CC BY
65ТЕОРЕТИКО-ПРАВОВЫЕ ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНАХ УГОЛОВНО-
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ СИСТЕМЫ
THEORETICAL AND LEGAL PROBLEMS OF THE ORGANIZATION OF OFFICE WORK IN INSTITUTIONS AND BODIES OF THE PENAL SYSTEM
УДК 343. 8
Ковалев Олег Геннадьевич, доктор юридических наук, кандидат психологических наук, профессор, профессор кафедры организации режима и оперативно-розыскной деятельности в уголовно-исполнительной системе Псковского филиала Академии ФСИН России г. Псков.
Семенова Наталья Владиславовна, старший преподаватель кафедры гражданского права и процесса Псковского государственного университета, судебный эксперт, член союза лиц СУДЕКС г. Псков.
Саленик Юлия Дмитриевна, главный специалист Химкинского городского суда.
Kovalev O. G., okovalev66@gmail.com
Semenova N. V. natali semenova@mail.ru
Salenik Y.D. Salenic-yulya@mail.ru
Аннотация
В статье рассматриваются некоторые правовые и теоретические проблемы организации и реализации делопроизводства в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы. Предлагается авторская редакция определения делопроизводства в УИС, анализируются его принципы и задачи с учетом современный нормативно-правовой и методической базы.
Annotation
The article discusses some legal and theoretical problems of the organization and implementation of office work in institutions and bodies of the penal system. The
author's version of the definition of office work in the UIS is proposed, its principles and tasks are analyzed taking into account the modern regulatory and methodological framework.
Ключевые слова: делопроизводство, документооборот, учреждения и органы УИС, уголовно-исполнительная система, принципы, задачи, цифровая трансформация, реформирование УИС, виды делопроизводства, виды документов.
Keywords: office work, document management, institutions and bodies of the criminal justice system, penal enforcement system, principles, tasks, digital transformation, reformation of the criminal justice system, types of office work, types of documents.
В современных условиях функционирования и реформирования уголовно-исполнительной системы (УИС), ее сотрудники постоянно работают с документами (составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.). В связи с этим, при управлении УИС, согласно Концепции ее развития до 2030 года, особое место занимает делопроизводство и работа с обращениями граждан в учреждениях и органах УИС, как своего рода гарант обеспечения их прав и законных интересов, а с другой как важнейший элемент эффективного функционирования деятельности пенитенциарной системы.
Несекретное делопроизводство и работа с обращениями граждан в учреждениях и органах УИС в современных условиях приобретают особую значимость. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, а также с обращениями граждан во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений, эффективность деятельности подразделений Федеральной службы исполнения наказаний, соблюдение прав и законных интересов сотрудников, заключенных под стражу и осужденных, других категорий граждан.
Проведенное нами теоретическое исследование позволило выявить содержание и систему делопроизводства в учреждениях и органах УИС, ее принципы и задачи, особенности функционирования и нормативно - правовой регламентации, сформулировать некоторые предложения по ее совершенствованию.
Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого сотрудника, осуществляющего делопроизводство в учреждениях и органах УИС. [1]
Организационно-распорядительные и справочно-информационные документы, составляющие документооборот УИС, многообразны, и каждый из них (приказ, протокол, устав, справка, письмо, договор, акт и др.) имеют свои особенности и характеристики.
Исследование подтвердило рабочую гипотезу о том, что порядок оформления документов, контроля за их подготовкой и исполнением, правила формирования, оформления и ведения номенклатурных дел в учреждениях и органах УИС, работы с электронными документами нуждаются в совершенствовании и правовой детализации в современных условиях.
Осуществив анализ литературных источников по теме, мы пришли к выводу, что делопроизводство в учреждениях и органах уголовно -исполнительной системы представляет собой специфический вид профессиональной деятельности, обеспечивающей создание официальных документов и организацию работы с ними, а также с документами, поступающими из других организаций и граждан. [2]
Таким образом, понятие «делопроизводство» включает в себя два основных элемента: «дело» (как документ или их совокупность, относящиеся к направлению деятельности учреждений и органов УИС) и «производство»
(конкретную деятельность структурного подразделения учреждения или органа УИС, на которое возложены функции по его ведению).
Необходимо отметить, что в современных условиях продолжающегося реформирования УИС, к делопроизводству предъявляются повышенные требования, для обеспечения его эффективности.
Так, реализация целей, изложенных в Концепции развития УИС на период до 2030 года, своевременное и адекватное реагирование на вызовы, перечисленные в указанном документе, предполагают повышение качества делопроизводства и документооборота, в том числе электронного.
Осуществление цифровой трансформации, создание и внедрение в деятельность учреждений и органов УИС единой информационной системы, обеспечивающей сквозную автоматизацию рабочих процессов, формирование баз данных по вопросам деятельности ФСИН. Развитие системы сбора, обработки данных и принятия решений с применением искусственного интеллекта. Создание единого защищенного управляемого информационного пространства. [3]
Принято различать несколько видов делопроизводства: общее, специальное, секретное и несекретное.
Общее делопроизводство направлено на документирование управленческой деятельности органа государственного управления, организацию при этом работы с документами. Оно при этом затрагивает такие направления профессиональной деятельности аппарата управления как финансовую, хозяйственную, кадровую, организационно-методическую и др.
Специальное делопроизводство ориентировано на реализацию конкретных, специфических функций органа управления. Например, ведение служебной переписки в учреждениях и органах УИС по направлениям служебной деятельности, составление и оформление документов, связанных с
обеспечением функционирования исправительных колоний, следственных изоляторов, тюрем, уголовно-исполнительных инспекций и др. Обеспечение документооборота в центральном аппарате ФСИН России.
Секретное делопроизводство осуществляется по специальным правилам, цель которых предотвратить утрату документов и сведений, составляющих государственную тайну. Оно, в частности, направлено на обеспечение документирования деятельности подразделений, реализующих оперативно-розыскную и другие деятельности закрытого характера, а также информацию ограниченного доступа. [4]
Несекретное делопроизводство реализуется при создании, оформлении, получении и ведении открытой служебной документации, не содержащей элементы государственной тайны. [5]
Осуществленный в ходе исследования анализ нормативно-правовых и литературных источников по теме, их группировка и авторская интерпретация позволили выделить основные принципы организации делопроизводства в учреждения и органах УИС:
- унификации (обеспечивающей единые форму, универсальную
модель);
- стандартизации (устанавливающий профессиональный стандарт как эталон для сопоставления с ним других объектов);
- системности (как основы для установления единых требований к организации делопроизводства, его нормативно-методического обеспечения;
- централизации (сочетания функций в системе органов власти и управления, где центральным органом контроля делопроизводства в Российской Федерации является Госстандарт, а методического контроля - Росархив);
- децентрализации (самостоятельности министерств, ведомств, учреждений, предприятий и органов при организации делопроизводства и
документооборота в своих структурных подразделениях с учетом ведомственных задач). [6]
Задачи делопроизводства в учреждениях и органах УИС целесообразно делить на две большие группы: документационные и организационные.
Первые направлены на документирование процесса управления учреждением (органом), эффективной работы с документами. К ним относятся:
- приём и регистрация входящих, отправка исходящих документов;
- предоставление документов руководителю для ознакомления и резолюции;
- передача документов сотрудникам - исполнителям;
- формирование, оформление и ведение номенклатурных дел;
- оформление организационно-распорядительных и справочно-информационных документов;
- ведение электронного документооборота;
- учет, использование, хранение и уничтожение печатей и штампов;
- прием и первичная обработка обращений граждан;
- осуществление контроля за сроками исполнения документов;
- информационно-справочная работа в процессе делопроизводства.
Организационные задачи делопроизводства ориентированы на оптимизацию процессов управления в учреждениях и органах УИС. К их числу относятся организация, обслуживание, подготовка и обучение:
- рабочего места руководителя;
- штатных средств оргтехники и информационно-справочных картотек (автоматизированных баз данных);
- средств электронного документооборота;
- приема посетителей, вызов сотрудников по указанию руководителя;
- телефонных переговоров, выдача справок по телефону;
- документов для выезда в служебные командировки;
- методике организации документооборота, внедрение средств автоматизации делопроизводства и т.д. [7]
Таким образом, проведенное исследование показало необходимость консолидации научно-методических усилий на разработке современных подходов к обеспечению делопроизводства в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы. Внедрения и регламентации в ведомственных нормативных правовых актов положений служебной цифровой трансформации, совершенствования электронного документооборота, применения современных форм и методик создания, обработки и хранения документов. [8]
Литература
1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. №2 149 - ФЗ; Указ Президента РФ «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационного обмена» от17.03.2008 г. № 351
2. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»
3. Распоряжение Правительства РФ от 29.04.2021 № 1138-р «О Концепции развития уголовно-исполнительной системы России на период до 2030 года»//www.garant.ru [сайт]. - URL: http:// www.garant.ru (дата обращения: 11.12.2021)
4. Постановление Правительства РФ от 06.02.2010 № 63 (ред. от 20.10.2021)
«Об утверждении инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской федерации к государственной тайне»//www.garantm [сайт]. - URL: http:// www.garant.ru (дата обращения: 12.12.2021)
5. Токарева В.И. Делопроизводство в УИС: учебное пособие. Рязань: Академия ФСИН России, 2014.
6. Приказ ФСИН России от 10.08.2011 г. №2 463 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы»; Приказ ФСИН России от 31.10.2013 г. № 615 «О внесении изменений в приказ ФСИН России от 10.08.2011 г. №2 463 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы».
7. Приказ ФСИН России от 21.07.2014 г. № 373 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности ФСИН, органов, учреждений и предприятий УИС с указанием сроков хранения; Приказ ФСИН России от 10.08.2011 г. № 463 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы»;
8. Ковалев О.Г., Вилкова А.В., Сухарева Е.В., Семенова Н.В. Организация профессиональной деятельности архивов учреждений или органов ФСИН России. М., 2021, 122 с. С. 39.
Literature
1. Federal Law "On Information, Information Technologies and Information Protection" dated 27.07.2006 No. 149 - FZ; Decree of the President of the Russian Federation "On Measures to Ensure Information Security of the Russian Federation when Using Information and Telecommunication networks of International Information Exchange" dated 17.03.2008 No. 351
2. Resolution of the Government of the Russian Federation No. 477 of 15.06.2009 "On Approval of the Rules of Office Work in Federal executive bodies"
3. Decree ofthe Government ofthe Russian Federation dated 04/29/2021 No. 1138-
r "On the Concept of the development of the penal enforcement system of Russia for the period up to 2030'7/www.garantru [website]. - URL: http:// www.garant.ru (date of request: 11.12.2021)
4. Decree of the Government of the Russian Federation of 06.02.2010 No. 63 (ed. of 20.10.2021) "On approval of the instructions on the procedure for admission of officials and citizens of the Russian Federation to state secrets'V/www.garant.ru [website]. - URL: http:// www.garant.ru (date of request: 12.12.2021)
5. Tokareva V.I. Clerical work in the UIS: a textbook. Ryazan: the Academy of the Federal penitentiary service of Russia, 2014.
6. The order of the Federal penitentiary service of Russia dated 10.08.2011, No. 463 "On approval of the instruction on records management in the institutions and bodies of the penal system"; Order of the Federal penitentiary service of Russia dated 31.10.2013. № 615 "On amendments in the order of the Federal penitentiary service of Russia dated 10.08.2011, No. 463 "On approval of the instruction on records management in the institutions and bodies of the penal system".
7. Order of the Federal Penitentiary Service of Russia dated 07/21/2014 No. 373 "On approval of the List of documents formed in the Activities of the Federal Penitentiary Service, Bodies, Institutions and Enterprises of the Penitentiary System with Indication of Storage Periods; Order of the Federal Penitentiary Service of Russia dated 08/10/2011 No. 463 "On Approval of the Instructions for Office work in institutions and bodies of the penal system";
8. Kovalev O.G., Vilkova A.V., Sukhareva E.V., Semenova N.V. Organization of professional activity of archives of institutions or bodies of the Federal Penitentiary Service of Russia. M., 2021, 122 p. 39.
