CC BY
62Научная статья Original article УДК 348. 3
ПРАВОВЫЕ И ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ПРОБЛЕМЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ХРАНЕНИЯ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНОВ УИС В УСЛОВИЯХ ЦИФРОВОЙ ТРАНСФОРМАЦИИ
LEGAL AND ORGANIZATIONAL PROBLEMS OF ENSURING THE STORAGE OF ACCOUNTING DOCUMENTS IN THE ARCHIVES OF INSTITUTIONS AND BODIES OF THE UIS IN THE CONTEXT OF DIGITAL TRANSFORMATION
Ковалев Олег Геннадьевич, доктор юридических наук, кандидат психологических наук, профессор, профессор кафедры организации режима и оперативно-розыскной деятельности в уголовно-исполнительной системе Псковского филиала Академии ФСИН России г. Псков.
Семенова Н.В., старший преподаватель кафедры гражданского права и процесса Псковского государственного университета судебный эксперт, член союза лиц СУДЕКС г. Псков.
Kovalev O. G., Okovalev66@gmail.com Semenova N. V. natali semenova@mail.ru
Аннотация
В статье рассматриваются правовые и организационные проблемы учета и хранения документов в учреждениях и органах УИС на современном этапе, при осуществлении цифровой трансформации, в ходе реализации Концепции развития УИС на период до 2030 года. Анализируются содержание, характеристики, место и роль документов, хранящихся в архивах указанных организаций. По результатам проведенного исследования установлена и описана историко-правовая взаимосвязь и взаимообусловленность современной
организации архивов в учреждениях и органах УИС, с учетом отечественного опыта в данной сфере.
Annotation
The article discusses the legal and organizational problems of accounting and storage of documents in institutions and bodies of UIS at the present stage, during the implementation of digital transformation, during the implementation of the Concept of development of UIS for the period up to 2030. The content, characteristics, place and role of documents stored in the archives of these organizations are analyzed. According to the results of the study, the historical and legal relationship and interdependence of the modern organization of archivals in institutions and bodies of the criminal justice system, taking into account domestic experience in this field, is established and described.
Ключевые слова: правовые, организационные, учет, хранение, архивы, архивное дело, учреждения и органы УИС, реформирование, цифровая трансформация, документы, документооборот, ведомственные нормативные правовые акты.
Keywords: legal, organizational, accounting, storage, archives, archival business, institutions and bodies of the UIS, reformation, digital transformation, documents, document management, departmental regulatory legal acts.
Правовое регулирование и организация учёта и хранения документов в архивах учреждений и органов УИС является важнейшей задачей и основной функцией специализированных подразделений ФСИН России, обеспечивающих эффективное функционирование пенитенциарной системы.
Актуальность и значение проведенного нами теоретико-прикладного исследования обусловлены его ярко выраженным прикладным характером, а также недостаточной изученностью и современным правовым регулированием правоотношений, возникающих в рассматриваемой сфере.
Осуществленный историко-правовой анализ подтвердил рабочую гипотезу о том, что современная организация деятельности архивов учреждении и органов УИС имеет историческую преемственность, взаимосвязь и взаимообусловленность с архивными документами и первыми нормативными правовыми актами в этой области, датируемыми еще 1288 годом (так называемой «перечневой росписью», вошедшей в Ипатьевскую летопись).
На всех этапах развития и реформирования отечественной пенитенциарной системы совершенствовалась и организация архивной работы, условия и порядок хранения основных учетных документов. В настоящее время, реализуя положения 14 раздела Концепции развития УИС на период до 2030 года, предусмотрено дальнейшее внедрение современных информационных технологий на базе искусственного интеллекта в архивное дело. [1]
Раскрывая содержание, роль и значение организации архивной деятельности в учреждениях и органах УИС необходимо отметить, что под архивами указанных организаций понимаются специализированные структурные подразделения УИС, обеспечивающие регистрацию, учет и хранение соответствующих документов.
Проведенное исследование позволило выявить, описать и ранжировать основные задачи и функции архивных подразделений УИС, к наиболее распространенным из которых относятся:
- учет и сохранность архивных документов органов и учреждений УИС;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к архивным документам на основе информационных технологий;
- обеспечение порядка и процедуры работы с архивными документами;
- информационное обеспечение государственных органов информацией в сфере реализации уголовно-исполнительной политики и исполнения уголовных наказаний;
- учет, формирование и хранение архивных документов;
- собирание, обработка, накопление, хранение, поиск и распространение архивной информации.
Таким образом, можно утверждать, что специализированные подразделения, осуществляющие архивную работу в учреждениях и органах УИС, являются элементами особой информационной системы, внутри которой реализуются специфические информационные процессы.
Архивные документы и применяемые в данной сфере цифровые технологии, можно рассматривать в качестве объектов специфических правоотношений, нуждающихся в современном научно-методическом осмыслении и регламентации.
Законодательными и ведомственными нормативными правовыми актами установлены единые требования, методики и формы учетных документов, процедура их создания, движения, фиксации, рассмотрения и хранения.
Важно подчеркнуть, что установленный порядок учета документов в архивах учреждений и органов УИС является важнейшим условием их сохранности и контроля за их наличием. Он устанавливается соответствующими нормативными правовыми актами. [2]
Нормативные правовые акты в рассматриваемой сфере определяют перечень архивных документов, подлежащих учету и хранению в архивах учреждений и органов УИС:
- хранящиеся, в том числе неописанные, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел документов;
- документы по личному составу.
При этом учет производится путем присвоения единицам хранения специальных учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров, состоящих, в свою очередь, из номеров архивного фонда, описи и единицы хранения. Все учетные документы фиксируются в журнале регистрации учетных документов. Документы устаревших форм уничтожению не подлежат и
находятся на постоянном хранении для обеспечения учетной и справочной работы.
Поскольку учет направлен на проведение планомерного и системного комплектования архивов, организацию планирования и отчетности их работы, указанные его функции не ограничиваются обеспечением сохранности и использования архивных документов.
Учет документов в архивах учреждений и органов УИС производят работники архива, на которых Инструкцией возложена функция организации комплектования подразделения архивными документами. При этом централизованный учет документов, осуществляется специальным его работником. [3]
Основными, наиболее часто используемыми в архивном деле учетными документами являются:
- журналы поступления и выбытия документов;
- списки и листы фондов;
- листы учета аудиовизуальных документов;
- описи и их реестры;
- паспорта архивов (на хранящуюся в них управленческую документацию составляются ежегодно на 1 декабря текущего года);
- листы учета уникальных документов;
- списки фондов особо ценных документов;
- описи и реестры особо ценных дел и документов;
- книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;
- описи и дела страхового фонда;
- листы-заверители количества листов в деле.
В деятельности архивов учреждений и органов УИС используются также вспомогательные учетные документы, к которым относятся:
- карточки, журналы и книги движения архивных фондов и описей;
- журналы учета документов, направленные в другие архивы;
- книги учета архивных фондов и документов, выделенных к уничтожению;
-журналы и книги видового учета архивных документов
и др.
Таким образом, проводимое теоретико-эмпирическое исследование проблемы обеспечения учета и хранения документов в архивах учреждений и органов УИС в условиях развития цифровой трансформации, показало, что в настоящее время в деятельности указанных ведомственных архивных подразделений сложилась весьма эффективная, устойчивая система регистрации, учета и хранения архивных документов.
Этому в значительной степени способствует законодательное и ведомственное закрепление порядка и процедуры функционирования архивных служб, исчерпывающего, однообразного и унифицированного перечня взаимосвязанных и взаимодополняющих учетных документов, используемых в архивном деле. [4]
Вместе с тем, существующая система нуждается в совершенствовании, правовом закреплении и организационном обеспечении следующих выявленных в ходе исследования основных, наиболее перспективных направлений цифровизации архивов учреждений и органов УИС:
- постоянной, планомерной и всеобщей оцифровки всех учетных архивных документов;
- создания современных цифровых архивов, отвечающих требованиям цифровой трансформации.
Литература
1. Распоряжение Правительства РФ от 29.04.2021 №2 1138-р «О концепции развития уголовно-исполнительной системы Российской Федерации на период до 2030 года» //consultant.ru [сайт]. - URL.:http://www. consultant.ru/documer (дата обращения 02.01.2022).
2. «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях». Приказ Росархива от 02 марта 2020 года № 24// garant.ru [сайт]. - URL.: http://www.garant.ru (дата обращения 02.01.2022)
3. «Об утверждении Инструкции по работе архивов Федеральной службы исполнения наказаний. Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 мая 2008 года №2 110 (с изменениями на 14 июля 2010 года// garant.ru [сайт].
- URL.: http ://www. garant. ru (дата обращения 02.01.2022)
4. Ковалев О.Г., Вилкова А.В., Сухарева Е.В., Семенова Н.В. Организация профессиональной деятельности сотрудников архивов учреждений и органов ФСИН России. Учебное пособие. М., 2021. 122 с.
Literature
1. Decree of the Government of the Russian Federation dated 04/29/2021 No. 1138-r "On the concept of development of the penal enforcement system of the Russian Federation for the period up to 2030" //consultant.ru [website]. - URL.:http://www. consultant.ru/documer (accessed 02.01.2022).
2. "On approval of the Rules for the organization of storage, acquisition, accounting and Use of documents of the Archival Fund of the Russian Federation and other archival documents in state and municipal archives, museums and libraries, scientific organizations." Order of Rosarchiv dated March 02, 2020 No. 24// garant.ru [website].
- URL.: http://www.garant.ru (accessed 02.01.2022)
3. "On the approval of the Instructions for the work of the Archives of the Federal Penitentiary Service. Order of the Ministry of Justice of the Russian Federation No. 110 dated May 19, 2008 (as amended on July 14, 2010// garant.ru [website]. - URL.: http://www.garant.ru (accessed 02.01.2022)
4. Kovalev O.G., Vilkova A.V., Sukhareva E.V., Semenova N.V. Organization of professional activity of employees of archives of institutions and bodies of the Federal Penitentiary Service of Russia. Textbook. M., 2021. 122 p.
© Ковалев О.Г., Семенова Н.В., 2022 Научный сетевой журнал «Столыпинский вестник» №1/2022.
Для цитирования: Ковалев О.Г., Семенова Н.В. Правовые и организационные проблемы обеспечения хранения учетных документов в архивах учреждений и органов УИС в условиях цифровой трансформации// Научный сетевой журнал «Столыпинский вестник» №1/2022.
