Тайм-менеджмент как инструмент планирования Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

4. Основы инновационного менеджмента: учеб. пособие / В.В. Кокосов, А.Н. Барыкин, Л.М. Гохберг и др. / Под общ. ред. В.В. Кокосова. - М.: Магистр, 2009.

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ КАК ИНСТРУМЕНТ ПЛАНИРОВАНИЯ

© Королев С.П.*

Институт менеджмента и бизнеса Дальневосточного федерального университета, г. Владивосток

Необходимость эффективного управления временем в современной динамичной экономике очевидна. Система «оптимального использования времени» стала всё более широко применяться в современном менеджменте как инструмент для достижения высокой продуктивности. В статье рассматриваются новейшие методики тайм-менеджмента как перспективные методы планирования.

Время на все есть: свой час для беседы, свой час для покоя.

Гомер

Большинство людей, пытающихся освоить систему управления временем, терпят неудачу. Это заявление нельзя считать бесспорными, но опыт и наблюдения подсказывают, что оно оправдано. Если считать успехом на 100 % удавшееся внедрение в жизнь новой системы, то вероятнее всего, такая статистика верна. С другой стороны, возможно, 99 % людей, осваивающих тайм-менеджмент, не воспринимают эту науку всерьез или просто соглаша-югся со всеми принципами, изложенными для них на курсах или в книге, и «расходятся по домам», не предпринимая никаких дальнейших действий.

Научиться правильно распределять свое время - это не то же самое, что освоить, например, дифференциальное исчисление, бухгалтерский учет или физику элементарных частиц. При изучении перечисленных дисциплин большая часть получаемой информации окажется новой для людей, которые начинают учиться с нуля, не имея при этом никаких вровденных талантов в этих областях. Приступая к изучению сложной бухгалтерии, многие способны подсчитать расходы только на уровне личного бюджета.

За последние несколько лет в российском деловом сообществе стало аксиомой, что время - невосполнимый ресурс, этим ресурсом можно и нужно системно управлять. Но далеко не всегда легко внедрить управление временем в реальных условиях «постсоветской ментальности». Ритм, в котором живет большинство людей, вряд ли можно назвать спокойным и раз-

* Магистрант кафедры Международного менеджмента.

меренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры. Управление временем (Time Management) - это система повышения личной эффективности путем рационального использования времени [4].

Прежде всего, стоит определиться, что такое тайм-менеджмент, в частности - корпоративный тайм-менеджмент. Под этим термином специалистами различаются две очень разные вещи.

Первая область управленческих технологий, непосредственно связанных с управлением временем фирмы, касается систем управления. Если изобразить отдельного работника небольшим квадратом внутри большого квадрата - фирмы, то эта «сюжетная линия» будет изображена заштрихованным внешним квадратом при нетронутом внутреннем. Здесь основное внимание уделяется организации работы системы в целом, а эффективное использование времени каждого отдельного работника становится следствием правильно простроенной системы. В наше время за это направление «отвечают» тотальное управление качеством, реинжиниринг бизнес-процессов, проектный менеджмент, и т.п. Все это - технологии «управления временем фирмы». Стоит уточнить, что управлять временем невозможно, можно управлять организацией деятельности. Но в силу важности параметра времени, как невосполнимого и невозобновимого ресурса, согласимся, что некоторая условность термина «управление временем» удобна.

Вторая «сюжетная линия» говорит об организации личной работы, которую человек осуществляет по собственному почину, не желая тратить напрасно невозобновимые ресурсы своего времени, а в конечном итоге -своей жизни. На схеме эту ситуацию можно изобразить заштрихованным внутренним квадратом при нетронутом внешнем. К методам этой «сюжетной линии» относятся тайм-менеджмент в узком смысле слова, а также всяческие технологии личностного роста [5].

По мнению специалистов, задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности. После определения важного дела необходимо оценить последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок [3].

Необходимо отметить, что для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее

выполнения. Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.

Буква Д означает «долой!». Этой буквой отмечаются малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, необходимо использовать цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело списке должно быть обозначено как А1.

Несомненно, основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Решение первоочередных задач и выполнение их последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени - именно с этого необходимо начинать для достижения более высоких результатов. Можно использовать закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Все дела можно разделить на 4 группы:

1. срочные и важные;

2. важные, но не срочные;

3. срочные, но не важные;

4. не срочные и не важные.

Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом) Эйзенхауэра [3].

1. Первостепенные задачи - это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы - за них нужно приниматься самому и немедленно.

2. Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, необходимо предусмотреть для них временной резерв.

Очевидно, что срочные, но не важные задачи мало сказываются на успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на эффективности. Такие дела отнимают большую часть временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.

Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.

Всемирно известный писатель Марк Твен говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня будет чудесным, поскольку худшее уже позади». Менедже-

ры по управлению временем советуют сделать самое неприятное дело первым, чтобы оно не тяготило целый день. Иногда само дело занимает гораздо меньше времени и сил, чем волнение перед его реализацией и мысли о нём. В практике Time Management этот приём называется «Съешьте лягушку» [1].

Всё более перспективным методом планирования является, по мнению учёных, метод помидорного планирования. Техника возникла не на пустом месте, за ней есть и научные исследования и практика. Ее можно применять как индивидуально, так и в группах или парах. Почему помидор? Потому что автор использовал кухонный таймер в форме помидора, для измерения промежутков времени. Вкратце техника заключается в составлении плана на день, исполняемого шагами, равными 25 минутам непрерывной работы и пятью минутами отдыха, которые и называются Помидорами (Pomodoro по-итальянски). Через четыре помидора настает время для более длительного отдыха (15-20 мин.). После звонка Помидора следует отметить выполнение крестиком, это поможет узнать, сколько в действительности ушло усилий на ту или иную задачу, вынужденные отвлечения отмечаются апострофом [2].

Поскольку в отличие от многих практик управления списком дел, в данном случае предлагается система измерений, эта техника действительно является полноценной системой планирования, которая включает в себя и прогнозирование необходимого времени и сроков выполнения работы. Причем обратная связь помогает совершенствовать свои навыки планирования, а постоянная связь со временем - стимулирует концентрацию и учить ценить время.

Правила помидорного планирования:

- каждый Помидор состоит из 25 мин. работы и пяти мин. отдыха;

- после каждых четырех Помидоров следует 15-30 минутный отдых;

- помидор неделим. Не существует половины помидора;

- если Помидор начался - он должен прозвенеть;

- если вам пришлось прервать работу не предусмотренным образом, Помидор должен быть заведен с начала. Такой помидор не учитывается, (крестик не ставится);

- если вы закончили задачу до того, как Помидор прозвенел, следует анализировать, как и что вы только что сделали до звонка;

- защищайте свои Помидоры. Переносите звонки, назначайте встречи на другое время (и выделяйте на это Помидоры). Вы не должны давать резать ваш Помидор. Он неделим;

- любую задачу длиннее 5-7 Помидоров следует разделить на несколько;

- если задача явно займет меньше времени - объедините ее с подобными же и потратьте один Помидор на все вместе;

- каждый следующий Помидор пойдет лучше I

Конечно, необходимо отметить, что управлять временем невозможно, потому что оно не зависит от нас в физическом смысле. Однако, вполне возможно управлять своим ритмом, осязаемыми ресурсами, которые есть в наличии. Чем человек организованнее, тем ему проще управлять работой, бытом и жизнью в целом. Организованность - это не врождённая способность, а навык, которому можно научиться.

Список литературы:

1. Камышная Е. 25-й час, или как добавить ещё один час к суткам // Wrigley Review. - 2010. - С. 39-42.

2. www.lifehacker.ru.

3. www.psyfactor.org/lib/time-management-2.htm.

4. www.dist-cons.ru/modules/uv/main1.html.

5. www.b-seminar.ru/article/show/65.htm.

К ВОПРОСУ О ВНУТРИОРГАНИЗАЦИОННОМ ПОВЕДЕНИИ КАК ОБ ИНСТРУМЕНТЕ ИННОВАЦИОННОГО РАЗВИТИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

© Котельникова Т.А.*

Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, г. Москва

Управление внутриорганизационным поведением позволит достичь грамотного использования человеческого капитала, что поможет приблизиться к поставленным перед организацией целям, а также поддержать её на пути инновационного развития.

Западный бизнес все более склонен считать, что неполное использование потенциала персонала - это упущенная выгода, а неправильное, неграмотное использование, эксплуатация, унижение, пренебрежение к работникам - путь к прямому ущербу [6]. В данном случае речь идет о человеческом капитале. Человеческий капитал, как определяют его большинство западных экономистов, состоит из приобретенных знаний, навыков, мотиваций и энергии, которыми наделены человеческие существа и которые могут использоваться в течение определенного периода времени в целях производства товаров и услуг [4].

Для правильного использования такого капитала необходимо понимать, что человек существует не только сам по себе, но и является частью

* Аспирант кафедры Управления человеческими ресурсами.