CC BY
101
Методика тайм-менеджмента в сфере ИТ как способ повышения эффективности проектов Былинкина М.В.1, Демичева А.А.2
1'Былинкина Мария Владимировна /Bylinkina Maria Vladimirovna - студент; 2Демичева Анастасия Александровна /Demicheva Anastasia Alexandrovna - студент, кафедра информационных технологий в бизнесе, факультет бизнес-информатики, Научно-исследовательский университет «Высшая школа экономики», г. Пермь
Аннотация: очень малое количество ИТ-проектов завершаются успешно. Использование практик тайм-менеджмента может изменить эту статистику в лучшую сторону.
Abstract: there are very few successfully completed IT-projects. Using time management methods can change these statistics for the better.
Ключевые слова: тайм-менеджмент, ИТ-проект, безнадежные проекты. Keywords: time management, IT-project, death march projects.
В настоящее время для работников каждой профессии закон устанавливает определенное количество рабочих часов в неделю [4].
Путем исследований было выявлено, что наиболее оптимальной является 40-часовая рабочая неделя. Восемь часов в день, пять дней в неделю - именно столько времени, по мнению исследователей, должно быть достаточно для выполнения необходимой работы.
Ограничение в 40 рабочих часов в неделю обуславливается не только тем, что этого времени как раз достаточно для выполнения требуемой работы, но также и физиологическими и психологическими особенностями человеческого организма - существует конкретный порог, при котором производительность работника перестает расти и начинает снижаться, становясь менее эффективной.
Рисунок 1. График зависимости производительности от рабочих часов
По графику выше можно сказать, что пик производительности работника приходится на пятый час его работы, после чего она плавно спадает и по истечении восьмого часа стремительно снижается.
Ни для кого не секрет, что многие работники берут сверхурочные, тем самым работая свыше нормы, или просто задерживаются на работе, что становится регулярным явлением. Более того, они не получают плату за те часы, что отработали дополнительно. Зачастую офисные работники и работники в сфере малого и среднего бизнеса - в нашем случае программисты - работают по 50 часов в неделю вместо установленных 40.
Переработка в таком объеме чревата снижением творческих способностей работников, а также их реакции и внимательности, что, как следствие, приводит к большему количеству ошибок, а также к тому, что они перестают замечать имеющиеся проблемы и недостатки и не могут подобрать соответствующих решений.
Более того, у работников такого рода наблюдается увеличение проблем со здоровьем: от длительного времяпрепровождения за компьютером ухудшается зрение, осанка. К тому же, многим известно, что, уходя с головой в работу, программисты могут забыть не только о правильном питании, но и вообще о регулярном приеме пищи и режиме как таковом, употребляя в пищу продукты быстрого приготовления или пользуясь услугами заказа фаст-фуда на дом. Все эти факторы пагубно сказываются как на состоянии пищеварительной системы, так и на общем состоянии и самочувствии организма.
Так почему же существует такой термин как переработка? Почему, когда, казалось бы, в мире, где по поводу рабочих часов все уже давно известно и измерено, люди не могут справиться с объемом предоставляемой им работы в отведенные сроки, изнуряя себя дополнительными часами и оставаясь на работе до позднего вечера, а иногда занимая и свои выходные? Все, опять же, исходит от психологических особенностей человека. К примеру, программисты получают удовольствие от программирования. По крайней
мере, большинство из них. Им нравится решать задачи и совершенно не нравится оставлять их нерешенными и незаконченными. И это абсолютно логично, ведь незавершенная работа не приносит удовлетворения, отчего человек пребывает в состоянии стресса, беспокойства, а порой и раздражительности. Однако, несмотря на то, что программисты прилагают огромное количество усилий для решения задач, стоящих перед ними, статистика показывает, что большинство проектов остаются незавершенными. В чем же причина того, что показатели по данному критерию продолжают усугубляться?
Известно, что с конца 60-х годов прошлого века до сегодняшних дней продолжается так называемый кризис программного обеспечения (в дальнейшем, ПО), который выражается в том, что большие проекты выполняются с превышением сметы расходов и/или сроков отведенных на разработку, а разработанное ПО не обладает требуемыми функциональными возможностями, имеют низкую производительность и качество.
По результатам исследований американской индустрии разработки ПО, выполненных в 2004 году Standish Group (www.standishgroup.com), только 29% проектов завершились в срок, не превысили запланированный бюджет и реализовали все требуемые функции и возможности. Больше половины - 53% проектов -завершилось с опозданием, расходы превысили запланированный бюджет, требуемые функции не были реализованы в полном объеме. 18% проектов было аннулировано еще до завершения (табл. 1).
Таблица 1. Результаты исследования американской индустрии ПО
1995 1998 2000 2004
Проекты, аннулированные до завершения 31% 28% 23% 18%
Проекты, не уложившиеся в поставленные сроки, превысившие запланированные расходы и не реализовавшие в полном объеме требуемые функции 53% 46% 49% 53%
Проекты, завершенные в срок 16% 26% 28% 29%
При планировании проектов зачастую по тем или иным причинам устанавливаются невыполнимые сроки, закладываются недостаточные ресурсы. Таким образом, возникают безнадежные проекты (death march projects)1. Признаки безнадежного проекта:
1. План проекта сжат более чем наполовину по сравнению с нормальным расчетным планом.
2. Количество разработчиков уменьшено более чем наполовину по сравнению с действительно необходимым для проекта данного размера и масштаба.
3. Бюджет и связанные с ним ресурсы урезаны наполовину.
4. Требования к функциям, производительности и другим характеристикам вдвое превышают значения, которые они могли бы иметь в нормальных условиях [3].
Как можно заметить из информации, приведенной выше, одной из основных причин неудач в ИТ-проектах является нехватка времени или неправильное его распределение. Таким образом, мы более подробно хотели бы рассмотреть то, как можно решить проблему распределения отведенного времени, чтобы успеть выполнить работу в установленный срок. Для этого рассмотрим алгоритм практики тайм-менеджмента, для которого мы изучили разные методики и в котором мы постарались собрать самые эффективные и наиболее подходящие для работы ИТ-проектами пункты этих алгоритмов.
На первом этапе управления временем полезно будет воспользоваться методикой «Getting Things Done» [1], которую предложил американец Дэвид Аллен. Ее основная идея - перестать хранить дела в голове и начать составлять списки дел, так называемые ToDo-списки.
После составления ToDo-списка, необходимо классифицировать дела по их важности и срочности на 4 категории по методу Эйзенхауэра:
1. Срочные и важные.
2. Важные, но не срочные.
3. Срочные, но не важные.
4. Не срочные и не важные.
Срочные и важные дела - это первостепенные задачи. Попытка отложить такие дела на потом создаст ненужные проблемы - за них нужно приниматься самому и немедленно.
Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того чтобы такого не произошло, необходимо заранее предусмотреть для них временной резерв.
Срочные, но не важные задачи мало сказываются на успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на эффективности. Такие дела отнимают большую часть временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
1 Понятие безнадежного проекта введено Эдвардом Йорданом. См. Эдвард Йордон. Путь камикадзе. 2-е изд. - М.: Лори, 2004
Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из списка[2].
Очень важно при составлении списка дел четко представлять, что именно подразумевается под каждым пунктом списка, то есть необходимо корректно устанавливать задачу, иначе приступать к делу не будет ни желания, ни возможности. Это не подразумевает глубокий анализ предстоящей работы, но лаконичная постановка задачи облегчает его в дальнейшем. Особенно полезным данный совет будет в сфере ИТ, потому как одним из наиболее важных этапов работы является точная спецификация требований и четкий анализ будущих действий.
После определения целей и расстановки приоритетов, можно приступать к работе. Одним из важных факторов, напрямую влияющих на результат, является полное погружение в проблему. Это значит, что многозадачность при управлении временем - не самая эффективная тактика. Однако это также и не значит, что на решение задачи нужно тратить уйму времени. Необходимо учитывать такой фактор как усталость и уметь правильно выделять время для отдыха от дел. То есть если вдруг появляется ощущение, что на решение задачи тратится больше времени, чем планировалось, а процесс так и не продвигается вперед, это значит, что нужно отдохнуть от выполнения данной задачи. Кроме того, нужно не забывать вычеркивать выполненное задание из списка - каждая вычеркнутая или особым образом отмеченная образом строчка - законченное действие - мотивирует идти дальше, удовлетворяет и порождает желание делать больше.
Помимо сроков выполнения и материального вознаграждения при выполнении работы полезно использовать такой способ мотивации как самопоощрение. При данном методе каждое задание воспринимается как некоторый челлендж, за который - по его завершении - полезно награждать себя чем-то, что давно хотелось получить или сделать: от лакомства любимым шоколадом до поездки в страну или место, которое давно находится в разряде мечтаний или желаний. «Сделал дело - гуляй смело», - вот практическое применение данной пословицы. Достиг цели - побалуй себя.
Опять же, можно подчеркнуть важность данного пункта для программистов. Как мы уже упоминали ранее: программисты часто забывают о себе и внешнем мире, полностью погружаясь в работу - поэтому после достижении цели важно «вернуть себя к жизни» путем вознаграждения себя за свои труды.
Итак, как мы выяснили, основной причиной незавершения проектов является нехватка времени или неправильное его распределение. Для того чтобы решить эту проблему, мы предложили свой алгоритм управления временем, проанализировав некоторые методики тайм-менеджмента и дополнив их своими замечаниями.
Для того чтобы завершить проект в срок и с должным успехом, полезно воспользоваться следующим планом действий:
1. Составить список дел.
2. Конкретизировать каждую задачу наиболее точно, так, чтобы четко представлять, что именно требуется.
3. Разделить все дела на 4 группы: срочные и важные; важные, но не срочные; срочные, но не важные; не срочные и не важные.
4. По мере выполнения каждого пункта, указанного в списке, не забывать вычеркивать его.
5. Поощрять себя за выполнение каждого пункта.
Хотя сам по себе предложенный алгоритм применим и в других областях - почти повсеместно - с нашими поправками он становится более конкретизированным и более подходящим к сфере информационных технологий.
Напоследок хотелось бы отметить, что выполнение проектов в срок не только обеспечит стабильную заработную плату и уважение начальника (либо заказчика), но также и собственное удовлетворение работника от проделанной им работы.
Сдавайте проекты в срок и будьте счастливы и довольны!
Литература
1. Тайм-менеджмент и соционика: выберите свой тайм-драйв [Электронный ресурс] Лабрис. Тематический портал URL: http://labrys.ru/node/7217 (дата обращения: 09.12.2014).
2. Тайм-менеджмент: простые способы управления временем [Электронный ресурс] Пси-фактор URL: http://psyfactor.org/lib/time-management-2.htm (дата обращения: 09.10.2014).
3. Технологии разработки программного обеспечения: Учебник/ С. Орлов. - СПб.: Питер, 2002. - 464 с.: ил.
4. ТК РФ «Трудовой Кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ // Российская газета. 2001 г. №256. Ст. 91
5. Практическая программная инженерия на основе учебного примера/ Л.А. Мацяшек, Б.Л. Лионг: пер. с англ. - М.:БИНОМ. Лаборатория знаний, 2011. 956 с.
6. Программная инженерия. Методологические основы: Учеб. / В.В. Липаев; Гос. ун-т - Высшая школа экономики. - М.: ТЕИС, 2006. 608 с.
