CC BY
38
14. Gosudarstvennyi arkhiv Kemerovskoi oblasti [State Archives of Kemerovo region]. Business Fund. P-1416. (In Russ.).
15. Metodicheskie rekomendatsii "Opredelenie organizatsii-istochnikov komplektovaniia gosudarstvennykh i munitsipal'nykh arkhivov". [Guidelines' definition of organizations sources for state and munisipal archives]. Rosarkhiv. VNIIDAD, 2012 [Rosarkhiv, VNIIDAD, 2012]. Available at: http://archives.ru/documents/rekomend_ organization-istochniki-komplektovaniya.shtml (In Russ.).
16. Prikaz Minkul'tury RF ot 25.08.2010 № 558 "Ob utverzhdenii 'Perechnia tipovykh upravlencheskikh arkhivnykh dokumentov, obrazuiushchikhsia v protsesse deiatel'nosti gosudarstvennykh organov, organov mestnogo samoupravleniia i organizatsii, s ukazaniem srokov khraneniia'" [Order of the Ministry of Culture of the Russian Federation of 25.08.2010 № 558 "On approval of the 'List of standard management of archival documents generated in the course of business, public bodies, local authorities and organizations, with an indication of the shelf life'"]. Available at: http:// archives.ru/documents/ministry-orders.shtml (In Russ.).
17. Prikaz Minkul'tury ot 18.01.2007 № 19 "Ob utverzhdenii Pravil organizatsii khraneniia, komplektovaniia, ucheta i ispol'zovaniia dokumentov Arkhivnogo fonda Rossiiskoi Federatsii i drugikh arkhivnykh dokumentov v gosudarstvennykh i munitsipal'nykh arkhivakh, muzeiakh i bibliotekakh i organizatsiiakh RAN" [Order of the Ministry of Culture of 18.01.2007 № 19 "On approval of Rules of organization of storage, acquisition, registration and use of documents of Archival fund of the Russian Federation and other archival documents in state and municipal archives, museums and libraries and organizations of the RAS'"]. Available at: http://www.rusarchives.ru/news/ prikmkmk19_07.shtml (In Russ.).
18. Federal'nyi zakon ot 22.10.2004 № 125-FZ "Ob arkhivnom dele v Rossiiskoi Federatsii" (v red. Federal'nykh zakonov ot 04.12.2006 № 202-FZ, ot 01.12.2007 № 318-FZ, ot 13.05.2008 № 68-FZ, ot 08.05.2010 № 83-FZ, ot 27.07.2010 № 227-FZ). "Sobranie zakonodatel'stva RF", 25.10.2004, № 43, st. 4169, "Rossiiskaia gazeta", № 237, 27.10.2004. Vstupil v silu 27.10.2004. Izmeneniia, vnesennye Federal'nym zakonom ot 13.05.2008 № 68-FZ, vstupili v silu - 16.05.2008. "Sobranie zakonodatel'stva RF", 02.08.2010, № 31, st. 4196, "Rossiiskaia gazeta", № 169, 02.08.2010. Vstupil v silu (za iskliucheniem otdel'nykh polozhenii) 03.11.2011 [Federal Law of 22.10.2004 № 125-FZ "On Archive of the Russian Federation" (in red. Federal Law of 04.12.2006 № 202-FZ of 01.12.2007 № 318-FZ of 13.05.2008 № 68 FZ, from 08.05.2010 № 83-FZ of 27.07.2010 № 227-FZ). "Meeting of the legislation of the Russian Federation", 25.10.2004, № 43, Art.4169, "Rossiiskaia Gazeta", № 237, 27.10.2004. Entered into force on 27.10.2004. Changes made to the Federal Law of 13.05.2008 № 68-FZ, entered into force - 16.05.2008. "Meeting of the legislation of the Russian Federation", 02.08.2010, № 31, art.4196, "Rossiiskaia Gazeta", № 169, 02.08.2010. Entered into force (with the exception of certain provisions) 03.11.2011]. (In Russ.).
930.253(571.17)
ИНТЕГРАЦИЯ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ КПСС В СИСТЕМУ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА АРХИВНОГО ФОНДА РФ: СПЕЦИФИКА КУЗБАССА
Карпинец Алексей Юрьевич, кандидат исторических наук, доцент, научный сотрудник лаборатории истории Южной Сибири, Институт экологии человека СО РАН, доцент кафедры новейшей отечественной истории, Кемеровский государственный университет (г. Кемерово, РФ). E-mail: [email protected]
Кокорникова Наталья Олеговна, магистрант, Кемеровский государственный университет, заместитель главного хранителя фондов, Государственный архив Кемеровской области (г. Кемерово, РФ). E-mail: [email protected]
Актуальность представленной статьи определяется теоретическим и практическим опытом архивной службы Кемеровской области в осуществлении процесса интеграции учета документов КПСС
в систему учета Архивного фонда РФ. Основными материалами для создания статьи послужили документы Государственного архива Кемеровской области (ГАКО), впервые вводимые в научный оборот, также нормативно-правовые акты федерального и регионального уровня.
Ключевые слова: Архивный фонд РФ, Государственный архив Кемеровской области, интеграция, учет документов, партийный фонд, список фондов, карточка фонда, листы фондов, итоговая запись, реестр описей.
INTEGRATION OF THE ACCOUNTING OF THE CPSU DOCUMENTS INTO THE SYSTEM OF STATE ACCOUNTING OF ARCHIVAL FUND OF THE RUSSIAN FEDERATION: SPECIFICS OF KUZBASS
Karpinets Aleksey Yurievich, Candidate of Historical Sciences, Docent, Research Associate of Laboratory of History of Southern Siberia, Institute of Human Ecology of the Siberian Branch of the RAS, Docent of Department of Contemporary National History, Kemerovo State University (Kemerovo, Russian Federation). E-mail: [email protected]
Kokornikova Natalya Olegovna, Master Undergraduate, Kemerovo State University, Deputy Chief Keeper of Funds, State Archive of Kemerovo region (Kemerovo, Russian Federation). E-mail: kogars1@ mail.ru
Relevance of the presented article is defined by theoretical and practical experience of archival service of Kemerovo region in implementation of process of integration of accounting the CPSU documents into system of accounting the Archival fund of the Russian Federation. The work purpose is to generalize practice of realization of process of integration during 1991-2013, to reveal specifics of Kuzbass. As the main materials for creation of article the documents of the State Archive of Kemerovo Region for the first time introduced into scientific circulation, also normative legal acts of federal and regional level served. They served as the key principles and methods of this article creation: the historicism which allowed to reconstruct process in a chronological order, comparative analysis promoting the detection of specifics of Kuzbass in practical implementation of the law "About Party Archives". As a result of the conducted research, the authors came to the following conclusions: for over 20 years in accordance with the recommendations of Federal Archival Agency of Russia, the basic rules, guidelines State archive of the Kemerovo region conducted a range of activities, providing the record stored in CPSU archive documents with the state archives of organizational and methodological basis. At the moment the plan of integration activities is almost done on the following parameters: reconciliation availability of reporting forms by party funds ( case foundation, acts of check, check sheet, list), preparation of final accounts, changes in leaf Foundation, formation and management of the Fund, preparation and maintenance of a register of inventories, the question of the integration of finding explanatory notes (specifying the records of all changes in the name of founder of archival fund, to proceed with the preparation of the historical references to the funds, registration of title pages, maintain a computerized database) is opened.
Keywords: Archival Fund of the Russian Federation, State Archive of Kemerovo region, integration, accounting of documents, party fund, list of funds, card of fund, sheets of funds, total record, register of inventories.
Указом Президента РСФСР Б. Н. Ельцина от 24 августа 1991 года за № 83 «О партийных архивах» центральные и местные архивы КПСС были переданы в ведение государственной архивной службы. С этого момента огромный массив исторических документов, в значительной
степени неисследованных, стал доступным для широкой общественности. Передача фондов «партийных архивов» в состав государственной части Архивного фонда РФ на местах, в субъектах РФ, осуществлялась по-разному. В ряде регионов были созданы различные самостоятельные
учреждения: центральные государственные архивы общественных объединений, государственные архивы современной документации, центры документации новейшей истории, филиалы государственных архивов, специализированные архивохранилища, соответствующие отделы, которым на государственное хранение передавались документы КПСС.
На территории Кузбасса огромный массив исторических документов бывшего партархива (1118 фондов, 301 389 ед. хр.) был присоединен к уже учтенному на тот момент в Государственном архиве Кемеровской области объему документов. Специфика рассматриваемого региона заключается в том, что в Кемеровской области не было создано ни специального отдела, ни специализированного архивохранилища, партийный архив целиком и полностью вошел в состав Государственного архива Кемеровской области [1, с. 4-5].
Архивные документы учреждений, организаций, предприятий, органов КПСС и ВЛКСМ региона вошли в состав государственной части Архивного фонда РФ, что предопределило необходимость их включения в систему государственного учета Архивного фонда РФ и осуществления архивных технологий учета на основе единой методики с государственными архивами. В свою очередь это вызвало необходимость осуществления процесса интеграции учета документов бывших партийных архивов в систему государственного Архивного фонда РФ.
Процесс интеграции обосновывался, прежде всего, практической потребностью, что было связано с реализацией расширения доступа исследователей к документам КПСС/ВЛКСМ, необходимостью приведения действовавших в них правил учета документов в соответствие с правилами учета документов государственных архивов, в большей степени отвечающими задачам обеспечения сохранности и всестороннего использования документов в интересах широкого круга граждан, а не только партийных работников и историков партии [2, с. 16].
Интеграция учета документов партийных архивов в систему государственного учета Архивного фонда РФ представляет собой проведение комплекса работ, обеспечивающих учет хранящихся в них документов на единой с государственными
архивами организационно-методической основе [6, с. 3]. Интеграция учета - это многоуровневый процесс, который зависит от системы учета бывшего партийного архива, от количества людей им занимающихся, их компетентности и пр.
Необходимо отметить единство подходов партийных и государственных архивов к определению объектов учета: и в тех, и в других учет велся по фондам, коллекциям и единицам хранения. В состав основных учетных документов входили следующие элементы научно-справочного аппарата архива: книга поступлений, книга фондов, опись дел, карточка фонда, дело фонда, паспорт архива. Нужно учитывать, что архивные технологии ведения этих учетных документов не обеспечивали принцип пофондового учета дел [3, с. 15].
Учет партийных фондов имел ряд особенностей. Запись об изменении объема фонда в партархивах составлялась только суммарно, с нарастающим итогом и отмечалась в карточке фонда, а не по описям. В книге поступлений фиксировались объемы дел, поступивших от всех первичных партийных организаций того или иного партийного органа (горкома, райкома) общим количеством. Таким образом, система учета не предусматривала заведения полного комплекса основных учетных документов на каждый фонд и не обеспечивала динамики изменений объемов дел по каждой описи. Дела фондов составлялись только на основные, более значимые фонды. Совсем не составлялись итоговые записи к описям: количество учитывалось по последнему валовому номеру, что не всегда соответствует действительности, так как не всегда учитывались литерные, пропущенные, не поступившие номера единиц хранения. В фондах - большое количество описей, опись аналогична годовому разделу описи в госархиве. Состав документов постоянного хранения смешан в одной описи с документами по личному составу. Итак, следует констатировать факт определенных различий в системах учета партархива и Государственного архива Кемеровской области [5, с. 45].
Изучение действовавшего порядка учета документов в партийных архивах, в основе которого лежали требования «Правил работы партийных архивов обкомов, крайкомов партии, институтов истории партии - филиалов ИМЛ при ЦК КПСС»,
показало единство подходов партийных и государственных архивов к определению объектов учета и, частично, к составу и функциональному назначению основных учетных документов. В партийных архивах учет велся по архивным фондам, коллекциям и единицам хранения, а в состав основных учетных документов входили: книга поступлений, книга фондов (список фондов), опись дел, карточка фонда (заменяющая лист фонда), дело фонда, паспорт архива.
Следует учесть, что в отличие от государственных архивов порядок ведения этих учетных документов не в полной мере обеспечивал принцип пофондового учета дел. Это выражалось в отсутствии полного комплекса основных учетных документов к каждому фонду и особой методики их заполнения. Дела фондов и карточки фондов (заменяющие листы фондов) составлялись только на основные фонды. Записи об изменениях объемов фондов делались в учетных документах не раздельно по каждому фонду или описи, а суммарно [6, с. 20-23].
Итак, в книге поступлений фиксировались объемы дел, поступивших от всех первичных партийных организаций того или иного райкома, и вместо номеров фондов, объемы которых увеличились, указывалось: «разные фонды». Также поступали и при заполнении карточек фондов (заменяющих листы фондов) в отношении описей. Не были определены состав и формы актов, документирующих результаты работы с фондами, практиковалось внесение изменений в учетные документы на основании книг выдачи дел из архивохранилищ, протоколов экспертно-методической комиссии. В результате не всегда возможно проследить по учетным документам изменения объемов фондов и описей и документально подтвердить их причины.
Ограниченность доступа исследователей в партийные архивы, при котором большинство документов рассматривались как секретные или ограниченного доступа, явилась причиной отсутствия специально организованного учета документов, содержащих сведения, составлявшие государственную тайну, что и в государственных архивах остается объективной необходимостью.
К другим особенностям учета следует отнести существовавшую в партийных архивах
практику включения в учетные документы, в том числе и в книги поступлений, сведений только об обработанных и внесенных в описи делах. В карточке фонда (заменяющей лист фонда) отсутствовала графа для учета необработанных дел. Если документы, как правило, личного происхождения, поступали в россыпи, то они учитывались лишь после их описания. Практиковалось исключение из карточки фонда (заменяющей лист фонда) на основании книги выдачи дел из архивохранилищ материалов, передаваемых сотрудникам на так называемое «усовершенствование научно-технической обработки» (то есть на переработку фондов). Имело место пересоставление (перепечатка) списка фондов, при этом в новый список не включались данные о переданных, ликвидированных, объединенных фондах и свободных номерах, а для подсчета имеющихся в наличии фондов вводилась дополнительная графа «1 (№ п/п)». Поскольку фонды выбывали и после перепечатки списка, последний номер указанной графы не соответствовал фактическому наличию фондов в архиве, отсутствовали итоговые записи к списку фондов, а, следовательно, и документальное подтверждение количества фондов, находящихся на хранении, учет переданных, ликвидированных фондов, свободных номеров. Не составлялись итоговые записи и к так называемым «открытым описям» первичных организаций: количество включенных в них дел учитывалось по последнему валовому номеру, что не всегда соответствовало действительности, так как при нумерации могли быть допущены ошибки (пропущенные номера, дела за литерными номерами).
Необходимо отметить и некоторые особенности систематизации дел в фондах партийных архивов, сказывающиеся на порядке учета их документов. В частности, это связано с наличием в них множества небольших по объему описей, каждая из которых аналогична годовому разделу описи в государственном архиве, только без единой валовой нумерации. Экземплярность описей не превышала двух. Особо следует сказать о порядке учета документов по личному составу, что связано с особенностями составления описей в партийных органах. Так, в отличие от государственных учреждений, организаций, предприятий, где на этот вид документов составлялись от-
дельные описи, в партийных органах документы по личному составу на технический персонал при сдаче на хранение в партийный архив включались в описи дел основных структурных подразделений. Примерно половину документов партийных архивов составили так называемые «дела персонального характера» по учету руководящих кадров, приему в кандидаты и члены КПСС, партко-миссий, пенсионные дела. К ним следует отнести и учетно-партийные документы, включая учетные карточки образца 1973 года, принятые после августа 1991 года [4, с. 17-18].
С целью исполнения указа Президента от 24 августа 1991 года «О партийных архивах» с ноября 1991 года Государственный архив Кемеровской области (ГАКО) ведет работу по интеграции учета документов и фондов бывшего архива Кемеровского обкома КПСС в систему государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. В этой связи было организовано проведение комплекса мероприятий, направленных на совершенствование данного направления деятельности. В частности, был составлен план работы по интеграции учета и дальнейшему его совершенствованию.
Работа по интеграции учета велась как попутно (по результатам приема дел на госхранение, проверки наличия и состояния дел), так и на основе целевой выверки учетных документов. Первым этапом стала выверка списка фондов, для чего использовался старый список. Просматривались переписка бывшего партархива о передаче фондов, книга выбытия дел, отчеты архива. В целом, по результатам работы по состоянию на 01.01.2013 составлена итоговая запись к списку фондов, который включил 2804 фонда. Вторым этапом выверки учетных документов явилось уточнение паспортных данных о количестве находящихся на хранении описей. Эта работа была проведена на основе проверки их наличия. Результаты были оформлены соответствующими актами. Третий, наиболее трудоемкий этап предполагал уточнение количества дел, включенных в каждую опись, объем каждого фонда. Эта работа проводится путем проверки правильности составления итоговых записей к описям и на основе составления итоговых записей к «открытым» описям. Проверяется валовая нумерация дел в описях, правильность и пол-
нота отражения в них движения дел в результате работ, проводимых ранее с фондом. Технические ошибки, обнаруживаемые при выверке валовой нумерации дел в описях, оформляются актами о технических ошибках и учитываются в итоговой записи к описи, листе фонда, при составлении паспорта архива. Четвертый, последний этап выверки учетных документов заключается в проверке достоверности показателя паспорта путем суммирования данных об объеме всех фондов [3, с. 5-8].
С 1991 года в ГАКО учет партийных фондов стали вести по следующим учетным документам: список (книга) фондов, книга учета поступлений, лист фонда, описи дел, паспорт архивохранилища, дело фонда, лист-заверитель, паспорт архива, книга учета текущих изменений в составе и объеме фондов. Поступление каких-либо объемов стали фиксировать в единой для госархива книге поступлений дел на госхранение, которая является документом централизованного учета. Фонды бывшего партийного архива, ставшие частью фондов ГАКО без их перенумераций в учетных документах получили букву «П», отделяемую от цифрового обозначения номеров чертой (П-1 и т. д.).
С целью реализации принципа пофондово-го учета документов целесообразно составление карточек фондов или листов фондов. В нашем случае в обязательном порядке были составлены листы фондов на каждый фонд. Листы фондов дали возможность увидеть количество дел в фонде и по отдельной описи. На все 2804 фонда с литерой «П» были составлены листы фондов. По ним было подсчитано общее количество описей - 6861. Составлен реестр описей, заполнение данного реестра продолжается и сейчас. Также, было заведено 2804 дела фондов, что соответствует общему количеству имеющихся партийных фондов. Описи сохранили свои номера в пределах фонда. Новые описи, составленные в период 1991-2013 годов учетные номера получили по листу фонда. Продолжается работа по составлению итоговых записей к описям, где оговариваются литерные, пропущенные, выбывшие номера единиц хранения. Проведена паспортизация архивохранилищ. На все фонды был заведен комплекс документов, но без карточки фондов. В настоящее
время она не нужна, поскольку составляется лист фонда. Также, была заведена книга учета текущих изменений в объеме и составе фондов, в которой фиксируются все текущие изменения, связанные с партийными фондами [2, с. 17-21.]
Подводя итоги деятельности работников ГАКО по реализации процесса интеграции учета документов КПСС в систему государственного учета Архивного фонда РФ за период с 1991 по 2013 год следует отметить, что был осуществлен ряд мероприятий, направленных на включение партийного архива в систему государственного учета ГАКО. На данный момент план интеграционных мероприятий практически выполнен по следующим показателям: выверка наличия учетных форм по партийным фондам (лист фонда, дело фонда, акты проверки, лист проверки, опись, составление итоговых записей, внесение изменений в лист фонда, формирование и ведение дел фондов, составление и ведение реестра описей). В рамках завершения процесса интеграции в настоящее время активно заполняется база данных «Архивный фонд», что является неотъемлемой частью внедрения партийных фондов в состав Архивного фонда РФ. Данная программа явля-
ется автоматизированным комплексом, обеспечивающим создание информационного массива о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда и описи, что позволяет осуществить информационное обеспечение функций государственного учета, контроль над состоянием научно-справочного аппарата, за хранением документов. Информационной основой ввода в базу данных являются сведения из основных и вспомогательных учетных документов: листы и карточки фондов, их замещающие, книги фондов (списки фондов), описи документов. В заключение нужно указать, что, по нашему мнению, автономное существование партийных архивов, функционировавших независимо от единой государственной системы, не способствовало созданию и развитию единого научно-справочного аппарата (НСА), как последней стадии труда архивистов, которая связана с сохранением и введением в общественный оборот документальных богатств, осуществление же процесса интеграции учета документов КПСС в систему государственного учета Архивного фонда РФ позволило упорядочить НСА архивной службы [4, с. 10].
Литература
1. Государственный архив Кемеровской области. - Ф. Р-513. - Оп. 14. - Д. 213.
2. Государственный архив Кемеровской области. - Ф. Р-513. - Оп. 14. - Д. 229.
3. Государственный архив Кемеровской области. - Ф. Р-650. - Оп. 1. - Д. 538.
4. Государственный архив Кемеровской области. - Ф. Р-650. - Оп. 1. - Д. 540.
5. Государственный архив Кемеровской области. - Ф. Р-650. - Оп. 1. - Д. 567.
6. Рекомендации по интеграции учета документов бывших партийных архивов в систему государственного учета Архивного фонда Российской Федерации / ГАС России. - М., 1995. - С. 3-31.
References
1. Gosudarstvennyi arkhiv Kemerovskoi oblasti [National Archives of the Kemerovo region]. F. R-513. Op.14. D. 213. (In Russ.).
2. Gosudarstvennyi arkhiv Kemerovskoi oblasti [National Archives of the Kemerovo region]. F. R-513. Op.14. D. 229. (In Russ.).
3. Gosudarstvennyi arkhiv Kemerovskoi oblasti [National Archives of the Kemerovo region]. F. R-650. Op.1. D. 538. (In Russ.).
4. Gosudarstvennyi arkhiv Kemerovskoi oblasti [National Archives of the Kemerovo region]. F. R-650. Op.1. D. 540. (In Russ.).
5. Gosudarstvennyi arkhiv Kemerovskoi oblasti [National Archives of the Kemerovo region]. F. R-650. Op.1. D. 567. (In Russ.).
6. Rekomendatsii po integratcii ucheta dokumentov byvshikh partiinykh arkhivov v sistemu gosudarstvennogo ucheta Arkhivnogo fonda Rossiiskoi Federatsii [Guidelines on the integration of the accounting documents of the former party archives in the government's accounting system Archive Fund of the Russian Federation]. Moscow, 1995, pp. 3-31. (In Russ.).
