CC BY
5УДК 62-1/-9 Минаева Е.М., Колпаков И.В., Симушкин А.В.
Минаева Е.М.
студент
Орловский государственный университет им. И.С. Тургенева
(г. Орёл, Россия)
Колпаков И.В.
студент
Орловский государственный университет им. И.С. Тургенева
(г. Орёл, Россия)
Симушкин А.В.
студент
Орловский государственный университет им. И.С. Тургенева
(г. Орёл, Россия)
ЦИФРОВИЗАЦИЯ ТРАНСПОРТНЫХ ДОКУМЕНТОВ КАК ИНСТРУМЕНТ ЭФФЕКТИВНОЙ РАБОТЫ АВТОТРАНСПОРТНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
Аннотация: в данной статье рассматривается сущность понятия электронный перевозочный документ. Перечислены их основные задачи, функции и преимущества.
Современные условия развития транспортного комплекса предполагают трансформацию документации из бумажного формата в электронный, данный переход необходим для экономии ресурсов, систематизации информации и снижения издержек любого транспортного предприятия, но любой процесс перехода к более новым технологиям требует оценки перспектив от их внедрения.
Ключевые слова: автомобильный транспорт, автотранспортное предприятие, транспорт, транспортная документация, транспортный процесс, электронная транспортная накладная, электронный документ, цифровизация.
В логистических процессах внутри организации занято множество специалистов, а каждая перевозка сопровождается оформлением различных заявок, доверенностей, распоряжений на отгрузку, справок, счетов-фактур и актов. Традиционный документооборот в отрасли приносит все больше неудобств [2]. Они связаны в первую очередь с человеческим фактором: бумаги теряются, доставляются не вовремя, их трудно найти в «физическом» архиве, который постоянно разрастается. Все это усугубляется тем, что документы приходится пересылать на дальние расстояния, чтобы они попали в руки многочисленных контрагентов.
Электронный документооборот позволяет решить перечисленные выше проблемы и автоматизировать ряд задач на всех этапах логистического процесса. Благодаря этому транспортная компания может значительно сократить: Затраты на бумагу и другие канцелярские товары — в десятки раз, Время на создание и обработку документов — на 50-70%, Расходы на почтовые и курьерские услуги. ЭДО также ускоряет важные этапы в логистической цепочке: Согласование и подписание электронных документов, Взаиморасчет. Услуги транспортной компании в основном оплачиваются после того, как клиент получил оригиналы документов на перевозимый груз. Благодаря ЭДО срок оплаты может сократиться до двух недель [3]. Исправление ошибок и неточностей в документах.
Системы электронного документооборота, интегрированные с другими ИТ-решениями, принципиально меняют задачи сотрудников. Если ранее они составляли, распечатывали и пересылали документы, то теперь они в основном только контролируют этот процесс, а все рутинные операции перекладываются на ПО. Производительность таких сотрудников возрастает в разы.
ЭДО в грузоперевозках положительно сказывается и на смежных логистических процессах. Когда поставщик без задержек обменивается документами с распределительным центром, товарооборот со складом происходит более эффективно, а транспортный отдел работает четче. Кроме
того, маршрутизация электронных документов в рамках одной ИТ-платформы позволяет компаниям стандартизировать схему взаимоотношений с контрагентами. Это помогает бизнесу экономить на обучении нового персонала, а также снижает вероятность ошибок. Наконец, электронный документооборот позволит компаниям из сферы логистики эффективнее использовать новые технологии, чтобы наносить маркировку и отслеживать поставки товара [4].
Переход к информационным технологиям необходим для правильного функционирования транспортной отрасли, а введение электронной транспортной накладной должно положительно отразиться на транспортном процессе перевозки груза, в том числе это позволит совершать быстрый обмен транспортных документов, управлять процессом перевозки из любого места и с любого устройства при наличии подключения к интернету, благодаря системе шифрования можно будет найти любой документ, который относится к определенной перевозке груза и сохранить эти сведения на сервере, а отказ от бумажных носителей позволит сократить издержки предприятия не только на приобретение бумаги, но и содержание архива, что актуально при проведении проверок государственными органами. На основании вышеизложенного, перевод документов в электронный вид создаст предпосылки к ведению открытого и прозрачного бизнеса, так как предоставит государственным органам доступ к формированию налогооблагаемой базы, что может значительно сократить срок проведения проверок фискальными органами [5].
Наконец, сегодня все игроки отрасли следят за тем, как развивается новый проект Минтранса — «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов». Он подразумевает, что к 2024 году все необходимые документы для автомобильных грузовых перевозок можно будет оформить режиме «одного окна» через специальный сервис [6]. Пока сдерживающим фактором на пути к массовому распространению ЭДО в логистике остается консерватизм игроков, но и он постепенно, в том числе из-за влияния пандемии и массового перехода на удаленную работу, сходит на нет [6].
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
1. Михалевский И. В., Катунин А. А., Новиков А. Н. Актуальные вопросы инновационного развития транспортного комплекса / Материалы 3 Международной научно-практической конференции. Под общей редакцией А. Н. Новикова. - 2013. - С. 132-136;
2. Шляхтинский К. Автомобиль в России - 1993;
3. Гладких С.Н. Устройство и обслуживание автомобиля. - М: Астрель- АСТ, 2003. - с. 345;
4. Ларионов В.А. Справочник автолюбителя - М.: Высшая школа,1991-с. 246;
5. Железко Б.Е. «Расчет и конструирование автотракторных двигателей» - М: Высшая школа, 1987 - с. 243;
6. Круглое С. М. Устройство, техническое обслуживание и ремонт легковых автомобилей. - М.: Высшая школа, 1991
Minaeva E.M., Kolpakov I. V., Simushkin A. V.
Minaeva E.M.
Orel State University (Orel, Russia)
Kolpakov I.V.
Orel State University (Orel, Russia)
Simushkin A.V.
Orel State University (Orel, Russia)
DIGITALIZATION OF TRANSPORT DOCUMENTS AS TOOL FOR EFFICIENT OPERATION OF MOTOR TRANSPORT COMPANY
Abstract: this article examines the essence of the concept of an electronic transportation document. Their main tasks, functions and advantages are listed.
Modern conditions for the development of the transport complex imply the transformation of documentation from paper to electronic format, this transition is necessary to save resources, systematize information and reduce the costs of any transport enterprise, but any process of transition to newer technologies requires an assessment of the prospects from their implementation.
Keywords: automobile transport, motor transport enterprise, transport, transport documentation, transport process, electronic bill of lading, electronic document, digitalization.
