникам государственных закупок размещать, искать, пользоваться и хранить информацию.
Закупки регулируются двумя Федеральными законами - № 44 и № 223 «О госзакупках», а также постановлениями Правительства № 996 от 30.09.2014 «О распределении полномочий между Минэкономразвития и Федеральным казначейством при создании ЕИС» и № 36 от 23.01.2015 «О порядке и сроках ввода в эксплуатацию ЕИС».
Закон № 223-ФЗ указывает на необходимость соблюдения принципа информационной открытости проводимых закупок. Статья 4 регулирует состав сведений по закупке, которые должны размещаться в открытом доступе.
Согласно ч. 1 ст. 4 № 223-ФЗ положение о закупочной деятельности подлежит обязательному размещению в ЕИС. На это заказчику отводится 15 дней после его утверждения. По ч. 2-3 ст. 4 № 223-ФЗ в ЕИС размещаются планы закупок товаров и услуг на срок не менее года. Если закупа-
18 ♦-
Вестник СГСЭУ. 2019. № 3 (77) -♦
ется высокотехнологичная продукция, то сроки размещения таких сведений возрастают до 5-7 лет.
Согласно ч. 5 ст. 4 № 223-ФЗ на портале госзакупок при проведении закупки конкурентным способом заказчик должен разместить следующую документацию:
1. Извещение о проведении закупки конкурентным способом;
2. Документация о конкурентной закупке, кроме запроса котировок;
3. Проект договора, который служит неотъемлемой частью извещения;
4. Документация о проводимой конкурентной закупке;
5. Изменения, которые вносились в извещения;
6. Разъяснения по данной документации;
7. Оформленные в ходе закупки протоколы, которые составлены заказчиком (размещаются в течение 3 дней после подписания);
8. Итоговый протокол.
Перечень размещаемых сведений не является исчерпывающим и при желании может быть изменен заказчиком. В случае изменения после подписания итогового протокола количества, объема, цены закупаемых в рамках контракта товаров и услуг или сроков исполнения контракта не позднее, чем через 10 дней после внесения указанных правок заказчик должен разместить договор в новой редакции в ЕИС. Заказчик вправе не ограничиваться размещением информации в ЕИС и может дополнительно разместить ее в свободном доступе в интернете и на своем официальном сайте.
В ч. 9-10 ст. 4 № 223-ФЗ прописаны сведения, которые должны содержаться в извещении о проведении закупки и документации. Так, размещаемое извещение о проведении конкурентной закупки должно содержать указание на следующее:
1. Способ осуществления закупки;
2. Наименование заказчика, его местонахождение и почтовый адрес, адрес электронной почты и контактный телефон заказчика;
3. Предмет договора с указанием количества поставляемого товара, объема работ и услуг;
4. НМЦК либо формула, которая используется для определения;
5. Место поставки товара и оказания услуги;
6. Сроки предоставления документации о закупках, размере и порядке выплат;
7. Адрес площадки в интернете, на которой будет проходить закупка в электронном формате;
8. Порядок, дата начала и окончания подачи заявок на участие в закупках.
Изменения, которые вносятся в извещения, подлежат размещению заказчиком в ЕИС (по ч. 11 ст. 4 № 223-ФЗ). В документации о проводимой конкурентной закупке должна быть прописана полная и достоверная информация начиная с требований к качеству и характеристикам товара и заканчивая критериями оценок заявок [12, с. 51]. Сведения, составляющие гостайну, не размещаются в ЕИС
(перечень подобной информации определяется правительством РФ).
Согласно ч. 14 ст. 4 № 223-ФЗ сведения, которые размещаются в ЕИС, должны быть общедоступными и находиться там без взимания платы. С заказчика также не берут деньги за публикацию нужной информации. Заказчик не позднее 10 числа месяца, который следует за отчетным, размещает в ЕИС сведения о количестве и стоимости заключаемых договоров; общей стоимости договоров, не внесенных в реестр; сведения о количестве и стоимости заключенных договоров, заключенным по результатам закупок у единственного поставщика или по результатам конкурентной закупки, которая была признана несостоявшейся. Не позднее 1 февраля года, следующего за прошедшим, заказчик должен разместить данные об объеме закупок у субъектов малого бизнеса.
В конце 2017 г. в ст. 4 № 223-ФЗ были внесены некоторые изменения, которые касаются публикации сведений в ЕИС о закупке. С начала 2018 г. в ЕИС не публикуются данные об исполнителях договоров и контрактов. Связано это с международными санкциями, введенными в отношении некоторых компаний и юридических лиц. В частности, им ограничивается доступ к международным займам, блокируются иностранные банковские счета и могут возникнуть сложности с получением визы. Такие ограничения распространяются и на те компании, которые сотрудничают с представителями санкционного списка. Для защиты интересов госкомпаний и их поставщиков правительство разрешило не публиковать данные о подрядчиках. Сейчас в реестр вносится информация об исполнении договоров по № 223-ФЗ в обезличенном формате. Также последние правки наделили правительство полномочиями по установке перечня оснований для неразмещения в ЕИС сведений о поставщике, с которым был заключен договор (изменения внесены в закон № 481-ФЗ).
Закон № 505 предоставил правительству право определения списка товаров и услуг, которые закупаются определенными заказчиками и не подлежат размещению в ЕИС, но не имеют состава государственной тайны.
Таким образом, ст. 4 № 223-ФЗ посвящена информационному обеспечению закупок. В этой статье прописан перечень сведений, которые подлежат публикации в ЕИС в рамках проводимых закупок.
Совершенствование функционирования современных предприятий с точки зрения закупочной деятельности предполагает необходимость продвижения информационных потоков, корректность их содержания, структуры и своевременность. Иначе говоря, для того чтобы данное управление было эффективным, нужно обеспечить бесперебойное продвижение информационных потоков. В современных условиях цифровизации экономики информационное обеспечение закупочной деятель-
ISSN 1994-5094 ♦-
ности определено уровнем сформированного к настоящему времени законодательства и прогрессивностью развития субъектов рынка.
1. ГерчиковаЕ.З. Развитие деятельности посреднических организаций на региональных рынках // .. .И помнит мир спасенный: сб. науч. тр. по итогам Междунар. науч.-практ. конф.: в 2 ч. / отв. ред. Н.С. Яшин. Саратов, 2015. Ч. 1. С. 125-126.
2. Гугелев А.В., Яшин Н.С. Конкурентоспособность субъектов хозяйствования: проблемы обеспечения и методы регулирования // Вестник Саратовского государственного социально-экономического университета. 2004. № 7. С. 36-41.
3. Ефремова Н.А. Совершенствование механизма управления предприятием // Проблемы и перспективы совершенствования управлением национальным экономическим потенциалом: мат. Междунар. науч.-практ. конф., посвящ. 75-летию образования Саратовского государственного социально-экономического университета. Саратов, 2006. С. 148-149.
4. Жулина Е.Г. Понятие эффективности деятельности организации // Актуальные проблемы и перспективы развития экономики, менеджмента и образования: мат. II Междунар. науч.-практ. конф. / под общ. ред. О.А. Титовой. Саратов, 2015. С. 42-45.
5. ИвашинаМ.М. Особенности реализации корпоративной социальной деятельности в малом и среднем бизнесе России // Вестник Саратовского государственного социально-экономического университета. 2016. № 4 (63). С. 32-34.
6. Казарин С.Н. Развитие механизма разработки и функционирования товаропроводящих и товарораспределительных систем предприятий на региональном уровне // Сара-
товской области - 80 лет: история, опыт развития, перспективы роста: сб. науч. тр. по итогам Междунар. науч.-практ. конф.: в 3 ч. / отв. ред. Н.С. Яшин. Саратов, 2016. Ч. 2. С. 140-141.
7. Крылова Н.Н. Оценка конкурентоспособности производственно-сбытовой деятельности предприятия // Управление ассортиментом, качеством и конкурентоспособностью товаров и услуг: мат. Междунар. науч.-практ. конф. Саратов, 2015. С. 33-36.
8. Макарова С.Н., Скрягина Д.А. Проблемы внедрения инноваций в гостиничном бизнесе региона // Проблемы устойчивого развития экономики в условиях глобального кризиса: сб. науч. тр. / [ред. кол.: Е.З. Герчикова и др.]. Саратов, 2018. С. 164-168.
9. Сарасеко Е.С., Самсонов С.В. Необходимость применения интегрированной системы менеджмента качества // Актуальные проблемы управления: теория и практика: мат. VI Междунар. (очно-заочной) науч.-практ. конф. Саратов. 2016. С. 23-28.
10. Симонов А.В. Использование сценарного планирования как инструмента системы контроллинга в современных экономических реалиях // Саратовской области - 80 лет: история, опыт развития, перспективы роста: сб. науч. тр. по итогам Междунар. науч.-практ. конф.: в 3 ч. / отв. ред. Н.С. Яшин. Саратов, 2016. Ч. 1. С. 157-158.
11. Яксанова Н.Н., Яксанов Д.С. Резервы повышения конкурентоспособности предприятий пищевой промышленности // ЭТАП: экономическая теория, анализ, практика. 2014. № 4. С. 121-132.
12. Яшин Н.С., Попова Л.Ф., Бочарова С.В. Развитие методологии анализа результативности системы менеджмента качества промышленных предприятий // Вестник Саратовского государственного социально-экономического университета. 2016. № 4 (63). С. 51-56.
